Pauschalausgleich¶
Hinweis
Die Abrechnung der Pauschale im Zuge der Notenerstellung und der Pauschalausgleich sind unabhängig voneinander.
Die Gegenrechnung/der Ausgleich der Pauschale mit den tatsächlich erfassten Leistungen der Mitarbeiter erfolgt über Pauschalverrechnung / Pauschalzeilen oder im Zuge des automatischen Pauschalausgleiches.
Zuerst wählt man die Pauschalzeile, welche ausgeglichen werden soll aus. Anschließend wählt man die Schaltfläche Pauschale ausgleichen / Bearbeiten.
Es öffnet sich ein Dialog mit allen Erfassungszeilen, welche mit der Pauschale ausgeglichen werden können. Nun kann man jene Erfassungszeilen, welche man ausgleichen möchte, anhaken.
Tipp
Das Programm wählt vorab alle Zeilen mit einem passenden Projektzeitraum zur Pauschale aus.
Das Programm ermittelt automatisch einen Zu-/Abschlag (1). Die Verteilung der Zu/Abschläge ist von den Grundeinstellungen abhängig.
Der Zu/Abschlag passt sich automatisch an, wenn eine Erfassungszeile zusätzlich angehakt oder ausgehakt wird.
Die Detailzeile im oberen Bereich des Bildschirmes (2) zeigt Ihnen den Wert der Pauschale, die Art der Verteilung der Zu/Abschläge, sowie eine möglich vorhandene Differenz nach einer manuellen Verteilung der Zu/Abschläge.
Ändern einer ausgeglichenen Pauschale¶
Wurde bei einer Pauschalzeile bereits über Pauschalverrechnung / Pauschalzeilen der Pauschalausgleich durchgeführt, kann nur noch der Projektzeitraum und der Betrag der Zeile geändert werden.
Eine Änderung löst automatisch den Pauschalausgleich aus. Es öffnet sich daher die Ansicht des Pauschalausgleiches, wo das Programm bei einer Änderung des Betrages auch die Zu/Abschläge neu verteilt bzw., wo Sie selbst noch Änderungen durchführen können.
Hinweis
Eine bereits abgerechnete Pauschalzeile kann nicht mehr verändert werden.
Wird im Zuge der Notenerstellung der Betrag einer bereits ausgeglichenen Pauschalzeile verändert, öffnet sich auch hier automatisch der Pauschalausgleich. Änderungen an der Pauschalzeile werden mit dem Speichern der Note mitgespeichert.
Pauschalausgleich während der Notenerstellung¶
Hinweis
Im Zuge der Anlage der Pauschalzeilen kann definiert werden, dass der Pauschalausgleich gleich im Zuge der Notenerstellung vom Programm automatisch vorgenommen wird.
Der oben geschilderte Vorgang des Pauschalausgleiches ist auch direkt im Zuge der Notenerstellung möglich. Es kann für alle in der jeweiligen Note abgerechneten Pauschalzeilen ein Ausgleich erfolgen.
Wenn Sie die Note über Honorarnoten / Notenerstellung erstellen, sind alle möglich abzurechnenden Pauschalzeilen dargestellt. Durch den Haken neben dem Betrag (1) lässt sich erkennen, ob die Pauschale bereits ausgeglichen wurde. Ist dies nicht der Fall bzw. soll der Pauschalausgleich noch bearbeitet werden, kann dies über den Button Pauschalausgleichen bearbeiten (2) im Ribbon oder über das Kontextmenü erfolgen.
Tipp
Wurde der Pauschalausgleich durchgeführt kann über Pauschalausgleich anzeigen dieser nochmals kontrolliert werden.
Automatischer Pauschalausgleich¶
Hinweis
Damit der automatische Pauschalausgleich vom Programm erfolgen kann, ist
es nötig, dass der RZL Dienst aktiv ist (siehe SETUP Handbuch Kapitel
12.10.2).
Ersichtlich über folgendes Symbol in der unteren rechten Ecke:
Bei der Anlage einer Pauschalzeile/einer wiederkehrenden Pauschalzeile besteht die Option den automatischen Ausgleich zu aktivieren.
Tipp
Wird der automatische Ausgleich nicht aktiviert, erfolgt der Ausgleich der Pauschale weiterhin manuell über Pauschalverrechnung / Pauschalzeilen und der Schaltfläche Pauschale ausgleichen.
Für den Automatischen Ausgleich sind zwei Felder zu hinterlegen.
Zeitpunkt
Hier ist zu definieren, wann die Pauschale automatisch ausgeglichen werden soll. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:
-
Bei der Notenerstellung
Der Pauschalausgleich wird im Zuge der Notenerstellung durchgeführt. Das Programm sucht nun nach allen Leistungen die unter die Verrechnungsgruppe fallen sowie den gleichen Projektzeitraum wie die Pauschalzeile aufweisen und gleicht diese mit der Pauschalzeile aus. Der Ausgleich kann während der Notenerstellung bearbeitet werden (Pauschalausgleich während der Notenerstellung).
-
Datum
Über das Feld Datum können Sie einen Zeitpunkt definieren, wann der Pauschalausgleich vom Programm erfolgen soll.
