Stammdaten Klienten

In den Klienten-Stammdaten werden grundlegende Einstellungen für die Notenerstellung und spätere Verbuchung in der Finanzbuchhaltung getroffen.

Sie gelangen in die Klienten-Stammdaten, wenn Sie den Punkt STAMM im RZL-Board – Personen/Klientenverwaltung – Klienten auswählen. Anschließend gelangen Sie in die Klientenliste. Wählen Sie den zu bearbeitenden Klienten mit einem Doppelklick aus.

Beim Klienten selbst klicken Sie auf HON, um die Honorarverrechnungs-Einstellungen zu hinterlegen.

Allgemein

Leistungserfassung bis
Dieses Feld bewirkt, dass bei nicht mehr betreuten Klienten kein Mitarbeiter mehr Leistungen auf diesen Klienten erfassen kann.

Tipp

Wird im Reiter Klientendaten ein Datum bei Klient bis eingetragen, erhalten Sie eine Abfrage, ob dieses Datum automatisch auch für das Feld Leistungserfassung bis verwendet werden soll.

Klienten-Tarifschema
Das hinterlegte Klienten Tarifschema wird für die Notenerstellung verwendet. Weitere Informationen zum Klienten-Tarifschema finden Sie im Kapitel Tarifschemata beschrieben.

Die Felder abweichender Verrechnungsklient sowie zugeordneter Erfassungsklient werden im Kapitel Verrechnungs-/ Erfassungsklient erläutert.

Honorarnote

Umsatzsteuer
Hier ist die Form der Versteuerung zu definieren.

• Standard
  Die Note wird mit dem Normalsteuersatz von 20% generiert.

• Innergemeinschaftliche Leistung (Reverse Charge)
  Die Note wird ohne UST und mit dem Vermerk auf Übergang der Steuerschuld erstellt. In der Buchhaltung wird der Code M03 innergemeinschaftliche Leistung verwendet, dies führt zu einem Ausweis in der Zusammenfassenden Meldung.

• Dienstleistungen Drittland 0% (Reverse Charge)
  Die Note wird ohne UST und mit dem Vermerk auf Übergang der Steuerschuld erstellt. In der Buchhaltung wird kein Code verwendet, d.h. kein Ausweis in der UVA oder ZM.

Tipp

Das Feld Umsatzsteuer prüft, ob die Form der Versteuerung sowie die definierten Stammdaten des Klienten übereinstimmen. Sollte es hier Unstimmigkeiten geben, erhalten Sie eine gelbe Validierung mit einem Hinweis auf den Fehler.

Bsp. Österreichischer Rechnungsempfänger und innergemeinschaftliche Leistung

Hinweis

Ist der Rechnungsempfänger ungleich Österreich, wird das Land in Großbuchstaben auf der Note ausgewiesen.

Abweichende UID-Nummer
Standardmäßig wird auf der Note die erste UID Nummer des Klientenstamm verwendet. Sollte auf der Note eine abweichende UID Nummer angegeben werden, können Sie hier aus allen im Klientenstamm eingetragenen UID Nummern auswählen.

Abweichende Notenvorlage
In den Klientenstammdaten kann für den Klienten eine zu der des Unternehmensbereiches abweichende Notenvorlage hinterlegt werden.

Zugeordneten Betrieb verwenden
Ist diese Option aktiviert werden für die Notenerstellung die Daten (Name, Adresse, Brief-/Adressanrede) aus dem im Board zugeordneten Betrieb (1) verwendet.

Ist diese Option nicht aktiviert, werden für die Notenerstellung die Daten (Name, Adresse, Brief-/Adressanrede) aus den Personendaten (2) verwendet.

Hinweis

Die Option zugeordneten Betrieb verwenden ist nur bei Einzelunternehmen aktiv.

Hinweis

Sind die Felder Adress-/Briefanrede beim zugeordneten Betrieb nicht befüllt, greift das Programm auf die Adress-/Briefanrede aus den Personendaten zurück.

Ausdruck Tätigkeitsnachweis mit Note
Wird diese Option aktiviert, wird der Tätigkeitsnachweis automatisch mit der Note ausgedruckt. Diese Option kann auch während der Notenerstellung pro Note aktiviert/deaktiviert werden.

