Buchen mit digitalen Belegen in RZL FIBU¶

Allgemein¶

Durch Lizenzierung der RZL FIBU/EA Belegverarbeitung oder alternativ durch Lizenzierung und Anpassung der RZL Schnittstelle für die Belegverarbeitung über Fremd-DMS (Details auf Anfrage) besteht die Möglichkeit, gescannte Belege mit Buchungen in den RZL Programmen zu verknüpfen.

Innerhalb der Buchhaltung bzw. EA-Rechnung können Belege mit oder ohne Kontierungsvorschlag (bzw. nach gesonderter Vereinbarung auch aus einem von RZL autorisierten Fremd-Dokumentmanagement-System in die RZL FIBU/EA – Details auf Anfrage) importiert werden.

Voraussetzung für die Belegverbuchung ist somit die vorherige Übernahme der Belege in das Modul Belege im RZL Board (bzw. in das jeweilige autorisierte Fremd-DMS). Die Belege werden mit der jeweiligen Buchung verknüpft.

Buchen mit digitalen Belegen¶

Aktualisierungsoptionen für Personenkonten¶

Für den Buchungsvorschlag bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist die UID-Nr. bzw. die Kundennummer in den Stammdaten der Kreditoren bzw. Debitoren sehr wichtig. Damit diese Daten nicht manuell eingepflegt werden müssen, können Sie pro Klient die automatische Aktualisierung der Kontenstammdaten aktivieren.

Öffnen Sie dazu in der FIBU den Menüpunkt Stamm / Konten/ Aktualisierungsoptionen. Hier können Sie im Bereich nach DMS-Buchung aktivieren, dass nach dem Buchen von digitalen Belegen die Daten (IBAN, Kundennummer, UID) vom Beleg in die Kontenstammdaten übernommen werden sollen.

Buchen der Fremdbelegnummer bei Eingangsrechnungen¶

Standardmäßig wird bei ER die Belegnummer als Fremdbelegnummer ausgelesen und auch in diesem Feld in der Buchungszeile vorgeschlagen. Somit können Sie das Feld Belegnummer für die laufende Nummerierung verwenden.

Wenn Sie stattdessen bei der Belegverarbeitung die Fremdbelegnummer als Belegnummer buchen möchten, können Sie in den Klienten-Stammdaten im RZL Board im Bereich Belegverarbeitung / Allgemeines pro Klient diese Option aktivieren.

Belegsverbuchung aus DMS-System (Anzeige alle ungebuchten Belege)¶

Im Rahmen dieser Variante der Belegverbuchung werden im Buchungsdialog sofort alle Buchungsvorschläge für alle ungebuchten Belege angezeigt und der Beleg der markierten Buchung kann mit Hilfe der F2-Taste aufgerufen werden. Es erfolgt kein Aufruf einer eigenen Liste mit den Belegen.

Über Buchen / Belegsverbuchung aus DMS-System kommen Sie in den Buchungsvordialog.

Die Buchungen werden mit der Sortierung Standard in der Reihenfolge angezeigt, wie die Belege ins Modul Belege übernommen wurden (nach Importdatum). Alternativ können folgende andere Sortierkriterien ausgewählt werden (z.B. nach Belegdatum, Belegnummer, …)

Über Verbuchungsregel verwenden werden die Buchungen auf Basis der Verbuchungsregeln vorgeschlagen. Voraussetzung ist, dass das Programm das Personenkonto auf Basis der übergebenen UID-Nummer, Kundennummer oder dem Namen inkl. Adresse) aus dem DMS-System ermitteln kann.

Über Druck Übersicht können Sie sich eine Übersicht über die zu verbuchenden Belege ausdrucken.

Über Weiter gelangen Sie in den Buchungsdialog. Hier wird für jeden Beleg mit den, über die Belegdatenerkennung ausgelesenen, Daten ein Buchungsvorschlag erstellt. Die Zuordnung zum Kreditor/Debitor erfolgt anhand der ausgelesenen UID-Nummer, der Kundenummer oder dem Namen inkl. Adresse. Wenn eine Verbuchungsregel angelegt ist, wird auch das Gegenkonto vorgeschlagen. Ohne Verbuchungsregel schlägt das Programm das Gegenkonto der letzten Buchung vor.

