Registerblatt „Dokument“¶
Im folgenden Abschnitt werden die Symbole und Einstellungen in der Registerblatt Dokument erläutert.
Dokument hinzufügen¶
Mit der Schaltfläche Dokument hinzufügen (STRG + H) können Sie externe Dateien (Dokumente und Bilder) zum RZL PDF-Manager hinzufügen.
Verzeichnis hinzufügen¶
Mit der Schaltfläche Verzeichnis hinzufügen können Sie „alle“ PDF-Dokumente und Bilder eines bestimmten Ordners dem RZL PDF-Manager hinzufügen.
Dokument entfernen¶
Mit der Schaltfläche Dokument entfernen (Entf) können Sie die ausgewählten Dokumente aus dem RZL PDF-Manager löschen.
Hinweis
Diese Schaltfläche können Sie erst anklicken, wenn Sie mindestens ein Dokument markiert haben.
Dokumente zusammenführen¶
Sie haben die Möglichkeit, bestehende Dokumente im RZL PDF-Manager zu einem Gesamtdokument zusammenzuführen. Markieren Sie dazu die gewünschten Dokumente und klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenführen (STRG + Z).
Hinweis
Diese Schaltfläche können Sie erst anklicken, wenn Sie mehrere Dokumente zum Zusammenführen markiert haben.
Anschließend wird Ihnen ein neues zusammengefügtes Dokument erstellt, welches Sie weiterbearbeiten (Wasserzeichen, Hintergrund, Dokumentenschutz, …) können.
Zusammengeführte Dokumente wieder trennen¶
Um ein zusammengeführtes Dokument wieder zu trennen, markieren Sie das betreffende Dokument und klicken auf die Schaltfläche Trennen (STRG + T). Sie können die einzelnen Dokumente nun wieder getrennt voneinander weiterbearbeiten und natürlich auch wieder zusammenführen.
Hinweis
Diese Schaltfläche können Sie erst anklicken, wenn Sie ein (zuvor zusammengeführtes) Dokument zum Trennen markiert haben.
Reaktivieren¶
Die Funktion „Reaktivieren“ (STRG + R) erlaubt Ihnen, über den RZL PDF-Manager erstellte Dokumente erneut zu verändern. Hierbei werden die zuvor getätigten Veränderungen rückgängig gemacht und Sie können diese mit anderen Einstellungen vornehmen. (Bsp.: Wasserzeichen/Inhaltsverzeichnis verändern)
Dateigröße aktualisieren¶
Beim Zusammenführen von Dokumenten vergrößert sich die Dateigröße. Mit Dateigröße aktualisieren wird das Dokument geprüft und dadurch verkleinert sich die Dateigröße.
PDF Anmerkungen anzeigen¶
Bestehende Kommentare können mit der Funktion PDF Anmerkungen anzeigen in der Vorschau eingeblendet werden.
Dokumente im KIS speichern¶
Hier können Sie markierte Dokumente mit der Schaltfläche KIS (STRG + I) in das KIS hinzufügen. Im Fenster Export in das KIS vergeben Sie den Dateinamen für das Dokument. Der Dateiname kann aus den bestehenden Kategorien zusammengestellt werden oder kann auch manuell überschrieben bzw. vergeben werden. Sie können auch einen Postausgang erstellen lassen. Die Schaltfläche Klienten Passwort verwenden erlaubt Ihnen das Klienten Passwort zu setzen. Klicken Sie abschließend auf Export.
Dokumente in das Klientenportal hochladen¶
Mit der Schaltfläche Klientenportal (STRG + K) können Sie markierte Dokumente in das Klientenportal hochladen. Im Fenster In das Klientenportal hochladen vergeben Sie einen Dateinamen und den Bereich, in den das Dokument hochgeladen werden soll.
Hinweis
Sie müssen im KIS – im Plug-in Manager – zuerst Ihre Klientenportal-Einstellungen bzw. Ihre Zugangsdaten eingeben. Die Vorgehensweise finden Sie im KIS-Handbuch.
Der Dateiname kann aus den bestehenden Kategorien zusammengestellt werden oder kann auch manuell überschrieben bzw. vergeben werden. Als Bereich können Sie folgende Einträge auswählen: Klient, Dienstnehmer, Keine Zuordnung (global für alle Klienten verfügbar).
Wenn Sie Klienten Passwort verwenden markieren, legen Sie fest, dass das Dokument mit dem in der Stammdatenverwaltung hinterlegtem PDF-Passwort des zugewiesenen Klienten verschlüsselt wird. Dies funktioniert jedoch nur dann, wenn Sie bei dem Dokumentenschutz noch kein Passwort zum Öffnen hinterlegt haben. Somit wird ein individuell eingegebenes Passwort immer vorrangig behandelt. Beim Bereich Dienstnehmer kann das Dienstnehmer Passwort verwendet werden.
