Klienten

Über Klienten rufen Sie die Klientenübersicht auf. In dieser Liste scheinen nur jene Personen und Firmen auf, die auch als Klienten angelegt sind. Im Feld Klient suchen (1) können Sie entweder die Klientennummer oder die Kurzbezeichnung eingeben, um nach einem bestimmten Klienten zu suchen.

Durch einen Doppelklick kann in die Stammdaten des Klienten gewechselt werden.

Anlage eines neuen Klienten

Über die Schaltfläche Neuer Klient gelangen Sie in die Neuanlage. Für die Neuanlage eines Klienten ist zumindest die Nummer, die Person/Firma und die Kurzbezeichnung einzugeben.

Freie Nummern werden Ihnen bei der Neuanlage gesondert angezeigt (1).

Über das Feld Person/Firma können Sie aus den bereits angelegten Personen und Firmen wählen, welche Person oder Firma dem Klienten zugeordnet ist.

Wenn Sie im Feld Person/Firma den Namen des Klienten eingeben, wird die Liste der angezeigten Personen und Firmen nach diesem Eintrag gefiltert (1). Darüber hinaus können Sie hier auch unmittelbar eine neue Person oder Firma anlegen, die dann sofort als Klient angelegt werden kann (2).

Klientendaten

Haben sie einen Klienten ausgewählt können Sie über die Schaltfläche zu den KIS Klientenstammdaten (1) direkt zu den Stammdaten ins KIS wechseln. Im KIS sind noch die Stammdaten bezüglich der Zuständigkeiten und die Sichtbarkeit für Mitarbeiter zu hinterlegen. Über die Schaltfläche zur Personenansicht oder zur Firmenansicht wechseln Sie direkt zu den Stammdaten der dem Klienten zugeordneten Person oder Firma.

Nummer
In diesem Feld sehen Sie die vergebene Klientennummer.

Hinweis

Eine Klientennummer kann nur in der ZMV über Klient / Nummer ändern und nicht im RZL Board geändert werden.

Person (Firma) / zugeordneter Betrieb
Über das G-Symbol (1) (Zeichen für ein generationsunabhängiges Feld) kann die dem Klienten zugeordnete Person (Firma) geändert werden. Diese Änderungen gelten für alle Generationen des Klienten (soweit überhaupt mehrere Generationen angelegt wurden).

Über das G-Symbol (2) können sie bei Einzelfirmen den dem Klienten zugeordneten Betrieb ändern. Diese Änderungen gelten ebenfalls für alle Generationen des Klienten.

Bei Klienten, die in der Rechtsform eines Einzelunternehmens betrieben werden, müssen Sie einen Betrieb der betreffenden Person dem Klienten zuordnen. Die Daten des Betriebes werden dann in den RZL Win-Programmen dementsprechend verwendet. Ist bei einer Person nur ein Betrieb in den Stammdaten angelegt, so wird dieser automatisch beim Klienten verwendet.

Kurzbezeichnung
Die Kurzbezeichnung des Klienten kann abweichend zum Namen des Klienten festgelegt werden. Die exakt gleiche Kurzbezeichnung darf nur einmal verwendet werden

Klient seit / Klient bis
Ist für einen Klienten im Feld Klient bis ein Datum eingetragen, wird dieser Klient im KIS als NICHT BETREUT gekennzeichnet.

Wird bei einem Klienten ein Datum bei Klient bis eingetragen, so werden vom Programm die Fragen gestellt, ob vorhandene offene Aufgaben auf obsolet gesetzt und die Generierung von wiederkehrenden Aufgaben deaktiviert werden soll.

Im RZL Board werden nicht betreute Klienten in der Klientenübersicht standardmäßig ganz nach unten sortiert und hellgrau dargestellt.

PDF-Passwort
Hier können Sie das PDF-Passwort eingeben. Das hier eingetragene PDF Passwort wird beim Versenden von Dokumenten direkt an den Klienten bzw. beim Hochladen auf das RZL Klientenportal als Benutzerpasswort herangezogen.

Auswahlkriterien
Über das Feld Auswahlkriterien können Sie dem Klienten ein oder mehrere Auswahlkriterien zuordnen. Die Auswahlkriterien müssen zuerst im KIS im Bereich Verwaltung / Auswahlkriterium angelegt werden.

Die Auswahlkriterien können als Filterkriterium für die Klientenübersicht dienen, oder bei der Erstellung von Serienbriefen verwendet werden.

