Personen und Firmen

Über Personen und Firmen rufen Sie die Liste all Ihrer angelegten Personen und Firmen auf. Unter Personen sind natürliche Personen und unter Firmen sind juristische Personen zu verstehen. Hier finden sich nicht nur Klienten, sondern sämtliche Personen und Firmen, für welche Stammdaten erfasst wurden.

Die jeweiligen Verwendungen einer Person werden in einer eigenen Spalte dargestellt. Liegen bei einer Person mehrere Verwendungen vor (z.B. als Kontaktperson eines Klienten und als Gesellschafter eines anderen Klienten) kann über das Dreiecksymbol (1) die Liste aller Verwendungen aufgeklappt werden.

Der in der Liste enthaltene Ort und die angezeigte Telefonnummer ist der in den Stammdaten der Person (Register Tel./E-Mail/Adressen) an die erste Stelle gereihter Wert. Die Telefonnummern werden blau hinterlegt dargestellt. Durch einmaliges Klicken auf die Telefonnummer wird über die Telefonanbindung des RZL KIS die Rufnummer gewählt und das Telefonprotokollfenster geöffnet.

Über einen Doppelklick auf die Person/Firma können Sie in die Stammdaten der Person oder Firma wechseln.

Anlegen einer neuen Person oder Firma

Über die Schaltfläche Neue Person/Firma gelangen Sie in die Neuanlage. Im ersten Schritt ist verpflichtend die Rechtsform auszuwählen.

Im Bereich Anmerkung können Sie den Grund der Neuanlage vermerken. Dadurch wissen Sie auch im Nachhinein, aus welchem Grund Sie die Daten dieser Person gespeichert haben (Stichwort ‚DSGVO‘). Wir haben Ihnen hierfür bereits im Rahmen der Rechtsformwahl diese Möglichkeit geschaffen.

Nach Bestätigen der Eingaben mit OK gelangen Sie in die Stammdaten einer neuen Person. Die Bereiche der Stammdaten der Personen bzw. Firmen werden in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

Personen

Personendaten Allgemein

In der Startansicht werden die zentralen Personendaten angezeigt. Über die Leiste auf der linken Seite (1) können die einzelnen Bereiche der Stammdaten der Person gewählt werden. Mittels Speichern (2) werden die eingegebenen Daten übernommen. Die Übersicht (Liste) der Personen und Firmen bleibt in einem eigenen Tab offen (3). Durch Klick auf diesen Tab können weitere Personen/Firmen geöffnet werden.

Über das Symbol (4) können Sie die Personendaten aus dem RZL Board mit den Kontakt-Personen im MS Outlook abgleichen.

Personendaten Erweitert

Aufgrund der datenschutzrechtlichen Vorschriften der DSGVO finden Sie die Personendaten in zwei verschiedene Register vor – Personendaten Allgemein und Personendaten Erweitert. Die erweiterten Personendaten werden nicht in jeder Verwendung benötigt und daher bei einigen Verwendungen nicht angezeigt.

In der Registerkarte Personendaten Erweitert haben Sie die Möglichkeit, sensiblere Daten wie beispielsweise die SV-Nummer, das Geburtsdatum, den Familienstand etc. einzutragen.

Tel./E-Mail/Adressen

Unter Tel./E-Mail/Adressen können Sie beliebig viele Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Adressen eingeben und verwalten.

Jedem Eintrag kann ein Typ zugeordnet werden. Dabei sind folgende Typen möglich:

Telefonnummer	E-Mail	Adressen
Telefon geschäftlich	Geschäftlich	Geschäftlich
Mobil geschäftlich	Privat	Privat
Telefon privat	Sonstige	Privat und Geschäftlich
Mobil privat		Sonstige
Fax
Sonstige

Sie können über das Symbol mittels Drag und Drop die Reihenfolge der Einträge verschieben. Nach dieser Reihenfolge werden dann die Daten auch im KIS in der Kopfzeile angezeigt. Über den Papierkorb können Sie einen Eintrag löschen. Über das Symbol können Sie Anrufe tätigen und über das Symbol Mails verschicken.

