Notenübersicht¶

Die Notenübersicht soll Ihnen einen Überblick über Ihre erstellten Noten geben. Darin ist ersichtlich, welche Note finalisiert wurden, welche Noten bereits in der Belegverarbeitung gebucht wurden und welche Noten noch nicht finalisiert wurden und noch bearbeitet werden können.

Allgemeines¶

Die Notenübersicht kann im HON-Modul unter dem Punkt Honorarnoten – Notenübersicht aufgerufen werden.

Die Notenübersicht ist in nachfolgende Spalten unterteilt:

Rechnung Nr.: Nur, wenn die Noten finalisiert wurden, erhalten Sie eine Rechnungsnummer. Die Einstellungen zur Rechnungsnummer finden Sie im Kapitel Nummernbereiche beschrieben.
Zustellung: Die Art der Zustellung, die Sie bei der Notenerstellung ausgewählt haben wird angezeigt. Siehe Stammdaten Klienten.
Klienten-Nummer
Klienten-Name
Rechnungssteller: Der Rechnungsteller ist im Kapitel Unternehmensbereiche beschrieben.
Letzter Bearbeiter der Note
Erstellungsdatum der Note
Notendatum
Deckungsbeitrag
Netto
UST
Brutto
Akonto/Anzahlung
Gesamt
Status: Mittels Tooltip erhalten Sie eine Information wie der Status der Note ist. Für die unterschiedlichen Stadien gibt es nachfolgende Symbole in der Honorarverrechnung.

Finalisierte Note

Finalisierte und gedruckte Note

vorläufige Note

Note die gerade in Bearbeitung ist

Interne Note
Beleg: Falls Sie die Belegverarbeitung verwenden, so wird bei finalisierten Noten automatisch ein Ausgangsrechnungsbeleg mit allen wichtigen Beleginformationen an die Belegverarbeitung übergeben. Ein noch nicht verbuchter Beleg bzw. in der Belegverarbeitung noch nicht freigegebener/abgelehnter Beleg wird mit diesem Symbol gekennzeichnet. Wurde ein Beleg in der Belegverarbeitung verbucht so wird dieser mit diesem Symbol dargestellt.
Duplikat: Hat eine Note den Status Finalisiert und gedruckt und wird erneut ausgedruckt, erhalten Sie eine Abfrage, ob die bereits gedruckt Note als Duplikat gekennzeichnet werden soll. Wird diese Abfrage mit Ja bestätigt, wird in der Spalte Duplikat ein Haken gesetzt.
Gutschrift: Die Spalte Gutschrift gibt Auskunft darüber, ob es sich um eine gutgeschriebene Note oder um eine Gutschrift handelt.

gutgeschriebene Note

Gutschrift
Anmerkung (vgl. Kapitel Notenerstellung/Einstellungen)
Zusatztext auf Note (vgl. Kapitel Honorarnote)
Schlussnote
Klassik: Wenn Sie von HON Klassik auf HON Next umsteigen, können Sie mit der Spalte Klassik erkennen, welche Noten aus HON Klassik übernommen wurden.
Verrechnungsgruppen: Blenden Sie Sich die Spalte Verrechnungsgruppen in der Notenübersicht ein, werden Ihnen die bei der Note abgerechneten Verrechnungsgruppen ausgewiesen.
Auswahlkriterium – Sie können sich das im KIS/Board hinterlegte Auswahlkriterium einblenden.
Zuständigkeitsbereiche – Sie können sich hier die im KIS hinterlegten Zuständigkeiten einblenden.

Tipp

In der Notenübersicht haben Sie die Möglichkeit sich Layouts anzulegen (Speicherbare Layouts).

Hinweis

Die Notenübersicht ist initial auf das aktuelle Jahr (Notendatum) eingeschränkt. Der Datumsfilter kann jederzeit angepasst werden. Weiters besteht die Möglichkeit einen Vorschlag für die Ansicht zu setzten. Mit Rechtklick in das von Feld können Sie definieren, dass Sie Bsp. immer nur die Noten des letzten Monats sehen oder auch immer alle Noten der letzten zwei Jahre. Diese Einstellung wird pro Mitarbeiter gespeichert.