Empfängerlisten
In dieser Ansicht sehen Sie die Empfängerlisten, in denen der Klient bzw. zugehörige Personen des Klienten enthalten sind. Sie können einen Klienten auch aus den Stammdaten heraus zu einer Empfängerliste hinzufügen. Über die Schaltfläche Klient zu Empfängerliste hinzufügen können Sie die gewünschte Empfängerliste auswählen. Anschließend können Sie den gewünschten Empfänger für diesen Klienten wählen und über den grauen Pfeil zur Empfängerliste hinzufügen.

Klientengruppen
Wählen Sie hier die gewünschte(n) Klientengruppe(n) aus. Treffen Sie keine Zuordnung, können nur Mitarbeiter, welche die Berechtigung für alle Klienten besitzen, diesen Klienten bearbeiten.

Unternehmensbereich
Sie können einen Unternehmensbereich hinterlegen.

Elektronische Mitteilung gemäß § 109a EStG
Diese Option ist derzeit ohne Funktion. Ob für einen Klienten eine Elektronische Mitteilung gemäß § 109a EStG erstellt werden kann, ist im jeweiligen Programm (LOHN, FIBU, bzw. EA) festzulegen.

Elektronische Dienstleistungsmeldung
Diese Option ist derzeit ohne Funktion. Ob für einen Klienten eine elektronische Dienstleistungsmeldung erstellt werden kann, ist in der FIBU festzulegen.

Bevorzugter Klient für die Standard-Steuernummer/UID-Nummer
Befinden sich zwei Klienten mit identischer Steuer- bzw. UID-Nummer im Board kann definiert werden, bei welchem Klienten sich die FinanzOnline Aufgaben erstellen bzw. bei welchem Klient die Databox-Einträge u.Ä. zu finden sind. Mit dieser Option können Sie also einschränken, dass nur zu jenem gewünschten Klienten die Aufgaben, Dokumente usw. im KIS abgelegt werden.

Klient drucken

Über Klient drucken (1) können die Klientenstammdaten ausgedruckt werden.

Sie können im folgenden Dialog steuern, welche Daten auf dem Ausdruck enthalten sein sollen.

Klientenportal

Aktivierung eines Klienten für das RZL Klientenportal

Damit ein Klient grundsätzlich am RZL Klientenportal zur Verfügung steht, müssen Sie im Bereich der Klientenstammdaten im STAMM im Register Klientenportal die Auswahl Klient am Klientenportal anlegen treffen (1).

Belegverarbeitung

Allgemeines

Standardmäßig wird bei Eingangsrechnungen die Belegnummer als Fremdbelegnummer ausgelesen und auch in diesem Feld in der Buchungszeile vorgeschlagen. Somit können Sie das Feld Belegnummer für die laufende Nummerierung verwenden.

Wenn Sie stattdessen bei der Belegverarbeitung die Fremdbelegnummer als Belegnummer buchen (1) möchten, können Sie diese Option in den Klienten-Stammdaten im RZL Board im Bereich Belegverarbeitung unter Allgemeines je Klient aktivieren.

Um die Belegsynchronisation zu aktivieren, müssen Sie ein Häkchen bei Belegsynchronisation aktivieren (2) setzen. Zusätzlich können Sie festlegen, wie viele Vorjahre automatisch synchronisiert werden sollen (3).

Für weitere Informationen dazu dürfen wir Sie auf unsere Kurzanleitung Synchronisation der Belege mit dem RZL Klientenportal verweisen.

Exkurs: Einstellung, wenn Ihr Klient auch die RZL Belegverarbeitung verwendet

Mit der RZL Belegsynchronisation kann nicht nur die RZL Belegbox am Klientenportal automatisch befüllt werden, sondern die Belege können auch zwischen verschiedenen RZL Installationen (z.B. Steuerberater und Klient) synchronisiert werden. Voraussetzung dafür ist die idente Klientennummer in beiden Installationen. Die Belege sind dadurch in beiden RZL Installationen verfügbar und können in der jeweiligen RZL Finanzbuchhaltung (oder z.B. auch im Bilanz-Programm des Steuerberaters) aufgerufen werden. Des Weiteren können Sie den Status eines Belegs (ungebucht bzw. gebucht) in der jeweils eigenen Installation einsehen.

