Programmstart und mögliche Funktionen

Unmittelbar nach dem Start des Programmes werden die Menüeinträge (KIS, Funktionen, usw.), das Suchfeld - voreingestellt auf Suche nach Klient - und im linken unteren Bereich die Navigation angezeigt. Im rechten Bereich sehen Sie automatisch die offenen Aufgaben des Mitarbeiters.

Wenn Sie im Suchfeld eine bestehende Klientennummer eintragen, werden standardmäßig die Ereignisse des Klienten in Listenform zeitlich gereiht angezeigt. Unter Extras/Einstellungen kann die Erstansicht beim Öffnen eines Klienten pro Mitarbeiter verändert werden.

Nach dem Eintragen der Klientennummer im Suchfeld können Sie die TABULATOR-Taste und/oder die RETURN-Taste bzw. ENTER-Taste verwenden, um sich den Klienten anzeigen zu lassen.

Wenn Sie im Suchfeld nicht den Suche nach Klient Button anwählen, sondern auf Suche nach Mitarbeiter umschalten, können Sie nach Mitarbeitern suchen bzw. bearbeiten oder in die Stammdaten (RZL Board) wechseln.

Die Anlage der Mitarbeiterstammdaten erfolgt im RZL Board. Im KIS erfolgt die Vergabe von Sichtbarkeitsrechten und die Zuteilung des Mitarbeiters zu den Zuständigkeitsbereichen.

Navigation

Innerhalb der einzelnen Programmpunkte des RZL Kanzlei-Informations-Systems bewegen Sie sich in der Navigation. Im Bereich der Navigation verwenden Sie die Maus.

Um auf die einzelnen Programmteile zugreifen zu können, klicken Sie entweder auf den Eintrag selbst oder auf das + vor dem Eintrag.

Der Klientenbereich ist aufgeteilt in Aufgaben, Ereignisse, FinanzOnline, Dokumente und Stammdaten. Beim soeben geöffneten Klienten werden die Stammdaten des Klienten angezeigt.

Im Klientenbereich und Mitarbeiterbereich können Einträge nur dann gemacht werden, wenn Sie vorher einen Klienten bzw. einen Mitarbeiter öffnen.

Menü

Anzeige der Klientendaten

Wenn Sie im Kanzlei-Informationssystem im Suchfeld mit der Einstellung eine gültige Klientennummer eintragen, wird im oberen Bereich des Bildschirms eine Zusammenfassung der Stammdaten des Klienten angezeigt. Im unteren Bereich sehen Sie die zu diesem Klienten erfassten Ereignisse.

Im linken Bereich der Klientenstammdaten werden der Name und die Adressen des Klienten angezeigt.

Im mittleren Bereich sehen Sie die Anmerkungen, die Steuernummer des Klienten, zusammengefasst die UID-Nummer, die Firmenbuchnummer und die SV-Nummer des Klienten, die allgemeinen Telefonnummern des Klienten und die Firmen E-Mail-Adressen. Diese Daten kommen aus der Stammdatenverwaltung im RZL Board.

Der rechte Bereich zeigt Ihnen zunächst die Zuständigkeiten innerhalb der Kanzlei (vgl. Kap. 9.3.1 Zuordnungen) an. Die Reihenfolge der Anzeige wird in der Verwaltung festgelegt (vgl. Kap. 11.14 Zuständigkeitsbereich). Unterhalb sehen Sie die Kontaktpersonen des Klienten. Die Anlage von Personen erfolgt ebenso im RZL-Board.

Mit dem Buchsymbol neben der Klientenbezeichnung können Notizen zu diesem Klienten erfasst werden. Die Notiz kann bzgl. Schriftart, Schriftgröße usw. beliebig formatiert werden. Wählt man die Option Notiz beim Öffnen des Klienten anzeigen an, wird die Notiz beim Öffnen des Klienten angezeigt.

Briefe schreiben

Wenn Sie das Brief-Symbol anwählen, können Sie direkt aus dem Kanzlei-Informations-System einen Brief (mit Hilfe von Vorlagen) erstellen und automatisch als Postausgang speichern.

Die genaue Vorgehensweise ist im Kapitel 13 Abläufe im Punkt 13.1 Briefe schreiben erläutert.

Einstieg in FinanzOnline – Kopieren der Steuernummer

Wenn Sie auf die Finanzamt-Steuernummer klicken, wird automatisch die Homepage von FinanzOnline geöffnet. Wenn in der Verwaltung für FinanzOnline ein Mitarbeiterzugang angelegt ist (vgl. 6.2 Eintragung der Zugangskennungen), ersparen Sie sich das Eintippen der Zugangskennungen und kommen sofort ins FinanzOnline (Direkteinstieg).

