Die Telefonate, die in Ihrer Kanzlei geführt werden, können Sie im Telefonprotokoll erfassen. Dieser Programmteil ermöglicht Ihnen die vollständige Erfassung der relevanten Telefonate der Kanzlei und die Zuordnung zu den jeweiligen Klienten.

Wählen Sie über den Navigator über den Eintrag Ereignisse die Zeile Telefonprotokoll an. Sie erhalten die bereits erfassten Telefonprotokolle angezeigt. Um ein neues Telefonprotokoll zu erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neues Telefonprotokoll.

Erfassung Telefonprotokoll

Tipp

Wenn ein Telefonprotokoll markiert ist, kann über Detail drucken im Kontextemenü (rechte Maustaste) das Protokoll ausgedruckt werden.

Datum

Sie erhalten das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit vorgeschlagen. Diese Vorschläge können Sie wenn notwendig ändern.

Gesprächsende

In diesem Feld besteht die Möglichkeit das Gesprächsende einzutragen. Sie sehen dann automatisch die Gesamtdauer des Telefonats neben dem Gesprächsende angezeigt.

Typ

Im Bereich Typ können Sie auswählen, ob das Telefonat Eingehend oder Ausgehend war.

Klient

Ein einzelner Klient kann durch Klick auf die Klientennummer oder den Klientennamen in der Auswahlliste, durch Eingabe der Klientennummer und Eingabe-Taste (beim Textblock) oder durch Eintippen der Anfangsbuchstaben des Klientennamens, Detailauswahl mit Pfeil Auf/Ab-Tasten und Eingabe-Taste (beim Textblock), ausgewählt werden.

Auch eine Klientenmehrfachzuordnung ist möglich.

Gesprächspartner

Als Gesprächspartner erhalten Sie Vorschläge vom Programm (persönliche Daten, Kontaktpersonen), die ausgewählt werden können. Zusätzlich können Sie in diesem Feld selbst Einträge vornehmen.

Telefonnummer

Als Telefonnummer werden die in den Klientendaten eingetragenen Nummern vorgeschlagen. Wenn Sie die Telefonanbindung lizensiert haben und die technischen Einstellungen passen, können Sie durch Anwahl der Schaltfläche Telefonnummer den Gesprächsteilnehmer direkt anrufen.

Zuständig

Hier wird der zuständige Mitarbeiter ausgewählt und eingetragen. Das Programm schlägt den aktuellen Benutzer des KIS vor.

Kategorie

In diesem Bereich wählen Sie zwischen den in der Verwaltung angelegten Kategorien aus. Die Kategorie ist ein wichtiger Eintrag für die strukturierte Ablage und für die Suche innerhalb der Telefonprotokolle bzw. Ereignisse.

Thema

Im Bereich Thema wählen Sie zwischen den in der Verwaltung angelegten Themen aus. Wie die Kategorie ist das Thema ebenfalls ein wichtiger Eintrag für die strukturierte Ablage und für die Suche innerhalb der Telefonprotokolle bzw. Ereignisse.

Betreff

Hier kann ein Betreff – der das Telefonat kurz beschreibt – eintragen werden.

Inhalt

Im Feld Inhalt beschreiben Sie das geführte Telefonat mit freiem Text genauer.

Aktenvermerk

Dieses Feld können Sie verwenden, um zu dokumentieren, dass ein Aktenvermerk über dieses Telefonat angelegt wurde oder anzulegen ist.

Das Feld Aktenvermerk kann verwendet werden, um die Wichtigkeit des Telefonats hervorzuheben.

Zeitraum

In diesem Feld kann ein Zeitraum eingetragen werden. Unten sind einige Möglichkeiten der Eingabe angeführt.

