Datenübernahme

Die Honorarverrechnung ermöglicht durch Anwahl des Programmteils Datenübernahme / Datenimport den Import von Tätigkeiten aus einer CSV- Datei. Um den erfolgreichen Import zu gewährleisten, muss die Importdatei genau dem Format laut Schnittstellenbeschreibung entsprechen.

Datenimport Tätigkeiten

Im Feld Dateiname können Sie mit den drei Punkten (1) die zu importierende Datei auswählen. Mit der Lupe (2) können Sie sich die Datei vor dem Import nochmals ansehen.

Vorab wird empfohlen, eine Vorprüfung (3) durchzuführen, somit werden Sie gleich auf etwaige Probleme hingewiesen. Nach der erfolgreichen Vorprüfung können Sie mit der Schaltfläche Prüfen und Importieren (4) die Tätigkeiten in die Honorarverrechnung holen.

Folgende Ergebnisse kann die Prüfung liefern:

Info – Dies erhalten Sie, wenn z. B. die hinterlegte Verrechnungsgruppe noch nicht existiert und diese angelegt wird. Der Import kann dennoch durchgeführt werden.

Fehler – Der Import kann nicht durchgeführt werden. Die Importdatei muss dementsprechend angepasst werden. Das Programm zeigt eine genaue Fehlerbeschreibung.

Schnittstellenbeschreibung Import Tätigkeiten

Es werden nur Dateien im Format „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ unterstützt. Jede einzelne Zeile wird von der nächsten durch die Zeichen CR\LF getrennt.

Die Importdatei der Tätigkeiten muss wie folgt aufgebaut sein:

Für sämtliche in der folgenden Tabelle angeführten Felder muss eine Spalte in der Importdatei reserviert werden. Die Spalte „Pflichtfeld“ in der folgenden Tabelle gibt lediglich Auskunft, ob die jeweilige Spalte verpflichtend mit Werten befüllt werden muss.

Nr	Datenfeld	Pflichtfeld	Feldinhalt
1	Nummer	Ja	Die Nummer der Tätigkeit im Bereich: 1-999999999; muss eindeutig sein
2	Bezeichnung	Ja	Die interne Bezeichnung der Tätigkeit, welche im Programm verwendet wird, ist auf maximal 40 Zeichen beschränkt und muss eindeutig sein
3	Bezeichnung In Note	Ja	Die Bezeichnung der Tätigkeit, welche auf der Note gedruckt wird, kann mehr als 40 Zeichen enthalten
4	Verrechnungsgruppe	Ja	Die Verrechnungsgruppe, zu der die Tätigkeit zugeordnet werden soll, ist auf maximal 40 Zeichen beschränkt
5	Verrechnungsart	Ja	Dieses Feld definiert die Verrechnungsart der Tätigkeit. Es stehen folgende Verrechnungsarten zur Verfügung: Stunden, Einheiten, StundenUndEinheiten, StundenOderEinheiten, Betrag
6	Verrechenbar	Nein	J, wenn die Tätigkeit verrechenbar sein soll. Ansonsten N oder leer lassen
7	USt-Pflichtig	Nein	J, wenn die Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig sein soll. Ansonsten N oder leer lassen
8	Außerhalb der Arbeitszeit	Nein	J, wenn Leistungen der Tätigkeit außerhalb der Arbeitszeit sind. Ansonsten N oder leer lassen
9	Nicht in Pauschale	Nein	J, wenn Leistungen der Tätigkeit nicht durch Pauschalen gedeckt sein sollen. Ansonsten N oder leer lassen
10	Betrag in Note	Nein	J, wenn in den Honorarnoten Beträge dieser Tätigkeit gedruckt werden sollen. Ansonsten N oder leer lassen
11	Urlaub	Nein	J, wenn es sich um eine Urlaubstätigkeit handelt. Ansonsten N oder leer lassen
12	Krankenstand	Nein	J, wenn es sich um eine Krankenstandstätigkeit handelt. Ansonsten N oder leer lassen
13	Feiertag	Nein	J, wenn es sich um eine Feiertagstätigkeit handelt. Ansonsten N oder leer lassen
14	Spesen	Nein	J, wenn Leistungen der Tätigkeiten Spesen sind. Ansonsten N oder leer lassen
15	Projektzeitraum in Note	Nein	J, wenn in den Honorarnoten Projektzeiträume dieser Tätigkeit gedruckt werden sollen. Ansonsten N oder leer lassen
16	Projektzeitraumeingabe verpflichtend	Nein	J, wenn bei der Erfassung von Leistungen auf diese Tätigkeit die Eingabe des Projektzeitraumes verpflichtend sein soll. Ansonsten N oder leer lassen
17	Uhrzeiteingabe verpflichtend	Nein	J, wenn bei der Erfassung von Leistungen auf diese Tätigkeit die Eingabe des Beginns und des Endes verpflichtend sind. Ansonsten N oder leer lassen
18	Texteingabe verpflichtend	Nein	J, wenn bei der Erfassung von Leistungen auf diese Tätigkeit die Eingabe eines Textes verpflichtend ist. Ansonsten N oder leer lassen
19	Erlöskonto	Nein	Bereich: 1-999999999; Das Erlöskonto wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet
20	Erlöskonto IG-Leistungen	Nein	Bereich: 1-999999999; Das Erlöskonto wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet
21	Erlöskonto für Drittländer (Reverse Charge)	Nein	Bereich: 1-999999999; Das Erlöskonto wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet
22	Kostenstelle	Nein	Bereich: 1-999999999; Die Kostenstelle wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet

