Berechtigungssystem

Das neue Berechtigungssystem wurde aus folgenden Gründen entwickelt:

• Zentrale Steuerung der Rechte durch den Benutzerverwalter im RZL Board

• Möglichkeit, einzelne von RZL festgelegte Programmfunktionen mit unterschiedlichen Berechtigungen zu versehen

• Berechtigungen für verschiedene Klientengruppen festzulegen

• im Berechtigungssystem Premium: Selbstverwaltung der Rollen (Neuanlage von individuellen Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen)

Mit dem neuen Berechtigungssystem haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern Rollen mit bestimmten Berechtigungen zu vergeben. Sie können einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter auch mehrere Rollen zuweisen. Außerdem können Sie Klientengruppen erstellen und diese für die Zuordnung der Rolle zu einem Mitarbeiter als Einschränkung hinterlegen. Eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter kann so mehrere Rollen mit unterschiedlichen Funktionen bzw. Berechtigungen für eine oder mehrere Klientengruppen besitzen.

Aufgrund diverser neuer Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten finden Sie die Verwaltung der Benutzerrechte Ihrer Mitarbeiter nicht mehr im Kanzlei-Informations-System, sondern in den Stammdaten im Board unter Berechtigungen.

Neuerungen

Um herauszufinden, welche Berechtigungen Sie besitzen, muss nicht zwingenderweise der Benutzerverwalter kontaktieren werden. Sie können jederzeit im Board unter Hilfe 🡪 Meine Berechtigungen Ihre Berechtigungen einsehen.

In diesem Fenster können Sie sich mithilfe des Reglers (1) alle Funktionen einblenden lassen. Die Funktionen für die Sie keine Berechtigung besitzen sind hier in der Liste grau hinterlegt.

Nachfolgend beschriebene Neuerungen betreffen nicht nur bestimmte Rollen, sondern alle Mitarbeiter, die das Recht besitzen Klienten anzulegen oder zu verwalten.

Die Zuordnung von Klienten für eine bestimmte Rolle wird nun über Klientengruppen geregelt.

Wird also ein neuer Klient im Board angelegt ist in den Klientendaten mindestens eine Klientengruppe zu hinterlegen. Hinterlegen Sie hier keine Klientengruppe können Sie den Klienten nur noch bearbeiten, wenn Sie die Berechtigung zur Bearbeitung der Stammdaten für alle Klienten besitzen.

Hinweis

Stellen Sie den Mauszeiger auf um das Tooltip anzeigen zu lassen.

Bei einer ZMV-Klientenübernahme ist ebenso beim Schritt Klienten übernehmen mindestens eine Klientengruppe zu hinterlegen.

Benutzerverwaltung

Klientengruppen

Klientengruppen legen Sie mit an. Vergeben Sie einen Namen und – falls gewünscht – eine Beschreibung für die Klientengruppe.

Mithilfe der Filter- und Listenfunktionen wird das Übertragen Ihrer Klienten noch einfacher. Verwenden Sie eine Filterfunktion gilt die Filterung für beide Listen, ebenso die Suche. Beim Sortieren gilt die Sortierung jedoch nur für die Liste, in der Sie gerade eine Sortierfunktion wählen.

Mithilfe der Pfeiltasten können Sie die Klienten der Klientengruppe entweder zuordnen oder entfernen.

Tipp

Sie können die Klienten auch per Drag & Drop verschieben.

Eine Klientengruppe kann jederzeit bearbeitet werden. Löschen können Sie eine Klientengruppe aber nur, wenn diese nicht verwendet wird. Verwenden Sie bereits eine Klientengruppe, die Sie aufgrund dessen nicht löschen können, gibt es die Möglichkeit eine Klientengruppe zu ersetzen.

Das Ersetzen von Klientengruppen dient aber vor allem dazu, sehr ähnliche Gruppen zusammenzufassen, um die Liste zu bereinigen.

Existieren identische Klientengruppen können diese mithilfe von Duplikate zusammenführen zusammengeführt werden.

Wurden selbst Klientengruppen angelegt und entsprechend bei den Klienten zugewiesen, besteht die Möglichkeit, dass Klientengruppen existieren, die nicht mehr verwendet werden. Das heißt, einer Klientengruppe ist kein Klient zugewiesen. Diese können Sie mit einem Klick auf den Button Nicht verwendeten Klientengruppen löschen löschen.