0 = gleich mit dem Datum der nächsten Pauschalzeile
1 = ein Monat nach dem Datum der Pauschalzeile
Das Datum des automatischen Ausgleiches darf maximal drei Monate nach dem Datum der Pauschale liegen.
Verteilungsart
Hier ist einzustellen, ob die Zu/Abschläge die durch den Ausgleich der Pauschale entstehen mit/ohne Mitarbeiterbezug oder manuell Verteilt werden sollen.
Beispiel Automatischer Pauschalausgleich mit Datum:
Monatliche Pauschale für die Finanzbuchhaltung von 500€, welche jeweils ein Monat zeitversetzt abgerechnet wird. Der automatische Ausgleich soll immer mit dem gleichen Datum wie das Generieren der Pauschalzeile erfolgen.
Anlage der wiederkehrenden Pauschalzeile:
Über die Schaltfläche Pauschalzeilen Vorschau bzw. über den RZL Dienst wird nun eine Pauschalzeile mit 31.08.2023 für den Projektzeitraum Juli 2023 generiert.
Über die Ansicht Pauschalverrechnung / Pauschalzeilen wurde das Datum des automatischen Ausgleiches sowie die Verteilungsart hinterlegt.
Der automatische Ausgleich geht wie folgt vor:
Das Programm sucht nun nach allen Leistungen die den Klienten betreffen, unter die Verrechnungsgruppe Buchhaltung fallen sowie den gleichen Projektzeitraum wie die Pauschalzeile aufweisen und gleicht diese mit der Pauschalzeile aus.
Hinweis
Zeilen ohne Projektzeitraum bzw. mit überschneidenten Projektzeiträumen werden ebenso ausgewählt.
Über die Schaltfläche Pauschale ausgleichen, kann der Pauschalausgleich aufgerufen bzw. noch editiert werden:
Aufgrund der gewählten Verteilungsart Automatische Verteilung mit Mitarbeiterbezug ordnet das Programm die Zuschläge den Mitarbeitern zu (1).
Mit 30.09.2023 generiert der RZL-Dienst automatisch eine neue Pauschalzeile mit Datum 30.09.2023 für den Projektzeitraum August 2023.
Der Automatische Ausgleiche erfolgt ebenso am 30.09.2023 – das Programm wählt nun alle Buchhaltungszeilen mit Projektzeitraum August 2023.
Mit 31.10.2023 generiert der RZL-Dienst automatisch eine neue Pauschalzeile mit Datum 31.10.2023 für den Projektzeitraum September 1. Der Automatische Ausgleiche erfolgt ebenso am 31.10.2023 – das Programm wählt nun alle Buchhaltungszeilen mit Projektzeitraum September 2023 usw.
Beispiel automatischer Pauschalausgleich bei Notenerstellung:
Monatliche Pauschale für die Finanzbuchhaltung von 500€, welche jeweils ein Monat zeitversetzt abgerechnet wird. Der automatische Ausgleich soll bei der Notenerstellung erfolgen.
Anlage der wiederkehrenden Pauschalzeile:
Über die Schaltfläche Pauschalzeilen Vorschau bzw. über den RZL Dienst wird nun eine Pauschalzeile mit 31.08.2023 für den Projektzeitraum Juli 2023 erstellt.
Über die Ansicht Pauschalverrechnung / Pauschalzeilen wurde das Datum des automatischen Ausgleiches sowie die Verteilungsart hinterlegt.
Wenn Sie nun über Honorarnoten / Notenerstellung die Note erstellen ist ersichtlich, dass die Pauschale abgerechnet wird und auch bereits ausgeglichen ist.
Möchten Sie den Pauschalausgleich nochmals aufrufen, funktioniert dies über die Schaltfläche Pauschalausgleich. Hier sehen Sie auch, welche Zeilen das Programm ausgeglichen hat.
Wird eine Pauschale abgerechnet, zu der es noch keine Leistungen in der Leistungserfassung gib, erhalten Sie folgenden Hinweis beim Öffnen der Note:
Der Pauschalausgleich kann nicht vom Programm automatisch durchgeführt werden und muss manuell über Pauschalverrechnung / Pauschalzeilen gemacht werden.
Pauschlausgleich zurücksetzten¶
Wurde ein Pauschlausgleich irrtümlich durchgeführt, kann dieser über die Schaltfläche Pauschalausgleich zurücksetzten wieder rückgängig gemacht werden.
Sie erhalten eine Abfrage, ob der Pauschalausgleich tatsächlich zurückgesetzt werden soll.
Wird diese Abfrage mit Zurücksetzten bestätigt, werden alle Zu/Abschläge, die durch den vorher durchgeführten Pauschalausgleich generiert wurden, verworfen.
Die Erfassungszeilen stehen für einen erneuten Pauschalausgleich wieder zur Verfügung.
Hinweis
Wurde für die Pauschalzeile eine Schlussnote erstellt, kann der Pauschalausgleich nicht mehr bearbeitet werden, sondern nur noch in einer Art Lesezugriff aufgerufen werden.