Freie Lohnart anlegen und bearbeiten
Freie Lohnarten können individuell angelegt und an den jeweiligen Abrechnungsfall angepasst werden.
Je nach gewählter Verwaltung erfolgt die Anlage:
- klientenbezogen unter Stamm / Lohnarten
- kanzleibezogen unter Klient / Kanzlei / Lohnarten, Lohnformeln, Sonstige Dienstverhinderungen
Informationen zur Auswahl der geeigneten Verwaltungsart finden Sie unter Freie Lohnarten – Überblick und Verwaltung.
Vor der Anlage beachten
Bei der Anlage einer freien Lohnart müssen unter anderem die sozialversicherungs-, lohnsteuer-, DB- und kommunalsteuerrechtlichen Einstellungen korrekt festgelegt werden.
Achtung
Prüfen Sie die Pflichtigkeiten einer freien Lohnart sorgfältig. Falsche Einstellungen können zu einer fehlerhaften Berechnung von Sozialversicherung, Lohnsteuer, DB oder Kommunalsteuer führen.
Bereits verwendete Lohnarten
Wurde eine freie Lohnart bereits in einer Abrechnung verwendet, darf sie grundsätzlich nicht mehr geändert werden.
Sind andere Pflichtigkeiten erforderlich, legen Sie eine neue freie Lohnart mit einer neuen Nummer an.
Eine Ausnahme besteht bei bestimmten Zuordnungen zu Bemessungsgrundlagen. Werden diese nachträglich korrigiert, ist anschließend gegebenenfalls ein Repair der Bemessungsgrundlagen erforderlich.
Freie Lohnart anlegen
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die Verwaltung der freien Lohnarten.
- Legen Sie eine neue Lohnart an.
- Vergeben Sie eine Nummer und eine aussagekräftige Bezeichnung.
- Legen Sie fest, um welche Art von Lohnart es sich handelt.
- Erfassen Sie die erforderlichen Pflichtigkeiten und weiteren Einstellungen.
- Kontrollieren Sie die Angaben in den Registerkarten LA (1), LA (2) und gegebenenfalls LA (3).
- Speichern Sie die Lohnart.
Tipp
Prüfen Sie insbesondere bei neu angelegten Lohnarten vor der ersten produktiven Verwendung, ob die Pflichtigkeiten und Bemessungsgrundlagen dem gewünschten Abrechnungsfall entsprechen.
Registerkarte LA (1) – Grundeinstellungen und Pflichtigkeiten
In der Registerkarte LA (1) werden die grundlegenden Eigenschaften der freien Lohnart sowie die wesentlichen abgabenrechtlichen Einstellungen festgelegt.
Grunddaten
Nummer
Vergeben Sie eine eindeutige Nummer für die freie Lohnart (1 bis 999).
Bezeichnung
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Lohnart ein (maximal 35 Zeichen). Die Bezeichnung wird auch bei der Verwendung der Lohnart in der Abrechnung angezeigt bzw. ausgegeben.
Art der Lohnart
Bezug und Sachbezug
Durch Anwahl dieses Auswahlfeldes kann nachfolgend eine freie Lohnart angelegt werden, die als Bezugslohnart auf der Dienstnehmerabrechnung angeführt wird. Handelt es sich bei der Lohnart um einen Sachbezug, können Sie das Feld Sachbezug ebenfalls aktivieren. Sie ersparen sich damit die Anlage einer zusätzlichen Abzugslohnart Sachbezug. Für die Kontierung des Buchungsbeleges können Sie nur eine Kontonummer für den Sachbezug eintragen.
Abzug und Sachbezug
In diesem Falle wird diese Lohnart nur als Abzugswert behandelt, das heißt nur vom Nettobezug abgezogen. So können z. B. Sachbezüge und andere Abzüge mit individuellen Bezeichnungen belegt werden.
Wird zusätzlich das Feld Sachbezug angewählt, wird die 20 % Regelung bei Abrechnung von Sachbezügen berücksichtigt. Der den Versicherten belastenden Teil der allgemeinen Beiträge (Kranken, Pensions- und Arbeitslosenversicherung) darf 20 % der Geldbezüge des Versicherten nicht übersteigen. Der Unterschiedsbetrag ist vom Dienstgeber allein zu tragen.
Ausweis Lohnkonto
Wird dieses Feld aktiviert, kann eine Lohnart angelegt werden, die ausschließlich am Lohnkonto des Dienstnehmers geführt wird (z. B. inländische Pensionskassenbeiträge). Diese Lohnart erscheint nicht auf den Abrechnungen.
