Belegbearbeitung und -aufbereitung¶

Belege hinzufügen¶

Klient öffnen links oben im Feld Klient wählen (Nr. oder Name eingeben).
Klick auf BELEGE in der Menüleiste.
In dieser Ansicht haben Sie nun Zugriff auf Scanordner, das RZL Klientenportal, auf die Beleglisten und alle weiteren Funktionen der RZL Belegverarbeitung.

Tipp

Wenn Sie Belege für verschiedene Klienten aus einem Scanordner hinzufügen möchten, starten Sie den Bereich BELEGE im Bereich BOARD ohne vorher einen Klienten zu öffnen. Für den Zugriff auf das Klientenportal muss allerdings immer die Klientenansicht geöffnet werden.

Es bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, die Belege in die RZL Belegverarbeitung hinzuzufügen:

Belege Scanordner: Über den (persönlichen) Scanordner, der in den Einstellungen bzw. hier im Dropdown angelegt wurde. Wird der Button im oberen Bereich angeklickt, wird automatisch der zuletzt verwendete Scanordner geöffnet.
WICHITG: In einem Scanordner wird automatisch eine Hintergrund-OCR-Erkennung durchgeführt!
Belege Verzeichnis: Durch manuelle Anwahl eines beliebigen anderen Laufwerkordners (lokal oder Netzwerk). Die zuletzt verwendeten Ordner bleiben gespeichert.
WICHTIG: keine Hintergrund OCR-Erkennung!
Belege Klientenportal: Direkter Zugriff auf Belege, die von Klienten auf das RZL Klientenportal hochgeladen wurden. Die Anzahl der abzuholenden Belege wird im Symbol angezeigt.
Belege Finmatics: Direkter Zugriff auf Belege von Finmatics, die von Klienten über Finmatics hochgeladen wurden. Die Anzahl der abzuholenden Belege wird im Symbol angezeigt.
Drag & Drop: Die Übertragung mittels Drag & Drop in die Seitenansicht der Belegverarbeitung. (z.B. aus E-Mail Anhängen oder aus dem Windows-Explorer)

Tipps zur Bedienung der Oberfläche¶

Beim Hinzufügen von Belegen gibt es drei Bereiche (Seitenansicht, Listenansicht, Detailansicht), in denen verschiedenen Informationen angezeigt und verschiedene Funktionen zur Verfügung stehen. Diese drei Bereiche können in der Menüleiste mit der Funktion Vordefinierte Ansichten unterschiedlich platziert werden.

Vordefinierte Ansichten:

Alle drei Bereiche können auch manuell mit gedrückter linker Maustaste auf die Überschrift ausgedockt und in einem extra Fenster angezeigt werden (z.B. maximiert auf einem 2. Bildschirm) oder an jeder beliebigen Position eingedockt werden.

Fixieren/Verbergen der jeweiligen Ansicht:

Tipp

Die Menüleiste kann per Doppelklick auf die Überschrift des Tabs aus-/eingeblendet werden.

Seitenansicht: Die Belege werden in der Vorschau angezeigt.

Ändern der Darstellung mit + bzw. - Symbol oder Strg + Mausrad.
Anzeigegröße der Vorschaubilder:
- Tatsächliche Größe (Die Vorschau der Belege wird mit der tatsächlichen Größe der PDFs bzw. Bilder dargestellt)
- Gleiche Breite (Alle Belege werden gleich breit dargestellt)
- Gleiche Höhe (Alle Belege werden gleich hoch dargestellt)
Mit Klick auf den Beleg mit der mittleren Maustaste (Mausrad) öffnet sich die Belegvorschau, bis das Mausrad wieder losgelassen wird.
Durch einen Doppelklick auf einen Beleg öffnet sich die Belegansicht (separates Fenster).
Mit der rechten Maustaste können im Kontextmenü weiteren Optionen angewählt werden.
Die Belege werden gruppiert nach Klient und Belegkreis angezeigt und können auf- und zugeklappt werden.

Listenansicht: Anzeige der Belege in einer Liste inklusive Belegdaten.

