Detailbeschreibung

Detailbeschreibung Belegdaten und Anlage von Schablonen

Allgemein

Wenn die RZL Belegdatenerkennung ein bestimmtes Feld bei einem Beleg nicht auslesen konnte (z.B. UID-Nummer, Belegdatum, Gesamtbetrag, Beleg/Fremdbelegnummer, Kundennummer, Name, Buchungstext, Zahlungsreferenz, …), besteht die Möglichkeit, für dieses Feld eine oder mehrere benutzerdefinierte Regel(n) anzulegen. Diese Regel wird in der Schablone für einen bestimmten Rechnungssteller gespeichert und gilt immer für die gesamte RZL Installation. Die restlichen Felder werden weiterhin mit der RZL Belegdatenerkennung ausgelesen.

Wenn die Belegerkennung mit Hilfe der RZL Belegdatenerkennung nicht alle für die Buchung relevanten Werte auslesen konnte, wird in der rechten Spalte der Listenansicht ein graues Symbol (1) angezeigt. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Regel für das entsprechende Feld anzulegen.

Hinweis

In der Praxis muss natürlich abgewogen werden, ob es Sinn macht, eine Regel anzulegen (wenn der Beleg öfters vorkommt) oder die fehlenden Belegdaten beim Buchen zu ergänzen (bei Belegen, die selten vorkommen).

Durch einen Doppelklick auf die Zeile in der Listenansicht wird der Beleg aufgerufen und im rechten Bereich werden die Ergebnisse der Belegdatenerkennung angezeigt.

Belegdaten-Felder

Folgende Felder stehen derzeit zur Verfügung, um Daten auszulesen, Regeln anzulegen bzw. manuell Werte zu erfassen:

• Allgemein

  • Klientenzuordnung

  • Belegkreis

  • Kommentar (Notizen zu diesem Beleg, kann auch bei gebuchten Belegen geändert werden) – wird direkt am Beleg angezeigt

  • Freigabefunktionen (mit Modul Belegfreigabe)

  • Schablone

  • Gutschrift (Buchungsvorschlag wird gedreht)

  • Belegdatum

  • Beleg- bzw. Fremdbelegnummer

  • Gesamtnettobetrag (auch Fremdwährungen möglich)

  • Gesamtsteuerbetrag (auch Fremdwährungen möglich)

  • Gesamtbruttobetrag (auch Fremdwährungen möglich)

  • Personenkonto-Nr. bzw. Kontonummer

  • Buchungstext

  • Zahlungsreferenz

  • Kostenstelle

  • Kostenträger

• Rechnungssteller

  • Name/Anschrift

  • UID-Nummer

  • IBAN + BIC vom Rechnungssteller

• Rechnungsempfänger

  • Name/An­schrift

  • UID-Nummer

  • Kundennummer

• Steuerzeilen (Gegenbuchungen) - diese Steuerzeilen dienen zur Aufteilung des Beleges auf verschiedene Steuersätze.

  • Steuer % /-fall

  • Steuercode

  • Steuerbetrag

  • Nettobetrag

  • Bruttobetrag

  • Kontonummer

  • Buchungstext

  • Kostenstelle

  • Kostenträger

  • Buchungshinweis (kann genutzt werden, um in der FIBU dazu eine Regel Gegenbuchung anzulegen)

• Sonstiges

  • Belegeingangsdatum (Tagesdatum wird vorgeschlagen, kann abgeändert werden)

  • Bezahlt am

Bei jedem einzelnen Feld wird angezeigt, wie der Wert zustande gekommen ist. Folgende Möglichkeiten gibt es:

QR Code (Registrierkassa/BCD/Stuzza)

RZL Belegdatenerkennung

Schablone (benutzerdefinierte Regel)

Manuell eingegeben

Automatisch berechnet (z.B. der Steuerbetrag, wenn Gesamtnetto- & Gesamtbruttobetrag ausgelesen wurden).

Importiert von einer XML-Datei

Das Feld Name/Anschrift wurde über die UID-Überprüfung bei FinanzOnline ausgelesen

Hinweis

Detaillierte Infos werden mit einem Tooltip am jeweiligen Symbol angezeigt (Mauszeiger auf das Symbol stellen)!

