Eintragung der Zugangskennung
WebService
Voraussetzung für das automatisierte Auslesen der Databox ist die Anlage eines WebService-Benutzers angelegt ist. Mit diesem Zugang werden die in die FinanzOnline Databox behördlich zugestellten Eingänge automatisch ausgelesen und zugeordnet.
Nach Anwahl des Eintrags Neuer Zugang sind die Zugangskennungen für den im FinanzOnline angelegten WebService-Benutzer (Teilnehmer ID, Benutzer ID und Passwort) einzugeben.
Im Bereich Zuordnung müssen Sie den Eintrag WebService anwählen. Der Benutzer kann durch Anwahl des Felds Aktiv deaktiviert werden. Der aktuellste Databox Eintrag wird mit Datum angezeigt.
Innerhalb von FinanzOnline sollten Sie im Bereich Zustellung die Verständigung für Veranlagungsbescheide und die Übermittlung von Buchungsmitteilungen aktivieren.
Hinweis
Für die Abfrage der Quoten wird seit der Umstellung seitens FinanzOnline ein WebService-Benutzer benötigt.
Steuerkonto-, Erklärungen- und Vertretungslistenabfragen
Für die Steuerkontoabfrage, die Steuererklärungen und die Vertretungsliste wird kein Web-Service-Benutzer Zugang verwendet. Hier ist ein „normaler“ FinanzOnline-Zugang der Kanzlei einzutragen, d.h. ein Zugang der es ermöglicht ins FinanzOnline einzusteigen um Steuerkonten, Steuererklärungen und Vertretungslistenabfragen abzufragen.
Sie sollten hier allerdings keinen im Kanzlei-Informations-System gespeicherten Mitarbeiter-Zugang eintragen, sondern einen allgemeinen Zugang den kein Mitarbeiter verwendet. Dies hat den Hintergrund, dass somit differenziert werden kann, welche Abfragen durch das KIS automatisch durchgeführt wurden und welche vom jeweiligen Mitarbeiter.
Im Bereich Zuordnung wählen Sie den Eintrag Steuerkonto-, Erklärungen- und Vertretungslistenabfragen an. Dieser Benutzer kann durch Anwahl des Felds Aktiv deaktiviert werden. Daneben wird im Feld Aktuellster DataBox-Eingang das Datum des letzten persönlichen Eingangs angezeigt.
Die Abfrage der Steuerkonten und der Erklärungen kann für einzelne Klienten in den Finanzamt-Stammdaten im RZL-Board deaktiviert werden. Damit Steuererklärungen und Steuerkonto eines Klienten grundsätzlich abgefragt werden können, muss für den Klienten innerhalb von FinanzOnline Akteneinsicht gemäß § 90a BAO aktiviert sein.
FinanzOnline Bereich Zustellung
Innerhalb von FinanzOnline gibt es im Bereich Zustellung das Feld Zustellung, welches zusätzliche Informationen in die DataBox der Kanzlei bereitstellt. Die bereits bestehenden Einstellungen im Bereich der Zustellung können unverändert beibehalten werden.
Verständigung bei der Erstellung von Veranlagungsbescheiden
Wenn Sie dieses Feld aktivieren, erhalten Sie eine Verständigung wenn für Ihre Klienten Veranlagungsbescheide erstellt werden. Diese Verständigung erhalten Sie unabhängig von der tatsächlichen Bescheidzustellung (z.B.: der Bescheid wird dem Klienten mit der Post zugeschickt).
Zusätzlich zum Eintrag der Verständigung in die Databox werden Bescheidinformationen beim Aufruf der Erklärungen im Kanzlei-Informations-System dargestellt. Sie erhalten für Ihre Veranlagungsbescheide das Vorsoll, den Spruchbetrag und die Gutschrift oder Nachforderung angezeigt. Mit Hilfe dieser Informationen findet eine Bescheidvorprüfung statt.
Hinweis
Wenn Sie die automatische Bescheidvorprüfung verwenden wollen muss dieses Feld aktiviert werden.
Kontoinformation bei der Erstellung einer Buchungsmitteilung
Wenn von der Finanzverwaltung eine Buchungsmitteilung erstellt wird, können Sie sich diese Buchungsmitteilung durch Anwahl dieses Feldes in die DataBox zustellen lassen. Immer wenn eine Buchungsmitteilung in die DataBox geladen wird, wird gleichzeitig das Steuerkonto des Klienten aktualisiert.
Anlage des Zugangs im Detail
Der Zugang für die Steuerkonto-, Erklärungen und Vertretungslistenabfrage sollte nur die notwendigen Rechte besitzen. Sie sollten keinen Supervisor-Zugang verwenden. Bei der Anlage dieses Benutzers sollten nur nachfolgende Felder aktiviert werden. Dieser Zugang muss alle Klienten einsehen können. D.h. es darf keine Beschränkungen durch eine ev. Teamverwaltung geben.
In den Bereichen Abfragen, Databox und Admin müssen nachfolgende Aktivierungen vorgenommen werden.
