Datenimport

Allgemeines

Im Lohnprogramm besteht die Möglichkeit, Daten, die ein bestimmtes Format aufweisen, in die Lohnverrechnung im Rahmen einer Neuanlage, Korrektur letzter Abrechnung, laufender Abrechnung mit Änderung, Aufrollung bzw. mit Wiedereintritt zu importieren.

Um den Import zu ermöglichen, ist im Lohnverrechnungsprogramm eine Listenform mit den gewünschten Import-Daten und den entsprechenden Datei-Eigenschaften anzulegen.

Die tatsächlich zu importierende Datei muss sowohl vom Inhalt, als auch von der Reihenfolge und von den Datei-Eigenschaften, genau dieser Listenform entsprechen.

Erstellen der Listenform

Im Programmteil Bearbeiten / Datenimport besteht die Möglichkeit, innerhalb der Abrechnungsvarianten Import lfd. Abrechnung, Import Korrektur letzte Abrechnung, Import Aufrollung, Import Wiedereintritt, Import Neuanlage, Neuanlage Exekution, Import Bankdaten eine Datenübernahme aus einer Datei vorzunehmen.

Hier kann außerdem angewählt werden, ob es nach dem Import eine Abrechnungsvorschau geben soll. Es ist auch möglich, die Listenform als Standard festzulegen.

Import lfd. Abrechnung

Mit diesem Import können Sie Daten in die ausgewählte laufende Abrechnung übernehmen.

Hinweis

Wurde die laufende Abrechnung bereits durchgeführt, ist der Datenimport ausschließlich über die Funktion Import Korrektur letzte Abrechnung möglich.

Import Korrektur letzte Abrechnung

Dieser Import wird verwendet, wenn bereits eine Abrechnung für den gewünschten Monat existiert und zusätzlich noch Änderungen importiert werden sollen.

Import Aufrollung

Korrekturen für vergangene Monate sind im Rahmen einer Aufrollung vorzunehmen. Über diesen Menüpunkt können Aufrollungsdaten in einen bereits abgerechneten Monat importiert werden.

Import Wiedereintritt

Über diesen Menüpunkt können Stammdaten bzw. Abrechnungsdaten eines Wiedereintritts importiert werden.

Import Neuanlage

Über diesen Menüpunkt können neue Dienstnehmer importiert und angelegt werden.

Neuanlage Exekution

Über diesen Menüpunkt können Exekutionen importiert und neu angelegt werden.

Dialog Datenimport

Es können nur jene Daten in das RZL-Lohnprogramm übernommen werden, die in der Listenform eingetragen sind. Die Eintragung der gewünschten Daten in die Listenform ist vom Anwender vorzunehmen. Durch Anwahl der Schaltfläche Einstellungen wird die Erstellung einer Listenform ermöglicht.

Tipp

Im Feld Listenform kann durch Anwahl der F3-Taste die Liste beim Klienten als Standard fixiert werden. Mit der F2-Taste kann die Liste im Detail aufgerufen werden.

Allgemein

Die Zuordnung Allgemein bewirkt, dass sämtliche Netzarbeitsplätze die erstellte Liste verwenden können.

Arbeitsplatz

Wird die Liste mit der Zuordnung Arbeitsplatz erstellt, dann steht sie nur auf dem Arbeitsplatz zur Verfügung, auf dem sie erstellt wurde.

Persönlich

Wird als Zuordnung Persönlich ausgewählt, dann kann die Liste nur vom Ersteller selbst verwendet werden.

Durch Anwahl der Schaltfläche Neu (siehe oben) wird folgender Dialog aufgerufen:

Registerblatt Allgemein

Im Registerblatt Allgemein werden der Name und ein eventueller Kommentar dazu eingetragen.

Registerblatt Felder

Im Registerblatt Felder findet die Auswahl der Daten, die in die Liste übernommen werden sollen, statt. Im Listenfeld Felder (am Bildschirm links) werden sämtliche Daten angezeigt, die importiert werden können.

Durch Anwahl des +(plus)-Feldes vor dem jeweiligen Datenordner wird die darunterliegende hierarchische Datenstruktur geöffnet. Es werden jene Felder in die Listenform übernommen, die entweder mittels Leertaste oder Maus aktiviert werden. Die Aktivierung wird im Listenfeld Felder durch ein Häkchen im Kästchen vor den jeweiligen Datenordnern angezeigt.

Hinweis

Die Daten, die im Listenfeld Listenform eingetragen sind, können in der angezeigten Reihenfolge in das Lohnverrechnungsprogramm importiert werden.

Wird die +(plus)-Struktur eines Datenordners nicht geöffnet (z. B. Sozialversicherung), dann werden durch Aktivierung des Kästchens sämtliche Felder, die sich hinter diesem Datenordner befinden, in die Listenform übertragen.

