Tätigkeiten

Auf Tätigkeiten werden Leistungen erfasst, die entweder verrechenbar sind oder nicht verrechnet werden. Diese Tätigkeiten werden später in der Leistungserfassung von Ihren Mitarbeitern erfasst und von Ihnen nach der Erfassung verrechnet.

Wählen Sie den Menüpunkt Stammdaten – Tätigkeiten aus, um Tätigkeiten anzulegen bzw. zu verwalten. Es öffnet sich ein eigener Tab für die Tätigkeiten.

Tätigkeiten anlegen

Neue Tätigkeiten können Sie entweder über die Schaltfläche im Ribbon (1) „Neue Tätigkeit“ oder über die Schaltfläche (2) „Neue Tätigkeit“ im rechten unteren Bereich anlegen.

Nun öffnet sich im unteren Bereich die Eingabe für eine neue Tätigkeit. Als erstes müssen Sie eine Nummer für die Tätigkeit vergeben. Danach die Bezeichnung und die Bezeichnung in Note eintragen (1).

Im Feld Bezeichnung in Note (3) können die Stundenanzahl, der Stundensatz, die Einheitenanzahl und der Einheitensatz automatisch durch Verwendung nachstehender Platzhalter (Aufruf mit Rechter Maustaste) eingetragen werden.

{StundenAnzahl} Stundenanzahl

{StundenSatz} Stundensatz (Betrag/Stundenanzahl)

{EinheitenAnzahl} Einheitenanzahl

{EinheitenSatz} Einheitensatz (Betrag/Einheitenanzahl)

Hinweis

Der Stundensatz und der Einheitensatz werden errechnet aufgrund des Betrages der Tätigkeit und der Anzahl der Stunden bzw. Einheiten. D.h. es wird nicht auf Stundensätze der Tarifschema zugegriffen. Werden Zu-/Abschläge durchgeführt, beeinflusst das auch die Berechnung des Stundensatzes bzw. Einheitensatzes. Die Platzhalter können auch direkt während der Notenerstellung ergänzt werden.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Optionen im Reiter Allgemein (2) erläutert.

Verrechenbar

Ist die Tätigkeit verrechenbar, so ist hier ein Haken zu setzen. Beispiele hierfür sind Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnung etc.

USt-pflichtig

Falls die Tätigkeit USt-pflichtig behandelt werden soll, setzen Sie hier den Haken.

Außerhalb der AZ

Handelt es sich um eine Tätigkeit die außerhalb der Arbeitszeit ist, wie zum Beispiel Behördengänge, Krankenstand, Arztbesuche, Urlaub, Feiertage, so setzen Sie hier den Haken.

Nicht in Pauschale

Sollen bestimmte Tätigkeiten nicht über die Pauschale, sondern zusätzlich abgerechnet werden, ist in den Stammdaten der Tätigkeiten die Option Nicht in Pauschale zu aktivieren. Diese Tätigkeit wird zusätzlich zur Pauschalzeile in der Note angeführt und abgerechnet. Weiters wird diese Tätigkeit beim Pauschalausgleich ausgeschlossen.

Urlaub

Handelt es sich um eine Urlaubstätigkeit, setzen Sie den Haken für Urlaub. Der erfasste Urlaubskonsum kann so in der Urlaubskartei und im Urlaubssaldo berücksichtig werden. Bei Tätigkeiten außerhalb der Arbeitszeit kann so die Unterbrechung der Arbeitszeit ermittelt werden. Es kann mehrere Urlaubstätigkeiten geben – empfohlen wird aber nur eine.

Hinweis

Grundsätzlich sollte eine Urlaubstätigkeit nicht verrechenbar sein und außerhalb der Arbeitszeit liegen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine Urlaubstätigkeit als Verrechenbar zu definieren. Eine verrechenbare Urlaubstätigkeit hat auf die Urlaubskartei der Mitarbeiter keinen Einfluss.

Krankenstand

Handelt es ich um einen Krankenstand, setzten Sie den Haken für Krankenstand. Der Krankenstand ist nur anwählbar, wenn er weder verrechenbar noch UST pflichtig ist und außerhalb der AZ liegt. Es kann mehrere Krankenstandstätigkeiten geben.

Feiertag

Ist die Tätigkeit eine Feiertagstätigkeit ist beim Feiertag ein Haken zu setzen.

Achtung: Es darf nur eine Tätigkeit geben, die als Feiertag definiert wurde. Dies wird auch vom Programm überprüft. Dadurch kann die Erfassung der Feiertage automatisch erfolgen.

Spesen

Für die Anlage einer Spesentätigkeit ist die Option Spesen zu aktivieren. Eine Spesentätigkeit muss verrechenbar sein. Bei der Notenerstellung wird eine Spesentätigkeit gleich wie eine verrechenbare Leistung behandelt. Bei den Umsatzstatistiken werden Spesen extra dargestellt.

Projektzeitraum in Note

Die Option Projektzeitraum in Note ist initial bei allen verrechenbaren Tätigkeiten aktiv und gilt generationsübergreifend. Wird die Option deaktiviert, wird der Projektzeitraum nicht auf der Note angedruckt.

