Registerblatt „Workflow“

Im Menü Workflow haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Einstellungen (wie zum Beispiel bestimmte Seitennummerierungen, Wasserzeichen, etc.) als definierten Ablauf – als „Workflow“ – abzuspeichern.

Dies bedeutet, dass bestimmte Aktionen vom RZL PDF-Manager „der Reihe nach“ automatisch an jedem ausgewählten PDF-Dokument durchgeführt werden.

Workflow hinzufügen

Um einen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf Workflow hinzufügen. Das Fenster Workflow öffnet sich.

Name

Hier vergeben Sie einen Namen für den Workflow.

Beschreibung

Beschreiben Sie die Funktion des Workflows.

Kanzleiweiter Workflow

Durch Anhaken bestimmen Sie, ob dieser Workflow kanzleiweit genutzt werden kann. Diese Workflows werden dann bei Kanzleiweite Workflows angezeigt. Somit können Sie und Ihre KollegInnen innerhalb der Kanzlei auf diesen Workflow zugreifen. Bearbeitet und gelöscht werden dürfen diese durch die Benutzergruppen Klientenbearbeiter und KIS-Administrator.

Kopie des Dokuments bearbeiten

Wenn angehakt, werden die ausgewählten Dokumente kopiert. Der Workflow wird an dieser Kopie ausgeführt.

Kopie der Dokumentenliste hinzufügen

Wenn angehakt, wird die Kopie des Dokuments (bei der der Workflow aufgeführt wurde) der Dokumentenliste hinzugefügt.

Neue Aktion

Fügen Sie diesem Workflow bestimmte Aktionen hinzu (siehe unten, Workflow: eine neue Aktion hinzufügen).

Links unter „Aktionen“ sehen Sie bereits hinzugefügte Aktionen

Zuständigkeit

Sie können dem Workflow eine Zuständigkeit zuweisen. Diese Workflows können nur von jenen Mitarbeitern gesehen werden, die diese Zuständigkeit im KIS hinterlegt haben. Weitere Informationen zu den Zuständigkeiten entnehmen Sie bitte dem KIS Handbuch. Durch zuweisen einer Zuständigkeit wird der Workflow ebenfalls in einer eigenen Gruppe im PDF-Manager angezeigt.

Speichern

Speichern Sie den Workflow samt allen Aktionen.

Abbrechen

Verwerfen Sie diesen Workflow.

Workflow

Durch Anklicken der Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit einem neuen Workflow mehrere, bestimmte Aktionen hinzuzufügen.

Diese Aktionen werden vom RZL PDF-Manager „der Reihe nach“ automatisch durchgeführt.

Bei jeder unten beschriebenen Aktion haben Sie zusätzlich die Möglichkeit im Fenster die Option Ausführung der Aktion bestätigen zu markieren.

Wenn Sie „Ausführung der Aktion bestätigen“ ankreuzen verlangt der RZL PDF-Manager jedes Mal, bevor diese Aktion ausgeführt wird, eine Bestätigung der Durchführung mit JA.

Verneinen Sie diese Frage, wird diese spezielle Aktion übersprungen und automatisch mit der nachfolgenden Aktion fortgefahren. Für jede Aktion kann diese Ausführungs-Frage individuell markiert werden.

Bezeichnungsschema anwenden

Wendet das ausgewählte Bezeichnungsschema auf alle Dokumente des Workflows an.

Dokumentenschutz

Diese Aktion bewirkt, dass einem PDF-Dokument automatisch ein Dokumentenschutz (mit den hier festgelegte/angehakten Einstellungen) hinzugefügt wird oder dieser entfernt wird.

Dokumenteninformation ändern

Einem PDF-Dokument werden automatisch bestimmte Informationen hinzugefügt.

Drucken

Ein PDF-Dokument wird automatisch gedruckt. Aus Technischen Gründen können hier keine speziellen Druckereigenschaften – wie Lochen, Heften und weitere – gesetzt werden. Um dieser Einschränkung entgegen zu wirken, können Sie sich mehrere Drucker einrichten, jedem Drucker fixe Druckereigenschaften hinterlegen und den Drucker bei der Workflowaktion Drucken auswählen.

E-Mail senden

Ein PDF-Dokument wird automatisch per E-Mail versendet.

Externes Dokument hinzufügen

Ein externes Dokument anhand eines Pfades hinzufügen. Des Weiteren können Sie die Position bestimmen an der das Dokument eingefügt wird. Passwortgeschützte Dateien werden ebenfalls unterstützt.

Hintergrund ändern

Einem PDF-Dokument wird automatisch ein bestimmter Hintergrund zugeordnet.

