Archiv Import
Archiv-Import aufgrund der Ordnerstruktur
Das Kanzlei-Informations-System bietet die Möglichkeit Dokumenten-Archive, die strukturiert gespeichert sind, automatisiert in die Dokumentenverwaltung zu übernehmen.
Diese Übernahme erfolgt durch Anwahl des Programmteils Extras / Strukturiertes Dokumentenarchiv übernehmen.
Als nächsten Schritt müssen Sie die Schaltfläche Ursprungs-Ordner auswählen anklicken. Sie wählen bitte den Ordner aus, in dem Ihre Dokumente in strukturierter Form abgespeichert sind.
Der Ursprungordner in diesem Beispiel liegt am Laufwerk Y und heißt Klienten. Das Kanzlei-Informations-System zeigt Ihnen an, wie viele Ordner ausgewählt sind (hier 14 Ordner) und wie viele Ebenen unterhalb des Ursprungsordners vorhanden sind (hier drei Ebenen).
Im Bereich Ordner sehen Sie die einzelnen Ordner innerhalb der vorhandenen Ebenen. Die Häkchen im Kästchen bedeuten, dass eine Übernahme der Dokumente, die in den Ordnern abgelegt sind, grundsätzlich möglich ist. Wenn mit den obigen Eintragungen der Import bereits durchgeführt wird, werden die Dokumente im Kanzleibereich abgelegt, allerdings ohne Klientenzuordnung, ohne Eintragung von Kategorie/Thema oder Zeitraum in den Details zum jeweiligen Dokument.
Um eine strukturierte Übernahme zu erreichen, müssen Sie im Bereich Ordnerstruktur die Struktur Ihrer Dokumentenablage für die Übernahme in das Kanzlei-Informations-System übersetzen.
Im oben angeführten Beispiel liegt folgende – im unten angeführten Bildschirm – abgebildete Ordnerstruktur vor.
Unterhalb des Ursprungsordners mit der Bezeichnung Klienten wird als 1. Ebene die Klientennummer geführt. Die zweite Ebene bezieht sich auf die jeweilige Leistung wie Buchhaltung oder Personalverrechnung (im Kanzlei-Informations-System als Kategorie bezeichnet). Die dritte Ebene sorgt für die Aufteilung der Dokumente auf die einzelnen Kalenderjahre.
Für die strukturierte Übernahme der Dokumente in diesem Beispiel muss in der ersten Ebene der Eintrag Klient, in der zweiten Ebene der Eintrag Kategorie und in der dritten Ebene der Eintrag Jahr angewählt werden.
Somit werden die Dokumente im Zuge der Übernahme sofort den richtigen Klienten zugeordnet. In den Details wird der Bezeichnung der zweiten Ebene (Personalverrechnung, Buchhaltung) als Kategorie eingetragen und die Gültigkeitsdauer des Dokuments leitet sich aus der dritten Ebene – dem Jahr – ab.
Wichtig sind im Bereich Ordner die Häkchen in den Kästchen können die Inhalte dieser Ordner übernommen werden.
Nach Anwahl der Schaltfläche Dokumenten-Archiv übernehmen werden die Inhalte der Ordner, die ein Häkchen aufweisen, aufgrund der Eintragungen in der Ordnerstruktur (hier: Klient, Kategorie, Jahr) importiert. Die Dokumente, die übernommen werden, werden als bereits übernommen gekennzeichnet (automatische Änderung des Dateinamens) und können nicht nochmals übernommen werden.
Archiv-Import aufgrund der Ordnerstruktur und des Dateinamens
Im Zuge des Archiv-Imports können Sie auch den Dateinamen für die automatische Eintragung der Details zum Dokument verwenden. Vorrang haben immer die Einstellungen in der Ordnerstruktur.
Den Bereich Dateinamenstruktur können Sie nützen, wenn sich im Dateinamen Informationen finden, die in der Ordnerstruktur nicht enthalten sind.
Wenn Sie beispielsweise eine Ordnerstruktur angelegt haben, wo eine Unterteilung nach Klienten und Jahr stattfindet, fehlt in dieser Struktur die Kategorie bzw. das Thema (z. B. Finanzbuchhaltung, Personalverrechnung). Wenn diese Begriffe allerdings im Dateinamen vorkommen, können Sie den Dateinamen nützen, um diese Informationen in den Details automatisch einzutragen. In diesem Fall ist es ausreichend, im Bereich Dateinamenstruktur im ersten Feld den Eintrag Kategorie anzuwählen (siehe oben).
Ein weiteres Beispiel ist die Ablage der Dokumente getrennt nach Klientennummern. Die Dateibezeichnungen enthalten die Kategorie und das Jahr (z.B.: Jahresabschluss_2019)