Fehlende Daten (wie z.B. Kontonummern) müssen noch ergänzt werden. Diese Zeilen werden mit einem roten Rufzeichen dargestellt.

Mit der rechten Maustaste finden Sie pro Zeile folgende Optionen:

Anzeige Beleg (F2)

Belegfenster wird eingeblendet. Je nach markierter Buchungszeile wird der dazugehörige Beleg angezeigt. Dieses Fenster kann geöffnet bleiben.

Splitbuchung bearbeiten (F7)

Wenn über die Belegdaten mittels Steuerzeilen schon eine Splitbuchung vorgeschlagen wird, kann diese bearbeitet und verändert werden.

Auf Splitbuchung ändern (F8)

Eine Gegenbuchung kann in ein Splitbuchung umgewandelt werden. Wenn Sie eine Buchungszeile mit Hilfe einer Splitbuchung aufteilen, wird die Original-Buchung grau dargestellt und die Zeilen der Splitbuchung werden mit einem Sternchen (1) gekennzeichnet.

Durchgeführte Änderung rückgängig machen (F9)

Eine Aufteilung in eine Splitbuchung kann wieder rückgängig gemacht werden.

Verbuchungsregel Personenkonten ändern/anlegen

Auf einem Personenkonto kann eine einfache Verbuchungsregel für dieses Konto hinterlegt werden. Wenn dann das Personenkonto gefunden wird, wird die Buchung aufgrund der Verbuchungsregel vorgeschlagen.

Verbuchungsregel Gegenbuchen ändern/anlegen

Siehe Kapitel Regeln für Steuerzeilen (Gegenbuchungen) anlegen

Zeilen bis zum Ende deaktivieren (F12)

Buchungszeilen ab der aktuellen Zeile können für die Verbuchung deaktiviert werden. Diese Belege bleiben somit als ungebucht erhalten und werden nächstes Mal wieder vorgeschlagen.

Nach vollständiger Kontierung aller Zeilen können Sie durch Anwahl der Schaltfläche Verbuchen – im Verarbeitungsdialog ganz unten – die Zeilen tatsächlich buchen (bis dahin kann jede Zeile beliebig abgeändert werden).

Hinweis

Die Durchbestätigung jeder einzelnen Buchungszeile ist in dieser Variante nicht notwendig. Sofern der Buchungsvorschlag komplett ist, können die Buchungen sofort verbucht werden. Die Buchungen werden nicht in einen Stapel gelegt sondern sind sofort gebucht und somit finalisiert.

"Normales Buchen“ mit Belegverarbeitung - Buchungsvorschläge einzeln¶

Innerhalb des normalen Buchens (Buchen oder Stapelbuchen) können Sie ebenfalls die Belegverbuchung mit Buchungsvorschlag nützen. Hier werden nicht alle Buchungssätze sofort im Dialog angezeigt, sondern die Buchungen werden einzeln vorgeschlagen und ergänzt/bestätigt. Eine Liste mit den noch nicht gebuchten Belegen wird zusätzlich zum Buchungsdialog aufgerufen.

Hinweis

Bei nur einem Bildschirm: Pinnen Sie sich das FIBU-Fenster an die linke Seite des Bildschirms (bevor Sie ins Buchen einsteigen) und das Belegfenster an die rechte Seite. Somit haben Sie jederzeit alles im Blick.

Wenn Sie Belege buchen möchten, aktivieren Sie bitte das Feld DMS-Belege (1). Sie können nachfolgend beim Buchen im Datumsfeld mit der F6-Taste den Buchungsvorschlag aufrufen und die beim Beleg ausgelesenen Werte werden in die Buchungszeile eingetragen.