Inhaltsverzeichnis

Einem PDF-Dokument wird automatisch ein Inhaltsverzeichnis hinzugefügt.

KIS

Ein bestimmtes PDF-Dokument wird automatisch dem RZL Kanzlei-Informations-System hinzugefügt.

Klientenportal

Ein bestimmtes PDF-Dokument wird automatisch dem RZL Klientenportal hinzugefügt.

Lesezeichennummerierung

Die Lesezeichen eines PDF-Dokuments werden automatisch nummeriert oder eine bestehende Nummerierung wird entfernt.

Seitennummerierung

Einem PDF-Dokument wird automatisch eine Seitennummerierung hinzugefügt.

Speichern

Ein PDF-Dokument wird automatisch gespeichert.

Trennen

Ein PDF-Dokument trennen.

Wasserzeichen

Einem PDF-Dokument wird automatisch ein Wasserzeichen hinzugefügt.

Zusammenführen

In dieser Aktion können Einstellungen zum Zusammenführen von PDF-Dokumenten vorgenommen werden.

Workflow ausführen

Ein fertiger Workflow (Beispiel unten: Name „E-Mail Versand“. Beinhaltet die Aktionen „Zusammenführen“, „Wasserzeichen“ und „E-Mail senden“) könnte beispielweise so aussehen.

Zum Ausführen markieren Sie das/die PDF-Dokument(e). Klicken im Registerblatt Workflow auf dem jeweiligen Workflow und wählen Workflow ausführen.

Dadurch werden die definierten Aktionen für alle markierten Dokumente automatisch der Reihe nach ausgeführt.

Workflow bearbeiten/duplizieren/löschen/exportieren

Sie haben neben der Ausführung auch die Möglichkeit einen bestehenden Workflow zu bearbeiten, zu duplizieren (= kopieren), als XML zu exportieren (Sicherung) oder wieder zu löschen.

Workflow als Favorit abspeichern

Wenn Sie die Option Zu Favoriten hinzufügen wählen, wird dieser Workflow auf der Startleiste des RZL PDF-Managers (Registerblatt Dokument) angezeigt und kann auch gleich von dort gestartet werden.

Sie können einen als Favorit gespeicherten Workflow jederzeit wieder entfernen, indem Sie im Bereich Workflow bearbeiten mit der rechten Maustaste dann auf Von Favoriten entfernen klicken.

Individuelle Ausführung eines Workflows

Neu im RZL PDF-Manager ist auch, dass Sie einen ausgewählten Workflow einmalig auch individuell (mit Ihren eigenen Änderungen) ausführen können, ohne dabei den bestehenden Workflow neu abspeichern oder bearbeiten zu müssen.

Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie die Aktion nur einmalig bzw. sehr selten mit bestimmten Einstellungen ausführen müssen.

Klicken Sie dazu im Bereich Workflow bearbeiten mit der rechten Maustaste auf Individuelle Ausführung.

Wenn Sie im Workflow eine bestimmte Aktion nicht ausführen möchten, entfernen Sie das Häkchen bei der jeweiligen Aktion. Klicken Sie anschließend auf Ausführen um die Aktion(en) durchzuführen.

Workflows importieren

Der Menüpunkt Workflows importieren erlaubt Ihnen Profile aus dem alten RZL PDF-Drucker als Workflow zu importieren. Hierbei werden die existierenden Profile aufgelistet und Sie können jene auswählen, die umgewandelt werden sollen. Des Weiteren können Sie auch zuvor exportiere Workflows wieder importieren. Geben dazu den Pfad zur XML-Datei an.

Die Bereiche-Checkboxen sind erweiterte Einstellungen, um spezielle Bereiche aus dem PDF-Profil zu importieren oder zu ignorieren.

Workflow-Übersicht

In dieser Ansicht sind alle persönlichen und Kanzleiweiten Workflows unabhängig der Zuständigkeit aufgelistet und dient der Übersicht. Im Menü des PDF-Managers werden nur folgende Workflows angezeigt: Persönliche, Kanzleiweite und Workflows für die Sie „zuständig“ sind. Falls Ihnen ein Workflow nicht angezeigt wird können Sie ihn in der Übersicht finden (dann fehlt Ihnen die Zuständigkeit).

Sie haben drei Funktionen zu Auswahl. Bearbeiten (1), Ausführen (2) und Löschen (3).

Des Weiteren können Sie im unteren Bereich gelöschte Workflows wiederherstellen (4) oder diese endgültig zu löschen (5). Danach ist keine Wiederherstellung möglich. Kanzleiweite Workflows werden nur der Benutzergruppe KIS-Administrator dargestellt und können somit nur von dieser wiederhergestellt werden.