Wird eine Adresse bei einem Betrieb verwendet, wird unterhalb der betreffenden Adresse die Bezeichnung des Betriebes angezeigt und daneben mit dem Symbol gekennzeichnet.

Wenn eine bestimmte Adresse als Zustelladresse verwendet werden soll, können Sie dies über die Option kennzeichnen. Diese Adresse wird als Zustelladresse für die Honorarverrechnung verwendet, soweit keine Kontaktperson als Zustellvertreter für Rechnungen eingetragen ist.

Verwendungen

Unter Verwendungen ist ersichtlich mit welcher Funktion die Person verwendet wird (z. B. als Klient, (Ehe)Partner usw.)

Tipp

Die Verwendung kann durch einen Doppelklick geöffnet werden. Bei der Verwendung als (Ehe)Partner wird beispielsweise der Ehepartner und bei der Verwendung als Klient, der betreffende Klient geöffnet. So können verbundene Daten schneller erreicht und bearbeitet werden.

Empfängerliste

Falls sich eine Person/Firma in einer Empfängerliste befindet, wäre dies ebenfalls unter Verwendungen zu sehen. Ist eine Person gesetzlicher Vertreter und in dieser Verwendung in einer Empfängerliste, dann wird Ihnen die betreffende Empfängerliste in der letzten Spalte angezeigt (1). Ist die Person (in dieser Verwendung) in mehreren Empfängerlisten enthalten, so werden Ihnen die weiteren Empfängerlisten über einen Pfeil angezeigt. Ist eine Person als Person selbst in einer Empfängerliste, dann wird in der Spalte Funktion die Bezeichnung Empfänger angeführt.

Sie haben weiters die Möglichkeit, die Person in diesem Dialog einer bereits bestehenden Empfängerliste hinzuzufügen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Person zu Empfängerliste hinzufügen (2).

Verwendungssperre von Personen

Sie haben in der RZL Stammdatenverwaltung die Möglichkeit, Personen mehrfach zu verwenden. Dies hat für Sie den Vorteil, dass die Daten einer Person nicht an unterschiedlichen Stellen aktuell gehalten werden müssen. Dies vereinfacht die Stammdatenpflege und führt zu einer höheren Zuverlässigkeit der Daten.

Aufgrund der DSGVO musste diese Mehrfachverwendung von Personen etwas eingeschränkt werden. Personen und Firmen sind nun grundsätzlich für eine weitere Verwendung gesperrt. Sie können eine gesperrte Person bzw. Firma dennoch verwenden, in dem Sie die Verwendung der Person explizit zulassen.

Wenn Sie nun beispielsweise eine bereits bestehende Person neu als Kontaktperson hinterlegen, müssen Sie entscheiden, ob dies in diesem Fall in Ordnung ist. Nach Auswahl einer gesperrten Person erscheint Ihnen folgende Abfrage.

Über die Schaltfläche Zulassen kann die Person wie gewohnt auch für diese Verwendung verwendet werden. Möchten Sie jedoch, dass die Daten aus diesem Kontext getrennt in einer eigenen Person/Firma gespeichert werden, müssen Sie in diesem Fall eine neue Person/Firma anlegen. Sie erzeugen in diesem Fall bewusst ein Duplikat.

In der Duplikatserkennung scheint Ihnen nun dieses – bewusst erstellte – Duplikat auf. Da es sich um ein gewolltes Duplikat handelt, können Sie in der Duplikatserkennung für diese Personen festlegen, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt.

Verwendungssperre entfernen

Falls Sie Personen/Firmen haben, die ohne diese Abfrage verwendet werden sollen, so können Sie die Verwendungssperre durch Klick auf die Schaltfläche Sperre für weitere Verwendung (1) deaktivieren bzw. auch aktivieren, sofern sie gesetzt werden soll. Ist das Schloss in der Ansicht geschlossen, bedeutet dies, dass die Person/Firma für weitere Verwendungen gesperrt ist. Ist das Schloss hingegen offen, ist keine Verwendungssperre bei dieser Person/Firma hinterlegt.