Sortierung mittels Anwahl der Überschrift möglich.
Alle für den Buchungsvorschlag notwendigen Felder wurden in der Belegdatenerkennung ausgelesen.
Nicht ausgelesene, aber für einen vollständigen Buchungsvorschlag notwendige Felder werden gelb markiert, wenn mit der Maus das graue Symbol fokussiert wird.

Detailansicht: Anzeige der Daten von markierten Belegen.

Die Detailansicht kann entweder horizontal unten oder vertikal rechts angezeigt werden.
Anzeige der Details zum aktuell markierten Beleg.
Ändern von Belegdaten für einen oder mehreren markierten Belegen.
Buchungssperre von Belegen mit der Option Buchung gesperrt.

Hinweis

Die Reihenfolge, Markierung und Anzahl der Belege ist in der Seiten- und Listenansicht immer synchron.

Belege/Seiten bearbeiten¶

In der Seitenansicht werden die Belege für die Weiterverarbeitung aufbereitet. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Einzelseiten markieren

Seite mit der linken Maustaste anwählen

mehrseitigen Beleg markieren

Beleg mit Klammer-Symbol im linken oberen Randbereich anklicken.

mehrere Belege markieren

Belege außerhalb der Vorschaubilder mit gedrückter linker Maustaste und ziehen
Belege mit Strg- bzw. Shift-Taste und linker Maustaste markieren.

Gruppe markieren

Alle Belege innerhalb einer Gruppe mit Klick auf die Gruppenüberschrift markieren

mehrseitige Belege auftrennen

Seiten auftrennen: Es werden die markierten Seiten in Einzelseiten aufgetrennt
Belege auftrennen:
- Automatisch: es wird versucht, das gesamte Dokument aufgrund verschiedener Kriterien in die richtigen Einzelbelege aufzutrennen
- Nach jeder Seite: das Dokument wird in Einzelseiten aufgetrennt, mehrseitige Belege müssen manuell wieder zusammengefügt werden
- Nach/Vor markierten Seiten: Mit der Funktion Seiten mit Text markieren können bestimmte Seiten mit einem bestimmten Inhalt markiert werden. Anschließend kann z.B. immer vor der markierten 1. Seite eines Beleges ein Schnitt gemacht werden
- per Drag&Drop Einzelseiten herausziehen

Einzelseiten zusammenführen

per Drag&Drop zusammenführen
Seiten markieren und mit rechter Maustaste Seiten zusammenführen verbinden

Belege drehen Seite markieren und mit der rechten Maustaste 90° rechts/links, 180°drehen anwählen

leere Seiten löschen rechte Maustaste Leere Seiten markieren und Entf-Taste oder rechte Maustaste Löschen anwählen

Beleg sichern Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg ins Dateisystem exportieren speichern

Beleg drucken Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg drucken

Beleg im RZL PDF-Manager anzeigen Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg(e) im RZL PDF-Manager anzeigen.

Beleg per Mail versenden Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg(e) versenden

Beleg duplizieren Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg(e) duplizieren. Derselbe Beleg steht nun ein zweites Mal zur Verfügung.

Änderungen zurücksetzen Alle Änderungen, die bisher durchgeführt wurden, werden rückgängig gemacht und der Original-Zustand der Dateien im Scanordner wird wiederhergestellt.

Belege zusammenführen¶

Zusammenführen mit Hilfe der rechten Maustaste und Kontextmenü:

Nach Anwahl der rechten Maustaste und des Eintrags Zusammenfügen werden die aktuell markierten Belege zusammengeführt.

Zusammenführen durch das Ziehen mit der Maus:

Sie können Belege sehr einfach durch Ziehen mit der Maus per Drag & Drop zusammenführen.

OCR-Erkennung¶

Das Symbol Text vorhanden (links unten am Beleg) zeigt in der Seitenansicht mittels Tooltip die Herkunft des Volltextes an. Zusätzlich wird dies pro Beleg auch in einer eigenen Spalte in der Listenansicht angezeigt.

