RZL LOHN Mehrfacherfassung

Mit dem Modul Mehrfacherfassung können mehrere Personen gleichzeitig an einem Klienten arbeiten. Jede Person bearbeitet die ihr zugeordneten Dienstnehmer in einer eigenen Arbeitskopie. Beim Abschließen werden die Änderungen in den Hauptklienten übernommen.

Das Wichtigste vor dem Start

• Voraussetzung ist die Lizenz für das RZL LOHN Modul Mehrfacherfassung. Die Anzahl der Arbeitskopien ist nicht begrenzt.
• Arbeitskopien können für LOHN-Klientenjahre ab 2025 erstellt und geöffnet werden.
• Ein Dienstnehmer kann jeweils nur in einer Arbeitskopie zur Bearbeitung ausgewählt sein. Ein blaues Schloss kennzeichnet Dienstnehmer, die für die jeweilige Auswahl gesperrt sind.
• Beim Erstellen wird der aktuelle Datenstand des Hauptklienten vollständig kopiert. Die Auswahl bestimmt nur, welche Dienstnehmer in der Arbeitskopie bearbeitet werden dürfen; alle anderen bleiben lesbar. Spätere Änderungen im Hauptklienten oder in anderen Arbeitskopien werden in dieser Arbeitskopie nicht automatisch aktualisiert.
• Eine Arbeitskopie wird aus dem geöffneten Hauptklienten erstellt. Solange ein anderer Benutzer den Hauptklienten geöffnet hat, können Sie keine weitere Arbeitskopie erstellen. Zum Abschließen muss der Hauptklient geschlossen sein.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Arbeitskopie erstellen und die zu bearbeitenden Dienstnehmer auswählen.
2. Die ausgewählten Dienstnehmer in der Arbeitskopie bearbeiten.
3. Bei einer Unterbrechung die Arbeitskopie schließen und später wieder öffnen.
4. Nach der Fertigstellung der Arbeiten die Arbeitskopie ausdrücklich abschließen. Erst damit werden die Änderungen in den Hauptklienten übernommen.

Beim Öffnen des Klienten

Beim erstmaligen Einstieg erscheint noch keine Abfrage. Sobald für den Klienten mindestens einmal eine Arbeitskopie angelegt wurde, bietet der Einstieg die folgenden Möglichkeiten:

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Arbeitskopie erstellen	Eine neue Arbeitskopie mit einer neuen Dienstnehmerauswahl anlegen.
Arbeitskopie öffnen	Eine bestehende Arbeitskopie fortsetzen. Ist die Schaltfläche ausgegraut, gibt es keine offenen Arbeitskopien.
Im Hauptklienten weiterarbeiten	Den Hauptklienten öffnen, etwa für zentrale Arbeiten oder zum Erstellen einer Arbeitskopie. Zum Abschließen muss er geschlossen sein.

Arbeitskopie erstellen

Wählen Sie im Einstiegsdialog Arbeitskopie erstellen. Im Dialog Dienstnehmer in Arbeitskopie übernehmen legen Sie fest, welche Dienstnehmer Sie bearbeiten möchten.

So stellen Sie die Auswahl zusammen

1. Wählen Sie im oberen Bereich eine Auswahlart und geben Sie gegebenenfalls einen Von-bis-Bereich ein.
2. Klicken Sie auf Auswahl in Liste übernehmen. Prüfen Sie die Dienstnehmer und deren Markierungen in der Tabelle.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Bereiche oder einzelne Dienstnehmer und übernehmen Sie diese erneut in die Liste.
4. Erfassen Sie optional eine Notiz und klicken Sie auf Kopie erstellen.

Auswahl für die Arbeitskopie

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Dienstnehmer von bis	Auswahl anhand der Dienstnehmernummern. Über F2-Taste im Feld Dienstnehmer von können Sie einzelne Dienstnehmer auswählen.
Klient	Auswahl auf Ebene des gesamten Klienten. Bereits gesperrte Dienstnehmer können nicht zur Bearbeitung übernommen werden.
UDG von bis	Auswahl nach Unterdienstgebern innerhalb des angegebenen Bereichs. UDG steht für Unterdienstgeber.
Auswahlkriterium von bis	Auswahl anhand eines Bereichs der hinterlegten Auswahlkriterien.