Die Aktivierung des Feldes automatisch (2) bedeutet, dass Sie nur beim 1. Beleg die F6-Taste anwählen müssen und für die nachfolgenden Belege der Buchungsvorschlag automatisch eingetragen wird. Wenn Sie das Feld automatisch (2) deaktivieren, müssen Sie die F6-Taste im Datumsfeld für den Buchungsvorschlag bei jedem Beleg einzeln anwählen.

Hinweis

Wird während dem Buchen manuell ein anderer Beleg markiert müssen Sie die Funktion F6 im Datumsfeld nochmals ausführen.

Der aktuell in der Belegliste markierte Beleg wird beim Erfassen einer Buchung dem Buchungssatz hinterlegt, als gebucht markiert und in der Belegverarbeitung im RZL Board die Buchungsdaten gespeichert.

Damit die erkannten Belegdaten vorgeschlagen werden, muss bei der ersten Buchung im Feld Datum der Buchungsvorschlag mit der F6-Taste generiert werden. Die von der Belegdatenerkennung ausgelesenen Werte werden somit automatisch in die Buchungszeile übernommen, können anschließend jederzeit abgeändert bzw. ergänzt werden.

Das Personenkonto wird auf Basis der ausgelesenen UID-Nummer, Kundenummer oder des IBANs ermittelt. Voraussetzung dafür ist, dass am Konto die Daten hinterlegt sind. Wenn ein Personenkonto ermittelt wurde, wird das zuletzt verwendete Gegenkonto des Personenkontos als Gegenkonto verwendet.

Wenn der Buchungssatz dann abgeschlossen ist (im Buchungsdialog oben aufscheint) wird der verknüpfte Beleg aus der Liste der ungebuchten Belege herausgelöscht und als gebucht markiert. Anschließend wird automatisch der nächste Beleg markiert und die Werte wieder in die Buchungszeile eingetragen (mit der Funktion automatisch im Vordialog).

Hinweis

Sie haben direkt im Buchungsdialog beim Belegfenster immer noch die Möglichkeit, neue Regeln anzulegen oder die bestehende Schablone bzw. Regel anzupassen. Klappen Sie dazu einfach die Belegdaten ganz rechts auf.

Zusätzliche Funktionen im Belegfenster beim Buchen

Liste aktualisieren

Die Beleg-Einträge in der Liste werden neu geladen.

Beleg löschen

Beleg wird aus der Ansicht der ungebuchten Belege in den Papierkorb verschoben

In Scanordner zurücksetzen

Beleg wird in den gewünschten Scanordner zurückgesetzt und aus den ungebuchten Belegen gelöscht.

Neuen Beleg importieren

Ein Link zum RZL Board um neue Belege hinzuzufügen.

Belegliste sortieren

Sie können durch Rechtsklick auf eine Spalte die Belegliste nach jeder beliebigen Spalte sortieren. Mit der Umschalt-Taste kann noch ein zweites Feld zur Sortierung hinterlegt werden, wenn im ersten sortieren Feld Belege mit gleichem Wert vorhanden sind. Die Spalten können je nach Bedarf mit der rechten Maustaste ein- oder ausgeblendet werden.

Belegliste filtern

Sie können jede Spalte mit dem blauen Filtersymbol in der Überschrift filtern.
Unterhalb der Belegliste finden Sie initial immer den aktuell hinterlegten Filter auf Basis der Einstellungen im Buchungsvordialog:

Dieser Filter kann mit der Checkbox links deaktiviert werden, um alle vorhandenen, ungebuchten Belege anzuzeigen (unabhängig von Datum und Belegkreis). Mit dem x-Symbol wird der Filter für den aktuellen Buchungsvorgang zur Gänze entfernt.

Belegdaten speichern

Werden Belegdaten verändert, können diese hier gespeichert werden.

Seiten bearbeiten

Diese Funktion kann nicht nur in der Ansicht der ungebuchten Belege, sondern auch direkt beim Buchen in der Belegliste genutzt werden (z.B. um weitere Seiten hinzuzufügen).