Duplikat¶

Wurde eine Honorarnote bereits finalisiert und ausgedruckt, erhält Sie den Status Finalisiert und gedruckt. Sollte die Note erneut ausgedruckt werden, erhalten Sie die Abfrage vom Programm, ob ein Duplikat erstellt werden soll.

Wird die Abfrage mit Ja bestätigt, wird die Note mit dem Vermerk Duplikat ausgegeben. Ebenso wird in der Notenübersicht in der Spalte Duplikat ein Haken gesetzt.

Wird die Abfrage mit Nein bestätigt, wird die Note ohne den Vermerk Duplikat gedruckt.

Hinweis

Gab es im Zeitraum zwischen erstmaligem Ausdruck der Note und dem Ausgeben als Duplikat eine Änderung in den Stammdaten (Bsp. Adressänderung) wird das Duplikat mit den neuen Stammdaten ausgegeben.

Sortierung der Notenübersicht¶

Die Noten werden bei der Notenübersicht nach dem Erstellungsdatum aufsteigend sortiert d.h. die neuesten Noten werden an unterster Stelle der Tabelle gereiht. Beim Aufruf der Notenübersicht, liegt der Fokus standartmäßig auf der zuletzt erstellten Note.

Note(n) bearbeiten¶

Sie können hier eine oder mehrere vorläufige Noten markieren, um diese erneut zu bearbeiten. Werden meh-rere Noten markiert, öffnet sich eine Bearbeitungsserie. Das heißt, es öffnen sich die gewählten Noten der Reihe nach – vergleichbar mit der Notenserie bei der Notenerstellung.

Notendatum ändern¶

Im Ribbon der Notenübersicht stehen Ihnen mehrere Funktionen zur Auswahl.

Das Notendatum kann bei nicht finalisierten Noten einfach über den Button Notendatum ändern, oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Note, geändert werden. Es öffnet sich ein separates Eingabefenster in welches Sie ein neues Notendatum eintragen können. Es können auch mehrere Noten in einem Schritt geändert werden.

Anmerkung ändern¶

Die bei der Honorarnote definierte Anmerkung (Kapitel Notenerstellung/Einstellungen) kann über die Schaltfläche Anmerkung ändern jederzeit editiert werden, ohne die Note öffnen zu müssen.

Es öffnet sich ein Fenster mit der bisherigen Anmerkung, diese können Sie nun abändern bzw. falls es noch keine Anmerkung gibt, eine Neue eintragen.

Note löschen¶

Noch nicht finalisierte Noten können über den Button Note löschen, oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Note, gelöscht werden. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob die Note wirklich gelöscht werden soll. Mit Klick auf Löschen wird die Note dann tatsächlich gelöscht. Die in der vorläufigen Note abgerechneten Leistungen werden nach dem Löschen wieder als offene Leistungen dargestellt und können im Rahmen der nächsten Notenerstellung wieder verrechnet werden.

Note finalisieren¶

Vorläufige Noten müssen noch endgültig finalisiert werden. Dazu gibt es drei Möglichkeiten die nachfolgend erläutert werden.

Noch nicht finalisierte Noten können mittels Button Note finalisieren, entweder finalisiert werden oder mittels Button Note finalisieren und drucken auch ausgedruckt werden.

Beim Note finalisieren und Note finalisieren und Drucken erhalten Sie jeweils ein Fenster mit der Möglichkeit das Notendatum im Zuge des Finalisierens abzuändern. Mit der Option Neues Notendatum für die ausgewählten Noten setzen definieren Sie das neue Notendatum. Setzten Sie diese Option nicht, bleibt das bisherige Notendatum erhalten.

Mit der Funktion erweitertes Finalisieren öffnet sich ein weiterer Dialog, wo die Notennummer und das Notendatum eingegeben werden können, bevor man finalisiert.

