Arbeitszeitkalender

Allgemeines

Es werden alle Tage vom Eintrittsdatum bis heute plus 1 Jahr in die Zukunft im Arbeitszeitkalender angezeigt.

Der Arbeitszeitkalender kann über den Button Kalender geöffnet werden.

Sie gelangen automatisch in die Tagesansicht des Arbeitszeitkalenders.

Tipp

Der Arbeitszeitkalender kann aus der Tageserfassung mit der Tastenkombination Strg + K geöffnet werden.

Es können unterschiedliche Ansichten (1) des Arbeitszeitkalenders geöffnet werden und zwar:

Tagesansicht: Wird beim Öffnen des Arbeitszeitkalenders automatisch geöffnet.

Wochenansicht: Ansicht auf Wochenebene nach Kalenderwochen.

Monatsansicht: Die Leistungen werden auf Monatsebene in Summe pro Monat dargestellt.

Jahresansicht: Übersicht der Leistungen pro Jahr.

Bei den Zeitraumansichten werden Spalten wie Leistungszeit, Normalarbeitszeit und Mehrarbeit summiert. Bei Saldospalten wird immer der letzte Eintrag des Zeitraumes angezeigt.

Der Arbeitszeitkalender ist in folgende Spalten unterteilt:

Datum/Zeitraum

Tagesdatum bzw. Zeitraum des jeweiligen Tages/Zeitraums.

Wochentag

Ist nur in der Tagesansicht vorhanden. Der jeweilige Wochentag im Kalender.

AZG

Warnhinweis – Arbeitszeitgesetz wurde möglicherweise nicht eingehalten.

Überschreitung der maximalen Tagesarbeitszeit:

Die tägliche Arbeitszeit darf zwölf Stunden nicht überschreiten. (vgl. §9 Abs. 1 AZG).

Nicht Einhaltung der Ruhezeiten:

Nach sechs Stunden muss in Summe mindestens eine Pause von 30 Minuten eingehalten werden, wobei Pausen unter zehn Minuten ignoriert werden
(vgl. §11 Abs. 1 AZG).

Darüberhinausgehende Regelungen wie die Behandlung von Reisezeiten usw. werden derzeit nicht berücksichtigt.

Wird auf das Symbol mit der Maus gefahren, erhalten Sie einen Tooltip um welche Verletzung des AZG es sich handelt.

Beginn

Anzeige von Beginn der Tagesarbeitszeit.

Ende

Anzeige von Ende der Tagesarbeitszeit.

Pausen und Unterbrechungen

Anzeige der gehaltenen Pausen. Wird das (Pfeil) Symbol angezeigt, so wurden mehrere Pausen und Unterberechnungen eingetragen. Sie können die weiteren Pausen über dieses Symbol einblenden lassen.

AZ

Errechnete Arbeitszeit.

LE

Errechnete Leistungszeit aufgrund der für diesen Tag durchgeführten Leistungserfassung.

LE (außerhalb)

Anzeige von Leistungszeit außerhalb der Arbeitszeit (z.B. Krankheit, Urlaub). Die Kennzeichnung erfolgt in den Stammdaten der Tätigkeiten.

Normalarbeitszeit

Anzeige des in den Stammdaten der Honorarverrechnung definierten Arbeitszeitmodelles.

Mehrarbeit

Anzeige der Differenz zwischen Normalarbeitszeit und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit.

Lohnverrechnung

Anzahl der ausbezahlten Überstunden die in der Honorarverrechnung bei den Überstundenauszahlungen erfasst wurden.

ZA Saldo

Anzeige des laufenden Arbeitszeitsaldos. Mittels Tooltip wird Ihnen die Veränderung des ZA-Saldos erläutert. Der Tooltip wird nur bei einer Veränderung des ZA-Saldos angezeigt. Bleibt der ZA-Saldo gleich wird kein Tooltip angezeigt.

Urlaubs Saldo

Anzeige des Urlaubssaldos. Analog zum ZA-Saldo wird auch die Veränderung des Urlaubs-Saldos mittels Tooltip eingeblendet und zwar nur, wenn eine Veränderung eintrat.

Bearbeitungssperre

Dieses Symbol bedeutet, dass in der Honorarverrechnung eine Sperre gesetzt wurde. Die Leistungen für den gesperrten Zeitraum können nicht mehr bearbeitet werden. Es können auch keine neuen Leistungen mehr erfasst werden. Die Arbeitszeit kann jedoch bearbeitet werden.

Status

Die Spalte Status zeigt an, ob die Eingaben der Leistungszeile fehlerhaft, unvollständig oder richtig sind. Um den Hinweis zum Status lesen zu können, müssen Sie mit der Maus auf das Rufzeichensymbol fahren. Beispiele zu möglichen Fehlern finden Sie im Kapitel 2.3 beschrieben.

Freigabe

Wenn Sie sich zusätzlich die Spalte Freigabe einblenden, sehen Sie welche Tage bereits Freigegeben, teilweise Freigegeben oder noch nicht Freigegeben wurden.

Tipp

Mit Rechtsklick in die Überschriftenspalte können Sie sich unter anderem noch zusätzlich die Spalten Urlaub, Krankenstand und Feiertag einblenden. In der Wochen-, Monats- und Jahresansicht werden die in Summe erfassten Stunden dargestellt.

Tipp

Mit Rechtsklick in die Überschriftenspalte können Sie sich noch zusätzlich die Spalten Änderungszeitpunkt AZ, Letzter Bearbeiter AZ sowie Änderungszeitpunkt LE, Letzter Bearbeiter LE zur Verfügung einblenden. Hier ist ersichtlich wer zuletzt diesen Tag bearbeitet hat.

