Umstieg von FIBU Klassik

In folgender Kurzanleitung möchten wir Ihnen Schritt für Schritt die ersten Schritte erklären, welche bei der Umstellung eines Klienten von der FIBU Klassik auf die FIBU Next zu beachten sind.

Hinweis

Bitte beachten Sie vor Umstellung Ihrer Klienten die aktuelle Leistungsbeschreibung der FIBU Next. Klienten, für die Funktionen benötigt werden, die es in der FIBU Next noch nicht gibt, sollten noch nicht umgestellt werden.

Übergabe des Klienten

Als ersten Schritt müssen die Stammdaten des Klienten im RZL Board angelegt sein. Ist dies nicht der Fall, so können Sie die Stammdaten mittels der ZMV Klientenübernahme ins RZL Board übernehmen. Genaueres dazu finden Sie im Handbuch RZL Board im Kapitel ZMV Klientenübernahme.

In der FIBU Klassik können Sie Ihre Klienten entweder klientenübergreifend über den Menüpunkt Klient / Übergabe an FIBU Next durch Auswahl der entsprechenden Klientennummern und Wirtschaftsjahre übernehmen oder pro Klient, wenn dieser in der FIBU geöffnet ist. Dazu öffnen Sie den Menüpunkt Bearbeiten / Übergabe an FIBU Next.

Klienten können nur in die FIBU Next übernommen werden, wenn keine Funktionen aktiv sind, die dem aktuellen Leistungsumfang der FIBU Next nicht entsprechen.
Sobald ein Klient zur Übernahme ausgewählt wird, der solche Funktionen aktiviert hat, erscheint im nächsten Schritt eine Fehlermeldung mit allen Funktionen, die die Übernahme blockieren und der Klient wird nicht in die FIBU Next übernommen.

Es kann auch vorkommen, dass in dieser Maske gelbe Rufzeichen erscheinen. Dies kann auftreten, wenn zum Beispiel einzelne Belegkreise oder Pflichtkonten in der FIBU Next nicht gefunden werden. Solche Sachverhalte stellen aber keinen Ausschlussgrund für eine Übernahme dar und der Klient wird trotzdem in die FIBU Next übernommen.

Genauere Informationen und das Protokoll zur Übernahme finden Sie im RZL Board unter Stamm / FIBU Next / Übernahmeprotokolle Klassik.

In der FIBU-Klassik vorhandene Kontenpläne, KER-Gliederungen sowie Buchungstexte werden bei der Übernahme ebenfalls in die FIBU Next mitübernommen.

Außerdem werden auch sämtliche Stammdaten im Zusammenhang mit der Retourdatenverarbeitung (Bankkonten, Verbuchungsregeln,…) mit übernommen.

Buchen

Um mit dem Buchen zu beginnen, wählen Sie im Register Erfassen die Schaltfläche Buchen. Wurden bei dem gewählten Klienten in dem aktuellen Wirtschaftsjahr noch keine Buchungen erfasst, öffnet sich automatisch das Register Buchungsansicht.

Im oberen Bereich des Buchungsfensters können Sie den Belegkreis (1) und die Buchungsart (2) auswählen. Zusätzlich können Sie sich hier die Belegliste der ungebuchten Belege (3) einblenden lassen. So können Sie mit Belegen buchen. Wird im Bereich Belegverarbeitung zusätzlich das Feld Vorschlag aktiviert, so werden Ihnen pro Beleg die ausgelesenen Belegdaten in der Buchungszeile vorgeschlagen. Nach Abschluss der Buchung springt die Belegansicht automatisch zum nächsten Beleg weiter.

Erscheint beim erstmaligen Einstieg in den Buchungsdialog folgender Hinweis, so sollten Sie vor dem Buchen unter Stammdaten / Konten zumindest ein Konto (Bank bzw. Kassa) als Zahlungsmittelkonto definieren. Dies ist erforderlich, damit Skonti automatisch verbucht werden können.

Die Buchungslogik inkl. aller gängigen Shortcuts sind großteils ident zur Verbuchung in der FIBU Klassik. Alle wesentlichen Unterschiede finden Sie im folgenden Kapitel.

Wesentliche Unterschiede zur FIBU Klassik

Mehrere Stapel gleichzeitig

In der FIBU Next haben Sie die Möglichkeit mehrere Stapel gleichzeitig zu bebuchen und offen zu haben. Erst zur Erstellung der UVA müssen Sie alle offenen Stapel des betroffenen Zeitraums finalisieren.
Eine Ausnahme ist jener Stapel aus der Bilanz mit den Bilanzumbuchungen – dieser muss nicht zwingend finalisiert werden, damit eine erneute Übergabe der Bilanzumbuchungen möglich bleibt.

Auch vor gewissen Funktionen (Hereinspielen von camt-Dateien, Datenimport,…) müssen die Stapel nun nicht mehr finalisiert werden.

Außerdem ist es möglich Stapel zu benennen oder auch einzeln zu finalisieren oder zu löschen.

Camt-Retourdaten und Importe werden auch in einem Stapel gebucht. Die Buchungen daraus können also auch immer wieder, bis der Stapel finalisiert wird, bearbeitet werden.

Tipp

Wir empfehlen bei Monatsbuchhaltungen pro Belegkreis und pro Monat eigene Stapel anzulegen. Somit haben Sie zur Erstellung der UVA die Möglichkeit, nur die betreffenden Stapel zu finalisieren.

Splitbuchungen

Splitbuchungen können in der FIBU Next (im Unterschied zur FIBU Klassik) im Nachhinein geändert werden.

