Anlegen und Bearbeiten von Aufgaben

Das Modul Aufgabenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit Offene Aufgaben anzulegen und zu beschreiben. Die Offenen Aufgaben kann der Mitarbeiter für sich selbst anlegen und/oder anderen Mitarbeiter zuweisen (weiterleiten). Die Aufgaben können händisch, mit Aufgabenvorlagen oder automatisch als wiederkehrende Aufgaben angelegt werden.

Wenn eine Aufgabe einem anderen Mitarbeiter zugeordnet wird, spricht man von weitergeleiteten Aufgaben, die im Bereich Mein Arbeitsplatz gesondert abgelegt werden. Erledigte Aufgaben werden ebenfalls in einem eigenen Programmteil aufgelistet.

Die Aufgaben werden je nach Eigenschaft unterschiedlich ausgewiesen bzw. der Status der Aufgabe wird durch verschiedene Symbole dargestellt. Die Aufgaben können von verschiedenen Mitarbeitern detailliert und nachvollziehbar beschrieben werden. Ein Aufgabenprotokoll stellt sicher, dass sämtliche Änderungen der Aufgabe aufgelistet werden.

Tipp

Was einzelne Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Aufgabenverwaltung dürfen oder nicht kann gezielt im RZL Board unter Stamm/Berechtigungenangepasst werden.

In der Navigation werden die Aufgaben im Bereich Mein Arbeitsplatz (an erster Stelle) mitarbeiterbezogen aufgelistet. Den Eintrag Weitergeleitete Aufgaben finden Sie nur im Bereich Mein Arbeitsplatz. Der Mitarbeiter erhält in diesem Bereich durch Anwahl des Eintrags Klienten jene Klienten angezeigt, in deren Stammdaten der Mitarbeiter als Zuständiger hinterlegt ist (vgl. 9.3.1 Zuordnungen).

Im Bereich der Klienten werden die Aufgaben nach Klienten geordnet angezeigt und im Kanzleibereich finden Sie eine Liste der Aufgaben der gesamten Kanzlei.

Offene Aufgaben können in jedem Bereich des Kanzlei-Informations-Systems angelegt werden. Wenn die Aufgabe im Klientenbereich angelegt wird, ist die neue Aufgabe bereits dem ausgewählten Klienten zugeordnet.

Anlegen von Aufgaben

Neue Aufgaben werden durch Anwahl des Felds angelegt. Der Detailbildschirm wird aufgerufen und Sie können die Eingabefelder der Aufgaben ausfüllen. Wenn Aufgabenvorlagen angelegt sind, können diese ebenfalls ausgewählt werden.

Die Aufgabenverwaltung bietet rechts oben die Liste mit den Aufgaben, unterhalb befindet sich der Detailbildschirm mit 3 Registerblättern. Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung der Eingabefelder der einzelnen Registerblätter.

Registerblatt Allgemein

Titel

Im Feld Titel bezeichnen Sie auf Aufgabe.

Endtermin

Der Endtermin für eine Aufgabe wird mit Datum und Uhrzeit eingetragen. Beginnend mit dem Tag des Endtermins wird die Aufgabe in der Liste mit roter Schrift angezeigt und zusätzlich mit rotem Warndreieck gekennzeichnet, damit Sie auf den Termin aufmerksam werden.

Erinnerung

Sie können sich durch Eintragung eines Erinnerungsdatums vor Ablauf der Frist an die Aufgabe erinnern lassen. Im Bereich Erinnerung können Sie den Erinnerungstermin anhand einer vorgegebenen Liste automatisch eintragen lassen. Eine Aufgabe die bereits in die Erinnerungsfrist fällt wird in Ihren offenen Aufgaben mit gekennzeichnet.

Erinnerungen an fällige Aufgaben und Benachrichtigung über neue Aufgaben werden mittels Einblendungen dargestellt. Diese Einblendungen erhalten Sie meist beim Start des Kanzlei-Informations-System, da in diesem Zusammenhang die Aufgabenverwaltung im Hintergrund aktualisiert wird (gilt für wiederkehrende Aufgaben – nicht für aus FinanzOnline oder manuell erstellte Aufgaben).

Meldung beim Start vom RZL Kanzlei-Informationssystem:

Erinnerungsmeldung während dem Arbeiten:

Klient

Hier kann die Aufgabe einem Klienten zugeordnet werden. Sie können die Liste aufschlagen und die Klienten aus der Liste auswählen. Sie können aber auch die Klientennummer direkt eintippen bzw. durch Eintragung von Buchstaben nach dem Namen suchen.