Abweichende E-Mail
Wird die Note per Mail an den Klienten versendet, wird standartmäßig die erste E-Mail-Adresse, welche beim Klienten hinterlegt ist verwendet. Über das Feld Abweichende E‑Mail kann für den Notenversand eine/mehrere andere E-Mail-Adressen definiert werden. Werden mehrere E-Mail-Adressen ausgewählt, wird nur eine E-Mail mit mehreren Empfängern und der Note im Anhang generiert.

CC / BCC
Hier können Sie aus den hinterlegten Klienten- und Kontaktpersonen-Mailadressen die E-Mail-Adresse für einen CC und/oder BCC Empfänger definieren. Eine Mehrfachauswahl von E-Mail-Adressen ist möglich.

Abweichende Rechnungsadresse
Grundsätzlich wird für den Notenversand, die erste Adresse der Klientenperson/Firma verwendet. Ist die Option zugeordneten Betrieb verwenden aktiv, wird die Adresse des zugeordneten Betriebes verwendet. Sollte eine abweichende Adresse verwendet werden, kann dies über das Feld Abweichende Rechnungsadresse hinterlegt werden. Es stehen Ihnen hier alle Adressen der Personen-/Firmenansicht des Klienten zur Verfügung.

Zu Handen
Wird die Note zu Handen einer bestimmten Person versendet, können Sie das in den Klientenstammdaten dieser Person hinterlegen. Zur Auswahl stehen Ihnen nur natürliche Personen, die mit dem Klienten verbunden sind (Klient-Person, Kontaktpersonen, (Ehe)Partner, Kinder, Gesellschafter und Gesetzliche Vertreter).

Zustellung der Note
Die Art der Zustellung der Note kann ausgewählt werden und wird später bei der Notenerstellung vorgeschlagen. Als Arten können E-Mail, Klientenportal und Druckausgabe ausgewählt werden. Beim Ausdrucken einer Honorarnote wird bei den Zustellarten E-Mail und Klientenportal automatisch der PDF-Drucker bzw. der PDF-Manager als Drucker ausgewählt. Während der Notenerstellung kann die Art der Zustellung abgeändert werden, siehe Notenerstellung/Einstellungen.

Zahlungsart
Bei der Zahlungsart stehen Ihnen die Optionen Überweisung, SEPA Lastschrift und keine Zahlung zur Verfügung. Bei der Option Überweisung kann für die Note ein QR Code erzeugt werden. Bei der Option SEPA Lastschrift wird kein QR Code erzeugt, sondern auf den Bankeinzug hingewiesen (siehe auch Formelsammlung).

Zustellvertreter
Über das Feld Zustellvertreter können Sie einen Zustellvertreter für den Empfang der Honorarnoten definieren. Es stehen Ihnen hier alle im Board angelegten Personen zur Verfügung. Die beim Klienten definierten Kotaktpersonen werden in der Liste als Favoriten geführt. Die Adresse des Zustellvertreters ist ein Pflichtfeld.

Hinweis

Wird ein Zustellvertreter definiert, erhalten Sie beim Ausdruck der Noten ein Vorblatt mit der Anschrift des Zustellvertreters.

Hinweis zur Notenerstellung
Der Hinweis zur Notenerstellung kann direkt in den Klienten-Stammdaten hinterlegt werden und wird Ihnen immer bei jeder Notenerstellung angezeigt – wird nicht auf der Note gedruckt. Weitere Informationen zum Hinweis finden Sie unter Notenerstellung/Einstellungen beschrieben.

Zusatztext auf der Note
Sollte auf der Note ein zusätzlicher Text angeführt werden, kann dies in den Stammdaten des Klienten definiert werden. Der Zusatztext wird auf der Note angedruckt und kann im Zuge der Notenerstellung noch editiert werden.

Hinweis

Der bei der Note eingegebene Zusatztext kann in der Notenübersicht eingeblendet werden

Buchhaltung

Debitoren-Kontonummer
Die Kontonummer wird später bei der Notenerstellung für die Belegverarbeitung verwendet. Es wird die hinterlegte Debitoren-Kontonummer als Kontonummer in die RZL-Belegverarbeitung übernommen.

Kostenstelle
Ebenfalls kann für die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung pro Klient eine Kostenstelle hinterlegt werden (1-999999999). Siehe hierzu Tätigkeiten.