Wiederkehrende Aufgaben

Ausgehend von einer Aufgabevorlage kann eine Aufgabe als wiederkehrend definiert werden. Wiederkehrende Aufgaben werden bei jedem Neustart des Kanzlei-Informations-Systems erstellt. Sie können in der Ansicht des Klienten als auch in der Kanzleiansicht erstellt werden.

Die wiederkehrende Aufgabe bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit festzulegen, wann die Aufgabe erstellt werden soll. Der aus der Aufgabenvorlage übernommene Endtermin kann abgeändert werden und übersteuert letztendlich die Eintragung in der Aufgabenvorlage. Dieses Prinzip gilt auch für die Uhrzeit und die zuständigen Mitarbeiter.

Aufgabenvorlage

Hier wählen Sie aus den in der Verwaltung angelegten Aufgabenvorlagen die zutreffende Aufgabenvorlage aus.

Klient

Wird die wiederkehrende Aufgabe im Klientenbereich angelegt, wird der vorher ausgewählte Klient automatisch eingetragen. Erfolgt die Anlage im Kanzleibereich muss der Klient aus der Liste ausgewählt werden. Wiederkehrende Aufgaben können auf andere Klienten übertragen (dupliziert) werden.

Tipp

Die Erstellung von wiederkehrenden Aufgaben (zB.: laufende Buchhaltung) sollte bei einem Klienten begonnen werden, dessen eingestellte Parameter auf die meisten anderen Klienten zutreffen. Anschließend kann diese wiederkehrende Aufgabe auf die anderen Klienten dupliziert werden. Bei Klienten, für die diese Parameter nicht zutreffen können diese manuell abgeändert werden.

Aktivität für Klientenspiegel

Innerhalb der Klienten-Stammdaten können Aktivitäten zugeordnet werden. Die Aktivitäten werden mit Zeiträumen verknüpft.

Der zugeordnete Zeitraum wird innerhalb der wiederkehrenden Aufgabe automatisch im Bereich Endtermin eingetragen. In diesem Bereich sind daher die Felder Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich und Jeden/Alle …. ausgegraut.

Endtermin

Im Bereich Endtermin wählen Sie aus wie oft (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und wann (Uhrzeit) die Aufgaben erstellt werden sollen. Für den Zeitpunkt der Aufgabenerstellung wird das Feld Generierungszeitpunkt (Tage vor Endtermin) verwendet. Das Programm nimmt die eingetragenen Daten im Bereich Endtermin, zieht die Tage im Feld Generierungszeitpunkt (Tage vor Endtermin) ab und stellt die Aufgabe automatisch bei jedem Neustart des Kanzlei-Informations-Systems hinein.

Hinweis

Wenn die Felder Wöchentlich, Monatlich, Jährlich und Jeden/Alle nicht angewählt werden können (ausgegraut), liegt das an der in den Klientenstammdaten zugeordneten „Aktivität für den Klientenspiegel“

Innerhalb der Stammdaten des Klienten können die in der Verwaltung angelegten Aktivitäten/Fachbereiche mit den Zeiträumen monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich zugeordnet werden. Diese Zuordnung wird automatisch in den Bereich Endtermin übertragen und die Eintragungsmöglichkeiten sind grau dargestellt.

Wenn Sie im Bereich des Endtermins den Eintrag Jährlich auswählen, kann das Programm automatisch auf den in den Klientenstammdaten im RZL-Board eingetragenen Bilanzstichtag zugreifen.

Wenn kein Bilanzstichtag eingetragen wird, wählt das Kanzlei-Informations-System automatisch den 31.12. als Bilanzstichtag.

Wiederkehrende Aufgaben mit einem jährlichen Endtermin können auch das Geburtsdatum des Unternehmers oder das Ende des geplanten Quotenzeitraumes abfragen.

Das Feld zum Ende des geplanten Quotenzeitraums wird für die Quotenplanung benötigt.

Uhrzeit

Festlegung der Uhrzeit des Endtermins. Die Uhrzeit wird aus der Aufgabenvorlage übernommen, kann jedoch abgeändert werden.

Zuständige

In diesem Bereich wählen Sie die zuständigen Mitarbeiter oder Zuständigkeiten aus. Die Auswahl kann mit Hilfe der Liste erfolgen bzw. durch Eintippen der Anfangsbuchstaben des Mitarbeiters.

Durch Klick auf können Sie neue zuständige Mitarbeiter bzw. einen neuen Zuständigkeitsbereich hinzufügen.