Benutzerdefinierte Regel anlegen

Die Symbole rechts neben den Feldern haben folgende Funktion:

Wert übernehmen:
Mit dieser Funktion wird der markierte Wert für den aktuellen Beleg einmalig übernommen und gespeichert (keine Auswirkung auf zukünftige Belege)

Regel anlegen:
Dieses Symbol steht zur Verfügung, um eine Regel für ein bestimmtes Feld anzulegen, wenn die RZL Belegdatenerkennung den Wert nicht richtig auslesen konnte. Markieren Sie dazu den gewünschten Wert am Beleg und klicken Sie auf dieses Symbol. Vergeben Sie einen Namen für diese neue Schablone und klicken Sie auf OK (Die Funktion kopieren von nur verwenden, wenn Sie Regeln von einer anderen Schablone übernehmen möchten).

Die für dieses Feld angelegte Regel wird bei diesem Rechnungsaussteller zukünftig immer verwendet.

Fixen Wert festlegen:
Um eine leere Regel anzulegen (ohne markierten Wert am Beleg) halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken erst dann auf dieses Symbol, um z.B. um einen fixen Wert bei einer Schablone zu hinterlegen. Damit dann ein fixer Wert hinterlegt werden kann muss rechts oben noch auf das Bleistiftsymbol mit dem Plus geklickt und die Abfrage, ob die Regel überschrieben werden soll, mit OK bestätigt werden. Ein fixer Wert kann bspw. für das Feld UID-Nummer oder Buchungstext verwendet werden, wenn z.B. die UID-Nummer von der OCR-Erkennung schlecht ausgelesen werden kann. Somit ist die UID-Nummer bei einer Rechnung dieses Rechnungsstellers als Fixwert hinterlegt und wird nicht mittels einer Regel ausgelesen. Auch der Buchungstext würde dann entsprechend der Hinterlegung bei jeder Rechnung dieses Rechnungsausstellers vorgeschlagen werden.

Regel bearbeiten:
Wenn für ein Feld bereits eine Regel bei der aktuellen Schablone hinterlegt ist, wird dieses Symbol angezeigt. Die bestehende Regel der verwendeten Schablone kann bearbeitet werden. Die verwendete Schablone wird in einem eigenen Feld angezeigt.

Anlegen/Bearbeiten der Erkennungsregel – z.B. fehlende Fremdbelegnummer

Wenn Sie nun eine neue Regel für ein bestimmtes Feld über das Symbol anlegen, haben Sie verschiedenen Möglichkeiten, die Regel zu definieren bzw. zu optimieren.

Das Ziel einer jeden Regel ist, dass nur mehr ein Resultat (2) übrigbleibt.

Somit kann in Zukunft der Wert bei Rechnungen dieses Rechnungsstellers immer gefunden werden (vorausgesetzt die OCR/Texterkennung hat den Text richtig erkannt).

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit der Funktion Erkennungsregel hinzufügen (3) weitere Erkennungsregeln für dasselbe Feld anzulegen, falls bei diesem Rechnungsaussteller die Fremdbelegnummer auf verschiedene Arten ausgelesen werden muss (z.B. deutsche und englische Rechnungen oder relativ zu Rechnung bzw. Teilrechnung oder Gutschrift).

Jede Regel können Sie im Feld oberhalb von auf Seite benennen (4), um beim Resultat sehen zu können, welche Regel den Wert ausgelesen hat.

Hinweis

Mit dem Symbol Textansicht anzeigen in der Menüleiste oben kann zwischen dem Originalbeleg und der Belegansicht umgeschaltet werden. Alternativ dazu kann durch markieren der Texte und Werte am Beleg kann kontrolliert werden, welche Daten die OCR/Text-Erkennung ausgelesen hat.

Es wird automatisch auf einen Positionsrahmen „fixe Position“ (1) umgestellt, der einen Rahmen genau beim vorher markierten Wert setzt. Nur beim Feld Betrag wird automatisch die Funktion „relativ zu“ verwendet, da sich der Betrag im Regelfall nicht immer an derselben Position befindet.