Auswahl prüfen und Kopie anlegen

Schaltflächen und Optionen in der Auswahl

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Auswahl in Liste übernehmen	Die oben getroffene Auswahl zur Dienstnehmerliste hinzufügen. Die Liste kann in mehreren Schritten ergänzt werden.
Aus Liste entfernen	Die oben eingegebene Auswahl aus der unteren Tabelle entfernen. Das gilt für einzelne Dienstnehmer sowie für die Auswahl über Klient, UDG oder Auswahlkriterium.
Markierung je Dienstnehmer	Ein Häkchen bedeutet, dass der Dienstnehmer zur Bearbeitung in die Arbeitskopie übernommen wird.
Alle markieren	Die auswählbaren Einträge in der Liste markieren. Gesperrte Dienstnehmer können nicht aktiviert werden.
Marken löschen	Die gesetzten Markierungen aufheben.
Auch gesperrte Dienstnehmer anzeigen	Aktiviert: gesperrte Dienstnehmer zusätzlich anzeigen. Deaktiviert: diese ausblenden. Sie werden in beiden Fällen nicht zur Bearbeitung übernommen.
Notiz zur Arbeitskopie	Optionaler Text zum Zweck oder Bearbeitungsstand, zum Beispiel „Abrechnung DN 6 bis 9“. Hilft beim späteren Wiederöffnen.
Kopie erstellen	Die Arbeitskopie mit der zusammengestellten Auswahl erstellen und öffnen.
Abbrechen	Den Dialog verlassen, ohne die Arbeitskopie zu erstellen.

Spalten in der Dienstnehmerliste

Spalte	Bedeutung
und Status	Blaues Schloss bzw. „gesperrt“: bereits einer anderen Arbeitskopie zugeordnet. „frei“: für die Auswahl verfügbar.
Nr · Name · Vorname	Nummer und Name des Dienstnehmers.
UDG · Auswahl	Zugehöriger Unterdienstgeber und hinterlegtes Auswahlkriterium.
Benutzer	Benutzer, dem die angezeigte Sperre zugeordnet ist.

Arbeitskopie ohne ausgewählte Dienstnehmer

Wenn kein Dienstnehmer markiert ist, erscheint eine Rückfrage. Mit Ja erstellen Sie die Arbeitskopie trotzdem; mit Nein kehren Sie zur Auswahl zurück.

Tipp

Auch ohne zugeordnete Dienstnehmer enthält die Arbeitskopie den vollständigen Datenstand des Hauptklienten zum Zeitpunkt ihrer Erstellung. Sie eignet sich für lesende Auswertungen und Datenexporte; Änderungen an Dienstnehmerdaten und Dienstnehmersperren entstehen nicht.

In der Arbeitskopie arbeiten

Die Titelleiste kennzeichnet die geöffnete Kopie mit LOHN: ARBEITSKOPIE, der Kopienummer sowie Datum und Uhrzeit der Erstellung.

Was Sie bearbeiten können

Sie können dienstnehmerbezogene Daten der zugeordneten Dienstnehmer bearbeiten. Dazu gehören auch Entsendungsantrag, Unfallmeldung, Exekutionen und EFZ-Antrag. Klientenbezogene Daten können Sie ansehen, aber nicht ändern oder speichern.

Nicht zugeordnete Dienstnehmer können Sie über Laufende Abrechnung mit Änderung, Korrektur letzte Abrechnung oder Lohn- und Gehaltsaufrollung aufrufen und ansehen. Änderungen und Speichern sind für diese Dienstnehmer nicht möglich. Ein blaues Schloss macht die Einschränkung in der Dienstnehmerauswahl sichtbar.

Auswertungen und Datenstand

Ausdrucke, Reports und Datenexporte können Sie in der Arbeitskopie erstellen. Sie berücksichtigen den vollständigen Datenstand des Hauptklienten zum Zeitpunkt der Erstellung sowie die danach in dieser Arbeitskopie vorgenommenen Änderungen. Zwischenzeitliche Änderungen anderer Personen sind darin nicht enthalten.

Meldungen und Datenimporte

Hinweis

ÖGK-Meldungen wie Anmeldungen, Abmeldungen oder A+E können auch für Dienstnehmer erstellt und übermittelt werden, die der Arbeitskopie nicht zugeordnet sind. In diesem Fall erscheint ein Hinweis. Das Kennzeichen, dass die Meldung erstellt beziehungsweise übermittelt wurde, kann jedoch nicht gespeichert und beim Abschließen der Arbeitskopie nicht in den Hauptklienten übernommen werden. Erstellen und übermitteln Sie solche Meldungen daher möglichst nur für die der Arbeitskopie zugeordneten Dienstnehmer.

Klientenportal

Beim Öffnen einer Arbeitskopie wird der Importdialog automatisch angezeigt, wenn Daten für zugeordnete Dienstnehmer vorhanden sind. In der Arbeitskopie werden ausschließlich Daten für Dienstnehmer angeboten, die dieser Arbeitskopie zugeordnet sind.