Überstunden
Wenn das Feld Überstunden ausgewählt wird, stehen nur mehr bestimmte Pflichtigkeiten zur Auswahl. Im Registerblatt LA (3) stehen mehrere Optionen für die Überstundenabrechnung zur Verfügung (siehe Beschreibung unten LA (3)).
Abrechnungsverhalten
Lohnart wiederkehrend
Es kann hier bestimmt werden, ob die Lohnart monatlich wiederkehrend ist. Da eine Lohnart bei einigen Dienstnehmern wiederkehrend sein kann, bei anderen jedoch nicht, ist es empfehlenswert, diese Lohnart zweimal anzulegen, eine davon als wiederkehrend, die andere als nicht wiederkehrend.
Betrag wiederkehrend
Wurde eine Lohnart als wiederkehrend definiert, so kann hier festgelegt werden, ob auch der Betrag wiederkehrend sein soll. Bei einem nicht wiederkehrenden Betrag ist in jedem Monat der Wert manuell zu erfassen.
Aliquotierung
Festlegung, ob die Lohnart bei Ein- oder Austritt während des Monats aliquot berechnet werden soll.
Abrechnung in Einheiten
Lohnarten können nach Einheiten abgerechnet werden. Es ist dann im nächsten Eingabefeld die Art der Einheit festzulegen und beim Dienstnehmer der Betrag pro Einheit und die Anzahl der Einheiten einzugeben.
Einheit
Wird die Lohnart nach Einheiten abgerechnet, so ist hier die Bezeichnung der verwendeten Einheit mit bis zu 8 Zeichen einzugeben (z. B. Stunden, Tage, km usw.). Dieser Text wird auf der Lohnabrechnung angedruckt.
Aufwandsentschädigung
Handelt es sich bei der Lohnart um eine Aufwandsentschädigung, so ist dieses Feld zu aktivieren. Dazu muss die Pflichtigkeit in der Sozialversicherung, LSt, DB und KommSt entsprechend definiert werden:
| SV | LSt | DB | KommSt | |
|---|---|---|---|---|
| 0 | 6 | 2 | 2 | Aufwandsentschädigung, SV-frei, steuerfrei |
| 0 | 1 | 1 | 1 | Aufwandsentschädigung, SV-frei, steuerpflichtig |
| 1 | 1 | 1 | 1 | Aufwandsentschädigung SV-pflichtig, steuerpflichtig |
Hinweis
Die Aufwandsentschädigung wird immer im unteren Teil der Lohnabrechnung angedruckt und nicht beim Bruttolohn.
Pflichtigkeiten
Die Pflichtigkeiten bestimmen, wie die freie Lohnart bei der Berechnung der gesetzlichen Abgaben behandelt wird.
SV-Pflichtigkeit
Festlegung der Sozialversicherungspflichtigkeit der Lohnart durch Auswahl aus der vorgegebenen Liste:
| SV-Pflichtigkeit | |
|---|---|
| 0 | SV-frei |
| 1 | SV-pflichtig laufender Bezug |
| 2 | SV-pflichtig, Sonderzahlung |
| 3 | Erhöhung der SV-Bemessungsgrundlage laufender Bezug (z. B. Trinkgeld) |
| 4 | Erhöhung der SV-Bemessungsgrundlage Sonderzahlung |
| 5 | Erhöhung der SV-Bemessungsgrundlage laufender Bezug (Altersteilzeit) (kein ANA) |
| 6 | Erhöhung der SV-Bemessungsgrundlage Sonderzahlung (Altersteilzeit) (kein ANA) |
| 7 | nur BV-pflichtig |
| 8 | Erhöhung der SV-Bemessungsgrundlage laufender Bezug (kein AnA bei SV und Nebenbeiträgen) |
| 9 | Erhöhung der SV-Bemessungsgrundlage Sonderzahlung (kein AnA bei SV und Nebenbeiträgen) |
Befreiung von Nebenbeiträgen
Für die SV-Pflichtigkeiten von 1 bis 6 und 8 bis 9 besteht durch Anwahl der F2-Taste im Feld SV-Pflichtigkeit die Möglichkeit, die freie Lohnart von den einzelnen Nebenbeiträgen zu befreien.
