Klientenstammdaten
Die Neuanlage eines Klienten erfolgt nicht im Kanzlei-Informations-System, sondern im RZL-Board in der Stammdatenverwaltung.
Die Neuanlage von Klienten und Personen wird im Handbuch des RZL Board beschrieben. Dieses Handbuch kann innerhalb des Boards wie oben dargestellt aufgerufen werden.
Stammdatenpflege im Kanzlei-Informationssystem
Für die Bearbeitung der KIS Stammdaten bestehender Klienten verwenden Sie bitte die Navigation.
Sie tragen im Suchfeld die Klientennummer ein und klicken innerhalb der Navigation im Bereich Klient auf den Eintrag Stammdaten. Anschließend wird der Bereich der Klientendaten geöffnet und Sie können sich über die Navigation oder die Bildlaufliste zwischen den einzelnen Stammdatenbereichen bewegen.
Innerhalb der einzelnen Stammdatenbildschirme können Sie sich über den Navigator bewegen oder durch Anwahl der Tasten Bild nach oben bzw. Bild nach unten.
Beschreibung der Eingabefelder
Zuordnungen
Die Einträge die Sie hier zuordnen können, müssen in der Verwaltung angelegt werden.
Diese Eingabegruppe ist verantwortlich für die Zuordnung der Mitarbeiter der Kanzlei und deren Tätigkeiten zum Klienten (Zuständigkeiten). Die Zuordnung von Aktivitäten/Fachbereich zum Klienten wird für den Klientenspiegel verwendet, zusätzlich kann innerhalb der Klientenliste danach gefiltert werden. Vertretungsbefugnisse konnten in früheren Programmversionen klientenbezogen zugeordnet werden. Dies ist allerdings nicht mehr notwendig, da die Vertretungsliste über das FinanzOnline-Modul allerdings automatisiert heruntergeladen werden kann. Die Hinterlegung von Auswahlkriterien dient der Organisation der Klienten und diese sind in den Stammdaten der Klienten im Board einzutragen.
Zunächst wählen Sie bitte mit Hilfe der Pfeil-nach-unten Taste oder der Maus den gewünschten Eintrag aus. Wenn Sie anschließend die TABULATOR- oder die ENTER-Taste drücken, wird die Zuordnung eingetragen. Wenn Sie keine Einträge anwählen, kommen Sie mit der TABULATOR- und der ENTER-Taste ein Feld nach unten bzw. durch Anwahl der UMSCHALT-TABULATOR oder der +-Taste am Ziffernblock ein Feld nach oben.
Bestehende Einträge werden einfach markiert und mit Hilfe der rechten Maustaste oder der ENTF-Taste gelöscht.
Zuständigkeiten
Im Bereich der Zuständigkeiten werden dem Klienten die für die jeweiligen Teilbereiche zuständigen Mitarbeiter zugeordnet. Unter Zuständigkeiten werden die grundlegenden Tätigkeiten von Wirtschaftstreuhändern verstanden (Finanzbuchhaltung, Personalverrechnung, Jahresabschluss, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, usw.).
Die erstmalige Zuordnung der Zuständigkeiten erfolgt am besten über die Stammdaten der Mitarbeiter, da hier mehrere Klienten gleichzeitig zugeordnet werden können. Die händische Anlage der Zuständigkeiten und deren Reihenfolge erfolgt in der Verwaltung.
Die Zuständigkeiten können bei der Anlage von Aufgabenvorlagen und wiederkehrenden Aufgaben zugeordnet werden.
Aktivitäten/Fachbereiche
Wenn Sie eine Tätigkeit (Buchhaltung, Personalverrechnun, Firmenbuch, usw.) in einem Klientenspiegel abbilden möchten, müssen Sie diese Tätigkeiten als Aktivitäten anlegen und den Klienten zuordnen.
Die Aktivitäten können insgesamt 4 Perioden (monatlich, quartalweise, halbjährlich, jährlich) zugeordnet werden. Innerhalb der wiederkehrenden Aufgaben können die Aktivitäten hinterlegt werden und die Eintragungen für den Endtermin werden automatisch aufgrund der ausgewählten Periode übernommen.
Vertretungsbefugnisse
Der Bereich Vertretungsbefugnisse diente in früheren Programmversionen der Zuordnung der Befugnisse, die die Kanzlei gegenüber diesem Klienten hat. Über das FinanzOnline-Modul kann die Vertretungsliste täglich aktuell heruntergeladen werden.
Auswahlkriterien
Die Auswahlkriterien dienen der Organisation der Klienten. Bestimmte Vorgänge betreffen nur eine ausgewählte Gruppe von Klienten, nur Klienten mit einem bestimmten Merkmal. Auswahlkriterien sind im KIS unter Verwaltung / Auswahlkriterium anzulegen und anschließend in den Klientendaten im Board zu hinterlegen.
Zuordnung der Lizenzen
Wenn eine Kanzlei über mehrere Lizenzen verfügt, ordnen Sie hier den Klienten der jeweiligen Lizenz zu. Die Zuordnung kann gesamt für alle Programme, aber auch als Einzelauswahl vorgenommen werden.
Klientenliste
Die Klientenliste ist ein sehr brauchbares Instrument um den Überblick über die derzeit gespeicherten Klienten zu behalten. Die Klientenliste können Sie aufrufen, bearbeiten und filtern, wenn Sie in der Navigation auf den Bereich Kanzlei klicken. Anschließend wählen Sie den Eintrag Klientenlisten an.
Die Klientenliste zeigt zunächst alle betreuten Klienten an. Sie können die Klientenliste nach unterschiedlichen Kriterien filtern.
Sie können die Spalten die angezeigt werden selbst festlegen. D. h. Sie entscheiden welche Spalten die Klientenliste enthält.
Die Klientenliste die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen können, kann sehr einfach über die Zwischenablage in ein anderes Programm kopiert werden. Sie können entweder die gesamte Tabelle oder einzelne ausgewählte Zeilen per Rechtsklick und Auswahl der Option Tabelle in Zwischenablage kopieren oder Mithilfe des Shortcuts Strg+C in die Zwischenablage kopieren.
Abgleich der Stammdaten mit Microsoft Outlook
Sie können Personen aus dem RZL Board in Microsoft Outlook exportieren und von Microsoft Outlook in das RZL Board importieren. Dazu benötigen Sie einen im Outlook angelegten Ordner für den Kontaktabgleich.
Im KIS sollten Sie über Extras – Einstellungen den Ordner für den Outlook-Kontakt-Abgleich einstellen.
Aus der Ansicht Personen und Firmen können Sie über das Kontextmenü eine Person in Microsoft Outlook hinzufügen, bzw. eine bestehende Person in Microsoft Outlook aktualisieren, wenn diese bereits exportiert wurde.
Das gleiche Ergebnis erreichen Sie wenn Sie den Abgleich der Kontaktdaten mit Microsoft Outlook aus den Personenstammdaten anstoßen.
In der Personenansicht in Microsoft Outlook können Sie über RZL – Mit Personen abgleichen die Person in das RZL Board übernehmen.
Sollte die Person im RZL Board bereits vorhanden sein, wird der Eintrag aktualisiert. Falls die Person noch nicht im RZL Board vorhanden ist, wird eine Neuanlage einer Person eingeleitet. Es muss (wie immer bei einer Neuanlage einer Person) die Rechtsform ausgewählt werden.
Anschließend werden die übernommenen Daten angezeigt und können vor dem Abspeichern noch bearbeitet werden.