Der Button Tag(e) bearbeiten (2) bewirkt, dass der im Kalender markierte Tag bearbeitet werden kann. Damit wird automatisch ein neuer Tab mit der Tageserfassung des ausgewählten Tages geöffnet. Es wird jeder Tag in einem eigenen Tab geöffnet. D.h. es können mehrere Tage gleichzeitig geöffnet sein. Es können u. a. Leistungen erfasst, geändert, freigegeben werden. Mittels Doppelklick auf den jeweiligen Tag kann ebenso der Tag bearbeitet werden. Die Funktion Tag bearbeiten ist nur in der Tagesansicht möglich.

Der jeweils markierte Tag im Arbeitszeitkalender kann ebenso über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste bearbeitet werden. Der Punkt Eintrag kopieren im Kontextmenü bewirkt, dass der markierte Eintrag in die Zwischenablage kopiert wird und beispielsweise im Excel eingefügt werden kann.

Mittels des Icon’s Heute (3) wird der heutige Tag im Kalender markiert. Dieses Icon ist nur in der Tagesansicht vorhanden. Wechseln Sie auf die Wochenansicht können Sie auf Aktuelle Woche klicken, in der Monatsansicht auf Aktueller Monat und in der Jahresansicht auf Aktuelles Jahr. Dabei wird jeweils immer der aktuelle Zeitraum markiert.

Mit dem Button Leistungen anzeigen (4) gelangen Sie in die Leistungsübersicht. Je nach dem welcher/e Tag/e farblich markiert wurde/n, öffnet sich die Leistungsübersicht für diesen Zeitraum. In der Leistungsübersicht werden die erfassten Leistungen für den Zeitraum in einem eigenen Tab angezeigt. Die Leistungen in dieser Übersicht können nicht bearbeitet werden.

Über das Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste) können die Leistungen für den jeweiligen Zeitraum ebenfalls angezeigt werden

Die Schaltfläche Urlaub eintragen (5) bewirkt, dass die markierten Tage als Urlaubstage automatisch erfasst werden. Mit der STRG-Taste können mehrere Tage markiert werden. Diese Funktion ist nur möglich, wenn noch keine andere Leistung für diesen Tag eingetragen wurde. Ebenso darf kein ganztägiger Zeitausgleich angehakt sein, oder eine Arbeitszeit eingetragen worden sein. Gleiches gilt für die Schaltfläche Krankenstand eintragen (6). Auch über das Kontextmenü mittels rechter Maustaste kann ein Urlaubstag/Krankenstand eingetragen werden

Mittels der Schaltfläche Homeoffice eintragen (7) können Sie einen/mehrere Tage als Homeoffice Tage markieren. In der Wochen-/Monats- und Jahresansicht sehen Sie in der Spalte Homeoffice die in Summe erfassten Homeoffice Tage.

Tipp

Der Arbeitszeitkalender kann auch direkt in der Leistungserfassung beim erfassten Tag über den Button Kalender geöffnet werden.

In der Wochenansicht besteht ebenso die Möglichkeit, sich den Urlaub/Krankenstand/Homeoffice für eine oder mehrere Wochen eintragen zu lassen.

Hinweis

Beim Öffnen des Kalenders ist dieser standardmäßig auf den 1. Jänner des Vorjahres bis ein Jahr in die Zukunft begrenzt. Sie können den Zeitraum jedoch jederzeit übersteuern.

Mit der Schaltfläche Layout Speichern (8) können Sie sich den Arbeitszeitkalender bzgl. der Spalten so gestalten wie Sie möchte und dieses gestaltete Layout immer wieder aufrufen.

Arbeitszeitkalender exportieren

Über die Schaltfläche Liste exportieren im Ribbon haben Sie die Möglichkeit sich den Arbeitszeitkalender als PDF oder Excel auszugeben

Bei der Ausgabe in ein Excel Dokument können Sie innerhalb des Excel mit den Stunden arbeiten und beispielsweise Summen bilden.

Urlaubssaldo

Verändert sich der Urlaubssaldo wird diese Veränderung farblich (gelb) im Arbeitszeitkalender dargestellt.

Ist nur eine Zelle farblich hinterlegt, bedeutet dies, dass sich der Urlaubssaldo im Gegensatz zum Vortag verändert hat und nicht der ganze Tag als Urlaub hinterlegt ist.

Beispiel:

Am 26.11. wurden 5 Stunden Urlaub konsumiert. An diesem Tag wurden noch zusätzlich 3,5 h gearbeitet. Die Zelle Urlaubssaldo ist an diesem Tag gelb markiert, weil sich der Urlaubssaldo von 70 Stunden auf 65 Stunden reduziert hat und nicht der ganze Tag ein Urlaubstag war.

Entsteht ein neuer Urlaubsanspruch, so ist die Zeile des Anspruches ebenso farblich hinterlegt.

Beispiel:

Am 7.01. entsteht ein neuer Urlaubsanspruch. Farblich hinterlegt wurde die Veränderung des Urlaubssaldos.

Tipp

Mittels Tooltip ist ebenso die Veränderung des Urlaubssaldos rechnerisch dargestellt. Dazu müssen Sie mit dem Mauscursor die farblich hinterlegte Zelle auswählen.

Ist eine ganze Zeile gelb markiert, so handelt es sich um einen ganztätigen Urlaub.

Beispiel:

Am 12.02. und am 14.02. wurde den ganzen Tag Urlaub konsumiert.

Beide Zeilen werden gelb markiert dargestellt, weil an beiden Tagen ganztägig Urlaub konsumiert wurde.