Folgende Möglichkeiten gibt es:

1. OCR: Original:

Der im PDF eingebettete und mitgelieferte Volltext wird verwendet.

Belege, die aus der Fakturierung direkt als PDF ausgegeben wurden ⇨ Originaltext ist im PDF enthalten.
Belege, die gescannt wurden und der Volltext mittels OCR-Erkennung ergänzt wurde (z.B. durch die Scansoftware vom Scanner).

Tipp

Über die benutzerdefinierte Belegdatenerkennung kann mit der Funktion RZL Texterkennung erzwingen jederzeit der Originaltext verworfen und vom Modul Belege mittels Microsoft oder tessercat-OCR neu ausgelesen werden.

2. OCR-Erkennung direkt im Modul Belege im RZL Board

Falls die Belege keinen OCR-Volltext enthalten, wird die OCR/Texterkennung erst direkt im Modul Belege durchgeführt. Die Einstellungen finden Sie im Menüpunkt Belege / Einstellungen / Texterkennung (OCR). Für die OCR-Volltext-Erkennung im Modul Belege setzt RZL (je nach gewählter Einstellung) folgende Fremdsoftware ein:

Microsoft OCR-Erkennung (nur mit Windows 10 oder 11)
Tesseract-OCR von Google (alle Betriebssysteme)

Belegansicht öffnen¶

Bei zwei zur Verfügung stehenden Bildschirmen kann zusätzlich zum RZL Board durch Doppelklick auf einen Beleg ein extra Belegfenster angezeigt werden, in dem der jeweils markierte Beleg (über die Seiten- oder Listenansicht) über den ganzen Bildschirm inkl. der Belegdaten angezeigt wird.

Hinweis

Dieses extra Belegfenster kann beliebig verschoben werden und während der Bearbeitung jederzeit geöffnet bleiben!

Wird mit gedrückter linker Maustaste der Cursor über einen Wert gezogen, wird der tatsächlich erkannte Text unterhalb des Mauszeigers angezeigt.

Folgende Funktionen stehen in der Belegansicht zur Verfügung:

Belegdaten speichern

Werden in der rechten Leiste Belegdaten verändert, können diese hier gespeichert werden.

Drucken

Der Beleg kann ausgedruckt werden

Kopie speichern

Eine Kopie des Beleges kann extern im Dateisystem gespeichert werden

Versenden

Der Beleg kann per E-Mail versendet werden. Optional kann hier auf Basis der Belegdaten mit Platzhaltern ein Dateiname generiert werden.

Im RZL PDF-Manager anzeigen

Der Beleg wird im RZL Manager angezeigt und kann dort weiterverarbeitet werden.

Markierten Text kopieren

Ein am Beleg markierter Text kann in die Zwischenablage gelegt werden.

Zoom

Die Darstellung des Beleges kann angepasst werden (Vergrößern / Verkleinern / fixe Zoomstufe).

Navigation

Mit diesen vier Schaltflächen können Sie zum vorherigen/nächsten Beleg wechseln bzw. innerhalb eines mehrseitigen Beleges die Seiten durchblättern.

Textansicht anzeigen

Der Beleg kann durch Klick auf diese Funktion vollständig in der Textansicht/OCR-Ansicht angezeigt werden.

Normalanzeige vs. Text/OCR-Anzeige

PDF Anmerkungen anzeigen

Im Adobe Reader erfasste Textkommentare werden angezeigt, wenn diese Option aktiviert ist.

Belegdaten markieren

Ausgelesene Belegdaten werden am Beleg gelb markiert angezeigt.

Alle Belegfelder anzeigen

In der Belegdaten-Leiste rechts werden je nach Einstellung mehr oder weniger (nur die wichtigsten) Belegdatenfelder angezeigt.

Kommentar anzeigen

Ein im Feld Kommentar erfasster Text wird direkt am Beleg angezeigt.

Belegdaten erkennen

Für den soeben geöffneten Beleg die Belegdatenerkennung durchführen.

