Was ist das Kanzlei-Informations-System

Das RZL Kanzlei-Informations-System unterstützt die Organisation einer Wirtschafts­treuhand-Kanzlei. Das Programm bietet die Möglichkeit, die Kommunikation mit den Klienten strukturiert abzuspeichern.

Sie können Postein- und Postausgänge inklusive der Dokumente zu einzelnen Klienten zuordnen und beschlagworten. Für die geführten ein- und ausgehenden Telefonate können Telefonprotokolle gespeichert werden. Der Rest der Kommunikation kann über die sonstigen Memos gespeichert werden. Das FinanzOnline-Modul ermöglicht das automatische Auslesen der Databox, der Steuerkonten, der Quoten, der Steuererklärungen, der Vertretungsliste und die Zuordnung/Ablage der Protokolle, Bescheide usw. mit automatischer Aufgabenerstellung.

Im Kanzlei-Informations-System können aufgrund von Vorlagen Briefe geschrieben werden, Sie können E-Mails schreiben und diese Dokumente werden mit Hilfe von Add-Ins direkt aus den MS Office Programmen (Outlook, Word, Excel) in der Dokumentenverwaltung – natürlich mit Klientenzuordnung – gespeichert.

E-Mails die Sie erhalten können ebenfalls mit Klientenzuordnung abgespeichert werden. Auch für eingescannte Dokumente besteht diese Möglichkeit.

Die große Anzahl von Einträgen (Ereignisse und Dokumente) kann ganz einfach mithilfe von Filterfunktionen übersichtlicher dargestellt werden.

Das Kanzlei-Informations-System beinhaltet eine mitarbeiterbezogene Aufgabenverwaltung. Sie haben die Möglichkeit Offene Aufgaben anzulegen, diese an Mitarbeiter weiterzuleiten sowie End- und Erinnerungstermine zu setzen. Die Aufgaben können genau beschrieben werden. Ein Aufgabenprotokoll sorgt für Nachvollziehbarkeit. Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben können Aufgabenvorlagen angelegt werden, die vom Programm automatisch zu bestimmten Zeitpunkten erstellt werden.

Der aktuelle Status der Aufgaben kann sehr übersichtlich in dem zugehörigen Klientenspiegel aufgerufen werden. Die Klientenspiegel können monatlich bzw. jährlich betrachtet werden.

Das Kanzlei-Informations-System im Zusammenhang mit dem RZL Board ersetzt mit der Stammdatenverwaltung Ihrer Klienten die Zentrale Mandantenverwaltung. D.h. eine Neuanlage von Klienten bzw. die Bearbeitung der Stammdaten der Klienten ist in der Zentralen Mandantenverwaltung nicht mehr möglich. Das Ändern der Klientennummern bzw. das Löschen von Klienten erfolgt derzeit noch über die ZMV.

In Kombination mit einer TAPI-fähigen Telefonanlage wählt das Kanzlei-Informations-System direkt die beim Klienten hinterlegte Telefonnummer. Bei eingehenden Anrufen erfolgt eine automatische Identifizierung des Anrufers und der jeweilige Klient wird geöffnet. Es erfolgt eine automatische Protokollierung des Zeitpunkts des Telefonats und der Gesprächsdauer. Der Protokolleintrag muss lediglich um Stichwörter oder einer Aktennotiz über den Inhalt des Gesprächs ergänzt werden.

Das RZL Kanzlei-Informations-System wird aber – abgesehen von der ZMV – keine anderen RZL-Programme ersetzen, sondern lediglich ergänzen. Die Aufgaben der „alten“ Programme bleiben natürlich erhalten.

Die RZL Win Programme können im Menü des Kanzlei-Informations-Systems gestartet werden. Die Klienten – wenn angelegt – werden automatisch mit dem aktuellen Jahr geöffnet.