Im Listenfeld Listenform (am Bildschirm rechts) werden die ausgewählten Daten, die in die Liste eingetragen werden, angezeigt. Die Bewegung innerhalb der Listenform erfolgt entweder mit der Maus, mit der Pfeil-nach-oben oder der Pfeil-nach-unten-Taste. Durch Anwahl der Schaltfläche Feld löschen wird die im Listenfeld Listenform farblich hinterlegte Zeile gelöscht. Die Schaltfläche Leerfeld bewirkt das Einfügen einer Leerzeile. Dabei wird die farblich hinterlegte Zeile um eine Zeile nach unten verschoben.

Tipp

Die Reihenfolge der Eintragung der zu importierenden Daten in das Listenfeld Listenform hängt von der Reihenfolge der Aktivierung der Daten im Listenfeld Felder ab. Die farblich hinterlegte Zeile kann durch Anwahl der Nach-Oben- oder Nach-Unten-Schaltflächen in eine andere Position in Bezug auf die Reihenfolge der Ausgabe gebracht werden.

Registerblatt Optionen

Im Registerblatt Optionen werden die Eigenschaften der Importdatei festgelegt:

• Datenformat

  Die Auswahl des Datenformates ANSI- oder ASCII hängt vom Programm, in dem die Import-Datei erzeugt wird, ab.

• Feldtrennzeichen, Textbegrenzungszeichen

  Als Feldtrennzeichen können Strichpunkt, Komma, Leerzeichen, Tabulator oder Anderes verwendet werden. Wird die Option Anderes angewählt, dann kann ein beliebiges Feldtrennzeichen eingetragen werden.

  Als Textbegrenzungszeichen können Anführungszeichen, Hochkomma oder kein (Textbegrenzungszeichen) verwendet werden.

• Spaltenüberschriften generieren

  Beinhaltet die zu übernehmende Datei Spaltenüberschriften, dann ist dieses Auswahlfeld zu aktivieren.

Nach der Festlegung der einzelnen Felder und des Formates der Import-Datei in den jeweiligen Registerblättern, wird durch Anwahl der Schaltfläche Neu die erstellte Liste im Ausgangsdialog (siehe oben) in den Bereich Auswahl Listenform eingetragen.

Durchführung des Datenimports

Der Datenimport kann für die Abrechnungsarten lfd. Abrechnung, Korrektur letzte Abrechnung, Wiedereintritt, Neuanlage, Neuanlage Exekution und Import Bankdaten durchgeführt werden.

Der Import der Daten vollzieht sich für alle sechs Abrechnungsarten gleich:

Im Feld Monat ist der Monat einzutragen, in dem der Datenimport durchgeführt werden soll.

Bei einer automatischen Übernahme werden die Daten ohne Korrekturmöglichkeit importiert. Wird das Auswahlfeld Abrechnungsvorschau angewählt, dann wird zumindest das Ergebnis des Imports (ohne Korrekturmöglichkeit) am Bildschirm angezeigt.

Bei der benutzergesteuerten Übernahme gelangt man in die Abrechnungsbildschirme der Dienstnehmer und kann die importierten Daten überprüfen bzw. Korrekturen vornehmen.

Wird das Auswahlfeld Protokoll drucken angewählt, werden die importierten Dienstnehmer angeführt oder eventuelle Nichtübernahmen bzw. Fehlermeldungen angezeigt.

Zusätzlich wird durch Anwahl des Auswahlfeldes Dateiinhalt drucken der Inhalt der importierten Datei entweder in Tabellendarstellung oder in Detaildarstellung angezeigt. Hier ist es auch möglich, eine Kurzfassung zu drucken.

Im Listenfeld Listenform ist die angelegte Listenform einzutragen. Diese Listenform muss in Inhalt, Reihenfolge und Dateieigenschaften genau mit der zu übernehmenden Datei übereinstimmen (Erstellung von Listenformen siehe oben).

Im Bereich Auswahl Importdatei kann die zu importierende Datei durch Anwahl der Schaltfläche Suchen gesucht und eingetragen werden.

Die Anwahl der Schaltfläche Importieren bewirkt den Import der ausgewählten Datei.

Datenimport Bankdaten

Wie bei Datenexport Bankdaten beschrieben, kann eine Exportdatei erstellt werden. Die Datei, die das Kreditinstitut zurückschickt (inkl. IBAN/BIC), kann im Programmteil Bearbeiten / Datenimport / Import Bankdaten in die Lohnverrechnung übernommen werden. Das bedeutet, dass bei den einzelnen Bankverbindungen IBAN und BIC automatisch ergänzt werden.

Bestehende IBAN/BIC beim Import überschreiben

Wird dieses Feld aktiviert, werden bereits existierende IBAN/BIC durch die Daten in der Import-Datei ersetzt.

Auswahl der Bankverbindungen

In diesem Bereich können bestimmte Bereiche deaktiviert werden. Wenn ein Feld kein Häkchen aufweist, werden die Bankdaten dieses Bereiches nicht importiert.