Rollen

Die Oberfläche gliedert sich in folgende Abschnitte: einer Menüleiste, einer Liste mit bereits angelegten RZL Standardrollen und die möglichen Funktionen der links markierten Rolle inklusive einer Liste von Mitarbeitern, welchen die Rolle zugeordnet wurde.

Das Symbol signalisiert, dass es sich um eine RZL Standardrolle handelt. Eine RZL Standardrolle kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. In dieser Liste können Sie die für das RZL Board typischen Listen- und Filterfunktionen verwenden. Wenn eine Rolle nicht verwenden wird, können Sie diese ausblenden, wodurch die Liste übersichtlicher wird. Wollen Sie diese wieder einblenden ist die Option Ausgeblendete Rollen anzeigen zu aktivieren.

Mit dem Berechtigungssystem Premium haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu den RZL Standardrollen selbst Rollen anzulegen. Diese können laufend bearbeitet und auch gelöscht werden. Die RZL Premium Rollen werden mit diesem Symbol gekennzeichnet.

Eine neue Rolle können Sie mithilfe des Plussymbols anlegen.

Vergeben Sie eine Bezeichnung für Ihre neue Rolle und tragen Sie falls gewünscht eine Beschreibung ein. Aktivieren Sie die Funktionen, welche Ihre neue Rolle beinhalten soll.

Einige Funktionen können nicht ohne andere Funktionen verwendet werden. Sie können beispielsweise nicht optimal arbeiten, wenn das Recht Klient verwalten vergeben wurde ohne auch das Recht Klient anzeigen zu vergeben. Aus diesem Grund werden bei Auswahl einer Funktion alle zusätzlich erforderlichen Funktionen automatisch von RZL aktiviert. Darüber werden Sie über die Hinweismeldung informiert. Wenn Sie den Mauszeiger auf das stellen, wird Ihnen im Tooltip angezeigt welche Funktionen automatisch aktiviert wurden.

Funktionen

Pro Modul werden hier alle möglichen Funktionen angezeigt, die die Rolle besitzt.

Für das Modul PDF-Manager wurden beispielsweise 13 von 16 möglichen Funktionen für diese Rolle aktiviert. Sie können hier also auf den ersten Blick sehen, ob für dieses Modul alle Berechtigungen vergeben wurden oder nicht.

Funktionen, die mit gekennzeichnet werden, können auf Klientengruppen eingeschränkt werden.

Wollen Sie sich die Details der Funktionen einer Rolle anzeigen lassen – oder nicht – können Sie die Optionen in der Menüleiste verwenden. Diese Optionen sind auch über das Kontextmenü aufrufbar.

Zugeordnete Mitarbeiter

Markieren Sie eine Rolle werden in dieser Liste die zugeordneten Mitarbeiter inkl. den Einschränkungen angezeigt. Wollen Sie der Rolle einen Mitarbeiter zuordnen oder einen Mitarbeiter entfernen, können Sie die Icons in der Menüleiste oder jene unter der Liste der zugeordneten Mitarbeiter nutzen. Auch für diese Liste stehen Ihnen die gewohnten Listen- und Filterfunktionen zur Verfügung.

Klicken Sie auf Hinzufügen öffnet sich ein neues Dialogfenster, in welchem Sie einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen können.

Sie gelangen nach erfolgter Auswahl zur Einschränkung auf Klientengruppen, sofern in der Rolle Funktionen enthalten sind, die auf Klientengruppen eingeschränkt werden können. Sie können eine oder mehrere Klientengruppen auswählen oder Sie ordnen dem Mitarbeiter die Berechtigungen für alle Klienten zu.

Hinweis

Auch Sichtbarkeits- bzw. Benutzerrechte von ausgetretenen Mitarbeitern wurden mit in das Board übernommen. Damit Sie nicht alle ausgetretenen Mitarbeiter in der Mitarbeiterübersicht kontrollieren müssen, können Sie die bestehenden Berechtigungen mit dem Button Berechtigungen ausgetretener Mitarbeiter löschen für alle ausgetretenen Mitarbeiter bereinigen.

Mitarbeiterstammdaten

Benötigen Sie eine Übersicht der verwendeten Rollen je Mitarbeiter, so ist dies in der Mitarbeiterübersicht möglich. Sie können Spalten aus- und einblenden oder verschieben und diese Liste dann drucken, exportieren oder kopieren.

In der Mitarbeiterübersicht gibt es jetzt neu die Spalte Rollen, wo Sie ebenfalls filtern und sortieren können. Klicken Sie auf Berechtigungen anzeigen wird ein neues Dialogfenster geöffnet. Dieses Dialogfenster ist ident mit dem unter Hilfe 🡪 Meine Berechtigungen. Wenn Sie nun in der Mitarbeiterübersicht zwischen den Mitarbeitern wechseln, aktualisiert sich ebenso die Ansicht der Berechtigungen.