Das Kanzlei-Informations-System kopiert die Steuernummer in die Windows-Zwischenablage. Wenn Sie innerhalb von FinanzOnline nachfolgend für Abfragen wie z. B. den Steuerakt des Klienten die Steuernummer eintragen müssen, geben Sie bitte NUR die Tasten­kombination STRG + V ein.

Somit wird die Steuernummer automatisch eingetragen und Sie ersparen sich das Eintippen.

Kopieren von UID-Nummer, Firmenbuchnummer, Sozialversicherungsnummer

Die UID-Nummer, die Firmenbuchnummer und die Sozialversicherungsnummer können durch Anwahl der rechten Maustaste kopiert werden.

Wenn bei der natürlichen Person eine Sozialversicherungsnummer eingetragen ist, wird durch einen Einfachklick mit der Maus (linke Maustaste) das Portal der österreichischen Sozialversicherung geöffnet. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Unternehmensserviceportal werden Sie automatisch über den in der Verwaltung hinterlegten FinanzOnline Mitarbeiterzugang im USP angemeldet. Aufgrund der fehlenden Zwei-Faktor-Authentifizierung (Handy-Signatur, Bürgerkarte) stehen Ihnen dabei aber nur eingeschränkte Funktionen zur Verfügung.

Anruf des Kunden übers KIS

Wenn eine Anbindung an eine Telefonanlage existiert und diese Telefonanbindung im Kanzlei-Informations-System lizensiert ist, können Sie durch Anwahl des Telefonsymbols Ihren Kunden direkt aus dem KIS heraus anrufen.

Zusätzlich öffnet sich automatisch ein Telefonprotokoll, das die Gesprächsdauer protokolliert (vgl. Kap. 5.4.1 RZL Telefon Anbindung).

E-Mails schreiben

Durch einen Klick auf das Briefsymbol wird automatisch ein E-Mail mit der hinterlegten E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse geöffnet. Dieses E-Mail kann automatisch als Postausgang gespeichert werden.

Die genaue Vorgehensweise finden Sie im Kapitel 13 Abläufe im Punkt 13.3 E-Mails schreiben.

Tipp

Wenn Sie nach einem Eintrag das Symbol anwählen können, lassen sich zusätzliche Informationen (weitere Telefonnummern, E-Mail-Adressen) aufrufen und verwenden.

Kontaktpersonen

Die Kontaktpersonen werden im rechten Bereich angeführt. Durch Anwahl des kleinen Pfeils rechts werden Detaildaten zur Kontaktperson angezeigt.

Sie können ein E-Mail an die Kontaktperson schicken (vgl. Kap. 13.3.1 E-Mail aus dem KIS schreiben) und erhalten die Telefonnummer der Kontaktperson angezeigt.

Wenn Sie die RZL Telefon-Anbindung verwenden, können Sie durch Anwahl der Telefonverbindung die Kontaktperson direkt anrufen. Zusätzlich öffnet sich automatisch ein Telefonprotokoll, das die Gesprächsdauer protokolliert (vgl. Kap. 5.4.1 RZL Telefon Anbindung).

Möglichkeiten der Listengestaltung

Sie erhalten nachfolgend eine Beschreibung der Funktionen der Listen innerhalb des Kanzlei-Informations-Systems anhand der Ereignisliste erklärt.

Sortierung der Listen

Die Listen des Kanzlei-Informations-Systems werden nach unterschiedlichen Kriterien vor­sortiert. Die Liste der Ereignisse ist grundsätzlich nach Datum sortiert. Der aktuellste Eintrag steht ganz oben.

Sie können die Sortierung der Listen jederzeit ändern, indem Sie einfach auf die gewünschte Spaltenüberschrift – nach der sortiert werden soll – klicken. Wenn Sie auf die Spaltenüberschrift Datum klicken, ändern Sie die Sortierung der zeitlichen Darstellung und das älteste Ereignis wird ganz oben dargestellt. Ebenso können Sie die Sortierung nach den Texteinträgen (Zuständig, Thema; Kategorie) alphabetisch auf- oder absteigend ändern.

Bearbeiten der Listen – Spalten auswählen/Spalten verschieben

Sie können selbst festlegen, welche Spalten in den Listen geführt werden sollen. Die Vorgehensweise ist sehr einfach. Sie müssen sich mit dem Cursor auf der Zeile mit der Spaltenbeschriftung befinden und wählen die rechte Maustaste an.