Die Funktion erweitertes Finalisieren sollte vor allem in Fällen angewandt werden, wo die Note zurückgesetzt wurde und nun erneut finalisiert werden muss. Hiermit sollen Lücken in der Nummerierung vermieden werden.

Tipp

Wurde eine Note zurückgesetzt und man wählt erweitertes Finalisieren, schlägt das Programm die alte Notennummer vor – sofern diese nicht bereits vergeben wurde.

Sollten Sie in den Grundeinstellungen bereits die Einstellung „Note beim Speichern & schließen finalisieren“ ausgewählt haben, so ist für Sie dieser Menüpunkt hinfällig.

Hinweis

Die Buttons Notendatum ändern, Note löschen und Note finalisieren sind nur bei vorläufigen Noten aktiv. Bei bereits finalisierten Noten sind diese Buttons inaktiv.

Wurde eine Note finalisiert, kann später noch die Zustellung (Druckausgabe, E-Mail, Klientenportal) (Kapitel 6) sowie die Anmerkung je Note (Einstellungen) geändert werden. Sollten weitere Änderungen nötig sein, muss die Note zurückgesetzt werden.

Noten drucken¶

Vorläufige und finalisierte Noten können über den Button Note drucken, oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste, am PDF-Manager ausgedruckt werden.

Note zurücksetzen¶

Falls Noten noch einmal auf einen vorangegangenen Status zurückgesetzt werden müssen, so gibt es hierfür eine Möglichkeit. Über den Button Note zurücksetzen oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste, kann der Status einer Note zurückgesetzt werden, wenn kein Beleg verknüpft ist, oder der verknüpfte Beleg noch nicht mit der Belegverarbeitung in der Finanzbuchhaltung verbucht wurde.

Note auf „Finalisiert und gedruckt“ zurücksetzten

Mit dieser Funktion wird der Vermerk, dass ein Duplikat erstellt wurde rückgesetzt.

Note auf „Finalisiert“ zurücksetzten

Wurde eine Note bereits ausgedruckt wird dies im Stauts vermerkt. Mit dieser Funktion wird der Status auf Finalisiert rückgesetzt.

Note auf „Vorläufig“ zurücksetzten

Die Note erhält den Status Vorläufig und kann wieder editiert werden.

Falls Sie eine Note auf den Status „Vorläufig“ zurücksetzen, die mit einem Beleg verknüpft wurde, so erhalten Sie nachfolgende Hinweismeldung.

Wenn Sie diese Meldung mit Zurücksetzten bestätigen, so wird der verknüpfte Beleg aus der Belegverarbeitung gelöscht und die Note wieder als vorläufige Note gespeichert.

Hinweis

Die Funktion „Note auf Vorläufig zurücksetzten“ sollte nur in Ausnahmefällen verwendet werden.

Nach dem Zurücksetzten der Note auf den Status Vorläufig und dem erneuten Finalisieren bekommt die Note eine neue Notennummer, da weiter fortlaufend Nummeriert wird. Daher empfiehlt sich hier die Funktion erweitertes Finalisieren (Note finalisieren).

Beleg anzeigen¶

Der Button Beleg anzeigen zeigt Ihnen den zu der Note zugehörigen Ausgangsbeleg, welcher in der Belegverarbeitung vorhanden ist, an. Der Beleg kann ebenso über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste geöffnet werden. Dieser Button ist nur bei finalisierten Noten, die bereits mit einem Beleg verknüpft sind, aktiv und wenn Sie das Modul Belegverarbeitung lizenziert haben. Es öffnet sich die Beleg Ansicht, in welcher die erkannten und hinterlegten Belegdaten ersichtlich sind.

Hinweis

Werden auf der Honorarnote Nullzeilen abgerechnet, erhalten Sie für diese Zeilen keine Gegenbuchungen. Bei Null-Noten wird ebenso keine Gegenbuchung vorgeschlagen.