Öffnen Sie die Stammdaten eines Mitarbeiters finden Sie auch hier eine Liste mit den Rollenzuordnungen inkl. Einschränkungen. Sie können in diesem Reiter Rollen hinzufügen oder löschen und die Einschränkungen ändern.

Hinweis

Wenn Sie den Klienten im Stamm öffnen, gibt es auch hier eine Übersicht der Berechtigungen. Sie sehen in der Liste die Mitarbeiter, die mindestens eine Rolle für diesen Klienten besitzen. Wählen Sie einen Mitarbeiter werden Ihnen auf der rechten Seite die zugeordneten Rollen für diesen Klienten angezeigt.

Im Reiter Berechtigte Funktionen finden Sie eine Übersicht der für den ausgewählten Mitarbeiter berechtigten Funktionen. Die Ansicht ist ident mit jener unter Hilfe 🡪 Meine Berechtigungen.

Unter Einstellungen können Sie zusätzlich festlegen, welche Klientengruppe bei der Auswahl der Einschränkungen vorgeschlagen werden soll.

Diese Auswahlmöglichkeit (1) gab es bereits ähnlich im Kanzlei-Informations-System. Aktivieren Sie diese Option, können Klienten in den RZLWin Programmen nur in Abhängigkeit der zugeordneten Funktion und Klientengruppe(n) geöffnet werden.

Nutzen Sie den digitalen Personalakt, können Sie selbstverständlich weiterhin die Sichtbarkeitsrechte für die Mitarbeiter einschränken. Die dritte Option „aufgrund Klientensichtbarkeit“ wurde mit dem neuen Berechtigungssystem durch „aufgrund Berechtigung Dokumente anzeigen“ ersetzt.

Protokoll

Im Berechtigungen Protokoll werden alle Änderungen im Zuge des Berechtigungssystems protokolliert. Es wird Datum und Uhrzeit der Änderung angezeigt, der Mitarbeiter, der die Änderung durchgeführt hat, die Art der Änderung sowie eine Informationsspalte, in welcher die durchgeführte Änderung genau beschrieben wird.

Sie können mithilfe des Drop-Down Feldes eingrenzen, welche Einträge in Abhängigkeit des Zeitraums in der Liste angezeigt werden.

Im Protokoll stehen Ihnen die Standard Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

Rolle Alle Berechtigungen und Rolle RZL Administrator

Die Rolle Alle Berechtigungen besitzt alle möglichen Berechtigungen in den RZL Programmen.

Die Rolle RZL Administrator besitzt alle Rechte betreffend Board und KIS, *ausgenommen der Funktion Benutzerverwaltung. Mitarbeiter mit dieser Rolle haben im Kanzlei-Informations-System – wie zuvor – alle im Board/KIS Programm möglichen Berechtigungen. Auch betreffend RZL Board besitzt ein Mitarbeiter mit der Rolle RZL Administrator* alle bereits zuvor möglichen Berechtigungen wie z.B. die Anlage und Verwaltung von Personen/Firmen, Klienten, Mitarbeiter, inkl. WiEReG und Geldwäsche, die Belegverarbeitung und dem RZL PDF-Manager.

Da sich die Rechte der Rolle RZL Administrator auf Board/KIS beziehen, sind die Berechtigungen im Hinblick auf die Klassik- und Next-Programme beschränkt. Mit der RZL-Administrator-Rolle allein, können keine Klienten in der FIBU, FIBU Next, Lohn, BIL, HON Next, usw. bearbeitet werden. Dazu müssen zusätzliche Rollen mit den entsprechenden Funktionen für die Klassik- und/oder Next-Programme vergeben werden.

Wie bereits erwähnt ist die Funktion Benutzerverwaltung von der Rolle RZL Administrator ausgenommen. Dafür gibt es die Rolle Benutzerverwaltung oder Alle Berechtigungen.

Tipps zur Bereinigung

Mit der Einführung des neuen Berechtigungssystem wurden die Sichtbarkeitsrechte als Klientengruppen und die Benutzerrechte als Rollen in das RZL Board übernommen. Durch die Migration wurden alle bestehenden Berechtigungen automatisch übernommen. Sobald also die Programmversion 2.24.3 installiert wurde, ist es nicht (sofort) notwendig eine Bereinigung oder sonstige Änderungen durchzuführen. Es kann wie gewohnt weitergearbeitet werden.