Über die Personenübersicht können Sie diese Änderung in den Stammdaten auch über mehrere Personen hinweg treffen. Dazu markieren Sie die betreffenden Personen (alle markieren STRG+A, mehrere markieren mithilfe der STRG-Taste) und wählen über das Kontextmenü (1) oder das obere Menüband (2) Verwendungssperre aufheben/setzen. Je nach Status der Verwendungssperre wird diese dann bei den ausgewählten Personen geändert.

Finanzämter

Im Bereich Finanzämter können die Stammdaten der Finanzämter eingetragen werden.

Im Feld UID kann die UID Nummern Überprüfung mit F3 oder über das Kontextmenü durchgeführt werden. Mit einem Symbol neben der UID Nummer wird der Status der Überprüfung angezeigt. Im Tooltip auf dieses Symbol zeigt es das Datum der Überprüfung an.

Bankverbindungen

Hier können Sie die Bankverbindungen der Person eintragen. Das mit der Option Bankverbindung in ZMV sichtbar (1) gekennzeichnete Bankinstitut wird für den Zahlscheindruck innerhalb der RZL Honorarverrechnung verwendet. Über das Papierkorbsymbol bzw. über Bankverbindung löschen können Sie ein Geldinstitut löschen.

Kontaktpersonen

Hier können Sie beliebig viele Kontaktpersonen bei einer Person hinterlegen. Über die Schaltfläche Neue Kontaktperson (1) können Sie eine bestehende Person als Kontaktperson hinterlegen. Es wird dadurch die Person nicht neu angelegt, sondern „nur“ bei der Person als Kontaktperson eingetragen.

Falls die benötige Person in der Stammdatenverwaltung noch nicht angelegt ist, können Sie diese in diesem Schritt als neue Person anlegen.

Die DSGVO schreibt vor, personenbezogene Stammdaten minimal zu halten. Aus diesem Grund haben Sie jetzt bei einer Personenneuanlage aus einer bestimmten Verwendung (in diesem Fall Kontaktperson) heraus nur mehr die notwendigsten Register zur Verfügung. Beispielsweise können Sie bei einer Kontaktperson nur mehr allgemeine Personendaten und Tel./E-Mail und Adressen verwalten.

Es kann eine Person als Zustellvertreter für Erklärungen und/oder Rechnungen definiert werden. Diese Einstellungen haben dementsprechend Auswirkungen auf die RZL Steuererklärungen bzw. auf die RZL Honorarverrechnung. Über die Schaltfläche zur Personenansicht (2) können Sie zur Personenansicht wechseln, um die Daten der Kontaktperson zu bearbeiten.

Über das Symbol (3) können Sie die Verbindung zur Kontaktperson trennen, wobei die Person an sich nicht gelöscht wird.

In den Details der Kontaktperson können verschiedene Zuordnungen getroffen werden.

Auswahlkriterien

Hier können Sie die im KIS angelegten Auswahlkriterien einer Kontaktperson zuweisen.

Adresse

Sie können hier aus den diversen Adressen der Kontaktperson bzw. der Person eine bestimmte Adresse auswählen.

Erfolgt keine explizite Auswahl einer Adresse wird standardmäßig die an erster Stelle befindliche Adresse der Kontaktperson verwendet. Über das Dropdown-Menü können Sie jedoch zwischen den verschiedenen Adressen wählen. Falls eine einzige Adresse bei dieser Kontaktperson hinterlegt ist, so ist der Eintrag hellgrau hinterlegt dargestellt und es wird diese Adresse verwendet.

Ist bei einer Kontaktperson in den Personenstammdaten keine eigene Adresse hinterlegt, so wird standardmäßig die an erster Stelle befindliche Adresse der Person bzw. die Firmenadresse verwendet.

Die zugeordnete Adresse wird auch für die Serienversandfunktion im KIS verwendet. Wird als Adresse nicht eine Adresse der Kontaktperson, sondern der Person bzw. der Firma verwendet, wird für den Serienbrief die Adresse der Person bzw. der Firma verwendet und die Kontaktperson wie ein z. Hd. verwendet. Die Darstellung im Adressblock am Serienbrief erfolgt nach ÖNORM ohne den Begriff z. Hd.