Zusätzlich ist es nun auch möglich, Splitbuchungen mit unterschiedlichen Steuercodes zu buchen. Daher ist es bei einer Splitbuchung eines innergemeinschaftlichen Erwerbs auch nicht mehr notwendig in der Sammelzeile ein E im Feld Steuercode zu erfassen.

Gegenbuchungen können auch im Nachhinein zu Splitbuchungen abgeändert werden.

Offene Posten

In der FIBU Next ist es möglich, Buchungen zwischen zwei OP-führenden Konten durchzuführen. Dabei erscheint im Buchungsdialog ein zweites Eingabefeld für die OP-Nummer des zweiten Kontos.

Auch in der FIBU Next können offene Posten händisch bearbeitet werden. (Erfassen / OP bearbeiten). Im Unterschied zur FIBU Klassik ist es nun aber möglich, OPs auch MIT Skonto miteinander auszugleichen. Wichtig dabei ist, dass einer der beiden offenen Posten gegen ein Zahlungsmittelkonto erfasst wurde.

Vorschlag Belegnummer

In den Stammdaten der Belegkreise können Sie in der FIBU Next festlegen, dass stets die nächste Belegnummer pro Belegkreis beim Buchen vorgeschlagen wird.

Dabei ist es im Gegensatz zur FIBU Klassik nicht mehr notwendig, dass bei der ersten Buchung im Buchungsdialog ein + hinter der Belegnummer eingegeben wird.

Jahresübernahme / EB Aktualisierung

Eine Jahresübernahme in ein neues Wirtschaftsjahr erfolgt für FIBU Next Klienten in den Klientenstammdaten im RZL Board im Bereich FIBU Next. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Wirtschaftsjahr anlegen mit Jahresübernahme.

Aktivieren Sie das Häkchen Eröffnungsbilanz automatisch aktualisieren (1), so wird der EB-Wert auf den entsprechenden Konten stets automatisch aktualisiert. Im Gegensatz zur FIBU Klassik muss somit bei Nachbuchungen im Vorjahr keine erneute Jahresübernahme mehr gemacht werden, damit EB-Werte aktualisiert werden.

Ist diese Option nicht aktiviert, können Eröffnungsbilanzwerte in der FIBU Next über den Menüpunkt Erfassen / Eröffnungsbilanz aktualisiert werden.

In jedem Fall muss eine Jahresübernahme bei FIBU Next Klienten nur einmal pro Wirtschaftsjahr durchgeführt werden.

Hinweis

Möchten Sie einen Klienten aus der FIBU Next bilanzieren, so beachten Sie dazu bitte unsere Kurzanleitung Bilanzieren eines FIBU Next Klienten.

Kontostammdaten

Einzelne Konten können nun in den Kontostammdaten gesperrt werden, so dass diese nicht mehr bebucht werden können. Anschließend kann sogar ein neues Konto mit derselben Nummer angelegt werden.

Die Volltextsuche nach einem Konto funktioniert in der FIBU Next ganz einfach ohne Eingabe des Zeichens *. Möchten Sie in einem Kontofeld nach einer Kontonummer suchen, so geben Sie hier einfach die Bezeichnung des Kontos oder einen Teil davon ein.

Zusätzlich haben Sie in der FIBU Next auch die Möglichkeit, bei einem Konto mehrere KER-Gliederungen für unterschiedliche Auswertungen in der Kurzfristigen Erfolgsrechnung zu hinterlegen.

Generelle Bedienung

• Die FIBU Next ist multi-User-fähig, was bedeutet, dass hier mehrere Benutzer gleichzeitig im selben Klienten arbeiten können.

• In der FIBU Next kann man mehrere Klienten gleichzeitig geöffnet haben und jederzeit zwischen diesen wechseln.

• Innerhalb eines Klienten kann man ganz einfach zwischen den einzelnen Wirtschaftsjahren wechseln.

• Einzelne Ansichten und Fenster können ganz einfach herausgezogen, verschoben oder neu platziert werden.

• Man kann auch innerhalb eines Klienten mehrere Ansichten gleichzeitig geöffnet haben. (z.B. Buchungsdialog und Journal)

• Innerhalb von Tabellen (z.B. Auswertung Journal oder Auswertung Konten) kann man mit dem Kurzbefehl Strg + F nach Stichwörtern suchen.

• Mit der F5-Taste kann man Ansichten aktualisieren.

Arbeitsprotokoll

Ein weiterer großer Unterschied zur FIBU Klassik ist, dass das Arbeitsprotokoll nicht mehr extra gespeichert oder gedruckt werden muss.
Das Arbeitsprotokoll wird stets automatisch mitgespeichert und kann über den Menüpunkt Auswertung / Arbeitsprotokoll zu jeder Zeit aufgerufen werden.

Sicherungscenter

Sicherungen können auch in der FIBU Next ganz einfach erstellt werden.
Das Sicherungscenter finden Sie in den Klientenstammdaten im RZL Board.

Darin können Sie ganz einfach Sicherungen erstellen (1), Sicherungen wiederherstellen (2), Sicherungen als Datei exportieren (3) und Sicherungen aus einer Datei importieren (4).

Hinweis

In der FIBU Next werden sämtliche Sicherungen in der Datenbank gespeichert und nicht mehr pro Klient und Wirtschaftsjahr in einem separaten Datenordner.

Wir empfehlen daher regelmäßig Sicherungen der FIBU Next zu erstellen.