In diesem Fall kann entweder der Positionsrahmen „fixe Position“ so belassen werden oder ebenfalls auf die Funktion „relativ zu“ (3) umgestellt werden. Das Programm versucht nun automatisch einen Bezugspunkt (Suchtext) (4) zu finden.

Ansonsten markieren Sie bitte den Suchtext innerhalb der Rechnung mit der Maus (hier: RECHNUNG) und klicken Sie in der Zeile Suchtext auf das Einfügen-Symbol (5). Somit wird die Bezeichnung des gewünschten Suchtextes (Bezugspunkt) eingetragen.

Nach Abschluss der Anpassungen speichern Sie die neue Vorlage durch einen Klick auf Speichern.

Hinweis

Die Felder im Bereich Allgemein werden bei der Verbuchung in das jeweilige Feld übernommen. Die Felder beim Rechnungsaussteller bzw. Rechnungsempfänger sind dafür da, um den richtigen Kreditor bei ER bzw. Debitor bei AR vorschlagen zu können.

Damit dies möglich ist, muss beim Kreditor z.B. die UID-Nummer in den Stammdaten hinterlegt sein. Diese Hinterlegung nehmen Sie einfach beim Buchen des jeweiligen Beleges vor bzw. kann dies das Programm automatisch für Sie übernehmen (Stamm / Konten / Aktualisierungsoptionen).

Ein sehr wichtiges Feld ist u.a. die UID-Nummer des Rechnungsausstellers. Aufgrund dieser UID-Nummer kann in der Finanzbuchhaltung bzw. EA-Rechnung die Zuordnung zum Kreditorenkonto erfolgen, wenn in den Stammdaten der Kreditoren die UID-Nummer eingetragen ist.

Im RZL Board müssen Sie unbedingt innerhalb der Klientenstammdaten im Bereich Finanzamt die UID-Nummer des Klienten eintragen. Somit kann das Programm, wenn auf dem Beleg sowohl die UID-Nummer des Rechnungsausstellers als auch des Rechnungsempfängers angedruckt ist, die UID-Nummer des Rechnungsempfängers (Klienten) ausschließen.

• auf Seite

Im Feld auf Seite ist in der Erkennungsregel für die Fremdbelegnummer 1 eingetragen. Das bedeutet, dass die Fremdbelegnummer nur auf der ersten Seite des Belegs gesucht wird, auch wenn der Beleg mehrere Seiten umfasst. Wenn der gesuchte Wert auf allen Seiten gesucht werden soll, muss das Feld leer sein.

• Positionsrahmen:

  • kein Rahmen: Die Suche wird innerhalb des Belegs aufgrund eines Positionsrahmens nicht eingeschränkt. Die Erkennungsregel sucht den Wert am gesamten Beleg bzw. auf der ganzen Seite.

  • Fixe Position: Wenn Sie innerhalb einer Belegschablone einen fixen Rahmen setzen, wird bei der Belegdatenerkennung die nur in diesem fixen Bereich durchgeführt. Der Erkennungsrahmen bei einer fixen Position sollte immer so groß gewählt werden, dass eventuelle Unterschiede beim Scannereinzug oder Ausdruck des Belegs ausgeglichen werden können, aber auch nicht irrtümlich ein falscher Wert gefunden wird.

  • Relativ zu: Die Anlage eines Positionsrahmens relativ zu bietet den Vorteil, dass der gewünschte Wert nicht auf einer fixen Position gesucht wird, sondern relativ zu einem Fixpunkt gesucht wird (z.B. der Betrag rechts neben dem Wort Gesamtbetrag).

  • Auto. Auswahl: Falls die oben definierte Regel mehrere Ergebnisse liefert, kann über dieses Feld weiter eingeschränkt werden, z.B. erstes Vorkommen.

Hinweis

Falls Sie den Positionsrahmen auf eine andere Position verschieben möchten, können Sie diesen links oben mit der Maus durch Klicken und Halten auf dieses Symbol bewegen:

Die Höhe des Rahmens ist für das Auslesen des Wertes nicht entscheidend, d.h. der Rahmen kann auch auf eine minimale Höhe reduziert werden, um auszuschließen, dass ein falscher Wert erkannt wird, wenn ober- oder unterhalb weitere Werte vorkommen.