Datenimport Leistungen und Arbeitszeiten

Im HON Next können über den Menüpunkt Datenübernahme / Datenimport zentral die Leistungen und Arbeitszeiten aller Mitarbeiter gesammelt importiert werden.

Wählen Sie Leistungen oder Arbeitszeiten aus.

Im Feld Dateiname können Sie mit den drei Punkten (1) die zu importierende Datei auswählen. Mit der Lupe (2) können Sie sich die Datei vor dem Import nochmals ansehen.

Folgende Ergebnisse kann die Prüfung liefern:

Info – Dies erhalten Sie, wenn z. B. der Projektzeitraum im falschen Format ist und daher nicht übernommen wird. Der Import kann dennoch durchgeführt werden.

Fehler – Der Import kann nicht durchgeführt werden. Die Importdatei muss dementsprechend angepasst werden. Das Programm zeigt eine genaue Fehlerbeschreibung.

Schnittstellenbeschreibung Datenimport Leistungen

Die importierten Leistungen werden als „freigegeben“ importiert. Es können nur vollständige Leistungen importiert werden, das heißt, alle Pflichtfelder müssen befüllt und in Ordnung sein. Bei unvollständigen und/oder fehlerhaften Leistungen wird der Import abgebrochen und alle fehlerhaften Zeilen werden im Protokoll angezeigt.

Die Importdatei der Leistungen muss wie folgt aufgebaut sein:

Das Datum und die Mitarbeiternummer sind Pflichtfelder. Die restlichen Felder sind wie in der Leistungserfassung einzugeben. Nicht benötigte Felder werden leer gelassen.

Es werden nur Dateien im Format „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ unterstützt. Jede einzelne Zeile wird von der nächsten durch die Zeichen CR\LF getrennt.