Allgemeiner Datenimport

Importieren Sie in einer Arbeitskopie nur Daten der zugeordneten Dienstnehmer. Daten für andere Dienstnehmer werden nicht übernommen; das Programm zeigt einen entsprechenden Hinweis an. Beim Abschließen der Arbeitskopie werden ausschließlich die Änderungen der zugeordneten Dienstnehmer in den Hauptklienten übernommen.

ELDA-Rückmeldungen

Die einzelnen Rückmeldungen werden jeweils in dem Datenbestand übernommen, in dem der betroffene Dienstnehmer bearbeitet werden darf - entweder im Hauptklienten oder in der zuständigen Arbeitskopie.

Krankenstandsbescheinigungen

Jede Bescheinigung wird einzeln geprüft. Sie wird nur zum Import angeboten, wenn alle dafür ermittelten Dienstnehmer gemeinsam im geöffneten Hauptklienten oder in derselben Arbeitskopie bearbeitet werden dürfen. Sind die betroffenen Dienstnehmer auf verschiedene Arbeitskopien und den Hauptklienten verteilt, wird die Bescheinigung zurückgestellt und später erneut angeboten. Mehrere Bescheinigungen derselben ELDA-Datei werden unabhängig voneinander behandelt.

Bestehende Arbeitskopie öffnen

Eine unterbrochene Bearbeitung können Sie über den Einstiegsdialog, über Klient / Arbeitskopie öffnen oder über Bearbeiten / Mehrfacherfassung / Arbeitskopie öffnen fortsetzen.

Arbeitskopie auswählen

Beim Öffnen über den Hauptklienten wählen Sie Eigene Arbeitskopien, Alle Benutzer oder einen bestimmten Benutzer. Klient / Arbeitskopie öffnen bietet zusätzlich einen Klienten-/Jahresfilter sowie die Ansichten Eigene Arbeitskopien und Alle Benutzer. Markieren Sie die Arbeitskopie und klicken Sie auf Öffnen….

Hinweis

Eine Arbeitskopie kann immer nur in einer Programminstanz geöffnet sein. Wird sie gerade auf einem anderen Arbeitsplatz bearbeitet, kann sie erst nach dem Schließen dort wieder geöffnet werden.

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Benutzer	Filter für eigene Arbeitskopien, alle Benutzer oder einen bestimmten Benutzer beim Öffnen über den Hauptklienten.
Kopie-Nr.	Eindeutige Nummer der Arbeitskopie.
Erstellt von	Benutzer, der die Arbeitskopie angelegt hat.
Erstellt am	Datum und Uhrzeit der Erstellung. Dieser Zeitpunkt bestimmt den Ausgangsstand der Kopie.
DN-Bereiche	Nummern oder Nummernbereiche der zugeordneten Dienstnehmer, zum Beispiel „6–9“. DN steht für Dienstnehmer.
Notiz zur Arbeitskopie	Die beim Erstellen erfasste Notiz.
Status	Bearbeitungsstatus der Arbeitskopie, zum Beispiel „offen“.
Arbeitskopie	Angabe, ob die Arbeitskopie vorhanden ist, zum Beispiel „Vorhanden“.
Aktualisieren	Die Übersicht neu laden, etwa um zwischenzeitlich hinzugekommene Arbeitskopien zu sehen.
Öffnen…	Die markierte Arbeitskopie öffnen.
Schließen	Nur den Auswahldialog schließen.

Datenstand beim Wiederöffnen

Durch das Wiederöffnen wird der ursprüngliche Datenstand der Arbeitskopie nicht um die zwischenzeitlichen Änderungen anderer Personen ergänzt.

Arbeitskopie abschließen

Rufen Sie Bearbeiten / Mehrfacherfassung / Arbeitskopie abschließen auf. Prüfen Sie die Angaben und bestätigen Sie mit Arbeitskopie abschließen. Die Änderungen werden in den Hauptklienten übernommen. Nach erfolgreichem Abschluss wird die Arbeitskopie gelöscht.

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Arbeitskopie-Nr.	Nummer der Arbeitskopie, die abgeschlossen werden soll.
Erstellt am	Datum und Uhrzeit der Erstellung.
Geänderte Dienstnehmer	Anzahl der Dienstnehmer, die in dieser Kopie geändert wurden.
Notiz zur Arbeitskopie	Notiz zur Identifikation der Kopie und ihrer Bearbeitung.
Bearbeitet · Nr · Name · Vorname	Dienstnehmerübersicht: „Bearbeitet“ zeigt an, ob Änderungen vorliegen. Nummer und Name identifizieren den Dienstnehmer.
Arbeitskopie abschließen	Die Änderungen der zugeordneten Dienstnehmer in den Hauptklienten übernehmen und die Kopie nach erfolgreichem Abschluss löschen.
Abbrechen	Den Abschlussdialog verlassen, ohne die Arbeitskopie abzuschließen.

