Klient bereinigen

Mit der Weiterentwicklung der Bereinigungsfunktion wurde eine leistungsstarke Möglichkeit geschaffen, Datenbestände gezielt und effizient zu verwalten. Die Funktion unterstützt Sie dabei, Dokumente, Aufgaben, Ereignisse und Belege anhand individuell definierbarer Filterkriterien auszuwählen und zu bereinigen. Dadurch lassen sich nicht mehr benötigte Einträge schnell identifizieren und entfernen, wodurch die Datenbestände übersichtlich und aktuell gehalten werden können. Nachfolgend lernen Sie die Funktionsweise der Bereinigung kennen und erfahren, wie Sie die verfügbaren Filter optimal einsetzen.

Die Klient bereinigen Funktion ist aufrufbar im Kanzlei-Informations-System unter KIS / Klient bereinigen / Bereinigen sowie im RZL Board unter KIS / Bereinigen. Die Funktion ist ident, unabhängig davon in welchem Programm Sie diese aufrufen.

Vorgangsweise Klient bereinigen

Auf der linken Seite des Bereinigungs-Dialogs finden Sie eine Übersicht aller Klienten. Wählen Sie hier zunächst den oder die gewünschten Klienten aus, für die die Bereinigung durchgeführt werden soll. Die zu bereinigenden Klienten können Sie mittels der typischen RZL Listen- und Filterfunktionen einschränken. Die Klienten müssen von der Liste im Bereich Nicht ausgewählte Klienten zu der Liste ausgewählte Klienten übergeben werden. Die Einträge müssen markiert werden und können mit Drag & Drop oder mit zur Bereinigung gewählt werden.

Klienten Auswahl

Haben Sie die gewünschten Klienten für die Bereinigung ausgewählt ist im nächsten Schritt zu definieren, was mit den verschiedensten Datentypen passieren soll.

Bereinigungsfunktion wählen

Sie können mittels der Optionsfelder je Datentyp definieren, welche Bereinigungsfunktion Sie durchführen wollen. In dieser Auswahl werden ausschließlich Datentypen angezeigt, für die beim Klienten Daten vorhanden sind.

Mit Weiter können Sie außerdem Filterkriterien festlegen, welche die Bereinigung einschränken kann. Nutzen Sie dafür das um Einzelheiten zu den jeweiligen Einschränkungen durch Filter zu erhalten.

Tooltip Filter

Sie können damit erkennen für welche Datentypen die Filterung angewendet wird. Dazu stellen Sie einfach Ihren Cursor auf das

Sie erhalten mittels Weiter eine Zusammenfassung der zu löschenden Daten.

Zusammenfassung

Es wird angezeigt wie viele Klienten bereinigt werden. Außerdem bei welchen Datentypen der zuvor gesetzte Filter angewendet wird und wo dieser nicht angewendet wird. Außerdem erhalten Sie einen Überblick darüber wie viele Daten pro Datentyp wirklich gelöscht werden.

Der Hinweis "Können in einem oder mehreren Bereichen ein oder mehrere Filterkriterien nicht angewendet werden, werden alle angeführten Daten bereinigt!" ist wie folgt zu Verstehen:

Nach der Auswahl der Klienten muss definiert werden, welche Datentypen gelöscht werden sollen. Sie haben für alle Datentypen die Aktion Löschen gewählt. Sie nutzen dann den Filter Datum, um die Bereinigung einzuschränken. Da allerdings nicht jedes Filterkriterium auf jeden Datentyp Anwendung findet werden jene Datentypen vollständig gelöscht auf denen das Filterkriterium Datum nicht angewendet werden kann. Somit werden laut obiger Abbindung der Zusammenfassung die wiederkehrenden Aufgaben und die Belege vollständig gelöscht.

Sie können jederzeit einen Schritt zurückkehren und Anpassungen vornehmen.

Die Bereinigung wird erst ausgeführt, nachdem Sie sie ausdrücklich bestätigt haben. Erst wenn Sie die Checkbox bestätigt haben, können Sie die Bereinigung durchführen.

Bestätigung

Protokoll der Bereinigung

Im Zuge der Weiterentwicklung der Bereinigungsfunktion wurde der Funktionsumfang durch die Implementierung eines zusätzlichen Features erweitert. Sie können Protokolle von vergangenen Bereinigungen aufrufen und drucken.

Das Protokoll ist aufrufbar im Kanzlei-Informations-System unter KIS / Klient bereinigen / Protokoll sowie im RZL Board unter KIS / Protokoll.

Protokoll Übersicht

In den Protokollen wird festgehalten wann, welcher Mitarbeiter eine Bereinigung durchgeführt hat. Außerdem wird je Datentyp angeführt für welche Klienten wie viele Daten bereinigt wurden und ob die Bereinigung erfolgreich war.

Protokoll

Mit welcher Rolle Sie "Klient bereinigen" ausführen können

In folgenden Rollen besitzen Sie die Berechtigung zum Ausführen der Klient-bereinigen-Funktion:

Rollen

Klient bereinigen ohne Kanzlei-Informations-System

Wie bereits zu Beginn erwähnt, können Sie die Funktion ebenso im RZL Board unter KIS bzw. BASIS aufrufen. Außerdem kann die Funktion unter Belege / Extras durchgeführt werden.