Add Ins
E-Mails, Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Powerpoint-Präsentation können durch sogenannte Add-Ins sehr einfach in das Kanzlei-Informations-System übernommen werden. Sie können Word-Vorlagen verwenden, um aus dem Kanzlei-Informations-System Briefe zu schreiben, wo die wesentlichen Daten (z.B.: Empfängerdaten, Finanzamt-Steuernummer, Klientenname) bereits eingetragen sind.
Die Office Integration ist möglich für das Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint in den Versionen 2013/2016/2019/Office 365. Vorgängerversionen dieser Programme werden nicht unterstützt.
Wenn Sie beispielsweise E-Mails schreiben bzw. erhalten oder Word-Dokumente schreiben bzw. erhalten, können Sie sogenannte Add-Ins für das Zusammenspiel mit dem RZL Kanzlei-Informations-System verwenden.
Damit diese Add-Ins zur Verfügung stehen, müssen Sie im Kanzlei-Informations-System den Punkt Extras anwählen. Klicken Sie anschließend auf den Eintrag Microsoft Office Add-Ins.
Anschließend erhalten Sie nachfolgende Anleitung zur Installation der Microsoft Office Add-Ins.
Outlook 2013/2016/2019/Office365 Add-Ins
Nachdem Sie im Kanzlei-Informations-System das Outlook Add-In eingerichtet haben, haben Sie neben dem Standardregister Nachricht ein zusätzliches Registerblatt mit der Bezeichnung RZL.
Postausgang – Gesendete Objekte
Wenn Sie im Outlook eine E-Mail öffnen, das im Ordner Gesendete Objekte gespeichert ist, wird im Register RZL die Möglichkeit angeboten, das E-Mail als Postausgang hinzuzufügen.
Posteingang
E-Mails, die im Outlook im Posteingang gespeichert sind, bieten Ihnen im Register RZL die Möglichkeit, die E-Mail Als Posteingang zur RZL Korrespondenzverwaltung hinzuzufügen.
Gelöschte Objekte
Wenn Sie E-Mails im Ordner Gelöschte Objekte aufrufen, haben Sie beide der oben angeführten Möglichkeiten.
Outlook-Kategorien
Jedem ins Kanzlei-Informations-System übernommenen E-Mail wird eine Outlook-Kategorie mit dem Text ins KIS übernommen zugewiesen, wodurch sofort ersichtlich ist, ob eine E-Mail bereits ins KIS übernommen wurde.
Nachträgliche Übernahme
Bereits übernommene E-Mails ohne Zuweisung können Sie übernehmen, in dem Sie das E-Mail-Konto (Postfach) anwählen und RZL übernommene E-Mails markieren anklicken.
Die nachträgliche Übernahme ist auch für öffentliche Ordner möglich und muss in diesem Fall nur einmal gemacht werden
Im nachfolgenden Bildschirm wählen Sie die Schaltfläche Start an.
Nach dem erfolgreichen Markieren der bereits ins KIS übernommenen E-Mails erhalten diese die unten abgebildete Kategorie zuwiesen.
Kategorie eine Farbe zuweisen
Dieser Kategorie ins KIS übernommen können Sie eine Farbe zuweisen. Wählen Sie zuerst eine bereits ins KIS übernommene E-Mail aus. Anschließend wählen Sie im Menüpunkt Kategorisieren den Eintrag Alle Kategorien an.
Nach Anwahl dieses Eintrags werden die Farbkategorie inklusive des Eintrags ins KIS übernommen angezeigt.
Nach Anwahl der Schaltfläche Neu kann für die Kategorie eine Farbe ausgewählt werden.
Wählen Sie die gewünschte Farbe und schließen Sie die Dialoge mit OK. Anschließend werden alle ins KIS übernommenen E-Mails mit der ausgewählten Farbe dargestellt.
Die oberhalb beschriebenen Arbeitsschritte müssen für jeden Outlook-Benutzer (Arbeitsplatz) vorgenommen werden.
Word 2013/2016/2019/Office365 Add-Ins
Die Einrichtung des Word Add-Ins über das Kanzlei-Informations-System ermöglicht Ihnen, ein geöffnetes Word-Dokument im Register RZL als Dokument hinzuzufügen, als Posteingang hinzuzufügen und als Postausgang hinzuzufügen.
Die Punkte Dokument hinzufügen/Dokument als PDF hinzufügen ermöglicht die Aufnahme des Dokuments nur in die Dokumentenverwaltung. Wenn Sie das Dokument als Ereignis (Posteingang/Postausgang) hinzufügen, wird das Dokument gleichzeitig zur Dokumentenverwaltung hinzugefügt. Das Word-Dokument kann auch in die Belegverwaltung gespeichert werden.
Die Programmteile Platzhalter für Briefvorlage einfügen und Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen werden bei der Anlage von Word-Vorlagen verwendet.
Excel 2013/2016/2019/Office365 Add-Ins
Excel-Tabellen können im Register RZL zum KIS als Dokument hinzugefügt werden. Der Programmteil Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen, kann für die Anlage von Excel-Vorlagen verwendet werden.
Powerpoint 2013/2016/2019/Office365 Add-Ins
Powerpoint-Präsentationen werden im Register RZL ebenfalls zur RZL Dokumentverwaltung hinzugefügt. Der Programmteil Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen, kann für die Anlage von Powerpoint-Vorlagen verwendet werden.