Somit hat sowohl der Steuerberater als auch der Klient jederzeit Zugriff auf die digitalen Buchhaltungsbelege. Natürlich kann die Belegsynchronisation aber auch nur am Jahresende genutzt werden, um die vom Klienten gebuchten Belege (zusammen mit den RZL Buchhaltungsdaten) an den Steuerberater zur Erstellung des Jahresabschlusses zu „transportieren“. Mit der automatischen RZL Belegsynchronisation wird der zeitintensive Transport von Papierbelegen hinfällig.

Aktivierung Belegsynchronisation: Einstellung in der Installation des Klienten

Nach der Aktivierung der Belegsynchronisation muss der Klient im Bereich Fremdes RZL Klientenportal verwenden (4) den Benutzer-Zugang zum Klientenportal des Steuerberaters hinterlegen, wenn über das Klientenportal des Steuerberaters synchronisiert wird. Rechts neben der URL ist die Nummer des Steuerberater-Klientenportals einzutragen.

In den Feldern Benutzer und Passwort (5) sind die Zugangsdaten vom Klientenportal zu hinterlegen.

Im Abschnitt Belegkreise am Klientenportal verwenden können Sie steuern, welche Belegkreise der Klient bzw. die Außenstelle am Klientenportal auswählen kann. Die Belegkreise ER, AR und KA sind standardmäßig angelegt, zusätzlich können Sie in der RZL FIBU / EA weitere Belegkreise anlegen, die Sie hier auswählen können.

Um die Belege vom Klientenportal zu Finmatics hochzuladen, müssen Sie zuerst die Belegkreise am Klientenportal aktivieren. Somit sind die Belegkreise nicht mehr grau hinterlegt bzw. können Sie diese auswählen.

Finmatics

In den Klienten-Stammdaten unter STAMM beim jeweiligen Klienten im Bereich Finmatics kann Finmatics je Klient aktiviert werden.

Standardmäßig werden folgende Belegarten unterstützt: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Kassa. Jedoch können Sie weitere Belegkreise in der RZL FIBU / EA anlegen und auch diese hier aktivieren, sofern Sie die Belegkreise im STAMM unter Belegverarbeitung im Abschnitt Allgemeines angehakt haben.

Die Aktivierung von Finmatics beim Klienten hat folgende Auswirkungen:

• Der Klient wird bei Finmatics mit allen notwendigen Stammdaten angelegt (Klientennummer, Name, Adresse, Kontenlänge, UID-Nummer).

• Belege, die über das Klientenportal (z.B. vom Klienten) hochgeladen werden, landen je nach Einstellung der jeweiligen Belegart entweder direkt beim RZL Steuerberater oder werden zur Erkennung zu Finmatics hochgeladen. Diese Einstellung gilt am Klientenportal für den Menüpunkt Belegbox / Belege übermitteln als auch für den Belegscanmanager unter Belegbox / Belegscanmanager.

Nähere Informationen zu Finmatics finden Sie auf unserer Homepage rzlsoftware.at im Anwenderbereich unter den Kurzanleitungen FINMATICS Connect für RZL.

WiEReG

Überprüfung

In den Klientenstammdaten der Stammdatenverwaltung am RZL Board im Register WiEReG / Überprüfung haben Sie die Möglichkeit zu hinterlegen, ob eine Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlich ist und von wem diese Meldung durchgeführt wurde. Diese Felder werden Ihnen in den Klientenstammdaten angezeigt, sofern beim Klienten eine juristische Person hinterlegt ist. Über die Schaltfläche Neue Überprüfung (1) können Sie für ein bestimmtes Datum eine neue Meldung anlegen. Da die Meldung auch vom Rechtsträger selbst erfolgen kann, kann auch der Klient als Überprüfer vermerkt werden.

Zusätzlich können Sie über den Button Auszug anfordern (1) vier verschiedene Arten von Auszügen manuell anfordern. Unter Dokumente (2) werden die Auszüge gespeichert.

Meldung

In den Klientenstammdaten im RZL Board im Register WiEReG / Meldung haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Button (1) eine neue WiEReG-Meldung durchzuführen.

Dabei werden Sie automatisch mit Ihrem KIS-Mitarbeiterzugang zum Anmeldeformular auf der USP-Website verlinkt und können anschließend die Meldung durchführen. Für die Anmeldung auf der USP-Website wird der im KIS hinterlegte Mitarbeiterbenutzer verwendet. Dieser benötigt die entsprechende Berechtigung seitens USP/FinanzOnline um WiEReG-Meldungen durchführen zu können.