Möchten Sie im Serienbrief bei der Adresse eine Zustellanweisung als care of (c/o) bei der jeweiligen Kontaktperson, dann müssen Sie Einstellung care of (c/o) auswählen. Wenn Sie dann die Personen- bzw. Firmenadresse aus den Adressen auswählen, wird die Adresse im Serienversand wie folgt angezeigt:

Höller Hubert (Kontaktperson)
c/o Höller Metallbau (Person bzw. Firma)
Hannesgrub Nord 35 (Anschrift Person bzw. Firma)
4911 Tumeltsham

Telefonnummer, E-Mail
Es kann hier aus den Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Kontaktperson bzw. der Person eine bestimmte Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse ausgewählt werden. Dieser Eintrag wird dann im KIS bei der Kontaktperson beim betreffenden Klienten als Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse angezeigt.

Funktion
In diesem Feld können Sie die Funktion der Kontaktperson vermerken.

Funktion im Betrieb
Falls vorhanden, wird hier die Funktion im Betrieb der Kontaktperson (Eintrag unter dem Punkt Betriebe im Register Kontakte) angezeigt.

ZMV Person 1 (bei Firmen)
Die Daten der ausgewählten Kontaktperson werden durch diese Einstellung in der ZMV bei „Person I“ eingetragen. Die bei einer Kontaktperson ausgewählte Adresse wird bei der Verwendung als „ZMV Person I“ auch als Adresse bei „Person I“ in die ZMV übernommen. Ist keine Adresse ausgewählt, wird die erste Adresse in der Reihenfolge verwendet.

(Ehe)Partner

In diesem Bildschirm kann der (Ehe)Partner der Person hinterlegt werden. Wie bei den Kontaktpersonen kann während der Hinterlegung auch eine neue Person angelegt werden. Über die Schaltfläche zur Personenansicht (1) können Sie zur Personenansicht wechseln um die Daten des (Ehe)Partners zur bearbeiten.

Wenn Sie einen Ehepartner hinzufügen und speichern, erhalten Sie eine Abfrage, ob der Eintrag auch umgekehrt beim hinzugefügten Ehepartner in den Personenstammdaten gemacht werden soll.

Kinder

Über diesen Bereich können die Kinder verwaltet werden. Die Bedienung dieser Ansicht erfolgt analog zu den Kontaktpersonen.

Betriebe

Im Bereich Betriebe können Sie die Betriebe bei einem Einzelunternehmer anlegen. Bei einem Einzelunternehmer können beliebig viele Betriebe angelegt werden. Jeder Betrieb kann in der Folge in den Stammdaten eines Klienten hinterlegt werden.

Betriebsdaten
In den Betriebsdaten finden Sie die Bezeichnung, die Art der Tätigkeit und den Bilanzstichtag. Unter Adresse können Sie die Betriebsadresse hinterlegen. Dabei wird auf die bei der Person hinterlegten Werte zugegriffen. Dasselbe gilt für die Einträge bei Telefonnummer und E-Mail.

Zusatzdaten
In den Zusatzdaten finden Sie die Eingabemöglichkeit für das Firmenbuch, das Gründungsdatum, Beendigungsdatum, Anmerkungen, die Adressanrede und die Briefanrede.

Kontakte
Unter den Kontakten können betriebsbezogene Kontakte hinterlegt werden

Person löschen

Über Person löschen können Sie die Person löschen.

Hinweis

Eine Person kann nicht gelöscht werden, wenn Verwendungen für die Person bestehen. Somit kann eine Person, die z.B. als Klient, Kontaktperson, … verwendet wird erst dann gelöscht werden, wenn die Verwendungen nicht mehr bestehen.

Im Löschdialog haben Sie die Möglichkeit, bestehende Verwendungen gleich direkt zu löschen (1). Einige Verwendungen sind hiervon ausgenommen und müssen direkt bei der Verwendung gelöscht werden (2). Ausgenommene Verwendungen sind z.B. Klient, Mitarbeiter oder Zustellvertreter für Erklärungen und/oder Rechnungen.

