Brief bzw. Dokument
Das RZL Kanzlei-Informations-System unterstützt Sie beim Schreiben Ihrer Korrespondenz an Ihre Klienten bzw. an die Finanzämter Ihrer Klienten bestmöglich.
Sie können den Brief direkt über das Kanzlei-Informations-System
innerhalb der Anzeige der Klientenstammdaten durch Klick auf
öffnen und hier die
Word-Vorlage auswählen.
Wenn Sie das quadratische Symbol mit den Punkten rechts außen anwählen, können Sie – wenn vorhanden – zwischen mehreren Vorlagen wählen.
Ist die passende Word-Vorlage eingetragen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Word starten. Wenn Sie eine Word-Vorlage mit variablen Adressdaten verwenden, erhalten Sie nachfolgende Abfrage.
Bevor sich Microsoft Word öffnet, sind in diesem Fall noch die Empfängerdaten auszuwählen.
Im Bereich Empfänger Name können Sie rechtsformabhängig zwischen den Daten der natürlichen Person, den Firmendaten, den Finanzamtsdaten und den Kontaktpersonen auswählen.
Der Bereich Empfänger Adresse ermöglicht die Auswahl der Adressdaten der natürlichen Person (rechtsformabhängig), der Firma und des Finanzamtes.
Der Bereich Zustellanweisung bietet die Kontaktpersonen zur Auswahl an.
Nach Anwahl der gewünschten Daten klicken Sie auf die Schaltfläche Word starten. Microsoft Word wird geöffnet und die ausgewählten Daten sind eingetragen.
Wenn Sie eine Vorlage verwenden, die fixe Adressdaten gespeichert hat, kommt die obige Abfrage nach Empfänger Name, Empfänger Adresse und Zustellanweisung nicht.
Nachdem Sie das Dokument fertiggestellt haben, können Sie den Brief automatisch als Postausgang und/oder in die Dokumentenverwaltung übernehmen.
Damit der Brief automatisch übernommen werden kann, müssen Sie den Reiter RZL wählen.
Wenn Sie den Brief als Word-Dokument zur RZL Dokumentenverwaltung hinzufügen wollen, wählen Sie bitte den Eintrag Dokument hinzufügen an.
Der Eintrag Dokument als PDF hinzufügen speichert das Word-Dokument als PDF in die Dokumentenverwaltung. In der Dokumentenverwaltung kann das PDF-Dokument nach Anwahl der rechten Maustaste mit einem Unterschriften-PAD (signotec) signiert werden.
Soll der Brief aber als Postausgang erfasst und zur RZL Dokumentenverwaltung hinzugefügt werden, wählen Sie bitte den Eintrag Postausgang hinzufügen an.
Im oben angezeigten Bildschirm sehen Sie die Felder für die Eintragung des Briefs als Postausgang bzw. für die Übernahme in die RZL Dokumentenverwaltung. Nach Eintragung der notwendigen Felder wird der Brief durch Anwahl der Schalfläche Hinzufügen als Postausgang eingetragen und in die Dokumentenverwaltung übernommen.
Viele Felder können automatisch aus der Word-Vorlage übernommen werden, wenn diese in den erweiterten Eigenschaften der Vorlage gespeichert sind.
Öffnen eines bereits im KIS gespeicherten Dokuments
Wenn Sie ein Word Dokument das bereits im KIS gespeichert ist erneut öffnen, haben Sie im Registerblatt RZL zusätzliche Möglichkeit der Ablage.
Wenn Sie bei einer neuerlichen Übernahme eines Dokuments ins Kanzlei-Informations-System den Eintrag Bestehendes Dokument speichern anwählen, wird das bereits bestehende Dokument überschrieben.
Die Anwahl der Option als neues Dokument hinzufügen bedeutet, dass das bereits gespeicherte Dokument nicht geändert und ein zusätzliches neues Dokument ins KIS abgelegt wird.
Der Eintrag als neuen Postausgang hinzufügen bedeutet, dass nicht nur das Dokument zusätzlich abgelegt, sondern auch, dass ein neuer Postausgang gespeichert wird.
Erhalt eines Dokuments (Briefes)/Einscannen
Wenn Sie einen Brief erhalten, bzw. ein Dokument dem Kanzlei-Informations-System hinzufügen wollen, müssen Sie dieses Dokument einscannen. Sie haben im Kanzlei-Informations-System die Möglichkeit auf eingescannte Dokumente zuzugreifen.
In diesem Zusammenhang ist die Anlage des Scanordners von entscheidender Bedeutung. Der Scan-Ordner wird in der Verwaltung angelegt. Es können auch mehrere Scanordner angelegt werden. Dokumente die aus einem Scan-Ordner in das Kanzlei-Informations-System übernommen werden, werden noch erfolgreicher Übernahme aus dem Scan-Ordner herausgelöscht.
Auf die Scanordner kann in der Dokumentenverwaltung des Kanzlei-Informations-System zugegriffen werden.
Tipp
Wenn Sie aus dem oben angeführten Bildschirm durch Anwahl der Schaltfläche Neue Dokumente einscannen die Dokumente übernehmen, werden die Dokumente sofort in den Bereich Hinzugefügte Dokumente abgelegt und müssen nicht vorher beispielsweise in einen Scan-Ordner abgelegt werden.