Haben Sie die Meldung auf dem USP-Portal durchgeführt und wechseln zurück in das RZL Board können Sie mit einem Klick auf den Button Durchgeführt die Durchführung der WiEReG-Meldung bestätigen. Weiters erhalten Sie die Information, dass ein manueller Abruf des Auszuges mit 5 Minuten Verzögerung erfolgen kann sowie, dass bei einer automatischen Abfrage diese am Folgetag durchgeführt wird.

Wie im Register Überprüfung besteht auch hier die Möglichkeit über den Button Auszug anfordern einen Auszug manuell anzufordern.

Im Anschluss wird das Datum der Meldung sowie der Mitarbeiter, der die Meldung durchgeführt hat, festgehalten.

Führen Sie die WiEReG Meldung nicht über das Board durch oder wollen Sie vergangene Meldungen eintragen, haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Button Neue Meldung / Dokumentation zur Meldung über USP (1) eine ausführliche Dokumentation zur erfolgten Meldung hinzuzufügen.

Im folgenden Dialog können Sie notieren, zu welchem Zeitpunkt und von wem (vom Mitarbeiter bzw. dem Klienten selbst) die Meldung durchgeführt wurde. Weiters haben Sie auch hier die Möglichkeit eines oder mehrere im Zusammenhang mit der Dokumentation zur Meldung stehende Dokumente hinzuzufügen.

Wurde eine WiEReG Meldung über Neue Meldung über USP durchgeführt und die Abfrage im Board mit Durchgeführt bestätigt wird im Anschluss das Datum der Meldung sowie der Mitarbeiter, der die Meldung durchgeführt hat, festgehalten. Mit einem Klick auf das Dokumentensymbol können Sie noch etwaige Dokumente (z.B. Auszüge) zu dieser Meldung hinterlegen.

Einstellungen

Hier finden Sie die Einstellungen zur Festlegung welche Art des Auszuges angefordert werden soll und wann bzw. wie der Auszug abgerufen werden soll.

Weitere Einstellungen zur WiEReG-Anbindung finden Sie im Kapitel USP

Geldwäscheprävention

Identifizierung Auftraggeber im RZL Board

Im RZL Board unter dem Punkt Geldwäscheprävention / Identifizierung Auftraggeber haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche Neue Identifizierung (1) im Header bzw. rechts unten eine Identifizierung des Auftraggebers zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchzuführen.

Weiters stehen Ihnen noch die Register Gesellschaft oder Stiftung sowie Wirtschaftlicher Eigentümer des Auftraggebers, welche an die Checkliste zur Identifizierung des Auftraggebers der KSW angelehnt sind, zur Verfügung. Je nach Rechtsform stehen andere Registerblätter zur Verfügung: Einzelunternehmer haben „Natürliche Person“, juristische Personen die oben genannten.

Haben Sie alle notwendigen Punkte der Checkliste ausgefüllt kann Mithilfe der Schaltfläche Identifizierung abschließen die Identifizierung als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Nach Abschluss der Identifizierung erhalten Sie die Checkliste im PDF-Format. Diese wird automatisch im KIS bei dem jeweiligen Klienten abgespeichert und kann von dort aus genauso wie aus dem Board jederzeit aufgerufen werden.

Im Kanzleiinformationssystem unter Verwaltung / Zuweisungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Geldwäsche-Zuweisungen im Header können Sie die Kategorie und das Thema festlegen mit dem die Dokumente im Zusammenhang mit der Geldwäscheprävention automatisiert abgelegt werden sollen.

Risikobeurteilung im RZL Board

Im RZL Board in den Klientenstammdaten unter dem Punkt Geldwäscheprävention / Risikobeurteilung haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche Neue Risikobeurteilung (1) im Header bzw. rechts unten eine neue Risikobeurteilung zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchzuführen.

Hier stehen Ihnen noch die zusätzlichen Register, welche an die Checkliste zur Risikobeurteilung der KSW angelehnt sind, zur Verfügung. Im Register Risikogesamteinschätzung können Sie definieren, ob insgesamt ein geringes, normales bzw. hohes Risiko besteht und ob von Ihnen eine Verdachtsmeldung abgegeben wurde. Ebenso können hier Anmerkungen hinzugefügt werden.