Sie erhalten ein Kontextmenü mit den möglichen Spalten angezeigt. Wenn Sie auf einen Eintrag mit der Maus klicken wird die Anzeige deaktiviert bzw. auch wieder aktiviert. Wenn Sie eine Spalte mit der linken Maustaste anwählen und diese gedrückt halten, können Sie die Position der Spalte nach links oder rechts verschieben.

Gibt es innerhalb einer Liste sehr viele Felder und somit Auswahlmöglichkeiten, wird das Kontextmenü etwas verändert dargestellt. Wenn Sie innerhalb der Klientenliste im Kanzleibereich die rechte Maustaste drücken, erhalten Sie folgende Ansicht.

Da innerhalb dieser Liste sehr viele Felder ein- und ausgeblendet werden können, ist das Kontextmenü für die Spaltenauswahl in mehrere Bereiche untergliedert (Klientendaten, Finanzamt, Finanzamt für Gebühren, Finanzamt für MOSS, Sonstige Stammdaten, Firmendaten, Natürliche Person, Zuordnungen, Sonstige Einstellungen). Sie müssen einen dieser Bereiche anwählen und können in der Liste die aufgeschlagen wird, die Felder aktivieren und deaktivieren.

Bearbeiten der Listen – Funktionen

Wenn sich der Cursor innerhalb der Liste befindet, erhalten Sie durch Anwahl der rechten Maustaste ein Kontextmenü mit den möglichen Funktionen.

In der oben dargestellten Liste kann die Tabelle in die Zwischenablage kopiert werden (Strg + C) und die Liste ausgedruckt werden.

Sie haben zwei Möglichkeiten Ihre Listen zu kopieren. Entweder Sie wählen innerhalb der Liste die Sie kopieren wollen die Tastenkombination STRG + C an oder Sie drücken die rechte Maustaste und klicken auf den Eintrag Tabelle in Zwischenablage kopieren.

Nach dem Kopieren öffnen Sie das Programm, in das Sie die Liste kopieren wollen und wählen die Tastenkombination STRG + V zum Einfügen an.

Eine Beschreibung der Funktion Ins Archiv verschieben finden Sie im Kapitel 5.6 Archivierung von Ereignissen.

Mit der Funktion Klienten bei Dokumenten nachtragen wird bei zu diesem Ereignis zugeordneten Dokumenten der bei dem Ereignis hinterlegte Klient beim Dokument eingetragen.

Bearbeiten der Listen – Mehrfachauswahl

Innerhalb der Ereignis- und Dokumentenlisten haben Sie die Möglichkeit mehrere Ereignisse/Dokumente gleichzeitig auszuwählen. Die Mehrfachauswahl erfolgt entweder durch Anwahl der UMSCHALT-Taste (Bereichsauswahl) oder STRG-Taste (Einzelauswahl) und der Maustaste.

Die Funktionen in den Listen (z. B.: das Versenden von Dokumenten per E-Mail) können natürlich auch für die Mehrfachauswahl verwendet werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Details zu den Ereignissen/Dokumenten für mehrere Einträge gleichzeitig zu bearbeiten.

Wie oben im Kontextmenü ersichtlich können Sie das Feld – indem sich gerade der Maus-Cursor befindet – freischalten. Die Freischaltung ermöglicht die Eingabe im freigeschalteten Feld. Diese Einträge werden für alle markierte Ereignisse/Dokumente gleichzeitig gespeichert.

Diese Möglichkeiten bestehen in allen drei Bereichen (Mein Arbeitsplatz, Klientenebene, Kanzleiebene). Lediglich innerhalb der gesamten Ereignisliste kann die Mehrfachauswahl nicht verwendet werden.

Filterfunktionen

Wenn Sie sich in Programmteilen mit Listendarstellung befinden, (hier die Liste der Ereignisse im Klientenbereich) sehen Sie im oberen Bereich des Bildschirms einen Balken mit der Bezeichnung Filter.

Wenn Sie mit der Maus auf den Filter-Balken klicken, können Sie einen temporären Filter anlegen oder einen gespeicherten Filter öffnen. Filter können in der Verwaltung der sonstigen Stammdaten fix gespeichert werden. Fixe Filter können in den Navigator gezogen werden (vgl. Kap. 11.7 Filter) .

Die Bedienung der Filterfunktion ist unabhängig von der Liste, die Sie gerade bearbeiten, immer gleich. Im unten angeführten Bildschirm wird ein temporärer Filter erstellt.

Im Bereich Feld tragen Sie ein, in welchem Feld der Liste der Filter gesetzt werden soll. Die Auswahlmöglichkeiten im Bereich Kriterium hängen vom ausgewählten Feld ab. Im Feld Wert bestimmen Sie den von Ihnen gesuchten Wert.