Hinweis

Wird der Projektzeitraum nicht auf der Note angegeben, wird für die Kontierung dieser Tätigkeiten kein Projektzeitraum im Feld Buchungstext bei der Belegverarbeitung mitgegeben.

Betrag in Note

Die Option Betrag in Note ist initial bei allen verrechenbaren Tätigkeiten aktiv und gilt generationsübergreifend. Wird die Option deaktiviert, wird der Betrag dieser Tätigkeit nicht auf der Note angedruckt, sondern zu einer anderen Tätigkeit der gleichen Verrechnungsgruppe dazu addiert.

Hinweis

Bitte beachten Sie auch die definierten Grundeinstellungen.

Projektzeitraumeingabe verpflichtend

Wird die Tätigkeit bei der Leistungserfassung ausgewählt, so muss der Leistungserfasser verpflichtend einen Projektzeitraum eintragen.

Uhrzeiteingabe verpflichtend

Wird die Tätigkeit bei der Leistungserfassung ausgewählt, so muss der Leistungserfasser verpflichtend die Uhrzeit (von/bis) eintragen.

Texteingabe verpflichtend

Wird die Tätigkeit bei der Leistungserfassung ausgewählt, so muss der Leistungserfasser verpflichtend einen Text eintragen.

Verrechnungsgruppe

Die Tätigkeiten müssen einer Verrechnungsgruppe (3) zugeordnet werden. Weitere Informationen zu Verrechnungsgruppen finden Sie im Kapitel Verrechnungsgruppen.

Verrechnungsart

Hier (4) haben Sie die Auswahl zwischen

• Stunden

• Einheiten

• Stunden oder Einheiten

• Stunden und Einheiten

• Betrag

Je nachdem wie Sie die Leistung, die auf die Tätigkeit erfasst wird abrechnen wollen, stehen Ihnen obige Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Die Auswahl, die Sie hier treffen, hat Auswirkungen auf die Leistungserfassung Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie beispielsweise Einheiten auswählen, so muss bei der Erfassung auf die Tätigkeit vom Mitarbeiter die Anzahl der Einheiten eingetragen werden.

Tipp

Bei der Erfassung einer Tätigkeit nach Betrag muss keine Dauer in der Leistungserfassung eingegeben werden.

Unterschied Stunden und Einheiten / Stunden oder Einheiten

Bei der Verrechnungsart Stunden und Einheiten müssen im Zuge der Leistungserfassung die Stunden und die Einheiten eingegeben werden. Es werden die angefallenen Stunden sowie die erfassten Einheiten verrechnet.

Bei der Verrechnungsart Stunden oder Einheiten müssen im Zuge der Leistungserfassung nur die Stunden erfasst werden, die Eingabe der Einheiten ist optional. Es werden initial die angefallenen Stunden verrechnet. Während der Notenerstellung kann die Verrechnung jedoch nach Stunden oder Einheiten erfolgen, sofern beides vom Mitarbeiter erfasst wurde (vgl. Verrechnung nach Stunden oder Einheiten)

Tipp

Bei den Tarifschemata soll eine Tätigkeit mit der Verrechnungsart Stunden oder Einheiten einem Stunden- sowie einem Einheitensatz zugordnet werden.

Hinweis

Bei Tätigkeiten, welche nach Einheiten abgerechnet werden, kann im Tarifschema ebenso ein Stundensatz hinterlegt werden. In der Notenerstellung kann damit von Verrechnung nach Einheiten auf Verrechnung nach Stunden gewechselt werden.

Optionen im Reiter Buchhaltung:

Erlöskonto

Standardmäßig wird das bei der Verrechnungsgruppe hinterlegte Erlöskonto übernommen (gilt für alle drei möglichen Erlöskonten). Dieses Konto wird in grauer Schriftfarbe und kursiv geschrieben dargestellt. Wurde der Haken USt-pflichtig ausgewählt, so wird das bei der Verrechnungsgruppe hinterlegte Erlöskonto für USt-pflichtige Tätigkeiten vorgeschlagen, andernfalls wird das Erlöskonto für nicht USt-pflichtige Tätigkeiten vorgeschlagen. Sie können jedoch das Erlöskonto abweichend von der Verrechnungsgruppe bei der Tätigkeit eintragen. Wenn Sie dies machen, wird das abweichend eingetragene Erlöskonto in schwarzer Schriftfarbe dargestellt. Das abweichend hinterlegte Erlöskonto bei der Tätigkeit ist generationsübergreifend, kann optional eingetragen werden und es wird nicht überprüft, ob das eingetragene Konto in der Finanzbuchhaltung vorhanden ist. Der Nummernbereich für die Erlöskonten ist von 1- 999999999.

Kostenstelle

Standardmäßig wird die bei der Verrechnungsgruppe hinterlegte Kostenstelle übernommen. Sie haben pro Tätigkeit die Möglichkeit eine abweichende Kostenstelle zu hinterlegen (Nummernbereich 1-999999999). Bei der Erstellung der Buchungen für die Buchhaltung, werden die Erlöse auf die Kostenstellen aufgeteilt.

