FinanzOnline Databox Zuweisungen
Die zugestellten Databox-Eingänge werden von FinanzOnline in folgende Arten unterteilt.
Sie können hier jeder Art die entsprechenden Kategorien und Themen zuordnen. Zusätzlich können Sie bei jeder Art auch eine Aufgabenvorlage (für die zu erstellende Aufgabe) hinterlegen . Damit wird automatisch bei einem Databox-Eingang eine Aufgabe generiert (z.B.: Bescheidkontrolle bei Eingang eines Bescheides).
Für persönliche angeforderte Bescheide welche älter als 2 Monate sind, werden aufgrund der Aufgabenvorlagen innerhalb der FinanzOnline-Zuweisungen keine Aufgaben mehr generiert. Im Programmteil Extras / Einstellungen können Sie im Registerblatt FinanzOnline die Aufgabenerstellung für persönlich angeforderte Bescheide deaktivieren.
Innerhalb der Art Protokolle wird die Aufgabenvorlage (für die zu erstellende Aufgabe) nur dann verwendet – eine Aufgabe wird generiert – wenn eine Übermittlung nicht vollständig von FinanzOnline übernommen wurde.
Zu jeder Art gibt es eine bestimmte Anzahl von Anbringen. Bei jedem Anbringen können falls gewünscht von der Art abweichende Zuordnungen vorgenommen werden. Werden die Eintragungen in den einzelnen Anbringen kursiv dargestellt, gilt der Wert der übergeordneten Art.
Die Zuständigkeit für die erstellten Aufgaben wird in der Aufgabevorlage festgelegt. Das bedeutet, wenn für einzelne Anbringen unterschiedliche Zuständigkeiten vorhanden sind, sind unterschiedliche Aufgabevorlagen notwendig.
Aufgabevorlage für zu erledigende Aufgaben
Innerhalb der Anbringen zu den Protokollen können Sie in der (letzten) Spalte Aufgabenvorlage für zu erledigende Aufgaben ebenfalls Aufgabenvorlagen hinterlegen. Die aus der Aufgabenvorlage generierten Aufgaben werden bei erfolgreicher Übermittlung und Eingang des Protokolls in die Databox automatisch auf „Erledigt“ gesetzt. Dazu wird vom Kanzlei-Informations-System innerhalb der betreffenden Aufgabe ein (zusätzlicher) FinanzOnline Mitarbeiter eingetragen.
Wenn eine Aufgabevorlage in dieser Spalte verankert wird, kann bei wiederkehrenden Aufgaben die mit dieser Aufgabevorlage arbeiten, auf die Verankerung einer Zuständigkeit verzichtet werden. Somit kann beispielsweise ein eigener Klientenspiegel für die abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Firmenbuchübermittlungen geführt werden. Die Aufgaben werden mit Hilfe von wiederkehrenden Aufgaben automatisiert erstellt und nach erfolgreicher Übermittlung über FinanzOnline vom (automatischen) FinanzOnline-Benutzer geschlossen.