Person drucken / Stammdatenausdruck

Über Person drucken (1) gelangen Sie zum Druckdialog. Hier können Sie die Stammdaten auswählen, die auf dem Ausdruck enthalten sein sollen. Nach Art. 15 DSGVO hat ein Betroffener das Recht, Auskunft über seine Daten zu erhalten. Das bedeutet, dass ein Betroffener in Ihrer Kanzlei anfragen kann, welche Daten von ihm/ihr verarbeitet werden. Um dieser Auskunftsverpflichtung nachzukommen, können Sie unter anderem den Stammdatenausdruck in der Stammdatenverwaltung des RZL Boards verwenden.

Nach Auswahl der Schaltfläche Person drucken (1) muss festgelegt werden, welche Daten der Person gedruckt werden sollen. Da es sein kann, dass die Person bei mehreren Klienten in unterschiedlichen Verwendungen verwendet wird, müssen Sie hier die Auswahl der entsprechenden Verwendung treffen (2). Daraufhin werden Ihnen die ausgewählten Register für den Druck an diese Auswahl angepasst.

Personengenerationen

Die Anlage einer neuen Generation erfolgt über die Schaltfläche neue Generation (1). Die angelegten Generationen werden oberhalb einer Zeitleiste angezeigt und können durch Klicken auf den jeweiligen Bereich ausgewählt werden. Die Bearbeitung der Generation erfolgt über die Schaltfläche mit dem Bleistiftsymbol. Über das Kontextmenü können Sie die Generation ebenfalls bearbeiten bzw. löschen.

Firmen

In der Startansicht werden die zentralen Firmendaten angezeigt. Die grundsätzliche Bedienung unterscheidet sich nicht von der Personenansicht. Die Firmendaten werden in Firmendaten Allgemein und Firmendaten Erweitert unterteilt.

Im Register Firmendaten Allgemein besteht die Möglichkeit den NACE-Code einzutragen. Klicken Sie dazu auf das grüne Plus (1).

Im folgenden Dialogfeld können Sie die NACE/Branche hinzufügen (2) und mit Klick auf Auswählen (3) die Liste der zur Verfügung stehenden NACE-Codes aufrufen. Es ist möglich mehrere NACE-Codes auszuwählen und eine prozentuelle Verteilung vorzunehmen bzw. eine der eingetragenen NACE-Codes als Haupttätigkeit zu kennzeichnen.

Im Register Firmendaten Erweitert können Sie weitere Informationen hinterlegen. Im Zuge der Hinterlegung der UID-Nummer kann diese zusätzlich überprüft werden. Ist diese gültig sehen Sie ein grünes Hakerl neben dem Feld der UID-Nummer.

Tipp

Nach Eingabe der UID-Nummer prüfen Sie diese mithilfe der F3-Taste. Sofern diese gültig ist kann die Adresse – mit Klick auf den grünen Pfeil – in die Stammdaten übernommen werden.

Die Bereiche Tel./E-Mail/Adressen, Verwendung, Finanzämter, Bankverbindungen und Kontaktpersonen unterscheiden sich nicht von der Ansicht der Personen.

Gesellschafter/wirtsch. Eigentümer

Über diesen Bereich werden die Gesellschafter bzw. wirtschaftlichen Eigentümer verwaltet. Die Eintragung der Gesellschafter hat derzeit keine Auswirkung auf die anderen RZL Programme wie z. B. das RZL Bilanz- oder das RZL Steuererklärungsprogramm.

Im Register Gesellschafter/wirtschaftlicher Eigentümer können neben den Gesellschaftern auch wirtschaftliche Eigentümer und oberste Rechtsträger erfasst werden.

Dazu ist bei einer Neuanlage im ersten Schritt die Art der Neuanlage (1) zu wählen. Dabei stehen folgende Arten zur Verfügung:

• Gesellschafter

• Gesellschafter und wirtschaftliche Eigentümer (sofern beides für die Person zutrifft)

• Wirtschaftlicher Eigentümer

• Oberster Rechtsträger

Wenn Sie die Art Gesellschafter und wirtschaftlicher Eigentümer oder wirtschaftlicher Eigentümer ausgewählt haben, so können im Anschluss nur natürliche Personen hinterlegt werden. Im Freitextfeld Funktion (2) haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Informationen zur Stellung des wirtschaftlichen Eigentümers (oder zum Gesellschafter) zu vermerken.