Mitarbeiter
FinanzOnline-Zugänge können mit der Zuordnung Mitarbeiter oder Mitarbeiter – Login mit Benutzername gespeichert werden.
Nach Eintragung der Zugangskennungen ist im Bereich Zuordnung der Eintrag Mitarbeiter bzw. Mitarbeiter – Login mit Benutzername auszuwählen. Im Bereich Mitarbeiter wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus. Aktivieren Sie den Mitarbeiterzugang indem Sie das Hakerl bei Aktiv setzen, um diesen wie vorgesehen verwenden zu können.
Wenn Sie das Hakerl im Feld Persönliche Databox abrufen setzen, dann können Einträge in der persönlichen DataBox im Kanzlei-Informations-System abgerufen werden. Das Feld Letzter DataBox-Eingang zeigt Ihnen den aktuellsten Eingang an.
Für persönliche angeforderte Bescheide welche älter als 2 Monate sind, werden aufgrund der Aufgabenvorlagen innerhalb der FinanzOnline-Zuweisungen keine Aufgaben mehr generiert. Im Programmteil Extras / Einstellungen können Sie im Registerblatt FinanzOnline die Aufgabenerstellung für persönlich angeforderte Bescheide deaktivieren.
Wenn mehrere Vollmachten (Teilnehmer-IDs) vorhanden sind, muss pro Mitarbeiter für jede Vollmacht ein Zugang angelegt werden.
Automatischer Einstieg in FinanzOnline
Im Stammdatenbereich des Kanzlei-Informations-Systems erfolgt der Einstieg ins FinanzOnline durch Anwahl der Steuernummer. Die Steuernummer kann innerhalb von FinanzOnline durch Anwahl der Tastenkombination STRG + V eingefügt werden.
Wenn für den Mitarbeiter ein Zugang mit Mitarbeiterzuordnung angelegt ist, erfolgt der Einstieg ins FinanzOnline direkt ohne die Eintragung der Zugangskennungen. Gibt es für den Mitarbeiter keinen Mitarbeiterzugang – kann dieser die Steuernummer trotzdem anwählen – muss aber die Zugangskennungen eintippen.
Hinweis
Vergessen Sie nicht das Hakerl bei Aktiv zu setzten. Nur wenn der Zugang auch als Aktiv gekennzeichnet wurde, können Sie den automatischen Login in FinanzOnline nutzen.
Grundeinstellungen für die FinanzOnline-Abfragen
Die Grundeinstellungen für die Abfragen über FinanzOnline finden Sie im Programmteil Extras / Einstellungen im Registerblatt FinanzOnline.
Behördliche DataBox
In diesem Feld tragen Sie ein in welchen Intervallen die behördliche DataBox abgefragt werden soll.
Persönliche Databox
Hier tragen Sie das Intervall ein, indem die persönliche DataBox automatisch abgefragt werden soll. Für Klienten wo keine Zustellvollmacht auf Papier oder in die DataBox vorliegt, können die Bescheide und Ergänzungsersuchen automatisch nach Eingang einer Bescheidinformation (persönlich) abgefragt werden. Diese Einstellung kann über die Schaltfläche Konfigurieren pro Klient vorgenommen werden.
In der folgenden Liste können Sie die Klienten auswählen, wo keine Zustellvollmacht vorliegt, um zu garantieren, dass auch bei diesen Klienten die Bescheide und Ergänzungsersuchen automatisch nach Eingang einer Bescheidinformation (persönlich) abgefragt werden.
Für Bescheide die persönlich heruntergeladen werden, werden durch Anwahl des Felds Aufgaben für persönlich angeforderte Bescheide erstellen, welche weniger als zwei Monate alt sind Aufgaben erstellt, wenn die Bescheide weniger als 2 Monate alt sind. Wird dieses Feld nicht aktiviert, werden für persönliche heruntergeladene Bescheide keine Aufgaben erstellt.
Vertretungsliste
Die Vertretungsliste kann täglich oder wöchentlich angefordert werden.
Quotenerfüllung und Erklärungen
Die Quotenerfüllungen und Erklärungen werden täglich einmal zu der von Ihnen festgelegten Uhrzeit aktualisiert.
Steuerkonten
Damit Buchungsmitteilungen in die DataBox geladen werden, müssen Sie innerhalb von FinanzOnline die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Nach dem Eingang einer Buchungsmitteilung erfolgt die automatische Aktualisierung der Steuerkonten der Klienten.
Die Steuerkonten werden immer aktualisiert, wenn Sie in den Klientendaten im Bereich FinanzOnline den Eintrag Steuerkonto anklicken oder in den Kanzleidaten ebenfalls im Bereich FinanzOnline die Zeile des Klienten doppelt anklicken.
Dokumente
Damit die von FinanzOnline übermittelten Dokumente neben den Databoxlisten auch in den Dokumentenlisten im KIS angezeigt werden, müssen Sie die Option FinanzOnline-Dokumente in den Dokumentenansichten anzeigen aktivieren.