Wenn Sie die Eingabe der neuen Aufgabe im Klientenbereich durchführen, ist die Klienten­nummer fix eingetragen.

Zuständige Mitarbeiter – Status der Aufgabe

In diesem Bereich wählen Sie die zuständigen Mitarbeiter aus. Die Auswahl kann mit Hilfe der Liste erfolgen bzw. durch Eintippen der Anfangsbuchstaben des Mitarbeiters.

Sie können beim zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe mit Offen, Erledigt, In Arbeit und Obsolet kennzeichnen. Nach diesen unterschiedlichen Eigenschaften einer Aufgabe können Sie filtern. Eine Aufgabe kann in der Aufgabenliste durch Anwahl der Tastenkombination STRG + T als Erledigt gekennzeichnet werden.

Im Bereich der offenen Aufgaben (1) bedeutet kein Eintrag in der Spalte Status, dass die Aufgabe noch offen ist. Wenn die Aufgabe als In Arbeit gekennzeichnet ist, wird diese Eigenschaft in der Spalte Status durch Werkzeug symbolisiert.

Aufgaben die als Erledigt bzw. Obsolet gekennzeichnet sind, werden nicht mehr im Bereich Offene Aufgaben angezeigt, sondern wandern in den Bereich Erledigte.

Wenn Aufgaben als Erledigt gekennzeichnet werden, wird in der Spalte Status ein grünes Häkchen angezeigt. Obsolete Aufgaben werden mit einem Quadrat gekennzeichnet (2).

Wenn ein zuständiger Mitarbeiter eingetragen und gespeichert ist, kann die Zuordnung nicht mehr geändert werden, sprich das Feld Mitarbeiter kann nicht mehr bearbeitet werden. Die Anwahl des Kreuz-Symbols löscht eine bestehende Zuordnung als Ganzes.

Tipp

Soll eine Aufgabe einem anderen Mitarbeiter nachvollziehbar zugeordnet werden, markieren Sie bitte den Mitarbeiter durch einen Mausklick. Anschließend wählen Sie bitte das Pfeil-Symbol an und Sie haben die Möglichkeit die Aufgabe einem anderen Mitarbeiter weiterzuleiten.

Zuständigkeit [FinanzOnline]

Wenn Sie in den FinanzOnline-Zuweisungen innerhalb der Protokolle in der Spalte Aufgabenvorlage für zu erledigende Aufgabe eine Aufgabevorlage (z.B.: Buchhaltung) verankern, wird diese Aufgabe automatisch geschlossen, wenn die Übermittlung der XML-Datei (UVA-Datei) funktioniert hat. D.h. der Mitarbeiter muss die Aufgabe nicht mehr selbst auf erledigt setzen.

Sonstiges

Eine Aufgabe kann mit der Eigenschaft Priorität hoch und/oder Problembehaftet versehen werden.

Kategorie

In diesem Bereich wählen Sie zwischen den in der Verwaltung angelegten Kategorien aus. Die Kategorie ist ein wichtiger Eintrag für die strukturierte Ablage und für die Suche innerhalb der Aufgaben.

Thema

In diesem Bereich wählen Sie zwischen den in der Verwaltung angelegten Themen aus. Das Thema ist ebenfalls ein wichtiger Eintrag für die strukturierte Ablage und für die Suche innerhalb der Aufgaben.

Aktivität/Zeitraum

Wenn Sie die Felder Aktivität und Zeitraum bei einer Aufgabe zuordnen, wird die Aufgabe in den Klientenspiegel übernommen und dem aktuellen Status entsprechend dargestellt.

Ereignisse

Wenn keine Ereignisse zugeordnet sind, kann eine Zuordnung durch Anwahl der Schaltfläche Keine Ereignisse zugeordnet erfolgen.

In diesem Bereich kann die Aufgabe mit einem oder mehreren bereits bestehenden Ereignissen verknüpft werden.

Das oder die Ereignisse die verknüpft werden sollen, werden mit der Maus markiert und anschließend wird die Schaltfläche Hinzufügen angewählt.

Innerhalb der Aufgabe kann die Verknüpfung mit wieder entfernt werden.

Der Aufgabe können Sie mit ebenso ein neues Ereignis zuordnen.

Aufgrund von Databoxeingängen werden häufig Ereignisse automatisch zugeordnet und können mit einem Doppelklick geöffnet werden.

Tipp

Sie können innerhalb eines Ereignisses durch Anwahl der rechten Maustaste eine neue Aufgabe mit oder ohne Aufgabenvorlage erstellen.

