Hinzufügen von Dokumenten

Wie können Sie bereits bestehende Dokumente in die Dokumentenverwaltung übernehmen? Sie wählen in der Navigation den Eintrag Dokumentenverwaltung an und klicken anschließend auf das Feld Dokumente hinzufügen. Wenn das Dokument zu einem Postausgang/Posteingang gespeichert werden soll, verwenden Sie bitte die Einträge Dokument als Postausgang hinzufügen bzw. Dokument als Posteingang hinzufügen.

Sie können sich hier innerhalb Ihrer Ordnerstruktur wie vom Windows Explorer gewohnt bewegen. Zusätzlich können Sie auf sogenannte Scanordner zugreifen.

Wenn Sie das Dokument gefunden haben das hinzugefügt werden soll, können Sie dieses durch einen Doppelklick mit der Maus oder durch Drag & Drop in den Bereich Hinzugefügte Dokumente übertragen.

Durch das Hinzufügen des Dokuments wird der Dateiname der ursprünglichen Datei geändert. Als Zusatztext wird ins KIS übernommen … angefügt. Die Änderung des Dateinamens soll verhindern, dass das Dokument (das bereits in das Kanzlei-Informations-System übernommen wurde) außerhalb des Kanzlei-Informations-Systems noch einmal geändert wird.

Wenn die Dokumente aus einem Scanordner übernommen werden, werden die Dokumente nach Übernahme nicht umbenannt, sondern gelöscht,

In den Details können Sie die Metadaten zum hinzugefügten Dokument hinterlegen bzw. eintragen.

Wenn Sie die Schaltfläche Ausgewählte Dokumente bzw. Alle Dokumente anwählen, wird das markierte Dokument in das Kanzlei-Informations-System übernommen und aus dem Bereich Hinzugefügte Dokumente entfernt.

Entfernen von hinzugefügten Dokumenten

Wenn das Dokument nicht ins KIS übernommen werden soll, können Sie die rechte Maustaste oder die Entf-Taste anwählen. Nachfolgend erhalten Sie folgende Abfrage.

Wenn Sie diese Abfrage mit Ja bestätigen wird die Änderung des Dateinamens (ins KIS übernommen) wieder rückgängig gemacht.

Mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen bzw. übernehmen

Wenn Sie im Bereich Hinzugefügte Dokumente mehrere Dokumente markieren, können diese gleichzeitig bearbeitet werden. Sie können im unteren Bereich bei der Eingabe der Details durch Anwahl der rechten Maustaste die ganze Ansicht freischalten und Erfassungen vornehmen bzw. es können auch nur einzelne Felder freigeschaltet werden.

Es werden nur jene Felder gesperrt und müssen freigeschaltet werden, die abweichende Einträge aufweisen.

Übernahme der Dokumente aus einem Scanordner

Innerhalb der Dokumentenübernahme finden Sie im oberen Bereich den Eintrag Scanordner auswählen.

Dokumente die Sie aus diesen – in der Verwaltung festgelegten – Scanordner übernommen werden, werden bei der Übernahme nicht umbenannt, sondern gelöscht. Das bedeutet, wenn alle auf den Scanordner eingescannten Dokumente in das Kanzlei-Informations-System übernommen worden sind, ist der Scanordner leer.

Dokumente auf das Klientenportal hochladen

Wollen Sie Dokumente aus dem KIS Ihren Klienten über das RZL Klientenportal zur Verfügung stellen können Sie innerhalb der Dokumentenlisten mit einem Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen und ein oder mehrere Dokumente zum Klientenportal hochladen. Mit Auswahl der Option Zum Klientenportal mit Nachricht hochladen können Sie Ihrem Klienten im Zuge des Hochladens eine Nachricht mit übermitteln.

Hinzufügen von Dokumenten als Posteingang/Postausgang

Sollen Dokumente mit den Ereignissen Posteingang/Postausgang verknüpft werden, wählen Sie bitte Dokumente als Postausgang hinzufügen oder Dokumente als Posteingang hinzufügen an.

Allerdings können Sie nicht nur die Felder für die Dokumentenverwaltung ausfüllen, sondern auch die Felder für die Ereignisse Posteingang und Postausgang.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass die Felder für den Postausgang bzw. Posteingang sofort ausgefüllt werden können.

Erstellen einer Aufgabe

Wenn Sie innerhalb der Details die rechte Maustaste anwählen, können Sie innerhalb der Dokumentendetails eine Aufgabe erstellen.

Hinzufügen von Dokumenten über den RZL PDF-Manager Premium

Haben Sie den RZL PDF-Manager Premium lizensiert können Sie diesen nutzen um Dokumente hinzufügen. Dieser Programmteil bietet Ihnen die Möglichkeit Ausdrucke als PDF zu speichern, per Mail zu versenden, auf das Klientenportal hochzuladen sowie den Import in die Dokumentenverwaltung durchzuführen.

Darüber hinaus bietet Ihnen der RZL PDF-Manager Premium die Möglichkeit sogenannte Workflows zu erstellen. Damit können von Ihnen zB. wiederkehrende Ausdrucke automatisiert zusammengeführt, per Mail versendet und in die Dokumentenverwaltung importiert werden.

Sie können mithilfe des RZL PDF-Manager Premium die für den Dokumentenimport in die Dokumentenverwaltung im KIS notwendigen Felder pauschal über alle ausgewählten Dokumente vergeben. Mit einem Klick auf die Schaltfläche KIS im Header öffnet sich der Exportdialog.

Beim Export in das KIS kann hier noch zusätzlich ein KIS Posteingang erfasst werden.