Nr.	Datenfeld	Pflichtfeld	Feldinhalt
1	Erfassungsdatum	Ja	In der Form TT.MM.JJJJ (z.B.: 01.01.2022)
2	Mitarbeiternummer	Ja	Nummer des Mitarbeiters
3	Tätigkeitsnummer	Ja	Nummer der Tätigkeit
4	Klientennummer	Abhängig	Nummer des Klienten
5	Projektzeitraum	Abhängig	Angabe des Projektzeitraumes in der Form JJ (Jahr), JJJJ (Jahr), JJJJJJJJ (Jahr von-bis), MMJJ (Monat, Jahr), MMMMJJ (Monat von-bis, Jahr), MMJJMMJJ oder MMJJJJJMMJJJJJ (Monat von, Jahr von, Monat bis, Jahr bis).
6	Beginn	Abhängig	In der Form SS:MM (07:30)
7	Ende	Abhängig	In der Form SS:MM (16:00)
8	Dauer	Abhängig	Anzahl der Stunden zur Verrichtung der Leistung. Die Dauer darf maximal 23:59 betragen. Form ist abhängig vom eingestellten Zeitformat. Bei “Normalstunden”: In der Form SS:MM (02:30) Bei „Industriestunden“: Maximal 2 Vorkommastellen, Beistrich oder Punkt, 2 Nachkommastellen (2,50). Bei negativen Beträgen wird das Minus unmittelbar vor den Stunden gestellt.
9	Einheiten	Abhängig	Das Feld muss abhängig von der Verrechnungsart der Tätigkeit beschrieben werden. Bei Verrechnung nach Einheiten muss dieses Feld ausgefüllt sein. Ansonsten das Feld „Einheiten“ leer lassen. (keine 0) Erlaubt sind nur Ganzzahlen.
10	Betrag	Abhängig	Das Feld muss abhängig von der Verrechnungsart der Tätigkeit beschrieben werden. Bei Verrechnung nach Betrag muss dieses Feld ausgefüllt sein. Ansonsten das Feld „Betrag“ leer lassen. (keine 0) Eingabe als Dezimalzahl mit 2 Nachkommastellen.
11	Text	Abhängig	Erläuternder Text; bei der Verwendung von Sonderzeichen wie Semikolon, Anführungszeichen oder Zeilenumbrüchen müssen diese laut CSV-Standard „RFC 4180“ behandelt werden.

Schnittstellenbeschreibung Datenimport Arbeitszeiten

Ein Datenimport von Arbeitszeiten ist nur bei der Art der Arbeitszeitaufzeichnung Beginn, Ende und Pausen pro Tag erfassen (Einstellungen / Mitarbeiter Leistungserfassung) möglich.

Es können nur vollständige Arbeitszeiten importiert werden, das heißt, alle Pflichtfelder müssen befüllt und in Ordnung sein. Bei unvollständigen und/oder fehlerhaften Arbeitszeiten wird der Import abgebrochen und alle fehlerhaften Zeilen werden im Protokoll angezeigt.

Die Importdatei der Arbeitszeiten muss wie folgt aufgebaut sein:

Das Datum und die Mitarbeiternummer sind Pflichtfelder. Die restlichen Felder sind wie in der Leistungserfassung einzugeben. Nicht benötigte Felder werden leer gelassen. Wenn es sich um einen ganztägigen Zeitausgleich handelt, darf keine Arbeitszeit eingetragen werden, sondern nur ein J (=Ja) in der Spalte ganztägiger Zeitausgleich. Macht der Mitarbeiter Telearbeit, muss in der Spalte Telearbeit ein J (=Ja) eingetragen werden.

Es werden nur Dateien im Format „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ unterstützt. Jede einzelne Zeile wird von der nächsten durch die Zeichen CR\LF getrennt.

Nr.	Datenfeld	Pflichtfeld	Feldinhalt
1	Mitarbeiternummer	Ja	Nummer des Mitarbeiters
2	Erfassungsdatum	Ja	In der Form TT.MM.JJJJ (z.B.: 01.01.2022)
3	Arbeitszeit - Beginn	Nein	In der Form SS:MM (Stunden:Minuten)
4	Arbeitszeit - Ende	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
5	Pause 1 - Beginn	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
6	Pause 1 - Ende	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
7	Pause 2 - Beginn	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
8	Pause 2 – Ende	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
9	Pause 3 - Beginn	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
10	Pause 3 - Ende	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
11	Pause 4 - Beginn	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
12	Pause 4 - Ende	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
13	Pause 5 - Beginn	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
14	Pause 5 - Ende	Nein	Siehe Arbeitszeit – Beginn
15	Ganztägiger Zeitausgleich	Nein	J, wenn es sich um einen ganztägigen Zeitausgleich handelt.
16	Telearbeit	Nein	J, wenn es sich um einen Telearbeitstag handelt.

Protokolle Datenübernahme

Über den Menüpunkt Datenübernahme / Protokolle können Sie sich die Importprotokolle aller durchgeführten Importe von Leistungen und Arbeitszeiten aufrufen.