LSt-Pflichtigkeit
Festlegung der Lohnsteuerpflichtigkeit der Lohnart durch Auswahl aus der vorgegebenen Liste:
| LSt-Pflichtigkeit | |
|---|---|
| 0 | steuerfrei gem. § 68 (1) und Nachtarbeit § 68 (6) |
| 1 | LSt laufender Bezug |
| 2 | LSt gem. § 67 (1) und (2) mit Freibetrag von EUR 620,00 mit Sechstelbestimmung |
| 3 | LSt gem. § 67 (3) ohne Freibetrag von EUR 620,00 ohne Sechstelbestimmung |
| 4 | LSt Auslandsbezug |
| 5 | steuerfrei gemäß § 3 EstG, nicht sechstelerhöhend |
| 6 | Aufwandsentschädigung § 26 (4) EStG |
| 7 | LSt-Berechnung Belastungsprozentsatz |
| 11 | LSt gem. § 67 (7) EstG (Erfindungen) |
| 12 | Werbungskosten: mindern nur die LSt-Bemessungsgrundlage bei den anderen Pflichtigkeiten jeweils Null eingeben. Wenn diese Position auch vom Nettobezug abgezogen werden soll, muss sie auch als eigene Abzugslohnart definiert werden. |
| 13 | Rückgezahlter Arbeitslohn: eigene Position der Werbungskosten, mindern nur die LSt-Bemessungsgrundlage bei den anderen Pflichtigkeiten jeweils Null eingeben. Wenn diese Position auch vom Nettobezug abgezogen werden soll, muss sie auch als eigene Abzugslohnart definiert werden. |
| 14 | steuerfrei gem. § 3 EStG, sechstelerhöhend |
| 15 | LSt gem. § 67 (6,10) laufender Tarif |
| 16 | LSt-Auslandsbezug Sonderzahlung gem. § 67 (1) |
| 17 | frei gemäß § 25 (1) Z 2a |
| 18 | LSt gem. § 67 (8a) |
| 19 | LSt gem. § 67 (8 e,f) |
| 20 | Werbungskosten SV (KZ 230) |
| 21 | Arbeitgeberbeitrag ausländische Pensionskasse (§ 26 Z 7) |
| 22 | Werbungskosten SV (KZ 225) |
| 24 | LSt Auslandsbezug gem. § 68 (1) |
| 26 | steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 16c EStG |
| 27 | LSt gem. § 67 (8c) – für Nachzahlungen |
| 28 | LSt gem. § 67 (8g) – für Nachzahlungen Insolvenzverfahren |
| 29 | Werbungskosten SV (KZ 226) |
| 30 | Kostenübernahme § 26(5 b) – Öffi-Ticket |
| 31 | Steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 35 EstG – Mitarbeitergewinnbeteiligung |
| 32 | Steuerfrei gem. § 124b Z 447 EStG – Mitarbeiterprämie (Teuerungspr.) |
| 33 | Aufwandsentschädigung Ausland § 26 (4) EstG |
| 34 | Werbungskosten gem. § 16 Abs 1 Z 3 b – freiw. Beiträge |
| 35 | Werbungskosten SV (KZ 226 – Abzug Bem. LSt. fest) |
| 36 | LSt. gem. § 67a (4) Z 2 – Start-Up-Mitarbeiterbeteiligung (27,5%) |
| 37 | Zuschuss zur Kinderbetreuung § 3 Abs. 1 Z 13 lit. b |
| 38 | Kostenersatz Aufladen E-Fahrzeug |
| 39 | Kostenersatz Anschaffung einer Ladeeinrichtung |
| 40 | steuerfrei gem. § 124b Z 478 EStG - Mitarbeiterprämie 2025 |
| 41 | steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 15 a EStG - Zukunftssicherung nicht sechstelerhöhend |
| 42 | steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 15 a EStG - Zukunftssicherung sechstelerhöhend |
| 43 | steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 15 b EStG - Mitarbeiterkapitalbeteiligung |
| 44 | steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 15 c und d - Mitarbeiterbeteiligungsstiftung |
| 45 | steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 16d EStG - Zuschüsse zu Carsharing |
| 46 | steuerfrei gem. § 3 Abs. 1 Z 17 b EStG - Essensgutscheine |
DB-Pflichtigkeit
Festlegung der DB-Pflichtigkeit der Lohnart durch Auswahl aus der vorgegebenen Liste:
| DB-Pflichtigkeit | |
|---|---|
| 0 | DB-frei |
| 1 | DB-pflichtig |
| 2 | Aufwandsentschädigung gemäß § 26 EstG |
| 3 | nur Erhöhung der DB-Bemessungsgrundlagen |
| 4 | Erhöhung gemäß ATZ 2017 |
KommSt-Pflichtigkeit
Festlegung der Kommunalsteuerpflichtigkeit der Lohnart durch Auswahl aus der vorgegebenen Liste:
| KommSt-Pflichtigkeit | |
|---|---|
| 0 | KommSt-frei |
| 1 | KommSt-pflichtig |
| 2 | Aufwandsentschädigung gemäß § 26 EstG |
| 3 | nur Erhöhung der KommSt-Bemessungsgrundlagen |
| 4 | Erhöhung gemäß ATZ 2017 |
Hinweis
Die Kombination der Pflichtigkeiten muss fachlich zum jeweiligen Abrechnungsfall passen. Übernehmen Sie Einstellungen nicht ungeprüft von einer anderen Lohnart.