Handelt es sich um einen indirekten wirtschaftlichen Eigentümer (3), so können Sie dies in den Stammdaten eines wirtschaftlichen Eigentümers hinterlegen.

Da bei indirekten Eigentümern auch die jeweiligen obersten Rechtsträger zu melden sind, können auch diese in dem Register Gesellschafter/wirtsch. Eigentümer hinterlegt werden. Dazu wählen Sie bei einer Neuanlage die Art (1) Oberster Rechtsträger.

Im Feld wirtschaftlicher Eigentümer können Sie den zugehörigen wirtschaftlichen Eigentümer auswählen (2). In dieser Auswahlliste erscheinen Ihnen nur jene wirtschaftlichen Eigentümer, die auch als indirekter wirtschaftlicher Eigentümer gekennzeichnet wurden.

Gesetzliche Vertreter

Über diesen Bereich werden die gesetzlichen Vertreter verwaltet. Die Eintragung der Gesellschafter hat derzeit keine Auswirkung auf die anderen RZL Programme wie z. B. das RZL Bilanz- oder das RZL Steuererklärungsprogramm. Die Felder ZMV Gesetzlicher Vertreter 1 und ZMV Gesetzlicher Vertreter 2 bewirken den Eintrag der Gesetzlichen Vertreter in der Zentralen Mandantenverwaltung in den Klientenstammdaten im Registerblatt Firmen II als gesetzliche Vertreter.

UID-Nummer(n) über Finanz-Online prüfen

UID Nummern Überprüfung in Personen-/Firmenstammdaten

Die UID-Nummer eines Klienten kann bei Personen in der Registerkarte Personen Erweitert und bei Firmen unter Firmendaten Erweitert überprüft werden. Wählen Sie dazu Alle UID-Nummern mit FinanzOnline prüfen (1) aus.

Es werden immer alle angeführten UID Nummern geprüft. Über das Kontextmenü im Feld der UID Nummer bzw. mit der F3 Taste können Sie die Überprüfung der UID Nummer ebenfalls durchführen.

Das Prüfergebnis (2) wird Ihnen neben der jeweiligen UID Nummer angezeigt. Wenn Sie die Maus über das grüne Hackerl bewegen sehen Sie, wann die letzte Überprüfung durchgeführt wurde. Über den grünen Pfeil (3) können Sie die Adresse aus der UID Nummern Überprüfung in die Adressstammdaten übernehmen.

Die Adresse wird standardmäßig unter dem Adresstyp Geschäftlich angelegt. Neben der Adresse finden Sie den Merker UID. Wenn Sie die Maus über diesen Merker bewegen, erscheint Ihnen die jeweilige UID Nummer der Adresse.

UID Prüfung von mehreren Klienten

Möchten Sie mehrere UID-Nummern auf einmal überprüfen, so können Sie die gewünschten Klienten über die Klientenliste bzw. in der Personen und Firmen Übersicht filtern (mit STRG + A markieren) und anschließend mit UID-Nummern über FinanzOnline von Auswahl prüfen überprüfen lassen.

Personen-/Firmenstammdaten - Risiko-Check

Erstellen einer Datei für den Risiko-Check (kdlink+) der KSW

Die Kammer der Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder bietet als Service einen Risiko-Check, mit welchem geprüft werden kann, ob Personen oder Firmen in einer World-Check Datenbank geführt werden. Dieses Prüfergebnis kann Sie bei der Erkennung, ob es sich bei einer Person bzw. Firma um eine politisch exponierte Person (PEP) oder eine Person mit erhöhtem Risiko (REP) handelt, unterstützen.

Im Rahmen des Risiko-Checks können Sie mittels Listenform auch mehrere Personen/Firmen gleichzeitig zu prüfen (kdlink+). In den Stammdaten des RZL BOARDs haben Sie die Möglichkeit, sich eine Exportdatei für diese Abfrage zu erstellen. Diese Datei ist nach den Vorgaben der KSW für die Listenverarbeitung aufgebaut (vgl. Kurzbeschreibung zur Listenverarbeitung (kdlink+), KSW, Stand Februar 2014). Folgende Daten werden dabei von Personen bzw. Firmen in diese Datei gestellt:

