Datenexport

Allgemeines

Im Programmteil Bearbeiten / Datenexport / Datenexport können Dienstnehmer-Daten aus der Lohnverrechnung exportiert werden. Je nach Format der Export-Datei kann diese in verschiedenen Anwendungen verwendet werden (z. B. Word, Excel). Es können mehrere Listen mit unterschiedlichen Export-Daten erstellt werden. Diese Listen können nach Erstellung klientenübergreifend angewendet werden.

Nach Anwahl des Menüpunktes Bearbeiten / Datenexport / Datenexport wird folgender Dialog aufgerufen:

Als erster Schritt ist im Eingabefeld Monate einzeln von, der Zeitraum anzuwählen, für den der Datenexport erfolgen soll.

Der Export der Daten kann für einzelne Dienstnehmer, für den gesamten Klienten oder für einzelne Unterdienstgeber, falls vorhanden, erfolgen. Ist das Auswahlfeld Aufrolldifferenzen in laufendem Monat aktiviert, werden etwaige Differenzen aus Aufrollungen im laufenden Monat berücksichtigt.

Der Dialogbereich Auswahl Listenform dient der Erstellung und Auswahl der Listenform. In diese Listen werden die zu exportierenden Daten eingetragen.

Die Anwahl des Feldes Summierung ab Monat hat nur eine Auswirkung, wenn in der Listenform (siehe unten) im Ordner Summen, das entsprechende Feld zusätzlich angewählt wurde.

Tipp

Im Feld Listenform kann durch Anwahl der F3-Taste die Liste beim Klienten als Standard fixiert werden. Mit der F2-Taste kann die Liste im Detail aufgerufen werden.

Erstellung / Aufbau der Daten-Liste (Export-Datei)

Die Auswahl der zu exportierenden Daten erfolgt im Dialogbereich Auswahl Listenform. Die Zuordnung der bereits angelegten Listenformen kann Allgemein, Arbeitsplatz oder Persönlich sein.

Allgemein

Die Zuordnung Allgemein bewirkt, dass sämtliche Netzarbeitsplätze die erstellte Liste verwenden können.

Arbeitsplatz

Wird die Liste mit der Zuordnung Arbeitsplatz erstellt, dann steht sie nur auf dem Arbeitsplatz zur Verfügung, auf dem sie erstellt wurde.

Persönlich

Wird als Zuordnung Persönlich ausgewählt, dann kann die Liste nur vom Ersteller selbst verwendet werden.

Nach Auswahl der gewünschten Zuordnung ist die Schaltfläche Einstellungen anzuwählen und es wird folgender Dialog aufgerufen:

In den Registerblättern Allgemein, Arbeitsplatz, Persönlich sind die bereits erstellten Listen eingetragen. Durch Anwahl der Schaltfläche Ändern kann eine bereits erstellte Liste bearbeitet werden. Durch Anwahl der Schaltfläche Löschen wird die im jeweiligen Registerblatt farblich hinterlegte (markierte) Liste gelöscht.

Zur Erstellung einer Liste ist die Schaltfläche Neu anzuwählen und es wird folgender Dialog aufgerufen:

Registerblatt Allgemein

Im Registerblatt Allgemein werden der Name und ein eventueller Kommentar eingetragen.

Registerblatt Felder

Im Registerblatt Felder findet die Auswahl der Daten, die in die Liste übernommen werden sollen, statt. Im Listenfeld Felder (am Bildschirm links) werden sämtliche Daten angezeigt, die exportiert werden können. Ein Großteil der Daten der einzelnen Abrechnungsbildschirme kann zum Exportieren ausgewählt werden.

Durch Anwahl des +(plus)-Feldes vor dem jeweiligen Datenordner wird die darunterliegende hierarchische Datenstruktur geöffnet. Es werden jene Felder in die Listenform übernommen, die entweder mittels Leertaste oder Maus aktiviert werden. Die Aktivierung wird im Listenfeld Felder durch ein Häkchen im Kästchen vor den jeweiligen Datenordnern angezeigt.

Wird die +(plus)-Struktur eines Datenordners nicht geöffnet (z. B. Stammdaten), dann werden durch Aktivierung des Kästchens sämtliche Felder, die sich hinter diesem Datenordner befinden, in die Listenform übertragen.