Eingabe	Ergebnis (Beispiel)	Beschreibung
JJ	2020	Jahr in zweistelliger Form
JJJJ	2020	Jahr in vierstelliger Form
JJJJJJJJ	2019-2020	von Jahr bis Jahr
MMJJ	01/2020	im Monat des Jahres
MMJJJJ	01/2020	im Monat des Jahres
MMMMJJ	01-04/2020	von Monat bis Monat im Jahr
MMJJMMJJ	01/2019-05/2019	von Monat, Jahr bis Monat, Jahr

Dokumentenzuordnung

Um ein bereits im KIS existierendes Dokument zuordnen zu können, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Keine Dokumente zugeordnet.

Dokumente zuordnen

Wenn Sie das Symbol + Symbol Dokument anwählen, können Sie Dokumente hinzufügen. Das Symbol mit dem roten Kreuz löscht die Zuordnung des markierten Dokuments zum Telefonprotokoll.

Dokumente per E-Mail versenden

Durch Anwahl des Eintrags Versenden werden die beim Klienten gespeicherten E-Mail-Adressen vorgeschlagen.

RZL Telefon Anbindung

In Kombination mit einer TAPI-fähigen Telefonanlage wählt das Kanzlei-Informations-System direkt die beim Klienten hinterlegte Telefonnummer, indem die Telefonnummer mit der Maus angeklickt wird.

Erfassung eines Telefonats im Kanzleibereich

Anschließend wird der oben angeführten Bildschirm geöffnet. Gesprächsbeginn und Ende werden automatisch protokolliert. Nach Vornahme der notwendigen Ergänzungen wird das Protokoll durch Anwahl der Schaltfläche Telefonprotokoll hinzufügen automatisch ins Kanzlei-Informationssystem eingetragen.

Bei eingehenden Anrufen wird der Anrufer automatisch identifiziert und der jeweilige Klient wird geöffnet. Die Erfassung des Telefonprotokolls ist gleich wie oben beschrieben.

Sonstige Memos

Eine weitere Möglichkeit Vorgänge der Kanzlei zu erfassen, ist die Erfassung als Memo.

Wählen Sie über den Navigator über den Eintrag Ereignisse die Zeile Sonstige Memos an. Sie erhalten die bereits erfassten Memos angezeigt. Um ein neues Memo zu erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neues Memo.

Erfassung eines Memos

Datum

Sie erhalten das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit vorgeschlagen. Diese Vorschläge können Sie wenn notwendig ändern.

Klient

Ein einzelner Klient kann durch Klick auf die Klientennummer oder den Klientennamen in der Auswahlliste, durch Eingabe der Klientennummer und Eingabe-Taste (beim Textblock) oder durch Eintippen der Anfangsbuchstaben des Klientennamens, Detailauswahl mit Pfeil Auf/Ab-Tasten und Eingabe-Taste (beim Textblock), ausgewählt werden.

Auch eine Klientenmehrfachzuordnung ist möglich.

Zuständig

Hier wird der zuständige Mitarbeiter ausgewählt und eingetragen. Das Programm schlägt den aktuellen Benutzer des KIS vor.

Betreff

Hier kann ein Betreff – der den Inhalt kurz beschreibt – eintragen werden.

Inhalt

Im Feld Inhalt beschreiben Sie den Gegenstand des Memos mit freiem Text genauer.

Kategorie

In diesem Bereich wählen Sie zwischen den in der Verwaltung angelegten Kategorien aus. Die Kategorie ist ein wichtiger Eintrag für die strukturierte Ablage und für die Suche innerhalb der Memos bzw. Ereignisse.

Thema

Im Bereich Thema wählen Sie zwischen den in der Verwaltung angelegten Themen aus. Wie die Kategorie ist das Thema ebenfalls ein wichtiger Eintrag für die strukturierte Ablage und für die Suche innerhalb der Memos bzw. Ereignisse.

Aktenvermerk

Dieses Feld können Sie verwenden, um zu dokumentieren, dass ein Aktenvermerk über dieses Memo angelegt wurde oder anzulegen ist.

Das Feld Aktenvermerk kann auch verwendet werden, um die Wichtigkeit des Memos hervorzuheben.