Geldwäsche Bedienung im RZL Board

Im Zuge der Umsetzung der 4. Geldwäsche-Richtlinie in Österreich wurde unter anderem ein Augenmerk auf das Prinzip „Know your customer“ gelegt. Dies hat zur Folge, dass Sie bei Ihren neuen Klienten eine Identifizierung bereits vor Abschluss der Geschäftsbeziehung durchführen müssen. Von der KSW wurde hierfür eine Muster-Checkliste zur Identifizierung eines Auftraggebers zur Verfügung gestellt.

Identifizierung Auftraggeber im RZL Board

Im RZL Board unter dem Punkt Geldwäscheprävention / Identifizierung Auftraggeber haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche Neue Identifizierung (1) im Header bzw. über die Schaltfläche eine Identifizierung des Auftraggebers zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchzuführen.

Weiters stehen Ihnen noch die Register Gesellschaft oder Stiftung sowie Wirtschaftlicher Eigentümer des Auftraggebers, welche an die Checkliste zur Identifizierung des Auftraggebers der KSW angelehnt sind, zur Verfügung. Je nach Rechtsform stehen andere Registerblätter zur Verfügung: Einzelunternehmer haben „Natürliche Person“, juristische Personen die oben genannten.

Haben Sie alle notwendigen Punkte der Checkliste ausgefüllt kann Mithilfe der Schaltfläche Identifizierung abschließen die Identifizierung als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Nach Abschluss der Identifizierung erhalten Sie die Checkliste im PDF-Format. Diese wird automatisch im KIS bei dem jeweiligen Klienten abgespeichert und kann von dort aus genauso wie aus dem Board jederzeit aufgerufen werden.

Im Kanzleiinformationssystem unter Verwaltung / Zuweisungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Geldwäsche-Zuweisungen im Header können Sie die Kategorie und das Thema festlegen mit dem die Dokumente im Zusammenhang mit der Geldwäscheprävention automatisiert abgelegt werden sollen.

Risikobeurteilung im RZL Board

Im RZL Board in den Klientenstammdaten unter dem Punkt Geldwäscheprävention / Risikobeurteilung haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche Neue Risikobeurteilung (1) im Header bzw. rechts unten eine neue Risikobeurteilung zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchzuführen.

Hier stehen Ihnen noch die zusätzlichen Register, welche an die Checkliste zur Risikobeurteilung der KSW angelehnt sind, zur Verfügung. Im Register Risikogesamteinschätzung können Sie definieren, ob insgesamt ein geringes, normales bzw. hohes Risiko besteht und ob von Ihnen eine Verdachtsmeldung abgegeben wurde. Ebenso können hier Anmerkungen hinzugefügt werden.

Haben Sie alle notwendigen Punkte der Checkliste ausgefüllt, kann Mithilfe der Schaltfläche Risikobeurteilung abschließen die Beurteilung als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Nach Abschluss der Risikobeurteilung erhalten Sie die Checkliste im PDF-Format. Diese wird automatisch im KIS bei dem jeweiligen Klienten abgespeichert und kann von dort aus genauso wie aus dem Board jederzeit aufgerufen werden.

Im Kanzleiinformationssystem unter Verwaltung / Zuweisungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Geldwäsche-Zuweisungen im Header können Sie eine Aufgabenvorlage für eine durchzuführende Risikobeurteilung hinterlegen. Diese erinnert Sie daran, erneut die Risikobeurteilung durchzuführen, indem – je nach Risikoeinstufung – jährlich oder alle 2 bzw. 3 Jahre eine Aufgabe erstellt wird.

Hinweis

Wurde bei Risikobeurteilungen bevor Sie das WiEReG/Geldwäsche Modul erworben haben, keine Risikogesamteinschätzung eingetragen, wird keine Aufgabe automatisch erstellt. Tragen Sie hier die Risikogesamteinschätzung nach bzw. erstellen Sie eine erneute Risikobeurteilung nach Erwerb des WiEReG/Geldwäsche Moduls.

Hinweis

Haben Sie vor den Neuerungen zur Geldwäscheprävention bereits Risikobeurteilungen angelegt, wird auf Basis der hinterlegten Aufgabenvorlage trotzdem eine Aufgabe erstellt, sofern drei Jahre seit der letzten Beurteilung noch nicht verstrichen sind. Das könnte bedeuten, dass in der Anfangsphase manche Aufgaben doppelt vorhanden sind: Automatisch erzeugte Aufgaben sowie jene, die bereits zuvor manuell erstellt wurden.

Verwaltung der Dokumente im Zusammenhang mit der Geldwäscheprävention

Dokumente, die im Rahmen der Identifizierung Auftraggeber bzw. der Risikobeurteilung automatisch erzeugt werden, werden im Kanzleiinformationssystem mit der unter den Geldwäsche-Zuweisungen hinterlegten Kategorie und dem hinterlegten Thema abgelegt. Dabei werden die Dokumente ebenso automatisch dem Dokumentbereich Geldwäscheprävention zugeordnet.

Die Dokumente, die den Dokumentbereich Geldwäscheprävention betreffen, können Sie ebenso im RZL Board in den Klientenstammdaten im Register Geldwäscheprävention über die Schaltfläche Dokumente im Header aufrufen.

Klientenlisten Geldwäscheprävention/Risikobeurteilung

Aktivieren Sie in den Mitarbeiterstammdaten im Board im Register Mitarbeiterdaten die Option Geldwäscheprävention, erteilen Sie die Berechtigung, für diesen Mitarbeiter die Klientenliste für die Kanzleirisikobeurteilung sowie die Klientenliste für die Identifizierung Auftraggeber einzusehen.

Wählen Sie in den Board Stammdaten den Pfeil bei der Schaltfläche Klienten an können Sie auswählen welche der Geldwäsche-Listen angezeigt werden soll. Diese Listen sind nur für Mitarbeiter sichtbar, welche die Berechtigung für Geldwäscheprävention in den Mitarbeiterstammdaten im RZL Board (Siehe Oben) erhalten haben.

In der Klientenliste Geldwäsche Identifizierung Auftraggeber erhalten Sie detaillierte Informationen darüber, welcher Mitarbeiter wann für welchen Klienten eine Identifizierung durchgeführt hat. Weiters enthält die Liste Informationen darüber in welchem Status sich die Identifizierung befindet, ob eine Identifizierung erforderlich war oder nicht, ob eine WiEReG-Abfrage durchgeführt wurde, usw.

In der Klientenliste Geldwäsche Risikobeurteilung erhalten Sie detaillierte Informationen darüber, welcher Mitarbeiter wann für welchen Klienten die Beurteilung durchgeführt hat. Weiters enthält die Liste Informationen darüber, in welchem Status sich die Risikobeurteilung befindet, welche Risikogesamteinschätzung vergeben wurde, usw.