Sonstige Stammdaten
Die Anlage der sonstigen Stammdaten findet im RZL Kanzlei-Informations-System im Bereich der Verwaltung statt.
Die folgenden Arbeitsschritte sind für alle Punkte der Verwaltung gleich und werden nur einmal im nachfolgenden Kapitel beschrieben.
Anlage/Bearbeitung sonstiger Stammdaten
Die sonstigen Stammdaten werden bearbeitet bzw. neu angelegt, wenn Sie in der Navigation auf den Bereich Verwaltung klicken und anschließend auf den gewünschten Eintrag.
Die Anlage bzw. Bearbeitung sonstiger Stammdaten wird hier anhand der Aktivitäten für Klientenspiegel beschrieben.
Anlage von sonstigen Stammdaten
Für die Anlage klicken Sie auf den Eintrag Neue Aktivität und tragen im Feld Bezeichnung eine neue Aktivität ein.
Bearbeiten/Löschen der sonstigen Stammdaten
Einträge, die bereits gespeichert sind, können Sie löschen, in dem Sie die Zeile markieren und anschließend die rechte Maustaste anwählen. Mit Hilfe des Kontextmenüs kann der Eintrag gelöscht werden. Wenn Sie die ENTF-Taste auf der Tastatur anwählen, wird der Eintrag ebenfalls gelöscht.
Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Einträgen im Bereich der sonstigen Stammdaten sehr oft nicht mehr möglich ist, wenn im Rest das Kanzlei-Informations-System bereits Zuordnungen gemacht worden sind.
Ablageort
Der Ablageort ist ein Eintrag, der bei den Ereignissen angewählt werden kann. Der Ablageort kann keinesfalls die Dokumentenverwaltung ersetzen, sondern ergänzt in bestimmten Fällen die Information beim jeweiligen Ereignis. Mit dem Ablageort kann bei dem elektronisch abgelegten Dokument vermerkt werden, wo dieses physisch abgelegt wurde.
Aktivität
Der Begriff Aktivität bezieht sich auf die konkreten detaillierten Arbeiten der Kanzlei für Ihre Klienten. Die Eintragungen sind ein möglicher Filter innerhalb Ihrer Klientenliste und sind notwendig für die Darstellung im Klientenspiegel.
Damit die Aktivität im Klientenspiegel aufscheint, ist es notwendig entweder das Feld im monatlichen Klientenspiegel anzeigen oder im jährlichen Klientenspiegel anzeigen zu aktivieren.
Die Zuordnung zu den einzelnen Klienten erfolgt entweder innerhalb der Klientenstammdaten im Bereich Zuordnungen oder durch Anwahl der rechten Maustaste und Auswahl des Eintrags Klientenzuordnung.
Zunächst wählen Sie oben links den Zyklus der Aktivität aus (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich). Anschließend werden die Klienten durch ein Hakerl ins Kästchen gekennzeichnet und durch Anwahl der Schaltfläche Übernehmen zugeordnet.
Aufgabenvorlagen
Die Anlage von Aufgabevorlagen erfolgt abweichend zu den anderen Stammdaten. Klicken Sie hier um zum entsprechenden Kapitel zu gelangen.
Auswahlkriterium
Die Auswahlkriterien dienen der Organisation der Klienten. Bestimmte Eigenschaften oder Vorgänge betreffen nur eine ausgewählte Gruppe von Klienten, nur Klienten mit einem bestimmten Merkmal (zB. Branchenmerkmale).
Dokumentbereich
Mit der Version 2.21.4 werden die Dokumentbereiche (Kategorien) aus dem Klientenportal in das RZL Kanzleiinformationssystem übernommen. Die RZL Standard Dokumentbereiche können nicht gelöscht werden, jedoch kann hier die Bezeichnung angepasst werden.
Der Dokumentbereich dient am Klientenportal zur eindeutigen Zuordnung und Kategorisierung von Dokumenten welche vom Klienten für Sie zur Verfügung gestellt werden.