Im Listenfeld Listenform (am Bildschirm rechts) werden die ausgewählten Daten, die in die Liste eingetragen werden, angezeigt. Die Bewegung innerhalb der Listenform erfolgt entweder mit der Maus, mit der Pfeil-nach-oben oder der Pfeil-nach-unten-Taste. Durch Anwahl der Schaltfläche Feld löschen wird im Listenfeld Listenform die farblich hinterlegte Zeile gelöscht. Die Schaltfläche Leerfeld bewirkt, dass das Einfügen einer Leerzeile erfolgt. Dabei wird die farblich hinterlegte Zeile um eine Zeile nach unten verschoben.

Tipp

Die Reihenfolge der Eintragung der zu exportierenden Daten in das Listenfeld Listenform hängt von der Reihenfolge der Aktivierung der Daten im Listenfeld Felder ab. Die farblich hinterlegte Zeile kann durch Anwahl der Nach-Oben- oder Nach-Unten-Schaltflächen in eine andere Position in Bezug auf die Reihenfolge der Ausgabe gebracht werden.

Registerblatt Optionen

Im Registerblatt Optionen werden die Eigenschaften der Exportdatei festgelegt:

• Datenformat

  Die Auswahl des Datenformates ANSI (Windows) oder ASCII (DOS) hängt vom Programm, mit dem die exportierten Daten weiterverarbeitet werden, ab.

• Feldtrennzeichen, Textbegrenzungszeichen

  Als Feldtrennzeichen können Strichpunkt, Komma, Leerzeichen, Tabulator oder anderes verwendet werden. Wird die Option Anderes angewählt, dann kann ein beliebiges Feldtrennzeichen eingetragen werden.

  Als Textbegrenzungszeichen können Anführungszeichen, Hochkomma oder kein (Textbegrenzungszeichen) verwendet werden.

• Spaltenüberschriften generieren

  Wird das Auswahlfeld Spaltenüberschriften aktiviert, dann werden die jeweiligen Überschriften mit exportiert und im jeweiligen Import-Programm angezeigt.

Nach der Festlegung der einzelnen Felder und des Formates der Export-Datei in den jeweiligen Registerblättern, wird durch Anwahl der Schaltfläche Neu die erstellte Liste im Ausgangsdialog (siehe oben) in den Bereich Auswahl Listenform eingetragen.

Datenexport

Der Datenexport erfolgt im unteren Bereich des Export-Dialoges. Zuerst ist im Bereich Auswahl Listenform eine der erstellten Listenformen auszuwählen. Dann sind der Pfad und der Name der Export-Datei einzutragen oder mittels der Schaltfläche Suchen festzulegen.

Nach Auswahl der Export-Datei ist die Schaltfläche Exportieren anzuwählen. Der erfolgreiche Export wird mit folgender Meldung durch das Programm bestätigt.

Datenexport Bankdaten

Im Programmteil Bearbeiten / Datenexport / Bankdaten können die Bankverbindungen, die innerhalb des Klienten gespeichert sind, exportiert werden. Die erstellte Datei kann an das Bankinstitut (siehe Bildschirm unten) übermittelt werden. In Zusammenarbeit mit dem Bankinstitut mit der Stuzza (Studiengesellschaft für Zusammenarbeit im Zahlungsverkehr) werden die Daten geprüft und werden die BLZ und die Kontonummer in BIC und IBAN umgewandelt. Die Datei wird anschließend vom Kreditinstitut retourniert und kann in der Lohnverrechnung im Programmteil Bearbeiten / Datenimport / Bankdaten hereingespielt werden.

Dateiname

In diesem Feld muss, am besten mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen, festgelegt werden, wohin die Datei gespeichert wird und wie diese Datei heißen soll.

Eigene Kontoverbindung (Kontoverbindung des Fragenden)

Im Bereich Eigene Kontoverbindung müssen die Bankleitzahl und die Kontonummer des Absenders der erstellten Datei eingetragen werden.

Bestehende IBAN/BIC nicht exportieren

Wenn dieses Feld aktiviert wird, werden bereits existierende IBAN/BIC nicht in die Datei übernommen.

Auswahl der Bankverbindungen

In diesem Bereich können bestimmte Bereiche deaktiviert werden. Wenn ein Feld kein Häkchen aufweist, werden die Bankdaten dieses Bereiches nicht exportiert.