Duplikate erkennen und zusammenführen

Im RZL KIS wurde in vielen Fällen eine Person an mehreren Stellen in den Stammdaten eingetragen. Durch die Migration der Daten werden nun im RZL Board diese Duplikate offensichtlich. Wir empfehlen Ihnen Duplikate zu bereinigen.

Manuelles Zusammenführen von Duplikaten

Wenn aus der Ansicht Personen und Firmen ersichtlich ist, dass Duplikate von Personen vorliegen, können Sie diese rasch und unkompliziert über das Kontextmenü zusammenführen.

Über den Menüpunkt Ausgewählte Personen als Duplikate zusammenführen kommen Sie in Dialog für das Zusammenführen.

Hier sehen Sie die Personen/Firmen, die zusammengeführt werden sollen. Rechts neben dem Namen ist - wenn vorhanden - ebenfalls die Verwendung ersichtlich. Für die angezeigten Felder der Person gilt folgendes:

Felder, die Sie nicht bearbeiten können und somit hellgrau sind, haben entweder bei allen zusammenzuführenden Personen keinen oder immer denselben Eintrag. Im obigen Beispiel ist bei allen Personen „Huber“ als Nachname eingetragen und bei keinem der Fälle ein Beruf. Die Einträge sind somit überall gleich und bedürfen für das Zusammenführen keiner Bearbeitung.

Felder, die aktiv sind und bei denen ein Eintrag vorgeschlagen ist, haben nur in einem der zusammenzuführenden Fälle einen Eintrag, in den anderen aber nicht. So ist beispielsweise der akademische Grad nur bei einer Person eingetragen, bei der anderen Person nicht. Daher wird „Mag. (FH)“ als akademischer Grad vorgeschlagen.

Felder, die aktiv sind und bei denen kein Eintrag vorgeschlagen ist, haben zumindest mehr als einen gültigen Eintrag. Es wird in diesem Fall nichts vorgeschlagen und Sie müssen den richtigen Eintrag auswählen. Im obigen Beispiel ist einmal beim Familienstand „verheiratet“ und einmal „ledig“ eingetragen. Es ist der richtige Eintrag auszuwählen.

Bei Feldern, die mehrere zulässige Werte haben, können Sie sich über das Drop-Down Menü die Werte anzeigen lassen. Durch Setzen eines Häkchens können Sie einzelne Werte übernehmen und durch Entfernen eines Häkchens von der Übernahme ausschließen. Im obigen Beispiel sind beide Telefonnummern ausgewählt und werden daher auch übernommen.

Mit der Option Personendaten nach dem Zusammenführen bearbeiten werden Ihnen nach Abschluss des Zusammenführens die Personendaten der zusammengeführten Person angezeigt.

Automatische Duplikatsgruppen

Über Duplikate erkennen und zusammenführen bildet das Programm automatisch Duplikatsgruppen, die einen Vorschlag für mögliche Duplikate darstellen. Das Programm versucht anhand von verschiedenen harten Kriterien (wie SV-Nummer oder Steuernummer), aber beim Zusammentreffen von mehreren weicheren Kriterien (wie Geburtsdatum, Name usw.) einen zielführenden Vorschlag für Duplikate zu machen. Grund dieser Vorgehensweise ist, eher großzügig bei der Annahme von Duplikaten zu sein, um eine noch größere Anzahl von Duplikatsgruppen zu vermeiden.

Es können entweder alle oder die in der Liste gewählten Duplikatsgruppen bearbeitet werden. Im nächsten Dialog werden Ihnen die möglichen Duplikate angezeigt.

Wir empfehlen Ihnen zuerst alle jene Personen, die Duplikate darstellen, auszuwählen und über die Schaltfläche Ausgewählte Personen zusammenführen zusammenzuführen. Das Zusammenführen funktioniert nach derselben Logik, wie bereits beim manuellen Zusammenführen von Duplikaten beschrieben.

Sollten dann in der Ansicht der möglichen Duplikate noch Personen aufscheinen, die in Wirklichkeit keine Duplikate darstellen, so können Sie diese mit der Schaltfläche Kein Duplikat mehr aus der Liste der möglichen Duplikate entfernen. Dies heißt aber, dass nur diese Personen zueinander keine Duplikate darstellen. Eine Bildung einer Duplikatsgruppe mit anderen Personen ist dann noch immer möglich.

Über die Schaltfläche Gruppe überspringen können Sie ohne Zusammenführen der aktuellen Duplikatsgruppe in die nächste Gruppe springen.