Belegdaten erkennen¶

Der nächste Schritt ist die Belegdatenerkennung. Wählen Sie dazu oben in der Leiste „Belegverarbeitung“ den Eintrag „Belegdaten erkennen“, wenn alle Belege erkannt werden sollen oder „Ausgewählte Belegdaten erkennen“, wenn die Belegdatenerkennung nur für die markierten Belege durchgeführt werden soll. Die Funktionen sind alternativ auch mit der rechten Maustaste erreichbar.

Hinweis

OCR-Erkennung ≠ Belegdatenerkennung

Bei der OCR-Erkennung wird der gesamte vorhandene Text jeder Seite ausgelesen, die Belegdatenerkennung nutzt anschließend diesen ausgelesenen Text, um bestimmte Daten zu finden (Datum, Belegnummer, Betrag, …). Wird also ein bestimmter Wert von der OCR-Erkennung nicht erkannt/ ausgelesen, kann die RZL Belegdatenerkennung oder auch eine Schablone diesen Wert nicht finden.

Bei der Belegdatenerkennung werden folgende Schritte durchgeführt:

Die Texterkennung (OCR-Erkennung) wird durchgeführt, wenn diese noch nicht im Hintergrund ausgeführt wurde (Funktion in den Stammdaten des Scanordners unbedingt aktivieren).
Die RZL Belegdatenerkennung versucht auf Basis des vorhandenen Textes, mit verschiedensten Logiken in den verschiedenen Feldern, Belegdaten automatisch zu finden.
Zusätzlich werden die vom Benutzer angelegten Regeln, die in den Belegschablonen abgespeichert sind anhand des Erkennungsmerkmals gesucht und angewendet.
Wenn am Beleg eine UID-Nummer gefunden wird, wird über FinanzOnline der Name und die Anschrift ausgelesen und bspw. bei ER im Feld Rechnungssteller angezeigt.

Hinweis

Über die Funktion „Belegdaten erkennen“ werden jedes Mal alle Belege neu ausgelesen. Das heißt, falls neue Regeln in einer Schablone angelegt wurden, die auch für andere Belege passen, dann wird die neue Schablone bei neuerlichem Klick auf diese Funktion auch bei den anderen Belegen verwendet.

Die Ergebnisse der Belegdatenerkennung sind am besten in der Listenansicht ersichtlich (bzw. für einen einzelnen Beleg auch über die Detailansicht).

Die letzte Spalte zeigt zusätzlich an, ob alle Felder, die für den Buchungsvorschlag notwendig sind, ausgelesen wurden (grünes Symbol) oder ob Felder fehlen (graues Symbol). Wenn Sie die Maus auf ein graues Symbol stellen, sehen Sie fehelende Werte gelb eingefärbt.

Hinweis

Die Belege könnten auch bei fehlenden Einträgen abgeschlossen und gebucht werden. Die fehlenden Werte müssen (wie auch ohne dem Modul Belegverarbeitung) in der Buchhaltung bzw. EA-Rechnung beim Buchen ergänzt werden.

Sie können fehlenden Daten durch Anlage einer neuen Belegschablone ergänzen, damit das entsprechende Feld in Zukunft immer richtig ausgelesen werden kann. Details dazu weiter unten.

Hinweis

Sie können sämtliche Änderungen, die Sie bei den Belegen durchgeführt haben wieder rückgängig machen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine graue Fläche klicken und die Funktion „Änderungen zurücksetzen“ aufrufen. Somit stehen die Belege wieder so zur Verfügung, wie die Dateien ursprünglich in den Scanordner gespeichert wurden.

Benutzerdefinierte Belegdatenerkennung¶

Mit Hilfe der Benutzerdefinierten Belegdatenerkennung können die Logiken der Belegdatenerkennung einmalig eingestellt/übersteuert werden bzw. der mitgelieferte Text verworfen und die OCR-Erkennung mit der gewünschten Software neu durchgeführt werden. Zusätzlich können Sie die RZL Belegdatenerkennung erzwingen (manuell oder aus Fremdsystemen übernommene Werte werden überschrieben).

Dies sind keine Einstellungen für die „normale“ Belegdatenerkennung, sondern können nur über benutzerdefiniert immer einmalig ausgeführt werden.

