Klientengruppen effizient nutzen

Mit der Einführung des neuen Berechtigungssystems werden Klienten nicht mehr einzeln je Mitarbeiter angehakt, sondern in Klientengruppen organisiert. Diese Klientengruppen ermöglichen eine deutlich einfachere und übersichtlichere Verwaltung der Berechtigungen auf Klienten – insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter mit denselben Klienten arbeiten. Bei der Umstellung wurden automatisch einige Klientengruppen erstellt. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, warum das so ist und wie Sie diese Klientengruppen jetzt optimal nutzen und vereinheitlichen können.

Welche Klientengruppen wurden automatisch angelegt?

Im KIS wurden Klienten direkt beim Mitarbeiter ausgewählt. Dadurch unterschieden sich die Klientenlisten einzelner Mitarbeiter häufig – selbst dann, wenn sie in der Praxis gemeinsam an denselben Klienten gearbeitet haben. Damit bei der Einführung des neuen Berechtigungssystems keine Berechtigungen auf Klienten verloren gehen, wurde automatisch für jede:n Mitarbeiter:in eine Klientengruppe angelegt, die genau die bisher sichtbaren Klienten enthält. So bleibt der Status quo vollständig erhalten. Gleichzeitig entsteht dadurch zunächst eine größere Anzahl an Klientengruppen, als man langfristig benötigt.

Warum lohnt es sich, Klientengruppen zu vereinheitlichen?

Eine Bereinigung der Klientengruppen bringt mehrere Vorteile:

• Mitarbeiter, die mit denselben Klienten arbeiten, nutzen eine gemeinsame Klientengruppe.
• Weniger Klientengruppen reduzieren den Verwaltungsaufwand – etwa bei der Anlage neuer Klienten oder beim Eintritt neuer Mitarbeiter.
• Die Berechtigungen auf Klienten werden klar nachvollziehbar.
• Die Zuweisung von Rollen wird übersichtlicher, da Sie nur aus wenigen, eindeutigen Klientengruppen auswählen. Gleichzeitig wird die Mehrfachzuweisung nahezu identischer Klientengruppen vermieden, was die Effizienz der Systemabfragen verbessert.

Kurz gesagt: Weniger Klientengruppen – mehr Klarheit und weniger Pflegeaufwand.

Funktionen, die Sie beim Bereinigen unterstützen

Duplikate zusammenführen

Diese Funktion erkennt Klientengruppen, die dieselben Klienten enthalten, und fasst sie automatisch zu einer einzigen Klientengruppe zusammen. Bestehende Verwendungen werden dabei automatisch auf die zusammengeführte Klientengruppe umgestellt.

Klientengruppen ersetzen

Mit dieser Funktion können Sie einzelne oder mehrere bestehende Klientengruppen durch eine neue, bereinigte Klientengruppe ersetzen. Auch hier werden alle bisherigen Verwendungen automatisch an die neue Klientengruppe angepasst.

Unsere Empfehlung: In wenigen Minuten zu effizienten Klientengruppen

1. Duplikate zusammenführen, um redundante Klientengruppen schnell zu reduzieren.
2. Neue oder bereinigte Klientengruppen erstellen, die der Arbeitsweise Ihrer Kanzlei entsprechen.
3. Mit Klientengruppen ersetzen ältere Klientengruppen ablösen.
4. Alle Klienten nutzen, wenn eine Berechtigung auf alle Klienten jetzt und in Zukunft gewünscht ist, z. B. für die Kanzleileitung.