Word Vorlagen
Sie können direkt aus dem Kanzlei-Informations-System Microsoft Word 2013/2016/2019/Office365 starten und einen Brief an Ihren Klienten (Kontaktpersonen) oder dessen Finanzamt schreiben.
Für die Erstellung von Wordvorlagen nutzen Sie bitte das Register RZL im MS Word.
In diesem Register können Sie einerseits Platzhalter für die Briefvorlage einfügen und Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen. Beide Schritte werden nachfolgend beschrieben.
Platzhalter für Briefvorlage einfügen
Damit das geöffnete Word-Dokument bereits die Empfängerdaten und weitere Daten wie Briefanrede, Adressanrede usw. enthält, müssen in der Word-Vorlage – die für diese Zwecke verwendet wird – die Felder (Platzhalter) enthalten sein.
Sie können eine neue Word-Vorlage aufbauen oder auch bestehende Vorlagen verwenden und die Platzhalter einfach einfügen.
Die Platzhalter können direkt im Word-Dokument durch Anwahl des Eintrags Platzhalter für Briefvorlage einfügen in die Vorlage übernommen werden.
Felder mit variabler Bedeutung/Zuordnung
Nachfolgend sehen Sie die Felder mit variabler Bedeutung bzw. Zuordnung. Wenn Sie eine Word-Vorlage mit diesen Feldern verwenden, erhalten Sie beim Erstellen eines Briefes aus dem Kanzlei-Informations-System die Abfrage, welche Adressdaten in den Brief eingefügt werden sollen.
Sie sehen im Beispiel oben die Eintragung der variablen Platzhalter im Empfängerfeld der Vorlage. Die Verwendung von variablen Empfängerdaten bietet die Möglichkeit vor dem Erstellen des Briefes auszuwählen, welche Adressdaten verwendet werden sollen (Natürliche Person, Firmendaten, Finanzamtsadresse).
Felder mit fixer Bedeutung/Zuordnung
Wenn Sie eine Word-Vorlage mit Feldern mit fixer Zuordnung verwenden, erfolgt vom Programm beim Erstellen eines Briefes keine Abfrage, welche Empfängerdaten ausgewählt werden sollen, sondern die Word-Vorlage wird sofort geöffnet.
Für die Briefe an das Finanzamt Ihrer Klienten bietet sich eine eigene Vorlage mit fixen Feldern an, da der Empfänger hier immer nur das jeweilige Finanzamt ist. Auf dieser Vorlage kann im Betreff auch der Klientenname und die Steuernummer Ihres Klienten automatisch eingefügt werden.
Klientendaten
Natürliche Person
Firmendaten
Firmendaten oder natürliche Person
Bei Auswahl dieses Eintrags erfolgt je nach Rechtsform des Klienten - wenn vorhanden der Eintrag der Firmendaten - ansonsten die Daten der natürlichen Person.
Finanzamtdaten
Finanzamtdaten - Dienstelle
Mit der generellen Umstellung auf das Finanzamt Österreich haben Sie ebenso die Möglichkeit einen Platzhalter für die Bezeichnung der jeweiligen Dienststelle einzufügen. Optional können Sie mit einem Rechtsklick auf den eingefügten Platzhalter Standard Finanzamt Dienststelle die Option Feld bearbeiten auswählen.
Anschließend können Sie in den Feldoptionen einen Text festlegen, welcher vor dem Platzhalter eingefügt werden soll. Diese Einstellung bewirkt, dass vor dem Platzhalter für die Dienstelle der Begriff der Dienstelle eingefügt wird. Dies würde wie folgt aussehen:
Dienstelle Braunau Ried Schärding
Finanzamt Bankverbindung
Sonstige Daten
Zuständige Mitarbeiter
Mit diesem Platzhalter können die Mitarbeiternamen oder die Kurzbezeichnung der Mitarbeiter für die einzelnen Zuständigkeiten automatisch übernommen werden.
Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen
Wenn Sie eine Word-Vorlage für regelmäßige Schreiben erstellen, für die immer bestimmte Eigenschaften gelten (Thema, Kategorie, usw.), können Sie beim Erstellen der Vorlage diese Daten bereits vorab fix eintragen.
Sie wählen bitte bei der Vorlagen-Erstellung innerhalb von MS Word nach Anwahl des Registers RZL den Eintrag Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen an.
Innerhalb dieses Programmteils können Sie Titel, Kategorie, Thema usw. bereits in der Vorlage fix vergeben. Wenn Sie nach der Anlage solcher Vorlagen Briefe aus dem Kanzlei-Informations-System schreiben, sind bei der Übernahme des Dokuments diese Felder bereits ausgefüllt und Sie ersparen sich bei jeder Übernahme Zeit.