Name/Anschrift über UID-Nummer auslesen¶

Mit dieser Funktion werden bei Eingangsbelegen die Daten des Lieferanten und bei Ausgangsbelegen die Daten des Kunden ausgelesen. Mit Hilfe der ausgelesenen UID-Nummer des Lieferanten oder Kunden wird über Finanz Online der Name und die Anschrift ausgelesen und in das entsprechende Feld übernommen. Somit haben Sie auch in der Liste der ungebuchten Belege / Belegfreigabe eine bessere Überschrift von wem oder an wen die Rechnung ging.

Ausgelesene UID-Nummern werden für eine gewisse Zeit zwischengespeichert, sodass bei denselben Lieferanten nicht jedes Mal über Finanz Online abgefragt werden muss.

Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss entweder in der ZMV (Allg. Dateien / Stammmdaten Absender / Online Dienste) oder im KIS (Verwaltung / FinanzOnline-Zugänge) ein Finanz Online Webservice Benutzer hinterlegt sein.

Diese Funktion kann optional auch deaktiviert werden (BELEGE / Einstellungen / Grundeinstellungen).

Belege ins RZL Board übernehmen¶

Der letzte Schritt nach der Belegdatenerkennung ist das endgültige Hinzufügen der Belege ins RZL Board (ins Dokumenten-Management-System). Wählen Sie dazu oben in der Leiste „Belegverarbeitung“ den Eintrag „Alle übernehmen“, wenn alle vorhandenen Belege übernommen werden sollen oder „Auswahl übernehmen“, wenn nur die markierten Belege ins RZL Board übernommen werden sollen. Die Belege stehen dann im Modul Belege als ungebucht zur Verbuchung in der FIBU/EA bereit.

Nach erfolgreicher Übernahme werden die Dateien aus dem Scanordner gelöscht.

Bei der Belegübernahme werden die Belege geprüft, ob exakt dieselbe Datei in den letzten 30 Tagen bereits hinzugefügt wurde. Ist dies der Fall ist folgende Meldung zu bestätigen um den Beleg nochmals zu übernehmen. Mit Abbrechen wird nichts übernommen und der Beleg kann bspw. aus dem Scanordner gelöscht werden.

Detailbeschreibung aller Funktionen in der Leiste „Belege hinzufügen“¶

Neue Klientengruppe

Es wird ein neuer Bereich für einen weiteren Klienten angelegt. In diesen Bereich können dann Belege per Drag & Drop gezogen werden (z.B., wenn Belege für mehrere Klienten im Scanordner vorhanden sind).

Neue Belegkreisgruppe

Es wird ein neuer Bereich für einen weiteren Belegkreis innerhalb des Klienten angelegt. In diesen Bereich können dann Belege per Drag & Drop gezogen werden (z.B. wenn Belege für mehrere Belegkreise im Scanordner vorhanden sind).

Vordefinierte Ansichten

Die drei Bereiche (Seiten-, Listen- und Detailansicht) können unterschiedlich platziert werden.

Live-Sortierung

Bei aktivierter Funktion werden Belege sofort nach dem aktuell aktiviertem Sortierkriterium sortiert, wenn sich Belegdaten verändern.

Seitenansicht ausblenden

Bei vielen Belegen kann das Laden der Seitenansicht einige Zeit dauern, daher kann optional die Seitenansicht ausgeblendet werden (ab 500 Seiten automatisch).

Gruppenübersicht einblenden

In der Seitenansicht wird links eine Zusammenfassung der vorhandenen Klienten und Belegkreise mit der Summe der vorhandenen Belege angezeigt. Diese Ansicht kann auch verwendet werden, um bspw. Belege per Drag&Drop in einen anderen Bereich (Klient oder Belegkreis) zu verschieben. Dieser Bereich kann jederzeit ein- und ausgeblendet werden.

Alles markieren

Alle Belege werden markiert.

Leere Seiten markieren

Es werden alle leeren Seiten markiert, damit diese gesammelt gelöscht werden können.