Belege per Drag&Drop hinzufügen

Sie können bspw. Belegdateien aus dem Windows-Explorer per Drag&Drop in die Belegliste ziehen. Entweder direkt in die Liste der Belege oder in das extra dafür vorgesehene Feld (Ziehen Sie Belege hierher oder in die Belegliste um sie zur Belegverarbeitung hinzuzufügen.)

Zusätzliche Buchungsfunktionen

Im Textfeld einer Buchung:

DMS-Beleg weiter Buchen (Umschalt + F8)

Mit dieser Funktion kann ein weiterer Buchungssatz zum selben Beleg erfasst werden. Die Funktion kann beliebig oft wiederholt werden. Der letzte Buchungssatz muss dann ohne diese Funktion abgeschlossen werden, damit der Beleg in der Belegverarbeitung von der Liste der ungebuchten und die Liste der gebuchten Belege verschoben wird.

DMS-Verbindung aufheben (Umschalt + F7)

Der Buchungssatz wird abgeschlossen, ohne dass ein digitaler Beleg dieser Buchung angehängt wird.

In den Stammdaten eines Personenkontos:

Kein Buchungsvorschlag

Wenn das Personenkonto gefunden wird, wird mit dieser Option nie ein Gegenkonto vorgeschlagen.

Verbuchungsregel

Wenn das Personenkonto gefunden wird, wird die Buchung aufgrund der Verbuchungsregel vorgeschlagen.

Unterschiede der Buchungsvarianten¶

Vorteile Variante 1 („normaler“ Buchungsdialog):

Buchen im Stapel
Mehrere Buchungen zu einem Beleg
Beleg löschen während dem Buchen direkt in der FIBU / EA

Vorteile Variante 2 (Belegverarbeitung aus DMS-System):

Für alle verfügbaren, ungebuchten Belege wird sofort ein Buchungsvorschlag angezeigt. Somit hat man eine Übersicht über die Qualität der Buchungsvorschläge.
Bereits vollständige Buchungsvorschläge müssen nicht mehr „durchgeklickt“ werden.
Splitbuchungen werden vorgeschlagen: Sind beim Beleg mehrere Steuerzeilen vorhanden, werden diese nur bei dieser Buchungsvariante verwendet um eine Splitbuchung vorzuschlagen.

Buchen von Belegen mit Fremdwährung¶

Bei einer Belegdatenerkennung werden, wenn ein 3-stelliger Währungscode am Beleg vorhanden ist, Fremdwährungen bei Beträgen ausgelesen. Diese Informationen werden in weiterer Folge an die FIBU übergeben und beim Buchungsvorschlag entsprechend verarbeitet. D.h. wenn ein Beleg Beträge in USD liefert und in der FIBU auf ein Konto in USD gebucht wird, wird der Betrag im Fremdwährungsfeld vorgeschlagen.

Über den Kurs kann dann der Betrag in EUR berechnet werden oder der Betrag wird direkt im EUR Feld eingegeben. Eine händische Eingabe des Kurses ist jederzeit möglich.

Der FW-Wert wird nur dann vorgeschlagen, wenn eines der beiden Konten in der entsprechenden Währung geführt wird. Ansonsten bleibt das FW-Feld leer und auch im EUR-Feld wird nichts eingetragen.

Endkontrolle der gebuchten Belege¶

Nach Verbuchung aller Belege sollte im Modul Belege im RZL Board bei den ungebuchten Belegen des Klienten kontrolliert werden, ob wirklich alle Belege tatsächlich in der FIBU gebucht wurden. Es kann beispielsweise passieren, dass aufgrund eines falsch ausgelesenen Belegdatums Belege nicht zum Buchen vorgeschlagen wurden.

In diesem Fall muss das Belegdatum manuell korrigiert werden, damit der Beleg beim Buchen vorgeschlagen wird. Bei Buchungsvariante 1 kann alternativ der Filter entfernt werden, damit alle Belege angezeigt werden.