Im KIS können neben den von uns vorgegebenen Standard Dokumentbereichen noch zusätzliche Dokumentbereiche mit einem Klick auf den Button Neuer Dokumentbereich angelegt werden. Zusätzlich angelegte Dokumentbereiche können nur dann mit einem Klick auf den Button Dokumentbereich löschen wieder entfernt werden, wenn keine Zuordnung zu einem Dokument oder einer Klientenportal-Nachricht im KIS vorgenommen wurde.
Wollen Sie einen Dokumentbereich entfernen, wo bereits eine Zuordnung zu einem Dokument oder einer Klientenportal-Nachricht vorgenommen wurde können Sie mithilfe des Buttons Dokumentbereich übertragen alle bisherigen Zuordnungen auf einen anderen Dokumentbereich übertragen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit den Dokumentbereich ohne Zuordnungen zu löschen.
Mit einem Klick auf den Button Zum Klientenportal hochladen wird der im KIS angelegte Dokumentbereich mit dem Klientenportal synchronisiert und dort für die Zuordnung von übermittelten Dokumenten verfügbar.
Filter
In der Verwaltung können fixe Filter angelegt werden. Je nach Filterart (Dokumentenfilter, Databoxfilter, Aufgabenfilter, …) können diese Filter in den jeweiligen Listen aufgerufen werden.
Zusätzlich können diese fixen Filter durch Anwahl des Symbols vor der Bezeichnung und Ziehen mit der Maus in die Navigation übernommen werden.
Nach Anwahl der rechten Maustaste können Filter für alle Mitarbeiter (kanzleiweit) gesetzt werden. Filter die kanzleiweit gesetzt wurden, können nur Mitarbeitern mit der Funktion Filter/Kanzleiweite Filter entfernt werden. Wenn ein Benutzer ohne Rechte betreffend Filter einen fixen Filter in seine KIS-Navigation zieht, kann er diesen durch Anwahl der rechten Maustaste auch wieder entfernen.
Die Möglichkeit Filter in der Verwaltung, im Navigator und in den Listen anzulegen, verändern, etc. hängt von den Berechtigungen des jeweiligen Mitarbeiters ab.
Pflichtfelder
Der Bereich Pflichtfelder bietet Ihnen die Möglichkeit die Felder Kategorie, Thema, Zeitraum,... als Pflichtfeld zu definieren.
Die orange Hinweismeldung bei der Auswahl von Kategorie und Thema für das Modul Aufgaben zeigt an, bei welchen Aufgabenvorlagen die Felder nicht befüllt sind. Wird das Pflichtfeld in der Aufgabenvorlage befüllt, wird dies nicht nur für die künftigen Aufgaben übernommen, sondern auch für alle bereits im KIS befindlichen Aufgaben. Ohne Eintrag im Pflichtfeld können Aufgaben(-vorlagen) nicht angelegt werden.
Dasselbe gilt auch bei der Auswahl von Kategorie, Thema und Dokumentbereich für das Modul Dokumente. Hier werden die fehlenden Eingaben bei den Zuweisungen (z.B. USP, FinanzOnline Datenübermittlungen Zuweisungen, …) geprüft. Das Befüllen des Pflichtfeldes wird ebenso für alle bereits im KIS befindlichen Dokumente – die zur entsprechenden Zuweisung gehören - übernommen. Ein Hinzufügen von Dokumenten ohne die Pflichtfelder zu befüllen ist nicht möglich.
Sollen Dokumente über den RZL PDF-Manager in das RZL Kanzlei-Informations-System hinzugefügt werden, greift die im KIS hinterlegte Einstellung für die Pflichtfelder nicht. Das Dokument kann ohne Pflichtfeld übernommen werden. Es gibt weder einen Hinweis noch eine orange Kennzeichnung.
AUSNAHME: Das Dokument soll vom RZL PDF-Manager über den Button KIS in das RZL KIS übernommen werden und wird im folgenden Dialog als KIS Postausgang manuell über Dialog hinzufügen hinzugefügt.