• Schnitt

Der Positionsrahmen fixe und relative Position öffnet ein zusätzliches Feld mit der Bezeichnung Schnitt. Sie können hier die Einstellung genau durch Rahmen treffen. Dann werden die Werte/Ziffern übernommen, die sich genau im Rahmen befinden. Die Anwahl des Eintrags beim nächsten Leerzeichen macht den Schnitt (Eintrag der Ziffern/Werte) bis zum nächsten Leerzeichen, das auch links und rechts außerhalb des gesetzten Rahmens liegen kann. Ein Datumswert oder Betrag z.B. sollte nie genau durch den Rahmen abgeschnitten werden, sondern immer beim nächsten Leerzeichen. Ein zu kleiner, exakt abschneidender Rahmen könnte aus einem Datum mit 4-stelliger Jahreszahl ein Datum mit 2-stelliger Jahreszahl machen (1.1.2022 = 1.1.20 = 1.1.2020) oder ein Betrag von 12.000 Euro könnte zu einem Betrag von 2.000 Euro werden.

• Format

Die Möglichkeit des Formates unterscheidet sich pro Feld, in dem Sie eine Erkennungsregel erstellen (z.B. Ziffernfolge, Text einzeilig, Text mehrzeilig, benutzerdefiniert bei der Belegnummer).

Regeln für Steuerzeilen (Gegenbuchungen) anlegen

Im Bereich der Steuerzeilen können Sie ebenfalls Regeln anlegen, um Rechnungen mit unterschiedlichem Steuerausweis auslesen zu können. Genauso können Sie aber nur einen bestimmten Steuersatz mit einer Erkennungsregel auslesen lassen, z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen / Erwerbe aufgrund eines bestimmten Textes am Beleg.

Diese Steuerzeilen werden dann beim Buchen (bei mehr als einer Steuerzeile derzeit nur bei automatischer DMS-Verbuchung) in der FIBU / EA verwendet.

Das Ziel dieser Regeln ist in weiterer Folge eine automatische Verbuchung auf Aufwand- und Ertragskonten dieser Steuerzeilen aufgrund von Verbuchungsregeln in der FIBU (Stamm / Verbuchungsregeln / Belegverarbeitung / Gegenbuchungen). Details dazu finden Sie im Handbuch zur Finanzbuchhaltung.

Natürlich können Sie in diesem Bereich auch manuell Daten für den Buchungssatz hinterlegen, z.B. Gegenkonten oder Steuersätze. Diese Hinterlegung kann in der Detailansicht auch für mehrere Belege gesammelt vorgenommen werden.

Wie gehen Sie nun vor beim Anlegen einer Regel für eine Steuerzeile:

1. Klick auf Neue Steuerzeile anlegen

2. Regel für 1. Prozentsatz für den Betrag anlegen

   1. Gewünschten Wert am Beleg markieren, z.B. den Netto- oder Bruttobetrag (je nach Ausweis am Beleg) für 20 % Umsatzsteuer

   2. Klick auf das + Symbol des jeweiligen Feldes in der Steuerzeile

   3. Steuer % /-fall für diese Regel festlegen, z.B. 20 % Normalsteuersatz

   4. Regel definieren

3. Regel für 2. Steuersatz anlegen

   1. Betrag für 10 % Umsatzsteuer für dasselbe Feld markieren

   2. Klick auf Erkennungsregel hinzufügen

   3. Steuer % /-fall für diese Regel festlegen, z.B. 10 % ermäßigter Steuersatz

   4. Speichern

Somit werden in Zukunft bei Rechnungen dieses Rechnungsausstellers die Steuerzeilen 10 % und 20 % immer ausgelesen, wenn sie am Beleg vorkommen.

Sie haben auch die Möglichkeit, ein sogenanntes Steuermerkmal zu definieren. Dieses Steuermerkmal kann verwendet werden, um z.B. nur die Steuerzeile an sich mit einem innergemeinschaftlichen Erwerb aufgrund eines bestimmten Textes anlegen zu lassen. In der FIBU können Sie eine Regel definieren, wie ig. Erwerbe bei diesem Klienten gebucht werden sollen.