Durch Anwahl des Symbols wird der Filter gesetzt.

Im rechten Bereich der Filterfunktion wird der gesetzte Filter angezeigt. Im oberen Balken wird angezeigt, aus welcher Gesamtanzahl von Elementen wie viele in diesem Beispiel Ereignisse gefiltert wurden.

Sie können mehrere Filter gleichzeitig setzen, in dem Sie die oben beschriebene Vorgehensweise wiederholen.

Das bedeutet, Sie können innerhalb Ihrer umfangreichen Listen (Ereignisse, Klienten usw.) sehr gezielt Informationen herausfiltern und so die Datenflut innerhalb der Kanzlei bewältigen.

Solange Sie das Kanzlei-Informations-System nicht schließen, bleiben die temporären Filter erhalten. Ein Wechsel zwischen den verschiedenen Bereichen des Programms löscht die temporären Filter ebenfalls nicht.

Durch Anwahl der Schaltfläche Filter deaktivieren werden alle gesetzten Filter gelöscht. Möchten Sie nur einen der Filter löschen, können Sie das mithilfe von

Wenn Sie das Kanzlei-Informations-System schließen, werden die temporären Filter automatisch gelöscht. Die innerhalb der Verwaltung (vgl. Kap. 11.7 Filter) gespeicherten Filter bleiben natürlich erhalten.

Mit dem Shortcut STRG + F innerhalb von Dokumentenlisten kann die Volltextsuche aufgerufen werden. Nach dem eingegebenen Suchkriterium wird in allen eingeblendeten Spalten gesucht und die gefundenen Ergebnisse werden gelb hinterlegt.

Filterfunktionen Dokumentenliste neu

Innerhalb der neuen Dokumentenliste wurde die Ansicht der Filterfunktion modernisiert. Die Funktionalität bleibt dabei gänzlich erhalten und wurde um den Expertenmodus (vgl. Kap. 3.7 Expertenmodus (Dokumentenliste)) erweitert. Durch Auswahl des Dropdownfeldes können die Bedingungen für den Filter gesetzt werden. Neben dem Eintrag Feld kann wie bereits erläutert ein bestimmtes Kriterium ausgewählt werden, nachdem gefiltert werden soll. (vgl. Kap. 3.5 Filterfunktionen)

Im Register Filter Werte können mittels Aktivierung der Checkbox gleich mehrere Filterbediungen gesetzt werden.

Mit einem Klick auf wird der Filter aktiviert. Die erstellten Filter können Sie mit einem Klick auf den Button Filter speichern direkt aus dieser Liste nach Vergabe einer Bezeichnung speichern.

Expertenmodus (Dokumentenliste)

Innerhalb der Dokumentenlisten können noch viel differenziertere Filter im sogenannten Expertenmodus erstellt werden. Durch einen Klick auf Expertenmodus öffnen im Ribbon kann der Expertenmodus aufgerufen werden.

Im Expertenmodus können beliebig viele Und, Oder, Nicht Und und Nicht Oder Bedigungen erstellt werden. Durch einen Klick auf das Dropdownfeld können die Bedigungen ausgewählt werden. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol können mehrere Verknüpfungen für den zu erstellenden Filter ausgewählt werden.

Und – Verknüpfung

Mit dem logischen Und wird geprüft ob mehrere Bedingungen erfüllt sind.

Oder – Verknüpfung

Muss nur eine von mehreren Bedingungen erfüllt sein verwendet man die Oder Verknüpfung

Nicht Und – Verknüpfung

Eine oder mehrere Bedingungen, welche durch UND verknüpft sind, sollen ausgeschlossen werden.

Nicht Oder – Verknüpfung

Eine oder mehrere Bedingungen, welche durch ODER verknüpft sind, sollen ausgeschlossen werden.

Über das Plus-Symbol können dem Filter noch weitere Bedingungen hinzugefügt werden. Im unten angeführten Beispiel filtert der angelegte Expertenfilter alle Dokumente im Zeitraum 2019, welche das Thema Korrespondenz Finanzamt betreffen.

Mit einem Klick auf den Übernehmen-Button wird der Filter auf die Dokumentenliste angewandt. Einen aktiven Filter erkennt man an der grauen Leiste unterhalb des Ribbons. Der im Expertenmodus angelegte Filter kann mit einem Klick auf Filter speichern gespeichert werden. Durch einen Klick auf Alle aktiven Filter löschen werden die angelegten Filterbedingungen wieder gelöscht.

