Jahresübernahme

Mit der Jahresübernahme werden die Stammdaten eines Klienten (Dienstnehmer, Arbeitsstätten, Kostenstellen, Kostenträger, Lohnarten und Texte) in das neue Wirtschaftsjahr übertragen. Dabei kann für jeden Bereich einzeln festgelegt werden, ob und in welcher Form die Daten übernommen werden sollen. Die Jahresübernahme kann sowohl für einen einzelnen Klienten als auch klientenübergreifend für mehrere Klienten gleichzeitig durchgeführt werden.

Jahresübernahme innerhalb eines Klienten

Zur Durchführung der Jahresübernahme muss der Klient geöffnet sein.

Nach Anwahl des Menüpunktes Bearbeiten / Übernahme / Jahresübernahme erscheint folgender Dialog:

Unterdienstgeber / Arbeitsstätten / Kostenstellen / Kostenträger

Sind beim zu übernehmenden Klienten Unterdienstgeber, Arbeitsstätten, Kostenstellen, Kostenträger angelegt, so werden diese, wenn die Auswahlfelder aktiviert sind, übernommen.

Dienstnehmer

Wenn das Häkchen im Feld Dienstnehmer deaktiviert wird, können Sie die Jahresübernahme zunächst ohne Dienstnehmer durchführen (z. B. für dringende Anmeldungen im Folgejahr). Im Zuge einer nochmaligen Jahresübernahme werden nach Fertigstellung der Lohnverrechnung des alten Jahres die Dienstnehmer übernommen.

Dienstnehmer alphabetisch sortiert

Durch Anwahl dieses Kästchens werden die darunter angeführten Dienstnehmer nach dem Alphabet sortiert.

Ausgetretene Dienstnehmer übernehmen

Durch Aktivierung des Feldes ausgetretene Dienstnehmer übernehmen werden auch die ausgetretenen Dienstnehmer angezeigt und übernommen.

Hinweis

Immer übernommen werden Dienstnehmer, wenn bei einem Austritt als Grund Mutter­schutz, Karenz, Präsenz- oder Zivildienst angegeben wird oder sich die SV-Pflicht eines aus­getretenen Dienstnehmers aufgrund einer Kündigungsentschädigung und/oder (Urlaubs-)Ersatzleistung ins neue Jahr erstreckt.

Die Übernahme der im Abrechnungsbildschirm Dienstnehmer-Notizen angelegten Eintragungen kann durch Deaktivierung des Auswahlfeldes Dienstnehmer-Notizen übernehmen verhindert werden.

Tipp

Im Zuge der Jahresübernahme können alle Dienstnehmernummern durch Aktivierung des Auswahlfeldes Nummern ändern geändert werden. Es kann jeder Dienstnehmer einzeln angewählt werden und die Nummer wird von Hand korrigiert oder es wird die Schaltfläche laufend nummerieren angewählt und die Dienstnehmer werden beginnend mit der ersten Nummer des Dienstnehmernummernbereiches fortlaufend durchnummeriert.

Nummer ändern

Durch Aktivierung dieses Feldes kann durch die Jahresübernahme die Dienstnehmer-Nummer geändert werden.

Lohnarten

Im Zuge der Jahresübernahme kann von Klienten-Lohnarten auf Kanzleilohnarten umgestiegen werden oder umgekehrt.

Texte

Ebenfalls im Zuge der Jahresübernahme kann von beim Klienten verwalteten Texten auf eine Kanzleitextetabelle oder umgekehrt umgestiegen werden.

Erneute Jahresübernahme

Bei einer erneuten Jahresübernahme haben Sie die Möglichkeit, die Urlaubs-, Krankenstands- und Zeitausgleichskartei nochmals zu übernehmen.

Hinweis

Beachten Sie, dass bei einer erneuten Jahresübernahme nur diese drei Karteien geändert werden. Alle anderen Daten werden nicht erneut übernommen. Wenn Sie eine Abrechnung im alten Jahr noch geändert haben (z. B. eine Urlaubsersatzleistung abgerechnet haben), müssen Sie den Dienstnehmer im neuen Jahr über Abrechnungen / Löschung Stammdaten herauslöschen und erst dann dürfen Sie die Jahresübernahme für das alte Jahr nochmals durchführen.

Klientenübergreifende Jahresübernahme

Im Programmteil Klient / Übernahme / Jahresübernahme kann die Jahresübernahme für mehrere Klienten gleichzeitig durchgeführt werden.

Im Registerblatt Klienten werden zunächst jene Klienten aktiviert, für die die Jahresübernahme durchgeführt werden soll.

Im Registerblatt Jahresübernahme können dieselben Optionen wie bei der Jahresübernahme innerhalb eines Klienten angewählt werden. Eine Liste mit den Namen der Dienstnehmer wird allerdings nicht angezeigt.

Sonderfall Jahresübernahme für Anmeldungen im neuen Jahr

Wenn Sie die Dezember-Abrechnung noch fertig beendet haben und trotzdem schon einen Dienstnehmer für Jänner des Folgejahres anmelden möchten, gibt es die Möglichkeit, das neue Jahr ohne Dienstnehmer zu übernehmen. Somit können Sie nach der fertigen Dezember-Abrechnung eine erstmalige Übernahme für die bereits bestehenden Dienstnehmer durchführen.

Jahresübernahme ohne Dienstnehmer

Über Bearbeiten / Übernahme / Jahresübernahme … führen Sie die Jahresübernahme aus. Wählen Sie dort auf der rechten Seite Marken löschen an. Somit werden alle Dienstnehmer deaktiviert. Danach klicken Sie auf Übernehmen.

Nach der erfolgreichen Jahresübernahme öffnet sich der neue Klient. Es befindet sich kein einziger Dienstnehmer in diesem Klienten. Legen Sie jetzt einen neuen Dienstnehmer an.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass Sie eine noch nicht verwendete Dienstnehmer-Nummer verwenden.