Voraussetzung für den Abschluss

Der Hauptklient muss geschlossen sein. Ist er geöffnet oder gesperrt, starten Sie die Übernahme später erneut.

Schließen ist kein Abschluss

Klient / Schließen oder das X schließen nur die Sitzung. Die Arbeitskopie bleibt bestehen und ist noch nicht in den Hauptklienten übernommen.

Arbeitskopien und Sperren verwalten

Rufen Sie Arbeitskopien verwalten auf. Hier erhalten Sie einen Überblick über vorhandene Arbeitskopien, zugeordnete Dienstnehmer und mögliche Probleme. Der Dialog trägt den Titel Arbeitskopien und Sperren verwalten.

Suchen und Filtern

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Dienstnehmer	Die Übersicht nach einem bestimmten Dienstnehmer eingrenzen. „0“ bedeutet, dass kein bestimmter Dienstnehmer für den Filter ausgewählt wurde.
Benutzer	Arbeitskopien nach Benutzer filtern, zum Beispiel „Alle Benutzer“.
Anzeige	Zwischen „Offene Arbeitskopien“, „Arbeitskopien mit Problemen“ und „Alle Arbeitskopien“ wählen.
Suchen	Die Übersicht anhand der gewählten Such- und Filterangaben anzeigen.

Schaltflächen

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Arbeitskopien prüfen…	Den Prüfdialog für nicht mehr verwendbare Arbeitskopien aufrufen. Die Schaltfläche kann je nach Situation deaktiviert sein.
Aktualisieren	Die Tabellen und angezeigten Informationen neu laden.
Arbeitskopie löschen…	Die ausgewählte Arbeitskopie löschen. Noch nicht übernommene Eingaben gehen verloren. Beachten Sie den Abschnitt Eine Arbeitskopie löschen.
Schließen	Den Verwaltungsdialog schließen.

Angaben in der Verwaltung verstehen

Tabelle Arbeitskopien

Spalte	Bedeutung
Rotes Rufzeichen	Kennzeichnet eine Arbeitskopie, deren Dienstnehmerzuordnungen noch aktiv sind.
Kopie-Nr.	Eindeutige Nummer der Arbeitskopie.
Erstellt von	Benutzer, der die Arbeitskopie angelegt hat.
Erstellt auf (PC)	Rechner, auf dem die Arbeitskopie erstellt wurde.
Erstellt am	Datum und Uhrzeit der Erstellung.
Status	Bearbeitungsstatus, zum Beispiel „offen“.
Anzahl DN	Anzahl der zugeordneten Dienstnehmer.
DN-Bereiche	Nummern oder Nummernbereiche der zugeordneten Dienstnehmer.
Zustand der Arbeitskopie	Information zum Zustand bzw. Vorhandensein, zum Beispiel „Arbeitskopie vorhanden“.

Details zur ausgewählten Arbeitskopie

Wenn Sie oben eine Arbeitskopie markieren, sehen Sie darunter die zugehörigen Dienstnehmer und die Notiz.

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Notiz	Die zur Arbeitskopie erfasste Notiz.
	Kennzeichnet die Dienstnehmersperre durch die Arbeitskopie.
Nr · Name · Vorname	Nummer und Name des zugeordneten Dienstnehmers.
UDG · Auswahl	Unterdienstgeber und Auswahlkriterium des Dienstnehmers.
Status · Benutzer	Sperrstatus und zugeordneter Benutzer.
Prüfhinweise zu den Vorjahreskopien	Hinweise zu Problemen mit den Vorjahreskopien der markierten Arbeitskopie. Ohne festgestellte Probleme steht hier „Keine Probleme festgestellt“.

Eine Arbeitskopie löschen

Datenverlust beim Löschen

Löschen verwirft die Arbeitskopie. Alle Änderungen, die noch nicht in den Hauptklienten übernommen wurden, gehen verloren. Auch die nur in dieser Kopie gespeicherten Angaben zu ÖGK-Übermittlungen werden nicht zurücksynchronisiert. Bereits versendete Meldungen werden durch das lokale Löschen nicht zurückgenommen.

Wenn Sie die Änderungen übernehmen möchten, verwenden Sie Arbeitskopie abschließen. Löschen Sie eine Arbeitskopie nur, wenn die darin enthaltenen Eingaben verworfen werden sollen.