Da es im vorigem – wie auch im neuem – System möglich war, unterschiedlichste Sichtbarkeitsrechte je Mitarbeiter zu vergeben, wurden aus diesem Grund Klientengruppen je Mitarbeiter erstellt.

Es ist durchaus möglich, dass einige Klientengruppen ident sind. Sie können daher die Funktion Duplikate zusammenführen (RZL Board – Stamm / Berechtigungen / Klientengruppen) verwenden.

Möchten Sie beispielsweise eine ganz neue Klientengruppe erstellen, die für mehrere/alle Mitarbeiter verwendet werden soll, können Sie mithilfe der Funktion Ersetzen (RZL Board – Stamm / Berechtigungen / Klientengruppen) die einzelnen Klientengruppen je Mitarbeiter durch die neue Klientengruppe ersetzen. Wählen Sie diese Funktion, werden sämtliche Rollen mit Einschränkungen auf Klientengruppen automatisch auf die neue Klientengruppe ersetzt. Sie müssen somit keinerlei sonstigen Einstellungen oder Änderungen in Mitarbeiter- und/oder Klientenstammdaten vornehmen.

Bei nicht verwendeten Klientenguppen handelt es sich um Klientengruppen, die weder als Einschränkung einer Rollenzuordnung verwendet werden, noch als Klientengruppen Vorschlag hinterlegt wurden. Auch dafür gibt es die Funktion Nicht verwendete Klientenguppen löschen (RZL Board – Stamm / Berechtigungen / Klientengruppen).

Mit der Migration wurden auch Berechtigungen von ausgetretenen Mitarbeitern übernommen. Grund dafür ist ein möglicher Wiedereintritt jener Mitarbeiter. Mit der Funktion Berechtigungen ausgetretener Mitarbeiter löschen (RZL Board – Stamm / Berechtigungen / Rollen) können Sie die Berechtigungen der ausgetretenen Mitarbeiter gänzlich löschen.

Berechtigungssystem Basis

(inkludiert bei Lizenzierung von RZL KIS & Board Basis-Programm)

In folgender Tabelle erhalten Sie eine Übersicht aller Rollen für das Berechtigungssystem Basis. Bestimmte Rollen können nur angewendet werden, wenn Sie die Lizenz dafür besitzen.

Rollenname	Lizenz
Standardbenutzer
Klientbearbeiter
RZL-Administrator
Belegfreigabe	Modul Belegfreigabe
Benutzerverwaltung
Geldwäscheprävention / Klientenübersicht	Modul WiEReG
Anlagenabschreibung	Anlagenabschreibung
Finanzbuchhaltung	FIBU oder FIBU-Next
Lohnverrechnung	Lohn-/Gehaltsverrechnung
Einnahmen-/Ausgabenrechnung	Einnahmen-/Ausgabenrechnung
Bilanzierung	Bilanzierung
Einnahmen-/Ausgabenrechnung Abschluss	Einnahmen-/Ausgaben Abschluss
Steuererklärung	WT-Steuererklärungen
Kassa-/Bankbuch	Kassa-/Bankbuch
Honorarverrechnung	HON-Next
KIS Kanzlei Ansicht bzw. Firmen-Ansicht im Navigator sichtbar	Kanzlei-Informations-System (KIS)
KIS Daten Bereinigung	Kanzlei-Informations-System (KIS)
FinanzOnline Steuerkonto Ansicht	Modul FinanzOnline-Anbindung
FinanzOnline Quotenerfüllung	Modul FinanzOnline-Anbindung
FinanzOnline Abgabefertig	Modul FinanzOnline-Anbindung
FinanzOnline Quotenplanung	Modul FinanzOnline-Anbindung
FinanzOnline Übermittlung	Modul FinanzOnline-Anbindung oder FIBU-Next
Sichtbarkeit Mitarbeiter-Stammdaten
Fremde Belege löschen	Modul RZL Belegverarbeitung mit Belegdaten
FinanzOnline Steuerkonto	Modul RZL FinanzOnline-Anbindung
PDF-Manager Allgemein
PDF-Manager Kanzlei	PDF-Manager Premium
Alle Berechtigungen
EBICS CAMT Abruf	Modul EBICS Schnittstelle
EBICS Lohnzahlungsansicht	Modul EBICS Schnittstelle
EBICS Teilnehmerverwaltung	Modul EBICS Schnittstelle
EBICS Übermittlung eigene	Modul EBICS Schnittstelle
EBICS Übermittlung fremde	Modul EBICS Schnittstelle
EBICS Zahlungsdatei-Import	Modul EBICS Schnittstelle