Wenn Sie Klienten/Dienstnehmer Passwort verwenden nicht ankreuzen, werden die im Dokumentenschutz eingegebenen Passwörter genutzt.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Klienten eine Nachricht zu übermitteln. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei Nachricht übermitteln und befüllen Sie die entsprechenden Felder (Betreff, Text, Gültig bis...).
Klicken Sie abschließend auf Hochladen.
Dokumente im Dateisystem abspeichern¶
Mit der Schaltfläche Dateisystem (STRG + S) können Sie markierte Dokumente auf Ihren Rechner bzw. Netzwerk speichern.
Dokumente drucken¶
Mit der Schaltfläche Drucken (STRG + P) können Sie ausgewählte Dokumente ausdrucken.
Sie haben dazu die Möglichkeit die Dokumente als Ganzes, nur sichtbare Seiten, markierte Lesezeichen oder durch eine Individualeingabe zu drucken. Für die Option markierte Lesezeichen stellen Sie bitte sicher, dass Sie zuvor in der Dokumentenliste die richtigen Lesezeichen ausgewählt haben.
Des Weiteren können Sie auch die Ausrichtung, die Größe des Dokuments und andere Seiteneinstellungen ändern.
Die Option „Schrift speziell übermitteln“ gibt Ihnen die Möglichkeit, die Schriftart besonders an den Drucker zu übermitteln, um etwaige Druckprobleme vorzubeugen.
Dokumente per E-Mail versenden¶
Mit der Schaltfläche Versenden (STRG + M) können Sie ausgewählte Dokumente per E-Mail an Klienten, Dienstnehmer oder Kunden senden.
Als Empfänger können Sie einstellen, ob das E-Mail an einen (im System bereits hinterlegten) Klienten, Dienstnehmer, Kunden oder an eine benutzerdefinierte Adresse gesendet werden soll.
Die Schaltfläche Klienten Passwort verwenden (1) erlaubt Ihnen das Dokument mit dem Passwort des Klienten zu verschlüsseln. Dies funktioniert jedoch nur dann, wenn Sie bei dem Dokumentenschutz noch kein Passwort zum Öffnen hinterlegt haben. Somit wird ein beim Dokumentschutz individuell eingegebenes Passwort immer vorrangig behandelt.
Mit der Box Vorlage können Sie eine Outlook Vorlage auswählen. Um den Text der E-Mail Nachricht an eine spezielle Position in der Vorlage einfügen zu können, erstellen Sie eine neue E-Mail Vorlage und fügen Sie den Platzhalter [[Nachricht]] an die gewünschte Position ein. Dieser Platzhalter kann formatiert werden, d.h. Schriftart, Schriftfarbe, Schriftgröße, etc. werden beibehalten. Speichern Sie die Vorlage mit Hilfe der „Speichern unter“ Funktion des Microsoft Outlooks in das Dateisystem. Wichtig dabei ist der Dateityp „Outlook-Vorlage (*.oft)“.
Durch Anhaken der Schaltfläche Alle E-Mail Fenster gleichzeitig öffnen können Sie steuern, ob Sie alle E-Mail Fenster nacheinander oder gleichzeitig bearbeiten wollen.
Durch Anhaken von Keine Einzelbestätigung wird die E-Mail Nachrichten direkt gesendet, ohne vorher eine Vorschau anzuzeigen.
Die Option KIS Postausgang erlaubt es Ihnen ein Postausgang-Ereignis im KIS zu hinterlegen. Sie haben die Möglichkeiten Nicht hinzufügen, Manuell über Dialog hinzufügen oder Automatisch hinzufügen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn das RZL Outlook Plugin installiert ist. Falls es nicht installiert ist, wird ein rotes Symbol angezeigt (2). Näheres zu den RZL Plugins finden Sie im KIS-Handbuch.
Wenn Sie bei Dateiname oder Betreff oder Text auf der rechten Seite auf das Pfeil-Symbol klicken, haben Sie die Möglichkeit Platzhalter auszuwählen. Der ausgewählte Platzhalter (zum Beispiel Kunde oder Titel) wird Ihnen anschließend als Text in der E-Mail automatisch angezeigt.
Durch Anklicken der Schaltflächen An, CC oder Bcc gelangen Sie zur Auswahl der Kontaktpersonen des zugewiesenen Klienten.
Falls Sie verschiedene Dokumente mit verschiedenen Klienten versenden wollen, ist eine Auswahl der Kontaktperson leider nicht möglich. Zudem werden in diesem Dialog nur jene Kontaktpersonen angezeigt, bei welchen auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Wählen Sie in diesem Fenster die gewünschten Kontakte in der Liste aus und fügen Sie diese durch einen Doppelklick oder einen Klick auf die jeweilige Schaltfläche (An ->, Cc -> oder Bcc -> (1)) in das entsprechende Textfeld ein.
Die Schaltfläche (2) öffnet das MS Outlook Adressbuch. Falls auf Ihrem Rechner kein Microsoft Outlook installiert ist, ist diese Schaltfläche nicht verfügbar.