Haben Sie alle notwendigen Punkte der Checkliste ausgefüllt, kann Mithilfe der Schaltfläche Risikobeurteilung abschließen die Beurteilung als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Nach Abschluss der Risikobeurteilung erhalten Sie die Checkliste im PDF-Format. Diese wird automatisch im KIS bei dem jeweiligen Klienten abgespeichert und kann von dort aus genauso wie aus dem Board jederzeit aufgerufen werden.

Im Kanzleiinformationssystem unter Verwaltung / Zuweisungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Geldwäsche-Zuweisungen im Header können Sie eine Aufgabenvorlage für eine durchzuführende Risikobeurteilung hinterlegen. Diese erinnert Sie daran, erneut die Risikobeurteilung durchzuführen, indem – je nach Risikoeinstufung – jährlich oder alle 2 bzw. 3 Jahre eine Aufgabe erstellt wird.

Hinweis

Wurde bei Risikobeurteilungen bevor Sie das WiEReG/Geldwäsche Modul erworben haben, keine Risikogesamteinschätzung eingetragen, wird keine Aufgabe automatisch erstellt. Tragen Sie hier die Risikogesamteinschätzung nach bzw. erstellen Sie eine erneute Risikobeurteilung nach Erwerb des WiEReG/Geldwäsche Moduls.

Hinweis

Haben Sie vor den Neuerungen zur Geldwäscheprävention bereits Risikobeurteilungen angelegt, wird auf Basis der hinterlegten Aufgabenvorlage trotzdem eine Aufgabe erstellt, sofern drei Jahre seit der letzten Beurteilung noch nicht verstrichen sind. Das könnte bedeuten, dass in der Anfangsphase manche Aufgaben doppelt vorhanden sind: Automatisch erzeugte Aufgaben sowie jene, die bereits zuvor manuell erstellt wurden.

Verwaltung der Dokumente im Zusammenhang mit der Geldwäscheprävention

Dokumente, die im Rahmen der Identifizierung Auftraggeber bzw. der Risikobeurteilung automatisch erzeugt werden, werden im Kanzleiinformationssystem mit der unter den Geldwäsche-Zuweisungen hinterlegten Kategorie und dem hinterlegten Thema abgelegt. Dabei werden die Dokumente ebenso automatisch dem Dokumentbereich Geldwäscheprävention zugeordnet.

Die Dokumente, die den Dokumentbereich Geldwäscheprävention betreffen, können Sie ebenso im RZL Board in den Klientenstammdaten im Register Geldwäscheprävention über die Schaltfläche Dokumente im Header aufrufen.

Klientenlisten Geldwäscheprävention/Risikobeurteilung

Aktivieren Sie in den Mitarbeiterstammdaten im Board im Register Mitarbeiterdaten die Option Geldwäscheprävention, erteilen Sie die Berechtigung, für diesen Mitarbeiter die Klientenliste für die Kanzleirisikobeurteilung sowie die Klientenliste für die Identifizierung Auftraggeber einzusehen.

Wählen Sie in den Board Stammdaten den Pfeil bei der Schaltfläche Klienten an können Sie auswählen welche der Geldwäsche-Listen angezeigt werden soll. Diese Listen sind nur für Mitarbeiter sichtbar, welche die Berechtigung für Geldwäscheprävention in den Mitarbeiterstammdaten im RZL Board (Siehe Oben) erhalten haben.

In der Klientenliste Geldwäsche Identifizierung Auftraggeber erhalten Sie detaillierte Informationen darüber, welcher Mitarbeiter wann für welchen Klienten eine Identifizierung durchgeführt hat. Weiters enthält die Liste Informationen darüber in welchem Status sich die Identifizierung befindet, ob eine Identifizierung erforderlich war oder nicht, ob eine WiEReG-Abfrage durchgeführt wurde, usw.

In der Klientenliste Geldwäsche Risikobeurteilung erhalten Sie detaillierte Informationen darüber, welcher Mitarbeiter wann für welchen Klienten die Beurteilung durchgeführt hat. Weiters enthält die Liste Informationen darüber, in welchem Status sich die Risikobeurteilung befindet, welche Risikogesamteinschätzung vergeben wurde, usw.

Berechtigungen

Unter Berechtigungen finden Sie eine Liste mit den Mitarbeitern, die mindestens eine Rolle für diesen Klienten besitzen. Wählen Sie einen Mitarbeiter werden Ihnen auf der rechten Seite die zugeordneten Rollen für diesen Klienten angezeigt.