Dokumente

In diesem Bereich kann die Aufgabe mit einem oder mehreren Dokumenten verknüpft werden. Sind keine Dokumente zugeordnet kann eine Zuordnung vorgenommen werden. Diese Vorgehensweise ist ident mit der den Ereignissen betreffend.

Dokumente die einer Aufgabe zugeordnet sind, können Sie sehr einfach durch Anwahl der rechten Maustaste per E-Mail versenden.

Wenn Sie den Eintrag Versenden anwählen, werden die beim Klienten gespeicherten E-Mail-Adressen angezeigt und können ausgewählt werden.

Registerblatt Beschreibung

Im Registerblatt Beschreibung kann die Aufgabe erläutert werden.

Die Beschreibungen werden im unteren Teil des Bildschirms im Bereich Beschreibung hinzufügen erfasst und im oberen Bereich angezeigt.

Die einzelnen Einträge werden getrennt angezeigt. Im rechten Bereich sehen Sie den Ersteller der Einträge und das Datum und die Uhrzeit der Einträge.

Registerblatt Protokoll

Das Registerblatt Protokoll zeigt Ihnen alle Arbeitsschritte an, die im Zusammenhang mit der ausgewählten Aufgabe durchgeführt worden sind.

Verwaltung der Aufgaben

Innerhalb der Aufgabenlisten können Sie durch Anwahl der rechten Maustaste die Bearbeitungsmöglichkeiten aufrufen. Die Aufgaben können einzeln oder auch mehrere gleichzeitig gelöscht, als erledigt markiert, weitergeleitet und die (Aufgaben-)Liste gedruckt werden. Die Details können nur jeweils von der aktuell markierten Aufgabe (einzeln) gedruckt werden. Weiters kann die Aufgabenliste vollständig oder nur die jeweils ausgewählten Zeilen in die Zwischenablage kopiert werden und beispielsweise im Excel eingefügt werden.

Aufgabe löschen

Grundsätzlich können Sie nur die eigenen Aufgaben löschen. Aufgaben die nicht die eigene Zuständigkeit betreffen, können nur mit den entsprechenden Rechten gelöscht werden. Das Löschen einer Aufgabe ist unwiderruflich und wird auch nicht protokolliert.

Hinweis

Die Einstellungen zu den Berechtigungen befinden sich im RZL Board. Für die Vergabe von Rechten benötigt ein Mitarbeiter selbst entweder die Rolle Alle Berechtigungen oder die Rolle Benutzerverwaltung.

Aufgabe als erledigt markieren

Eine Aufgabe kann entweder direkt in den Details auf erledigt gestellt werden oder Sie öffnen das Kontextmenü mithilfe eines Rechtsklicks auf die markierte Aufgabe und wählen Aufgabe als "von mir erledigt" markieren.

Tipp

Damit die Aufgabe als von mir erledigt markiert wird, können Sie auch die Tastenkombination Strg + T verwenden.

Aufgabe weiterleiten

Wenn Sie den Eintrag Aufgabe weiterleiten anwählen, erhalten Sie folgenden Bildschirm angezeigt.

Hier kann die Aufgabe einem neuen zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Weitergeleitet werden kann allerdings nur dann, wenn der Status der Aufgabe „offen“ oder „in Arbeit“ ist.

Aufgaben drucken

Aufgaben können einzeln mit Details ausgedruckt werden. Die Listenansicht der Aufgaben kann ebenfalls ausgedruckt werden.

Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten

Wenn Sie in der Aufgabeliste mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten möchte, müssen Sie diese Aufgabe markieren und anschließend wieder die rechte Maustaste drücken.

Im Kontextmenü scheint die Anzahl der Aufgaben die bearbeitet werden können auf. Der Detaildruck ist nur für einzelne Aufgaben möglich und deshalb in der Liste ausgegraut.

Liste drucken

Dieser Programmteil ermöglicht den Ausdruck der gesamten Aufgabenliste.

Tabelle in Zwischenablage kopieren

Durch Anwahl des Eintrags Tabelle in Zwischenablage kopieren oder der Tastenkombination STRG + C wird die gesamte Tabelle in den Zwischenablage kopiert und kann beispielsweise im Excel durch Anwahl der Tastenkombination STRG + V eingefügt werden.

Wenn Sie in der Liste einzelne Einträge markieren, können Sie diese durch Anwahl des Eintrags Ausgewählte Zeile(n) in Zwischenablage kopieren ebenfalls kopieren.