Klientenspiegel
Der RZL Klientenspiegel bietet eine aktuelle Übersicht über Ihre offenen, in Arbeit befindlichen, überfälligen und erledigten Leistungen. Der Klientenspiegel wird im Bereich der Aufgaben (Mein Arbeitsplatz, Klientenaufgaben, Kanzleiaufgaben) aufgerufen.
Im Bereich Mein Arbeitsplatz werden die Informationen des Klientenspiegels pro Mitarbeiter angezeigt. Im Klientenbereich sehen Sie die Daten zum ausgewählten Klienten und schließlich im Kanzleibereich sämtliche Eintragungen.
Der Klientenspiegel umfasst die Aktivitäten der Kanzlei für die Klienten. Im monatlichen Klientenspiegel werden die Aufgaben pro Monat angezeigt. Im jährlichen Klientenspiegel erfolgt die Darstellung pro Jahr. Die Aktivitäten werden in der Verwaltung angelegt und können in den Stammdaten des Klienten und bei den Aufgaben zugeordnet werden.
Anlage der Aktivitäten
Die Anlage der Aktivitäten erfolgt in der Verwaltung durch Anwahl des Eintrags Neue Aktivität.
Die angelegte Aktivität kann im monatlichen oder jährlichen Klientenspiegel angezeigt werden. Durch Anwahl der rechten Maustaste und des Eintrags Klientenzuordnung kann die Aktivität den Klienten inklusive Zyklus zugeordnet werden.
Zunächst wählen Sie oben links den Zyklus der Aktivität aus (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich). Anschließend werden die Klienten durch ein Hakerl ins Kästchen gekennzeichnet und durch Anwahl der Schaltfläche Übernehmen zugeordnet.
Tipp
Sie können sich die Auswahl innerhalb der Klientenliste erleichtern, indem Sie einen temporären Filter auf die Zuständigkeit (hier: Buchhaltung) setzen.
Zuordnung der Aktivitäten in den Klientenstammdaten
Die Zuordnung der angelegten Aktivitäten/Fachbereiche kann auch innerhalb der Klientenstammdaten im Bereich Zuordnungen erfolgen.
Die Auswahl des Zeitraums für die einzelnen Aktivitäten (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) wirkt sich auf die Darstellung innerhalb des Klientenspiegels aus.
Wenn die Zuordnung in den Stammdaten des Klienten vorgenommen wurde, werden die Aktivitäten im Klientenspiegel anzeigt. Das Beispiel oben zeigt den monatlichen Klientenspiegel eines Klienten mit den Aktivitäten Buchhaltung und Personalverrechnung. Auch die Zeiträume quartalsweise und halbjährlich werden im monatlichen Klientenspiegel ausgewiesen (mit dem Symbol mehrmonatiger Zyklus). Die Aktivitäten denen der Zeitraum jährlich zugeordnet wird (z.B.: Jahresabschluss) werden im jährlichen Klientenspiegel ausgewiesen.
Zuordnung der Aktivitäten innerhalb der Aufgaben
Damit im Klientenspiegel die Aufgaben und deren Status angezeigt werden, ist es notwendig innerhalb der Erstellung der Aufgaben die Aktivität und den Zeitraum zuzuordnen.
Wenn innerhalb der Eigenschaften der Aufgabe die Felder Aktivität und Zeitraum ausgefüllt werden, wird die Aufgabe in den Klientenspiegel übernommen. Die Anlage der oben angeführten Aufgabe führt zum Ausweis der (offenen) Aufgabe Buchhaltung 03/2020 im monatlichen Klientenspiegel.
Die Anlage von Aufgaben – mit Aktivität und Zeitraum als Eintrag für den Klientenspiegel – kann manuell, mit Aufgabenvorlagen oder als wiederkehrende Aufgaben erfolgen.
Monatlicher Klientenspiegel
Im Klientenbereich
Unten angeführt der monatliche Klientenspiegel für einen bestimmten Klienten. Die Aktivitäten sind in den Zeilen und die einzelnen Monate in den Spalten eingetragen.
Im oberen Bereich des Klientenspiegels können Sie im Bereich Zeitraum das Jahr eintragen, das dargestellt werden soll. Vorgeschlagen wird das aktuelle Jahr. Das Programm zeigt alle Monate des Jahres von Jänner bis Dezember an, egal ob Einträge vorhanden sind oder nicht.
Wenn das Feld nur Aktivitäten mit unerledigten Aufgaben anzeigen aktiviert wird, werden nur Aktivitäten mit noch nicht erledigten Aufgaben angezeigt. Zusätzlich kann die Darstellung auf bestimmte Monate eingeschränkt werden.
Im Kanzleibereich/Mein Arbeitsplatz
Im Klientenspiegel der Kanzlei bzw. auf der Ebene Mein Arbeitsplatz sind in den Zeilen die Klienten mit Nummer und Bezeichnung und in den Spalten die Monate eingetragen.
Die Darstellung erfolgt für den im rechten oberen Bereich Aktivität angewählten Eintrag (hier: Buchhaltung).
Wenn das Feld nur Klienten mit unerledigten Aufgaben anzeigen aktiviert wird, werden nur Klienten mit noch nicht erledigten Aufgaben angezeigt. Zusätzlich kann die Darstellung auf bestimmte Monate eingeschränkt werden.
Im Kanzleibereich kann die Einschränkung auf Monate mit unerledigten Aufgaben sehr wesentlich zur übersichtlichen Darstellung der noch offenen Aktivitäten beitragen.
Im oben angeführten Beispiel werden für die Aktivität Buchhaltung die noch nicht erledigten Aufgaben ohne Einschränkung auf einen bestimmten Monat angezeigt.
Grundsätzlich sehen Sie die Aufgaben aller Mitarbeiter. Im oberen Bereich des Bildschirms können Sie die Aufgaben auf einzelne Mitarbeiter einschränken.
Jährlicher Klientenspiegel
Im jährlichen Klientenspiegel werden jene Aktivitäten angezeigt, welche innerhalb der Klientenstammdaten im Bereich Zuordnungen mit dem Zeitraum jährlich eingetragen wurden.
Die Darstellung und Bedienung der jährlichen Klientenspiegel ist ident mit den oben beschriebenen monatlichen Spiegeln. Allerdings mit einer Ausnahme: Im Bereich Zeitraum können Sie in den Felder Jahr von … Jahr bis eintragen.
Detaillierte Darstellung der Aufgaben im Klientenspiegel
Wenn Sie sich innerhalb des Klientenspiegels mit der Maustaste über einem bestimmten Eintrag befinden, wird eine Kurzinformation für die Aufgabe angezeigt.
Wenn innerhalb der Klientenspiegel ein Eintrag mit der linken Maustaste angewählt wird, wird die Aufgabe im Detail angezeigt.
Das hier anzeigte Aufgabendetail betrifft die Erstellung der Steuererklärung für das Jahr 2019 des Klienten 5.