Spalte	Feldbezeichnung
1	Personen/Firmen ID (Nummer in den Stammdaten nicht ersichtlich)
2	Vor- und Zuname bei Personen bzw. Firmenname
3	Leer
4	Leer
5	Straße
6	Stadt
7	Leer
8	PLZ
9	Land
10	Geburtsdatum (bei Person)/ leer (bei Firma)
11	White-Listing Eintrag bzw. Einträge (Personendaten Erweitert bzw. Firmendaten)
12	Black-Listing Eintrag bzw. Einträgt (Personendaten Erweitert bzw. Firmendaten)
13	Datum, wann das Black/Whitelisting durchgeführt wurde (Datum der Überprüfung in Personendaten Erweitert bzw. Firmendaten)

Bei Firmen wird für die Dateierstellung die erste geschäftliche Adresse herangezogen, bei Einzelunternehmer die erste Adresse, die bei einem Betrieb hinterlegt ist. Bei Privatpersonen wird die erste Adresse in die Datei ausgegeben.

Sie finden den Export für diese Datei in der Stammdatenverwaltung des RZL Boards. In der Übersicht der Personen/Firmen bzw. in der Übersicht der Klienten können Sie sich über die Schaltfläche Exportdatei für kdlink+ von Auswahl (1) eine Exportdatei der ausgewählten Einträge erstellen.

Die Personen und Firmen müssen dabei im unteren Bereich markiert sein (mit STRG+A können alle Einträge markiert werden). Mit Hilfe der Filter können Sie die Liste auch nach den gewünschten Personen und Firmen filtern und anschließend alle Einträge markieren.

Nach Auswahl der Schaltfläche öffnet sich ein Speicherdialog, in dem der Speicherort auszuwählen ist. Als Dateibezeichnung wird als Vorschlag automatisch Risiko-Check.csv vergeben. Der Dateityp kann nicht geändert werden. Diese Datei kann ohne weitere Bearbeitung in der Listenverarbeitung (kdlink+) beim Risiko-Check verarbeitet werden.

Verwaltung der Prüfergebnisse

In den Stammdaten einer Person bzw. Firma haben Sie nun im Register Risiko-Check die Möglichkeit, die Informationen aus dem Risiko-Check zu hinterlegen. Über die Schaltfläche Neuer Risiko-Check (1) können Sie einen neuen Risiko-Check anlegen. Automatisch werden das aktuelle Datum und der Mitarbeiter, der den Risiko-Check durchführt übernommen. Die restlichen Felder müssen manuell befüllt werden.

Im Feld Black-List Einträge sind alle Word-Check-IDs (bspw. wck_123456) einzutragen, welche die Person/Firma identifizieren. Im Feld White-List Einträge sind hingegen alle Word-Check-IDs einzutragen, welche die Person/Firma NICHT identifizieren. Mehrere Word-Check IDs sind in diesen Feldern mit einem Beistrich und ohne Leerzeichen zu trennen. Grund dafür ist die Exportdatei für kdlink+, in der diese Einträge nur in diesem Format verarbeitet werden können.

Sobald der Risiko-Check gespeichert wird, ist die Bearbeitung gesperrt.

Falls ein Klient Verknüpfungen zu Personen aufweist, die als PEP in den Personenstammdaten gekennzeichnet wurden, so werden diese in den Klientenstammdaten im Bereich Geldwäscheprävention angezeigt.

Einschränkung der personenbezogenen Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Einschränkung der Verarbeitung von Personendaten

Nach Art. 18 DSGVO hat ein Betroffener das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung seiner Daten. Dies ist insbesondere der Fall, wenn es zu Streitigkeiten in Bezug auf die Verwendung der personenbezogenen Daten dieser Person kommt. Einschränkung bedeutet in diesem Fall, dass die Stammdaten der Personen nicht mehr bearbeitet, verwendet oder gelöscht werden dürfen. Die Person darf auch nicht mehr für jeden in der Kanzlei sichtbar sein.

Sofern Sie über die Funktion Einschränkungen DSGVO verfügen, können Sie in den Stammdaten eine Person für eine bestimmte Verwendung einschränken. Dazu muss die Person aus der Personen-/Firmenübersicht geöffnet werden. Diese Funktion ist in den Stammdaten der Person im Register Verwendung zu finden. Über das Kontextmenü einer bestimmten Verwendung, können Sie die Person für diese eine Verwendung einschränken.