Hinweis

Bei der Kontierung der Kostenstellen wird nach Folgender Reihenfolge vorgegangen. Ist in den Klientenstammdaten eine Kostenstelle hinterlegt, wird diese immer vorrangig zur Kontierung herangezogen. Anschließend kommen die abweichenden Kostenstellen der Tätigkeiten zur Anwendung und zum Schluss wird geprüft, ob bei den Verrechnungsgruppen eine Kostenstelle hinterlegt ist.

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie Ihre Tätigkeit über den Button Speichern abspeichern.

Tätigkeiten bearbeiten

Tätigkeitsnummern können über das Bleistiftsymbol (1), über das Kontextmenü oder über die Schaltfläche „Tätigkeitsnummer ändern“ (2) geändert werden.

Hinweis

Solange noch keine Leistungen auf die Tätigkeit erfasst wurde, können alle Einstellungen geändert werden. Später ist es nur mehr möglich, in derselben Generation, die laufende Nummer und die Bezeichnung zu ändern.

Bereits vorhandene Tätigkeiten werden in einer Tabellendarstellung (3) dargestellt. Dabei ist auf einen Blick ersichtlich, welche Optionen Sie bei welchen Tätigkeiten gesetzt haben.

Wollen Sie eine bereits bestehende Tätigkeit ab einen bestimmten Zeitpunkt anders abrechnen bzw. erfassen lassen, so können Sie für die bereits bestehende Tätigkeit eine neue Generation vergeben. Dazu wählen Sie die entsprechende Tätigkeit aus und blenden die Details ein. Im linken Bereich befindet sich die Schaltfläche „Generation“. Klicken Sie einmal auf diese Schaltfläche (1). Sie können nun über die Schaltfläche „neue Generation“ (2) die Tätigkeit ab einen bestimmten Zeitpunkt anders erfassen bzw. abrechnen lassen.

Hinweis

Generationen sind immer ab einem bestimmten Datum gültig. D.h. die Einstellungen die vor diesem Datum gespeichert sind, sind dann bis zum Zeitpunkt der neuen Generation gültig. Beispiel: Sie legen sich für die Tätigkeit Finanzbuchhaltung eine neue Generation ab 25.05.xxxx an, weil Sie die Uhrzeiteingabe verpflichtend bei der Leistungserfassung haben wollen. Die Einstellungen ohne Uhrzeiteingabe sind dann bis 24.05.xxxx gültig und die Einstellungen mit Uhrzeiteingabe für Leistungen die ab 25.05.xxxx erfasst werden.

Wenn Sie auf „neue Generation“ (2) geklickt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie das Datum, ab welchem die Tätigkeit anders berechnet werden soll, eintragen können. Wenn Sie auf „Anlegen“ klicken, wird die Generation angelegt, mit Klick auf „Abbrechen“ werden die Änderungen verworfen.

Ihnen wird nun die soeben neu angelegte Generation im Detailbereich (1) der Tätigkeit angezeigt. Nun können Sie die Einstellungen für die Tätigkeit ab der neuen Generation setzen und speichern. Die neue Generation ist mit einem ab Datum (2) gekennzeichnet. Dieses Datum finden Sie auch im linken Bereich (3).

Hinweis

Optionen die mit einem türkisen G gekennzeichnet sind, sind generationsübergreifende Optionen.

Tätigkeiten löschen

Tätigkeiten können über den Button Tätigkeit löschen nur gelöscht werden, falls keine Leistungen auf diese Tätigkeit erfasst wurden. Ebenso ist es möglich eine Tätigkeit über das Kontextmenü zu löschen.

Tätigkeit deaktivieren

Falls eine bestimmte Tätigkeit für die Leistungserfassung gesperrt werden soll, können Sie diese für einen bestimmten Zeitpunkt oder ab einem bestimmten Tag sperren.

Sie können über Generationen die Zeiträume steuern. Wenn die Tätigkeit nicht mehr erfasst werden soll, so können Sie ein bis Datum bei der gültigen Generation setzen. Dazu wählen Sie die gewünschte Tätigkeit aus, klicken Sie auf Details und auf die Schaltfläche Generation. Anschließend wählen Sie *Generation bearbeiten“ aus.

Nun öffnet sich ein Dialogfenster in welchem Sie das Datum eintragen können, bis zu dem die Leistung in der Leistungserfassung von den Mitarbeitern erfasst werden kann.

Klicken Sie auf Übernehmen, um die Einstellungen zu speichern.

Deaktivierte Tätigkeiten werden in der Übersicht der Tätigkeiten grundsätzlich ausgeblendet. Sie können sich diese Tätigkeiten jedoch über die Schaltfläche „Vergangene Tätigkeiten anzeigen“ wieder einblenden lassen. Deaktivierte Tätigkeiten werden in der Tabelle in grauer Schriftfarbe dargestellt.

Hinweis

Die Zuordnung der Tätigkeiten zum Stunden-/Einheitensatz erfolgt über das Tarifschema.