Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung im RZL Kanzlei-Informationssystem bietet Ihnen die Möglichkeit die Versionen von Dokumenten zu öffnen, löschen und wiederherzustellen, Dokumente ein- und auszuchecken, Dokumente zu versiegeln und ein Änderungsprotokoll auszugeben.

Voraussetzung für eine funktionierende Versionsverwaltung ist die Dokumentenverwaltung Plus.

Die Versionsverwaltung befindet sich im Klienten- und Kanzleibereich bei den Dokumenten. Mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag können Sie über das Kontextmenü die Funktionen der Versionsverwaltung nutzen.

Oder Sie verwenden die Funktion in der Menüleiste, um die Versionsverwaltung nutzen zu können.

Versionen anzeigen

Unter Versionen anzeigen finden Sie die gespeicherten Versionen sowie die aktuelle Version des Dokuments. Die in der Liste befindlichen gespeicherten Versionen können Sie öffnen, löschen und wiederherstellen.

Beim Öffnen gespeicherter Versionen ist keine Bearbeitung möglich bzw. können Sie die Änderungen nicht speichern. Möchten Sie eine Version bearbeiten, müssen Sie diese zuerst wiederherstellen. Durch die Wiederherstellung wird die ursprünglich aktuelle Version durch die ausgewählte Version ersetzt. Somit ist die Version, die Sie wiederhergestellt haben nun die aktuelle Version.

Hinweis

Die als Initialstand gekennzeichnete Version ist die Ursprungs-Datei. Diese Version müssen Sie nicht speichern, denn das geschieht mit dem Hinzufügen der Datei automatisch.

Als Version speichern

Soll die aktuelle Version als Version gespeichert werden, können Sie dies mit der Funktion Als Version speichern durchführen. Sie können hierzu auch einen Kommentar erfassen.

Die aktuelle Version ist nicht zwingend zu speichern. Sie wird unter Versionen anzeigen als (Aktueller Stand) gekennzeichnet.

Hinweis

Wenn die durch eine gespeicherte Version ersetzte aktuelle Version ebenso als Version gespeichert wurde, kann auch diese Version wiederhergestellt werden.

Beim standardmäßigen Öffnen eines Dokuments wird selbstverständlich immer die aktuelle Version geöffnet.

Änderungsprotokoll

Im Änderungsprotokoll wird aufgezeichnet wann ein Mitarbeiter welche Aktion für dieses Dokument durchgeführt hat. Für die Aktion Dokumentversion wiederhergestellt wird zusätzlich als Info angezeigt, welche Version hergestellt wurde.

Es stehen Ihnen auch im Änderungsprotokoll die RZL typischen Listenfunktionen zur Verfügung.

Automatische Sicherungen

Die Funktion Automatische Sicherungen steht Ihnen bereits seit der Programmversion 2.22.9 zu Verfügung.

Automatische Sicherungen stehen für eine gewisse Zeitspanne zur Verfügung, um Dokumentenversionen, die überschrieben wurden wiederherzustellen.

Von RZL voreingestellt ist ein Zeitraum von 1 Tag, dieser kann jedoch individuell abgeändert werden. Nach dieser Zeit werden die Sicherungen automatisch gelöscht.

Hinweis

Ein nicht als Version abgespeichertes Dokument wird bearbeitet und gespeichert – ob es als Version gespeichert wird ist nicht wesentlich. Die vorige Version scheint somit nicht unter Versionen anzeigen auf, da das Dokument nicht als Version gespeichert wurde. Das Dokument ist jedoch in den automatischen Sicherungen wiederherstellbar.

Dokumente ein- und auschecken

Um sicherzustellen, dass ein Dokument von keinem anderen Benutzer bearbeitet oder gelöscht wird, kann dieses über die Funktion Auschecken für die Bearbeitung gesperrt werden.

Soll ein Dokument wieder zur Bearbeitung für andere Benutzer freigeschalten werden, ist dies mit der Funktion Einchecken möglich.

Dokumente einchecken kann nur der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat und Mitarbeiter mit dem Recht von anderen Benutzern ausgecheckte Dokumente wieder einzuchecken.

Dokumente versiegeln

Sollen Dokumente dauerhaft für weitere Bearbeitungen gesperrt werden, dann können diese versiegelt werden. Das Versiegeln betrifft nur das Dokument selbst. Die KIS Metadaten wie z.B. Titel, Thema, Kategorie, Dokumentbereich,… sind davon nicht betroffen.

Nachdem Sie ein Dokument versiegelt haben ist das Wiederherstellen von Versionen bzw. automatischen Sicherungen, das Bearbeiten des Dateiinhaltes und das Umwandeln in Belege nicht mehr möglich.

Ein Dokument kann nicht versiegelt werden, wenn das Dokument ausgecheckt ist. Dieses muss zuerst eingecheckt werden, damit es versiegelt werden kann.