Registerkarte LA (2) – Bemessungsgrundlagen und weitere Zuordnungen
In der Registerkarte LA (2) werden zusätzliche Zuordnungen und Bemessungsgrundlagen der freien Lohnart festgelegt.
Basis Überstunden
Wird dieses Feld aktiviert, dann wird diese freie Lohnart in die Berechnung des Überstundengrundlohnes miteinbezogen, sofern der Überstundenteiler verwendet wird.
Basis Mehrarbeitsstunden
Wird dieses Feld aktiviert, dann wird diese freie Lohnart in die Berechnung des Mehrarbeitsstundengrundlohnes miteinbezogen, sofern der Überstundenteiler verwendet wird.
KV-Bezug
Wenn Sie dieses Feld anhaken, wird die Lohnart als KV-Bezug deklariert. Dies bedeutet, dass bei Anwendung der HGKV-Datenbank, diese Lohnart bei der Überprüfung des KV-Mindestbrutto herangezogen wird.
Bemessung SZ
Wird dieses Feld aktiviert, wird die freie Lohnart in der Sonderzahlungsberechnung miteingerechnet, wenn im Zuge der Abrechnung mit Lohnformeln gearbeitet wird.
Monatsschnitt
Festlegung, ob die Lohnart in die Berechnung des Monatsschnittes einzubeziehen ist.
unpfändbar
Darf die angelegte Lohnart bezüglich Exekutionsberechnung nicht gepfändet werden, ist dieses Auswahlfeld zu aktiveren.
Bemessung Abfertigungsrückstellung
Festlegung, ob die Lohnart bei Berechnung der Abfertigungsrückstellung in die Abfertigungsbasis einzubeziehen ist.
Bemessung Abfertigungsrückstellung Sonderzahlung
Festlegung, ob die Lohnart bei Berechnung der Abfertigungsrückstellung in die Berechnungsbasis für die anteiligen Sonderzahlungen einzubeziehen ist. Bei Berechnung der Abfertigungsrückstellung kann der Anspruch an Sonderzahlungen in Monaten eingegeben werden. Es wird dann vom Programm als anteiliger Sonderzahlungsbetrag der Anspruch in Monaten mal dieser Berechnungsbasis ermittelt.
Dieses Feld darf daher nicht angewählt werden, wenn es sich bei der Lohnart selbst um eine Sonderzahlung handelt, sondern nur, wenn diese Lohnart in die Berechnungsbasis für die Sonderzahlungen einzubeziehen ist.
SZ für Exekutionen
Ist die Lohnart für die Exekutionsberechnung als Sonderzahlung zu behandeln (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration), dann ist dieses Auswahlfeld zu aktivieren.
Bemessung Urlaubsrückstellung
Festlegung, ob die Lohnart bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung in die Berechnungsbasis einzubeziehen ist.
Bemessung Urlaubsrückstellung Sonderzahlung
Festlegung, ob die Lohnart bei Berechnung der Urlaubsrückstellung in die Berechnungsbasis für die anteiligen Sonderzahlungen einzubeziehen ist. Dieses Feld darf daher nicht angewählt werden, wenn es sich bei der Lohnart selbst um eine Sonderzahlung handelt, sondern nur, wenn diese Lohnart in die Berechnungsbasis für die Sonderzahlungen einzubeziehen ist.
Beendigungsansprüche
Bei sonstigen Beendigungsansprüchen, die über freie Lohnarten abgerechnet werden (z. B. freiwillige Abfertigungen), muss dieses Auswahlfeld für die Exekutionsberechnung aktiviert werden.
Bemessung Jubiläumsgeldrückstellung
Festlegung, ob die Lohnart bei Berechnung der Jubiläumsgeldrückstellung in die Berechnungsbasis einzubeziehen ist.