Die definierten Pflichtfelder für das Modul Ereignisse greifen nur bei zukünftigen Ereignissen. Jedes Ereignis wurde in der Vergangenheit einzeln angelegt, daher würde jedes Ereignis einzeln in der Hinweismeldung aufgeführt werden. Ein Hinweis ist aufgrund dessen nicht sinnvoll. Ohne Eintrag im Pflichtfeld können Ereignisse nicht angelegt werden.
Wird Zeitraum als Pflichtfeld definiert, gibt es ebenfalls keine Hinweismeldung. Der Zeitraum wird individuell vergeben und kann meist in keiner Voreinstellung getroffen werden.
Ohne Eintrag im Pflichtfeld können Aufgaben(-vorlagen) und Ereignisse nicht angelegt werden bzw. ist ein Hinzufügen von Dokumenten ohne die Pflichtfelder zu befüllen nicht möglich. Die Pflichtfelder werden orange gekennzeichnet und folgender Hinweis erscheint:
FinanzOnline Teilnehmer/Zugänge/Zuweisungen
Die Anlage wird hier beschrieben.
Kategorie
Der Bereich Kategorie ist genau wie der Bereich Thema ein sehr wichtiger Bereich für die Organisation der Ereignisse, Aufgaben, Dokumente und FinanzOnline-Anbindung. Ebenso wie die Themen sollten auch die Kategorien vor der laufenden Nutzung des Kanzlei-Informations-Systems als Basisarbeit angelegt werden.
Scanordner
Die Eintragungen im Bereich Scanordner sind für die Dokumentenverwaltung und Belegverwaltung von großer Bedeutung. Sie scannen die Dokumente mit Hilfe Ihres Kanzleidruckers ein und legen diese auf den im Kanzlei-Informations-System eingetragenen Scanordner ab.
Innerhalb des Kanzlei-Informations-Systems kann die Dokumentenverwaltung auf die Dokumente des Scanordners zugreifen und diese Dokumente können hinzugefügt werden. Dokumente die aus einem Scanordner in das Kanzlei-Informations-System übernommen worden sind, werden aus dem Scan-Ordner automatisch herausgelöscht.
Thema
Der Bereich Thema ist ein sehr wichtiger Bereich für die Organisation der Ereignisse, Aufgaben, Dokumente und FinanzOnline-Anbindung. Die Anlage der Themen ist eine der wichtigsten Arbeiten, die vor der laufenden Nutzung des Kanzlei-Informations-Systems als Basisarbeit gemacht werden sollte.
Vertretungsbefugnis
Der Bereich Vertretungsbefugnis kann im Kanzlei-Informations-System als Filter für den Klientenbereich verwendet werden. Die Vertretungsliste kann allerdings täglich mit Hilfe des FinanzOnline-Moduls heruntergeladen werden.
Zuständigkeitsbereich
Die Zuordnung der Zuständigkeiten im KIS erfolgt am besten über die Stammdaten der Mitarbeiter, da hier mehrere Klienten gleichzeitig zugeordnet werden können.
In den Stammdaten des Klienten kann die Zuordnung der Mitarbeiter einzeln vorgenommen werden.
Diese Verknüpfung der Mitarbeiter-Zuständigkeit zum Klienten, wird – wenn Sie im Kanzlei-Informations-System einen Klienten geöffnet haben – im oberen rechten Bereich immer angezeigt. Man sieht somit auf einen Blick, welcher Kanzleimitarbeiter für welche Tätigkeit beim jeweiligen Klienten zuständig ist.
Die Reihenfolge der Zuständigkeiten können Sie durch Anwahl der Pfeil-Tasten recht oben ändern. Die Reihenfolge die Sie hier in der Verwaltung festlegen gilt auch für die Darstellung im Rest des Kanzlei-Informations-Systems.
Die Felder im Bereich Relevant für beziehen sich auf die Darstellung innerhalb des Bereichs FinanzOnline am Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters basierend auf die beim Mitarbeiter zugeordneten Zuständigkeiten.