Belege an den Steuerberater bzw. in die Zentrale übermitteln¶

Belegkreise für das Klientenportal aktivieren¶

In den Stammdaten des jeweiligen Klienten im Bereich Belegverarbeitung / Allgemeines werden die in der FIBU / EA angelegten Belegkreise angezeigt. Sie können nun hier steuern, welche Belegkreise der Klient bzw. die Außenstelle am Klientenportal auswählen kann.

Belege wie vorhanden übermitteln¶

Mit der Funktion Belegbox / Belege übermitteln können Sie Belege auf das Klientenportal zur Bereitstellung an den Steuerberater/Zentrale hochladen. Bei dieser Variante werden die Dateien wie vorhanden hochgeladen. Falls z.B. der Klient 10 Rechnungen gescannt hat und der Scanner daraus eine Datei erstellt hat, muss die Auftrennung und Aufbereitung der Belege in der Kanzlei/Zentrale gemacht werden.

Wählen Sie nun den richtigen Belegkreis aus. Im Feld Datei(en) können Sie über Durchsuchen beliebig viele Dateien von Ihrer Festplatte oder Ihrem Netzwerk auswählen und hochladen.

Nach dem Hochladen erhalten Sie eine Bestätigung, wie viele Dateien Sie hochgeladen haben. Unterhalb werden die Dateien mit dem Dateinamen, der Kategorie und dem Bereitstellungsdatum angezeigt.

Folgende Möglichkeiten haben Sie nach dem Hochladen:

Mit einem Klick auf den Dateinamen können Sie die Datei öffnen.
Mit einem Klick auf das grüne Symbol wird die Datei heruntergeladen
Mit dem roten X kann die Datei wieder vom Klientenportal gelöscht werden.

Die Übermittlung über das RZL Klientenportal bietet folgende Vorteile:

SSL verschlüsselte Übertragung der Belege.
Keine Beschränkung der Dateigrößen im Gegensatz zur Übermittlung per Mail.
Abholung der Belege direkt im Modul Belege an der richtigen Stelle.
Der Klient bzw. die Außenstelle kann die gescannten Belege bereits aufbereiten (Seiten zusammenfassen, Leerseiten löschen, Belegkreis zuordnen, usw.).

Belege mit dem RZL Scan-Manager übermitteln¶

Falls Ihr Klient die Belege vor dem Hochladen noch aufbereiten möchte (Seiten trennen, zusammenfügen, drehen, löschen usw.), kann der RZL Scan-Manager verwendet werden (Belegbox / Belegscanmanager starten).

Eintragung der Verbindungseinstellungen¶

Damit Belege über den RZL Scan-Manager hochgeladen werden können müssen Sie als ersten Schritt nach Anwahl der Schaltfläche Einstellungen die entsprechenden Eintragungen vornehmen.

Im Feld Server tragen Sie die Adresse ein, wie im Handbuch Klientenportal (Hilfe / Handbuch / Klienten-Portal Klient) Kapitel Start beschrieben. In den Feldern Benutzer und Passwort muss Ihr „normaler“ Log-In – mit dem Sie sich am RZL Klientenportal anmelden – eingetragen werden.

Wenn Sie nicht direkt im Scanmanager scannen, sondern z.B. mit einem Netzwerk-Scanner können Sie im Scanmanager hinterlegen, auf welchen Scan-Ordner zugegriffen werden soll.

Die Funktion Benutzername als Dateianfang fügt bei den übermittelten Dateien den Benutzernamen an den Anfang des Dateinamens (z.B. wird aus einer Datei mit dem Namen „Beleg Huber“ der Name „50.rzl_Beleg_Huber“).

Belege scannen und hochladen¶

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Belege mit einem angeschlossenen Scanner direkt zu scannen und dann hochzuladen oder bereits gescannte Belege aus einem Ordner auszuwählen und nur hochzuladen.

Um Belege jetzt zu scannen klicken wählen Sie links oben den gewünschten Scanner aus. Angezeigt werden nur Geräte, für welche ein passender Treiber installiert ist.

Nach Auswahl und Klick auf den gewünschten Scanner wird ein Vordialog angezeigt, wo der Belegkreis (und ev. der Klient) ausgewählt werden muss.

Anschließend wird dann der Dialog des Scanner-Herstellers aufgerufen und Sie können die Belege einscannen.

In diesem Beispiel wurden 5 Seiten eingescannt. Mit der Funktion Belege auftrennen können Sie die Seiten in Einzelseiten trennen und anschließend wieder eventuelle mehrseitige Belege wieder zusammenfügen. Nutzen Sie dazu entweder die Maus per Drag & Drop oder die rechte Maustaste um markierte Seiten zusammenzufügen. Zusätzlich können die Seiten mit der rechten Maustaste gedreht werden.

Wurden Belege beim Scannen einer falschen Belegart zugeordnet können in diesem Dialog Belege auch in eine andere Belegart gezogen werden.

Weitere Funktionen mit der rechten Maustaste sind:

90° rechts oder links, 180° drehen
Löschen
Seiten zusammenfügen
Seiten auftrennen
Löschen
Beleg auftrennen
Beleg ins Dateisystem exportieren
Alles markieren
Leere Seiten markieren
Seite öffnen
Datei öffnen
Änderungen zurücksetzen

Damit die Belege an Ihre Steuerberatungs-Kanzlei übermittelt werden, müssen Sie die Schaltfläche Alle hochladen oder Auswahl hochladen anwählen.

Nach dem Hochladen kommt eine Bestätigungsmeldung, dass die Belege auf das Klientenportal hochgeladen wurden.

Bereits vorhandene Belege in den RZL Scan-Manager einfügen¶

Wenn die Belege bereits als Dateien auf der Festplatte oder im Netzwerk abgespeichert sind, also nicht mehr eingescannt werden müssen, öffnen Sie den Ordner, in dem die Belege abgespeichert sind.

Ziehen Sie nun mit Hilfe der Maus die gewünschten Belege per Drag & Drop in den RZL Scan-Manager auf den gewünschten Belegkreis.

Belege vom Klientenportal ins Modul Belege im RZL Board übernehmen¶

In der RZL Belegverarbeitung können Sie nach dem Öffnen des jeweiligen Klienten im Bereich BELEGE mit dem Button Belege Klientenportal die Belege beim entsprechenden Klienten aufrufen. Im Symbol wird Anzahl der Belege angezeigt, die bei diesem Klienten vom Klientenportal abgeholt werden können.

Die Zuordnung zum Klienten und zum Belegkreis ist hier nicht mehr notwendig, da dies bereits am Klientenportal erledigt wurde. Die Texterkennung von Klientenportal-Belegen wird wie bei Scanordnern ebenfalls im Hintergrund durchgeführt (außer Sie haben diese Einstellungen in den Stammdaten der Texterkennung deaktiviert).

Die weitere Aufbereitung und Bearbeitung erfolgt ident zu einem „normalen“ Belegverarbeitung mit Scanordner.

Mit der Übernahme der Belege ins Modul Belege werden diese vom Klientenportal wieder gelöscht.

Beim Löschen eines Beleges in dieser Ansicht wird der Beleg in den Belege Papierkorb abgelegt.