Zusätzlich können Sie dieses Steuermerkmal aber genauso auch bei einem normalen Prozentsatz verwenden – in diesem Fall muss das Steuermerkmal zutreffen, damit z.B. der Betrag für einen bestimmten Prozentsatz ausgelesen wird.

Hinweis

Wenn der Wert über die Regel für einen bestimmten Betrag schon eindeutig richtig ausgelesen werden kann (z.B. relativ zu 20%), dann ist das Feld Steuermerkmal nicht mehr notwendig.

Allgemeines zu Erkennungsregeln

Das grundsätzliche Problem bei der Belegdatenerkennung ist, dass sich das Layout und die Begrifflichkeiten, die bei den verschiedenen Rechnungen der Rechnungssteller verwendet werden, sehr stark unterscheiden.

Wenn die RZL Belegdatenerkennung ein bestimmtes Feld bei einem Beleg nicht auslesen konnte, besteht die Möglichkeit, für dieses Feld eine benutzerdefinierte Regel anzulegen. Diese Regel wird nur für das entsprechende Feld dieses Rechnungsstellers angelegt. Die restlichen Felder werden weiterhin mit der RZL Belegdatenerkennung ausgelesen.

Diese neue Regel für ein Feld wird in einer Schablone pro Rechnungssteller abgespeichert, um für eine spezielle Rechnung festzulegen, wo und auf welche Weise die jeweiligen Rechnungsinformationen gefunden werden können (Belegdatum, Gesamtbetrag, Belegnummer, Buchungstext, Zahlungsreferenz, UID-Nummer, Name/Anschrift, Kundennummer, …).

Erkennungsmerkmal zur automatischen Zuordnung der Schablone

Ganz entscheidend bei der Schablonenanlage ist das Erkennungsmerkmal. Das Erkennungsmerkmal muss bei jeder Rechnung dieser Firma an derselben Position vorkommen. Es wird verwendet, um festzustellen, wann welche Schablone verwendet werden soll. Das Programm versucht die UID-Nummer des Rechnungsausstellers (1) oder den Namen der Schablone am Beleg zu finden und als Erkennungsmerkmal zu hinterlegen vor. Die Funktion Erkennungsmerkmal automatisch ermitteln wird bei Neuanlage einer Schablone automatisch ausgeführt.

D.h. diese Schablone wird künftig nur verwendet, wenn diese UID-Nummer auf dem Beleg an der entsprechenden Stelle ausgelesen wird. Die UID-Nummer sollte als bevorzugtes Erkennungsmerkmal für spezielle Schablonen verwendet werden. Natürlich kann auch der z.B. der Name des Rechnungsausstellers im Briefkopf verwendet werden.

Standardmäßig wird ein Erkennungsmerkmal nur auf Seite 1 gesucht. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf „S.1“ klicken können Sie umstellen auf die Funktion „Auf allen Seiten suchen“.

Ist die UID-Nummer nicht lesbar oder nicht vorhanden (z.B.: Kleinunternehmer) oder sollen mehrere Erkennungsmerkmale verwendet werden, markieren Sie die Information am Beleg und klicken auf die Schaltfläche Aktuelle Auswahl hinzufügen in der Schablone (2) eingetragen.

Wenn einer Schablone ein oder mehrere Erkennungsmerkmal(e) zugewiesen werden, müssen ALLE Erkennungsmerkmale zutreffen. Wenn nicht alle Erkennungsmerkmale zutreffen, wird die Schablone nicht verwendet und das entsprechende Feld mit der RZL Belegdatenerkennung ausgelesen.

Über das Bleistiftsymbol (1) neben der jeweiligen Schablone kann das Erkennungsmerkmal bearbeitet werden.

Hinweis

Das Erkennungsmerkmal ist entscheidend, damit bei der Belegdatenerkennung das Modul Belege selbständig pro Rechnung die richtige Schablone finden kann. Für alle Felder, wo keine Regel in einer Schablone definiert ist, wird die Belegdatenerkennung lt. RZL Logik ausgeführt.