Im Bereich der zuständigen Mitarbeiter können nicht nur – wie bei einer normalen Aufgabe – Mitarbeiter zugeordnet werden, sondern auch Zuständigkeiten. Wenn in der Verwaltung im Zuständigkeitsbereich beispielsweise ein Hauptverantwortlicher definiert ist, kann dieser Eintrag im Feld Zuständiger Mitarbeiter zugeordnet werden. Wenn Sie nun diese Aufgabevorlage verwenden, wird automatisch der beim jeweiligen Klienten - als Hauptverantwortlicher - zugeordnete Mitarbeiter vorgeschlagen. Sie können hier auch mehr als eine Zuständigkeit zuordnen.

Endtermin der nächsten zu generierenden Aufgabe

Damit die wiederkehrende Einstellung der Aufgabe gestartet werden kann, muss dieses Feld ausgefüllt werden. Hier tragen Sie den Zeitpunkt des ersten Endtermins ein.

Generierungszeitpunkt (Tage vor Endtermin)

Dieses Feld ist verantwortlich für den Zeitpunkt der Aufgabenerstellung. Die Daten des Bereichs Endtermin der nächsten zu generierenden Aufgabe werden um die Eintragung in diesem Feld gekürzt und die Aufgabe wird erstellt. Das Ergebnis der Eintragung wird rechts neben dem Feld angezeigt.

Zeitraum (+/- Monate nach/vor Endtermin)

In diesem Feld tragen Sie den Monat ein, für das die Arbeit erledigt werden muss. Die Eintragung bezieht sich auf den Endtermin und erfolgt durch die Eintragung von positiven oder negativen Zahlen. Das Ergebnis der Eintragung wird rechts neben dem Feld angezeigt.

Automatische Generierung aktiv

Dieses Feld können Sie verwenden um eine wiederkehrende Aufgabe zu deaktivieren, ohne die Aufgaben löschen zu müssen.

Duplizieren von wiederkehrenden Aufgaben

Innerhalb der Details einer wiederkehrenden Aufgabe kann durch Anwahl des Duplizieren-Symbols die Aufgabe auf weitere Klienten übertragen werden.

In der Klientenliste können Sie die Klienten, für welche die wiederkehrende Aufgabe dupliziert werden soll, einzeln auswählen. Wenn alle Klienten in der Liste markiert werden sollen, kann ausgewählt werden. Die Hakerl können gesamt durch Anwahl des Symbols rechts daneben wieder gelöscht werden. Natürlich können Sie die Liste filtern.

In der Spalte bereits vorhanden wird Ihnen angezeigt, bei welchen Klienten diese wiederkehrende Aufgabe bereits angelegt wurde.

Nach Anwahl der Schaltfläche Duplizieren wird die wiederkehrende Aufgabe auf die aktivierten Klienten übertragen.

Wiederkehrende Aufgaben können auch in der Klienten- und Kanzleiansicht dupliziert werden.

Tipp

Auch das Duplizieren von mehreren wiederkehrenden Aufgaben gleichzeitig ist möglich.

Generierungsvorschau

Innerhalb der wiederkehrenden Aufgaben können Sie durch Anwahl der Schaltfläche Generierungsvorschau die nächsten zu generierenden Aufgaben ansehen.

Dieser Programmteil ermöglicht vorab die händische Generierung einer Aufgabe. Zunächst muss die Aufgabe durch ein Hakerl im Kästchen aktiviert werden und anschließend die Schaltfläche Ausgewählte Aufgaben sofort generieren angewählt werden.

Ein möglicher Anwendungsfall ist das beispielsweise ein Klient atypisch die Buchhaltung sofort nach Ablauf des Monats bringt und diese gleich erledigt wird. Somit kann die Aufgabe – die zu diesem Zeitpunkt noch nicht automatisch erzeugt wurde – händisch erzeugt und auf Erledigt gesetzt werden und es ist nicht notwendig auf die automatische Generierung zu warten. Für die Aktivität Jahresabschluss könnte man einen möglichst späten Endtermin wählen, damit die Liste der Offenen Ausgaben nicht unübersichtlich wird. Wenn der Klient die Unterlagen bereitstellt bzw. wenn der Sachbearbeiter mit der Erstellung beginnt, wird die Aufgabe in der Generierungsvorschau angelegt.

Zuständigkeiten: Auffang-Zuständigkeitsbereich – Auffang-Mitarbeiter

Sie können im Programmteil Extras / Einstellungen im Registerblatt Aufgabenverwaltung bei fehlenden Zuständigkeiten in den Klientenstammdaten einen Auffang-Zuständigkeitsbereich und einen Auffang-Mitarbeiter anlegen.

Mit Hilfe dieser Zuordnungen wird verhindert, dass automatisch generierte Aufgaben ohne Zuständigkeit erstellt werden.