Nach Bestätigung dieser Abfrage wird die ausgewählte Person für diese Verwendung gesperrt. Nach der Einschränkung kann diese Person in dieser Verwendung nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden und kann auch nicht mehr weiterverwendet werden. Diese eingeschränkte Person (eingeschränkte Hauptperson) ist dann nur mehr für Mitarbeiter mit entsprechender Rolle in der Übersicht Personen/Firmen grau dargestellt sichtbar. Wird eine eingeschränkte Person aus dieser Ansicht geöffnet, können die Daten dieser Person nicht bearbeitet werden.

Person mit mehreren Verwendungen

Eine Person kann nur für eine bestimmte Verwendung eingeschränkt werden. Hat eine Person mehrere Verwendungen, so wird beim Einschränken dieser Person ein Duplikat erstellt. Das Duplikat ist für die Bearbeitung gesperrt und die „originale“ Person bleibt bearbeitbar.

Die Person „Mustermann Max“ gibt es in der Stammdatenverwaltung einmal als gesperrte Person mit der Verwendung Klient (Bearbeitung Person möglich) und weiterhin als Person für die Verwendung als Kontaktperson (Bearbeitung Person nicht möglich).

Verknüpfte Personen (Kontaktpersonen, Ehepartner, Kinder) von einzuschränkenden Personen

In den Stammdaten einer Person können auch Kontaktpersonen, Ehepartner oder Kinder verwaltet werden. Bei den Daten dieser Personen handelt es sich ebenfalls um personenbezogene Daten der einzuschränkenden Person. Aus diesem Grund werden auch die verknüpften Personen bei der Einschränkung miteingeschränkt. Auch für die verknüpften Personen werden vom Programm automatisch Duplikate erstellt. Die verknüpften Personen der eingeschränkten Hauptperson werden in den Stammdaten als eingeschränkte angehängte Personen bezeichnet. Ob es sich bei einer eingeschränkten Person um eine Hauptperson oder eine angehängte Person handelt, ist in der Personen-/Firmenübersicht im Tooltip, der beim Hinfahren mit der Maus erscheint, ersichtlich.

Aufhebung der Einschränkung

Die einzige Funktion, welche bei der eingeschränkten Person noch möglich ist, ist die Aufhebung der Einschränkung. Die Aufhebung der Einschränkung kann nur bei eingeschränkten Hauptpersonen (wie im Bsp. Höller Florian) durchgeführt werden und ist wiederum im Register Verwendungen über das Kontextmenü der jeweiligen Verwendung (1) zu finden. Mit dieser Aufhebung der Einschränkung der Hauptperson wird auch die Einschränkung der angehängten Personen (Kontaktpersonen, Ehepartner, Kinder) wieder aufgehoben.

Zusammenführen der Duplikate

Hat eine Person mehrere Verwendungen so wird für die einzuschränkende Verwendung ein Duplikat erstellt. Dadurch bleibt die Person für die weiteren Verwendungen bestehen. Wenn die Einschränkung der Person wieder aufgehoben wird, gibt es daher ein Duplikat der Person, dass Sie über die Duplikatserkennung wieder zusammenführen können. Markieren Sie dazu die zusammengehörenden Personen und wählen Sie über das Kontextmenü Ausgewählte Personen als Duplikate zusammenführen oder die Schaltfläche Auswahl als Duplikat zusammenführen.

Nach dem Zusammenführen der Duplikate haben Sie den Ausgangszustand bei Personen mit mehreren Verwendungen wiederhergestellt.

Selbes gilt auch für angehängte Personen. Auch hier wurde bei einer Mehrfachverwendung der ursprünglich angehängten Person ein Duplikat erstellt, dass nun auch nach der Aufhebung der Einschränkung wieder zusammengeführt werden muss.

Wir empfehlen Ihnen, bei der Duplikatszusammenführung mit den angehängten eingeschränkten Personen zu beginnen, damit bei der eingeschränkten Hauptperson Doppeleinträge verhindert werden.