RZL Belegverarbeitung Versionsverwaltung

RZL Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung steht einerseits in der Dokumentenverwaltung im RZL KIS zur Verfügung, andererseits auch in der Belegverarbeitung im RZL Board. Die Versionsverwaltung in der Belegverarbeitung bietet Ihnen die Möglichkeit, immer auf den Originalbeleg zuzugreifen, Vorgängerversionen zu öffnen, löschen und wiederher-zustellen und ein Änderungsprotokoll auszugeben.

Voraussetzung für eine funktionierende Versionsverwaltung ist die Dokumentenverwaltung Plus.

Die Versionsverwaltung wird derzeit dafür genutzt, die verschiedenen Versionen zu speichern, die mit der Funk-tion Seiten bearbeiten erstellt werden.

Aufgrund der Dokumentation der Versionen können mit der Versionsverwaltung jetzt auch bei gebuchten Bele-gen Seiten bearbeitet werden.

Die Versionsverwaltung befindet sich in den Beleglisten Ungebuchte Belege/Belegfreigabe bzw. Gebuchte Belege. In der Menüleiste oder mit einem Rechtsklick auf einen Beleg können Sie die Funktionen der Versionsverwaltung nutzen.

1. Versionen anzeigen

Unter Versionen anzeigen finden Sie die gespeicherten Versionen sowie die aktuelle Version des Belegs. Die in der Liste befindlichen gespeicherten Versionen können Sie öffnen, löschen und wiederherstellen.

Beim Öffnen gespeicherter Versionen ist keine Bearbeitung möglich. Möchten Sie eine Version bearbeiten, müssen Sie diese zuerst wiederherstellen. Durch die Wiederherstellung wird die ursprünglich aktuelle Version durch die ausgewählte Version ersetzt. Somit ist die Version, die Sie wiederhergestellt haben nun die aktuelle Version. Mit dieser wird nun weitergearbeitet.

warning "Hinweis" Die als Initialstand gekennzeichnete Version ist der Ursprungs-Beleg. Diese Version müssen Sie nicht speichern, dies geschieht mit dem Hinzufügen des Belegs automatisch. Der Initialstand kann nie gelöscht werden und steht somit immer zur Verfügung.

Beim standardmäßigen Öffnen eines Belegs wird immer die aktuelle Version geöffnet.

2. Änderungsprotokoll

Im Änderungsprotokoll wird aufgezeichnet wann ein Mitarbeiter welche Aktion für diesen Beleg durchgeführt hat. Für die Aktion Dokumentversion wiederhergestellt wird zusätzlich als Info angezeigt, welche Version herge-stellt wurde.

Die Schritte OCR-Daten angelegt und OCR-Daten angehängt werden bei Belegen immer angezeigt, wenn eine OCR-Erkennung im Hintergrund oder im Zuge einer Belegdatenerkennung durchgeführt wurde. Diese OCR/Textinformationen werden in das PDF eingebettet und scheinen daher im Änderungsprotokoll des Beleges auf.

3. Automatische Sicherungen

Automatische Sicherungen stehen für eine gewisse Zeitspanne zur Verfügung, um darauf zugreifen zu können.

Von RZL voreingestellt ist ein Zeitraum von 7 Tagen, dieser kann jedoch individuell abgeändert werden. Nach dieser Zeit werden die Sicherungen automatisch gelöscht.