Arbeiten im Hauptklienten

Stammdaten und Einstellungen ändern

Nur im Hauptklienten können Sie Klientenstammdaten, Lohnarten, Lohnformeln, Texte, Firmenfahrzeuge und weitere klientenbezogene Daten ändern. In einer Arbeitskopie können Sie diese Daten ansehen, aber nicht ändern oder speichern.

Hinweis

Auch das Anlegen und Löschen von Dienstnehmern, die Import-Neuanlage, die Erfassung der E29-Freiwilligenpauschale, die Übernahme von Dienstnehmern in einen anderen Klienten und der Neuaufbau der Dienstnehmer-Historie sind nur im Hauptklienten möglich. Die Jahresübernahme ist zusätzlich erst möglich, wenn keine offenen Arbeitskopien mehr vorhanden sind.

Zentrale Abschlussarbeiten durchführen

Für zentrale Abschlussarbeiten sollten Sie ebenfalls den Hauptklienten verwenden:

• mBGM erstellen und übermitteln
• SEPA-Datei erstellen bzw. über EBICS übermitteln
• Selbstbemessungsabgabenmeldung erstellen
• BUAK-Meldungen erstellen

Arbeitskopien sind in der Sicherung des Hauptklienten nicht enthalten

Solange Arbeitskopien vorhanden sind, enthält eine Sicherung nur den aktuellen Stand des Hauptklienten. Noch nicht übernommene Änderungen aus den Arbeitskopien sind darin nicht enthalten. Das Programm weist vor der Sicherung darauf hin.

Auswahl beim Start einblenden oder ausblenden

Unter „Stamm / Klien im Registerblatt ZVR Zahl, EFZ, Mehrfacherfassung legen Sie fest, ob beim Start des Klienten die Auswahl zum Weiterarbeiten erscheint.

Einstellung	Verhalten beim Start
Checkbox aktiviert	„Auswahl beim Öffnen des Hauptklienten anzeigen“ ist angehakt: Beim Start erscheint die Auswahl zum Erstellen oder Öffnen einer Arbeitskopie bzw. zum Weiterarbeiten im Hauptklienten.
Checkbox deaktiviert	Die Auswahl wird beim Start nicht mehr angezeigt. Sie gelangen direkt in den Hauptklienten.

Um die Auswahl auszublenden, entfernen Sie das Häkchen bei Auswahl beim Öffnen des Hauptklienten anzeigen. Aktivieren Sie die Checkbox wieder, wenn die Auswahl beim Start erneut erscheinen soll.

Arbeitskopien prüfen

Der Prüfdialog zeigt Arbeitskopien, die nicht mehr verwendet werden können. Der Grund steht in der Liste. Solche Kopien können weder regulär geöffnet noch abgeschlossen werden. Der Dialog dient zur Prüfung in Problemfällen.

Feld oder Schaltfläche	Bedeutung
Kopie-Nr. · Arbeitskopie	Identifikation der nicht mehr verwendbaren Kopie.
Information · Grund	Zusätzliche Angaben und Ursache der fehlenden Verwendbarkeit.
DAT-Datei · RZL-Datei · Info-Datei	Dateiangaben zur markierten Arbeitskopie.
Dateistatus · Vorjahreskopien	Zustand der Dateien und Angaben zu den zugehörigen Kopien der Vorjahre.
Benutzer · Rechner	Benutzer und Rechner der letzten protokollierten Öffnung.
Geöffnet am · Prozess-ID	Zeitpunkt der letzten Öffnung und Kennung des zugehörigen Programmprozesses. Diese Öffnungsinformationen können veraltet sein.
Aktualisieren	Die angezeigten Informationen neu laden.
Im Explorer anzeigen…	Die ausgewählte Arbeitskopie im Windows-Explorer anzeigen, sofern die Funktion verfügbar ist.
Arbeitskopie löschen…	Die markierte Kopie dauerhaft löschen. Die Änderungen werden dabei nicht in den Hauptklienten übernommen.
Schließen	Den Prüfdialog schließen.

Für bis zu drei vorhandene Vorjahre werden private Vorjahreskopien erstellt. Diese werden für Lohnformeln und jahresübergreifende Auswertungen benötigt.

Verwaltung auch ohne Modullizenz

Arbeitskopien verwalten und Arbeitskopien prüfen stehen auch ohne Lizenz für das Modul zur Verfügung. Damit bleiben vorhandene Arbeitskopien nach einer Rückgabe des Moduls sichtbar und können bereinigt werden.