Bemessung Jubiläumsgeldrückstellung Sonderzahlung
Festlegung, ob die Lohnart bei Berechnung der Jubiläumsgeldrückstellung in die Berechnungsbasis für die anteiligen Sonderzahlungen einzubeziehen ist. Dieses Feld darf daher nicht angewählt werden, wenn es sich bei der Lohnart selbst um eine Sonderzahlung handelt, sondern nur, wenn diese Lohnart in die Berechnungsbasis für die Sonderzahlungen einzubeziehen ist.
MA-Rabatt > 20 %
Damit die Mitarbeiterrabatte korrekt berechnet werden können, wählen Sie hier aus, ob es sich um Mitarbeiterrabatte über 20 % handelt.
Bemessung Zeitausgleichsrückstellung
Festlegung, ob die Lohnart bei Berechnung der Zeitausgleichsrückstellung in die Berechnungsbasis einzubeziehen ist.
Bemessung Zeitausgleichsrückstellung Sonderzahlung
Festlegung, ob die Lohnart bei Berechnung der Zeitausgleichsrückstellung in die Berechnungsbasis für die anteiligen Sonderzahlungen einzubeziehen ist. Dieses Feld darf daher nicht angewählt werden, wenn es sich bei der Lohnart selbst um eine Sonderzahlung handelt, sondern nur, wenn diese Lohnart in die Berechnungsbasis für die Sonderzahlungen einzubeziehen ist.
MA-Rabatt <= 20 %
Damit die Mitarbeiterrabatte korrekt berechnet werden können, wählen Sie hier aus, ob es sich um Mitarbeiterrabatte unter 20 % handelt.
Tipp
Bezüglich Exekutionen vergleiche Exekutionen.
Teilentgelt
Handelt es sich bei der freien Lohnart um Teilentgelt, aktivieren Sie dieses Feld.
Registerkarte LA (3) – Überstunden und sonstige Behörden
Die Registerkarte LA (3) ist insbesondere für freie Lohnarten relevant, die in LA (1) als Überstundenlohnart gekennzeichnet wurden.
Überweisung an Sonstige Behörden
Wenn Sie bei einer freien Abzugslohnart eine Sonstige Behörde in der Abrechnung hinterlegen möchten, muss hier das Häkchen gesetzt werden. Es kann eine Sonstige Behörde nur bei einer freien Lohnart mit Lohnartendefinition „Abzug“ oder „Werbungskosten“ hinterlegt werden.
Überstunden als freie Lohnarten
Wenn im Registerblatt LA (1) die Option Überstunde ausgewählt wurde, sind nur mehr bestimmte Pflichtigkeiten auswählbar. Die Pflichtigkeiten sind vor allem im Bereich der Lohnsteuer interessant.
Wenn freie Lohnarten als Überstunde abgerechnet werden, kann die Anlage der Lohnart nur in Einheiten erfolgen.
Die weiteren Einstellungen werden im Registerblatt LA (3) vorgenommen.
ÜSt.-Zuschlag
In dieses Feld wird der Überstundenzuschlag in Prozent eingetragen.
Nur Zuschlag
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die freie Lohnart ohne Überstundengrundlohn, eben nur mit dem eingetragenen Zuschlag, abgerechnet.
Es gibt drei Möglichkeiten den Stundensatz für die Berechnung der Überstunden zu ermitteln bzw. in das Feld Basis der freien Lohnart einzutragen.
1. Verwendung USt.-Grunddaten
Wenn das Feld Verwendung ÜSt.-Grunddaten aktiviert ist, übernimmt das Programm die Einstellungen (Überstundenteiler oder abw. Überstundengrundlohn) aus dem Abrechnungsbildschirm Über-/Mehrarbeitsstunden.
Die Ermittlung der Basis der freien Lohnart erfolgt automatisch und kann auch nicht geändert werden (Feld ist ausgegraut).
2. Eintragung des Überstunden-Teilers (ÜSt)
Wird das Feld Verwendung ÜSt-Grunddaten deaktiviert, kann der Überstundenteiler direkt bei der freien Lohnart eingetragen werden.
Die Ermittlung der Basis erfolgt ebenfalls automatisch und kann nicht geändert werden.
3. Keine Verwendung der Grunddaten – keine Eintragung bei ÜSt-Teiler
Wenn weder die ÜSt-Grunddaten aktiviert sind, noch ein ÜSt-Teiler eingetragen ist, muss die Eintragung im Feld Basis bei der Abrechnung der freien Lohnart erfolgen.