Berechtigungssystem Premium

(lizenzierungspflichtig)

Mit dem auf das RZL Berechtigungssystem Basismodul aufbauenden RZL Berechtigungssystem Premium haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, mit Hilfe der von uns bereitgestellten Funktionen, selbst Nutzungsberechtigungen für Ihre Mitarbeitenden zu definieren. Außerdem können Sie die von uns bereits vordefinierten Premium-Rollen nutzen und diese Ihren Mitarbeitenden zuweisen.

In nachfolgender Tabelle erhalten Sie eine Übersicht aller Premium-Rollen für das lizenzierungspflichtige RZL Berechtigungssystem Premium. Die nachfolgenden Rollen können nur bei Lizenzierung des RZL Berechtigungssystem Premium und bei entsprechender Lizenz für das angeführte RZL Programm / Modul verwendet werden.

Rollenname	Beschreibung	Lizenz
Geldwäscheprävention	Diese Rolle ermöglicht die Durchführung der Tätigkeiten für die Geldwäscheprävention, WiEReG und KSV1870.	Modul WiEReG
HON-Notenerstellung	Diese Rolle ermöglicht einerseits die vollständige Durchführung des Workflows der Honorarnotenerstellung von Erstellung, Bearbeitung, Notenrückblick, Finalisierung, Druck, usw. Zudem ermöglicht diese Rolle das Verwalten aller verrechnungsbezogenen Bewegungsdaten, wie Leistungen, Pauschalen, Akonten, Anzahlungen und automatischen Rabatten.	HON-Next
HON-Auswertung	Diese Rolle ermöglicht das Erstellen von Auswertungen in den Bereichen Umsatz, Leistungen und Pauschalverrechnung.	HON-Next
HON-Verwaltung	Diese Rolle ermöglicht die Verwaltung von sämtlichen honorarverrechnungsbezogenen Stammdaten in der HON Next, wie Tätigkeiten, Tarifschemata, Arbeitszeitmodellen, usw., sowie auch bei den Klienten, Mitarbeiter und Unternehmensbereichen. (STAMM / HON Next) Zusätzlich können auch sämtliche Einstellungen in der HON Next angepasst werden.	HON-Next
Leistungserfassung	Diese Rolle ermöglicht den Zugriff auf die LE Next und in weiterer Folge das Erfassen von Leistungen.	HON-Next
Finanzbuchhaltung Auswertungen	Diese Rolle ermöglicht die Verwendung aller Auswertungen und Ausdrucke in der FIBU Next und die Einsichtnahme in die Stammdaten. Das Erfassen von Daten ist nicht möglich.	FIBU-Next
Kanzleitätigkeiten allgemein	Diese Rolle ermöglicht das Durchführen allgemeiner Tätigkeiten im KIS (Dokumente, Aufgaben, Ereignisse).	Kanzlei-Informations-System (KIS)
Kanzleitätigkeiten speziell	Diese Rolle ermöglicht die Durchführung von erweiterten Tätigkeiten im KIS, besonders im Bereich der Aufgabenverwaltung.	Kanzlei-Informations-System (KIS)
Kanzleiverwaltung	Diese Rolle ermöglicht die Durchführung von Tätigkeiten, die z.B. von der Kanzleileitung oder Mitarbeitern mit umfassenderer Verantwortung für die Kanzleiverwaltung ausgeübt werden.	Kanzlei-Informations-System (KIS)
FinanzOnline Übermittlung / Verwaltung	Diese Rolle ermöglicht die Durchführung und Löschung von eigenen und fremden FinanzOnline-Übermittlungen und die Verwaltung der FinanzOnline-Zugänge und Teilnehmer sowie von Einstellungen.	Modul RZL FinanzOnline-Anbindung
Stammdatenverwaltung	Diese Rolle ermöglicht die Bearbeitung von Stammdaten von Personen und Klienten sowie die Durchführung des Serienversands und der KSV1870 Abfragen.
Belegverarbeitung	Diese Rolle ermöglicht das Hinzufügen und Verwalten von Belegen.	Modul RZL Belegverarbeitung mit Belegdaten
Belegadministration	Diese Rolle ermöglicht das Hinzufügen und Verwalten von Belegen sowie die Veränderung von Einstellungen.	Modul RZL Belegverarbeitung mit Belegdaten