Erste Schritte

Dieses Kapitel beschreibt die ersten Schritte beim Einstieg in einen neuen Klienten im RZL Lohn – von der Neuanlage bis zu den grundlegenden Optionen wie Passwort und DN-Nummernbereich.

Anlegen des Klienten (Dienstgebers) im RZL Lohn

Wenn Sie mit dem RZL LOHN erstmals zu arbeiten beginnen, müssen Sie als ersten Schritt die Stammdaten des Klienten (Dienstgebers) in der Zentralen Mandantenverwaltung bzw. im RZL BOARD anlegen. Ist dieser Schritt erledigt, so kann der Klient auch im Lohnprogramm angelegt werden. Die Anlage in der ZMV bzw. im RZL BOARD ist nicht mehr durchzuführen, wenn z. B. für den zukünftigen Lohn-Klienten bereits eine FIBU existiert.

Hinweis

Die Neuanlage ist nicht erforderlich, wenn eine Datensicherung, beispielsweise vom Steuerberater, zur Verfügung gestellt wird. Die Datensicherung kann im Programmteil Klient / Verwaltung / Hereinspielen hereingespielt werden.

Hinweis

Soll für einen bereits existierenden Lohnverrechnungsklienten ein neues Kalenderjahr eröffnet werden, ist eine Jahresübernahme und keinesfalls eine Neuanlage durchzuführen.

Durch Anwahl des Menüpunkts Klient / Neu anlegen wird folgender Eingabebildschirm aufgerufen:

Wenn Sie die Klientennummer eingeben, wird vom Programm automatisch das Mengengerüst für den betreffenden Klienten vorgeschlagen. Zusätzlich zum Standardvorschlag des Programms wird in Klammern der mögliche Bereich angezeigt. Dieser Standardvorschlag ist je nach gekaufter Version unterschiedlich.

Hinweis

Die Anlage des Mengengerüsts sollte den tatsächlichen Anforderungen des Klienten entsprechen, um nicht unnötig Speicherplatz auf der Festplatte zu reservieren. Entspricht das Mengengerüst, das Sie bei der Neuanlage des Klienten gewählt haben, nicht mehr den Anforderungen, so können Sie das Mengengerüst durch Anwahl des Menüpunkts Klient / Vergrößern/Verkleinern an die neuen Anforderungen anpassen.

Mengengerüst 1

Passwort

Bei der Anlage des Klienten können Sie ein alphanumerisches Passwort mit bis zu 16 Zeichen eintragen. Dieses Passwort wird vom Programm beim Öffnen des Klienten abgefragt.

Jahr

Eintragung des Kalenderjahres, für das die Lohnverrechnung durchgeführt werden soll.

Dienstnehmer

Sie können beispielsweise zwischen der Anlage von 10 und 10.000 Dienstnehmern pro Klienten wählen (abhängig von der Lohnstufe und Programmversion).

DN-Nummern

Hier können Sie festlegen, in welchem Bereich Sie die Dienstnehmernummern anlegen möchten.

Abrechnungen

Zusätzlich zu den monatlichen Abrechnungen stellt jede Aufrollung eine weitere Abrechnung dar.

Unterdienstgeber

Bei der Neuanlage besteht die Auswahlmöglichkeit zwischen 5 und 100 Unterdienstgebern.

Angehörige

Speicherplatz für Angehörige wird benötigt, um Daten bezüglich Unterhalt, Familienbonus, Alleinverdiener, etc. zu hinterlegen.

EFZ-Anträge

Hier können Sie festlegen, wie viele EFZ-Anträge (Vergütungsanträge gemäß § 53b des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes) gestellt werden können.

Lohnarten

Mengengerüst für die freien Lohnarten (zwischen 200 und 1.000).

Mengengerüst 2

Arb.- und Entgeltbestätigungen

Hier können Sie das Mengengerüst für die Arbeits- und Entgeltbestätigungen für Kranken- und Wochengeld festlegen.

Dienstnehmer-Notizen

Für jeden einzelnen Dienstnehmer besteht im Abrechnungsbildschirm Dienstnehmer-Notizen die Möglichkeit, Notizen zu vermerken.

Exekutionssachen

Mengengerüst für die Anlage von Drittschuldnererklärungen.

Exekutionsbeträge

Anzahl der Exekutionsabrechnungen innerhalb der Dienstnehmerabrechnungen.

Kundendaten Electronic Banking

Betrifft das Kundendatenfeld für die Überweisung an die Behörden.

Lohn-Formeln

Innerhalb der Lohnabrechnung können Sie mit selbsterstellten Berechnungen, sogenannten Lohnformeln, arbeiten. Hier ist das gewünschte Mengengerüst einzutragen.

Urlaube / Krankenstände

Hier können Sie das Mengengerüst für die Zeilen der Urlaubs- und Krankenstandsdatei festlegen.

Mengengerüst 3

Arbeitsstätten

Hier müssen Sie die Arbeitsstätten, die ab 2007 am L16 mitgeführt werden, verwalten.

DN-Lohnarten

Hier können Sie die Anzahl der innerhalb der Klienten verwendeten freien Lohnarten eintragen bzw. erhöhen.

DG-Gemeinden

Festlegung der Anzahl der Dienstgeber-Gemeinden.

Krankenstandsbescheinigungen

Mengengerüst für die (importierten) Krankenstandsbescheinigungen.

DN-Historieneinträge

Festlegung der Anzahl der DN-Historieneinträge.

Durch Anwahl der Schaltfläche Anlegen wird der Klient mit den vorgenommenen Einstellungen angelegt. Als nächster Schritt ist der Klient mittels Klient / Öffnen und Eingabe der entsprechenden Klientennummer zu öffnen.

Anschließend sind im Menüpunkt Stamm / Klient die lohnspezifischen Stammdaten des Klienten anzulegen.

Passwort des Klienten

Im Menüpunkt Klient / Optionen / Passwort des Klienten können Sie für die einzelnen Klienten ein maximal 16-stelliges alphanumerisches Passwort vergeben oder ein bestehendes Passwort ändern.

DN-Nummernbereich

Im Menüpunkt Klient / Optionen / DN-Nummernbereich haben Sie die Möglichkeit, den Bereich der DN-Nummern zu verändern. Dieser Vorgang verändert nicht die Anzahl der Dienstnehmer.

Tipp

Die Dienstnehmernummern können im Bereich von 1 bis 999.999 vergeben werden.

Klient per E-Mail anonymisiert versenden

Im Menüpunkt Klient / Optionen / Mit E-Mail anonymisiert versenden können Sie den Klienten per E-Mail versenden. Durch Anwahl dieses Punktes werden die Daten im Hintergrund vor dem Versenden vanonymisiert, d. h. es werden keine echten Namen, Adressen etc. versendet, sondern fiktive Daten eingefügt.