Markierte Seiten löschen

Aktuell markierte Seiten werden gelöscht.

Belege auftrennen

Markierte Belege in Einzelseiten auftrennen.

Automatisch: es wird versucht, das gesamte Dokument aufgrund verschiedener Kriterien, in die richtigen Einzelbelege aufzutrennen
Nach jeder Seite: das Dokument wird in Einzelseiten aufgetrennt, mehrseitige Belege müssen manuell wieder zusammengefügt werden
Nach/Vor markierten Seiten: Mit der Funktion Seiten mit Text markieren können bestimmte Seiten mit einem bestimmten Inhalt markiert werden. Anschließend kann z.B. immer vor der markierten 1. Seite eines Beleges ein Schnitt gemacht werden
Belegdaten erkennen

Wenn alle Belege einem Klienten und einem Belegkreis zugeordnet sind, kann diese Funktion ausgeführt werden. Zwei Aktionen werden ausgeführt:

Es wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) durchgeführt (wenn noch nicht im Hintergrund bereits erledigt) und es wird die
Belegdatenerkennung ausgeführt. Dabei werden die Werte anhand der verschiedenen Möglichkeiten ausgelesen (QR Code, RZL Belegdatenerkennung, Schablonen …) und beim Beleg gespeichert.
Ausgewählte Belegdaten erkennen

Selbe Funktion wie Belegdaten erkennen – gilt nur für markierte Belege.

Benutzerdefinierte Belegdatenerkennung

Für die Belegdatenerkennung können über benutzerdefiniert folgende zusätzliche Funktionen für alle (Ausführen (alle)) oder nur für markierte Belege (Ausführen (nur Auswahl)) ausgeführt werden:

Texterkennungs-Software: Sie können einmalig die in den Einstellungen festgelegte OCR-Engine übersteuern und die hier eingestellte verwenden.
RZL Texterkennung erzwingen: Wurde beispielsweise die OCR/Texterkennung bereits vom Scanner durchgeführt, führt das Modul Belege keine Texterkennung mehr durch, sondern verwendet den mitgelieferten Text. Mit dieser Funktion kann der Text vom Scanner verworfen und mit der oben eingestellten OCR-Engine neu ausgelesen werden. Dies kann z.B. verwendet werden, um die Qualität zu vergleichen.
QR-Codes auslesen (Registrierkassa/BCD/Stuzza): Standardmäßig wird bei der Belegdatenerkennung (nicht benutzerdefiniert) als erstes ein ev. vorhandener QR Code ausgelesen. Soll dies vermieden werden, muss diese Option deaktiviert werden.
Schablonensystem verwenden: Diese Option entscheidet, ob die benutzerdefinierten Regeln, die einer Schablone abgespeichert sind, angewendet werden.
Bereits zugeordnete Schablone belassen: Falls bei Belegen bereits eine Schablone zugeordnet ist, bleibt diese auf jeden Fall zugeordnet auch wenn das Modul Belege anhand des Erkennungsmerkmals eine andere Schablone finden würde.
Schablone: Wird hier manuell eine Schablone ausgewählt, wird diese bei Ausführung der benutzerdefinierten Belegdatenerkennung unabhängig vom Erkennungsmerkmal verwendet.
RZL Erkennungslogik verwenden: Als letztes wird die von RZL entwickelte Logik verwendet, um Belegdaten auszulesen (wenn kein QR-Code, Schablone usw. vorhanden ist).
RZL Belegdatenerkennung erzwingen: Manuell erfasste oder aus Fremdsystemen übernommene Werte werden überschrieben.
Alle übernehmen

Alle vorhanden Belege werden ins Modul Belege übernommen und stehen als ungebucht zur Verbuchung in der FIBU/EA bereit. Nach erfolgreicher Übernahme werden die Dateien aus dem Ordner gelöscht.

Auswahl übernehmen

Nur markierte Belege werden ins Modul Belege in die Ansicht Ungebuchte Belege bzw. Belegfreigabe übernommen. Nach erfolgreicher Übernahme werden die Dateien aus dem Ordner gelöscht.