Haben Sie einen Filter innerhalb Ihrer Dokumentenliste aktiv gesetzt können Sie mithilfe der linken Maustaste auf das Dropdownfeld neben Zu Aufgaben wechseln innerhalb der festgelegten Filterkriterien zu den Offenen bzw. Erledigten Aufgaben wechseln.

Anschließend erhalten Sie eine gefilterte Liste der Aufgaben mit den von Ihnen innerhalb der Dokumentenliste festgelegten Filterkriterien. Mit einem Klick auf Zu Ereignissen wechseln können Sie ebenso den Filter direkt aus der Dokumentenliste auf die Ereignisliste anwenden. Mit der Auswahl des Dropdownfelds können Sie noch gezielter innerhalb der Ereignislisten differenzieren.

Suche nach Klienten/Mitarbeitern/

Sie können im KIS nicht nur nach Klienten, sondern auch nach Mitarbeitern suchen. Die Symbole orientieren sich nach jenen im Board. Die Klientensuche aktivieren Sie mit Klick auf . Die Mitarbeitersuche aktivieren Sie mit Klick auf .

Standardmäßig ist die Suche nach Klienten hinterlegt, daher steht im Suchfeld auch Klient wählen. Beim Wechsel auf Mitarbeiter steht im Suchfeld Mitarbeiter wählen.

Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung für die Suche nach Klienten. Die Suche nach Mitarbeitern erfolgt von der Vorgehensweise gleich und wird nicht extra beschrieben.

Listensuche

Wenn Sie mit Hilfe der Klientenliste den gewünschten Klienten auswählen wollen, tragen Sie im Suchfeld nichts ein und drücken entweder die ENTER-Taste oder die Leerzeichen-Taste.

Sie erhalten die Klientenliste angezeigt und können sich innerhalb der Liste mit dem Scroll-Balken oder den Pfeil-Tasten bewegen. Sie markieren den gewünschten Klienten entweder mit den Pfeil-Tasten oder der Maus.

Anschließend können Sie den Klienten entweder durch einen Doppelklick mit der Maus öffnen oder Sie drücken die TABULATOR- oder ENTER-Taste.

Suche nach Namen – Match-Code

Sie können im Suchfeld nicht nur Klientennummern eintragen. Sie können auch durch Eintragung von Wortbestandteilen suchen.

Wenn Sie den Namen oder Teile des Namens des Klienten eintragen, erhalten Sie vom Programm eine Liste mit Vorschlägen. Diese Suche ist eine Suche nach Wortbestandteilen. Das bedeutet, dass das eingetragene Wort nicht unbedingt an erster Stelle stehen muss.

Die Buchstabensuche erfolgt in den Feldern Kurzbezeichnung und Synonym in den Klientendaten.

Automatisches Speichern der Daten

Sie werden im RZL Kanzlei-Informations-System bis auf wenige Ausnahmen keine Speicher-Buttons finden. Es gibt keine Möglichkeit dem Programm zu sagen, Sie wollen gerade jetzt speichern.

Das ist für die laufende Arbeit kein Nachteil, da das Programm selbständig speichert. Ihre Eintragungen können nicht verloren gehen. Wie gehen Sie vor, wenn Sie versehentlich etwas gespeichert haben? Sie gehen einfach wieder in den Programmteil hinein und ändern oder löschen die versehentlich gespeicherten Daten.

Wenn Sie sich in den Klientenstammdaten befinden und Änderungen oder Ergänzungen vornehmen, erfolgt die Speicherung der Daten automatisch im Hintergrund, wenn Sie den Klienten wechseln, auf einen anderen Programmteil (z. B.: von den Dokumenten in zu den Ereignissen) klicken oder einfach das Programm gesamt schließen.

Wir sind der Überzeugung, dass die von Ihnen eingegebenen Daten in den meisten Fällen richtig und wertvoll sind, deshalb speichert das Programm automatisch.

ESC-Taste - Nicht speichern

Sie befinden Sie in einem Programmteil wie beispielsweise dem Posteingang und haben bereits Daten erfasst. Wenn Sie den Posteingang verlassen wird automatisch gespeichert. Wenn Sie die Eintragungen nicht speichern wollen, drücken Sie einfach die ESC-Taste.

Sie erhalten die Möglichkeit die noch nicht gespeicherten Änderungen zu verwerfen. Wenn Sie die oben abgebildete Anfrage mit JA beantworten, wird nicht gespeichert. Beantworten Sie diese Frage mit Nein kommen Sie wieder in den ursprünglichen Programmteil hinein und können weiterarbeiten.