In der Belegansicht steht Ihnen das Feld Bezahlt am zur Verfügung. Dieses Feld können Sie entweder im HON über Beleg anzeigen oder direkt in der Belegverarbeitung selbstständig befüllen und sich in der Notenübersicht die Spalte Bezahlt am (Beleg) einblenden lassen.

Notenjournal anzeigen¶

Der Button Journal anzeigen öffnet das Notenjournal. Das Notenjournal kann ebenso über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Note/Noten geöffnet werden.

Ein Notenjournal ist eine Auflistung der in der Note abgerechneten Leistungszeilen und der Zu-/Abschläge. Mehrfachselektionen von vorläufigen oder/und finalisierten Noten sind möglich. Es öffnet sich im Anschluss ein eigener Tab für das Notenjournal. Die Gruppierung des Notenjournals ist nach der Note (Nr, Datum, Klientennummer, Klientenname) und der Tätigkeit (Nummer, Bezeichnung). Die Gruppierung ist fix und kann nicht geändert werden.

In der ersten Zeile der Gruppierung erhält man die Gesamtsummen der Note. Die zweite Zeile der Gruppierung stellt die Summen je Tätigkeit innerhalb einer Note dar.

Hinweis

Mit der Schaltfläche Journal Drucken können Sie das Notenjournal ausdrucken. Der Ausdruck ist dem Tätigkeitsnachweis nachempfunden zusätzlich den abgerechneten Werten und Zu-/Abschlägen.

Hinweis

Im Aufruf des Notenjournal besteht die Möglichkeit sich Layouts anzulegen (vgl. Speicherbare Layouts).

Tätigkeitsnachweis drucken¶

In der Notenübersicht können Sie eine/mehrere Noten markieren und über die Schaltfläche Tätigkeitsnachweis drucken einen Tätigkeitsnachweis der gewählten Noten ausgeben. Der Tätigkeitsnachweis weißt, im Gegensatz zum Notenjournal, nur die Dauer und Einheiten der abgerechneten Zeilen aus – keine Werte und Zu-/Abschläge.

Sie erhalten pro Tätigkeit eine nach Datum sortierte Auflistung der dahinter liegenden Erfassungszeilen und die Summe der Dauer/Einheiten je Tätigkeit. Eine Gesamtsumme der Stunden und Einheiten wird ebenso ausgegeben.

Der Tätigkeitsnachweis kann für vorläufige sowie für finalisierte Noten ausgedruckt werden.

Tipp

Wenn Sie den Tätigkeitsnachweis in den PDF Drucker geben, wird automatisch die E-Mail-Adresse des Klienten mitgeliefert und der Nachweis kann einfach mit der Note mitgesandt werden.

Notendetails anzeigen¶

Um die erstellte Note inkl. den Verrechneten Leistungen sowie die Zu-/Abschläge einsehen zu können, ohne jede Note extra öffnen zu müssen, können Sie sich die Notendetails einblenden lassen.

Mit der Schaltfläche Notendetails anzeigen, wird die Note in einem extra Fenster in einem Art Lesemodus geöffnet. Sie können Sich noch zusätzlich die Erfassungszeilen einblenden lassen (1). Mit der Schaltfläche Nicht verrechnete Zeilen anzeigen (2) können Sie zwischen den verrechneten und offenen Leistungen des Klienten umschalten. Die Ansicht der Notendetails aktualisiert sich ebenso wie die Druckvorschau in Echtzeit.

Möchten Sie an der Note Änderungen vornehmen, muss die Note über die Notenübersicht geöffnet werden.

Druckvorschau anzeigen¶

Über den Button Druckvorschau anzeigen können Sie die Druckvorschau öffnen und von Note zu Note wechseln. Die Ansicht aktualisiert sich in Echtzeit.

Notenrückblick anzeigen¶

Über den Button Notenrückblick anzeigen können Sie den Notenrückblick öffnen und von Note zu Note wechseln. Die Ansicht aktualisiert sich in Echtzeit.