Dokumentenverwaltung Plus einrichten

Damit Sie die kosten- und lizenzpflichtige Dokumentenverwaltung Plus aktivieren können, müssen der RZL Dienst installiert (siehe RZL Dienst installieren), sowie einige zusätzliche technische Voraussetzungen am Datenbankserver erfüllt sein. Um diese Voraussetzungen zu prüfen und eventuell fehlende Komponenten bzw. Konfigurationen einzurichten, verwenden Sie bitte unseren Einrichtungsassistenten (RZL Server Konfigurator). Nachdem Sie diesen am Datenbankserver gestartet haben, folgen Sie bitte den Anweisungen des Programms.

RZL Server Konfigurator herunterladen

Sollte der Server Konfigurator nicht funktionieren, können Sie alternativ die Einrichtungen am Datenbankserver auch manuell vornehmen. Hierfür gibt es eine Kurzanleitung.

Aktivierung Dokumentenverwaltung Plus

Sobald alle technischen Voraussetzungen für den Betrieb der Dokumentenverwaltung Plus erfüllt sind, kann diese aktiviert werden. Starten Sie dazu einen Web-Browser (Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, ...) und öffnen Sie die Startseite des RZL Dienstes. (Sollten Sie die URL dafür noch nicht kennen, können Sie sich diese im RZL Admin im Bereich Information zur Installation und Update der Programme anzeigen lassen).

Auf der Startseite des RZL Dienstes navigieren Sie in den Bereich DokV Plus. Sollte dieser Eintrag bei Ihnen nicht erscheinen, besitzen Sie noch keine Lizenz für dieses Modul.

Zur Aktivierung klicken Sie nun auf RZL Dokumentenverwaltung Plus aktivieren.

Sollten bestimmte technische Voraussetzungen noch nicht erfüllt sein, wird Ihnen statt einer Erfolgsmeldung eine Liste der fehlenden Komponenten bzw. Einstellungen angezeigt. Gehen Sie in diesem Fall die obigen Punkte noch einmal durch und kontrollieren Sie alle Einstellungen auf ihre Richtigkeit.

Im Bereich der Einstellungen können Sie spezielle Konfigurationen vornehmen, die die Dokumentenverwaltung Plus betreffen.

Im Feld Gelöschte Dokumente kopieren nach können Sie ein Archiv-Verzeichnis angeben, in das sämtliche aus der Dokumentenverwaltung Plus gelöschten Dokumente gesichert werden sollen. Es muss sich dabei um einen Pfad handeln, der vom RZL Dienst erreicht werden kann.

Sie können im KIS Vorgängerversionen von DokV+ Dokumenten wiederherstellen. Eine genauere Beschreibung finden Sie im KIS Handbuch.

In den Einstellungen der Dokumentenverwaltung Plus kann der KIS-Admin festlegen, wie lange solche Vorgängerversionen aufbewahrt werden sollen. Sie können hierbei zwischen 1, 2, 3, 7 und 30 Tagen wählen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für die Vorgängerversionen zusätzlicher Speicherplatz benötigt wird. (Originaldateigröße x Anzahl der Versionen)

Nach Aktivierung der Dokumentenverwaltung Plus werden alle neuen Dokumente (Belege, KIS-Dokumente, …) automatisch in der RZL-Datenbank gespeichert, sowie der Zugriff darauf nur noch über die RZL-Programme mit den beim Mitarbeiter hinterlegten Rechten möglich ist.

Bestehende Dokumente, die bereits vorher durch RZL verwaltet wurden, werden bei dieser Aktivierung nicht automatisch übernommen. Hierzu ist eine Migration dieser Dokumente notwendig, die im nächsten Punkt beschrieben wird.

Migration bestehender Dokumente

Um Dokumente, die vor der Aktivierung der Dokumentenverwaltung Plus bereits durch RZL verwaltet wurden, in das neue System zu übernehmen, öffnen Sie einen Web-Browser (Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, ...) und rufen die Startseite des RZL Dienstes auf.

(Sollten Sie die URL dafür noch nicht kennen, können Sie sich diese im RZL Admin im Bereich Information zur Installation und Update der Programme anzeigen lassen).

Auf der Startseite des RZL Dienstes navigieren Sie in den Bereich DokV Plus und Migration. Sollte dieser Eintrag bei Ihnen nicht erscheinen, besitzen Sie keine Lizenz für dieses Modul.

Sie können nun die Klienten auswählen, von denen sämtliche Dokumente in die Dokumentenverwaltung Plus übernommen werden sollen.

Starten Sie zunächst mit einem Klienten mit nur wenigen Dokumenten. So können Sie schnell feststellen, ob es generelle Probleme beim Migrationsprozess gibt.

Wenn alle Dokumente erfolgreich übernommen wurden, können Sie mit den restlichen Klienten fortfahren.

Es empfiehlt sich, die Übernahme in mehreren Etappen durchzuführen, idealerweise in der Nacht.

Der Migrationslauf kann, abhängig von der Datenmenge, mehrere Stunden dauern und benötigt Ressourcen, die den normalen Tagesbetrieb verlangsamen können.

Hinweis

ACHTUNG!
Beachten Sie bitte, dass beim Migrationslauf die Dokumente vom Daten-Repository-Ordner RZL_DOKUMENTE in die SQL-Datenbank verschoben werden. Daher muss am Datenbankserver ausreichend freier Speicherplatz vorhanden sein. 👉Zur Abschätzung des benötigten Speicherplatzes sehen Sie sich einfach die Größe des Ordners RZL_DOKUMENTE an.👈 Nach der Migration sind die Dokumente nicht mehr im RZL_DOKUMENTE-Ordner verfügbar. Eventuelle Links von externen Programmen werden dadurch ungültig!

Am Ende der Migration erscheint eine Zusammenfassung des Migrationslaufs und eine Liste aller Dokumente, die nicht übernommen werden konnten:

Gehen Sie die Liste der nicht übernommenen Dokumente durch und versuchen Sie, anhand der Fehlermeldung die Probleme zu beheben.

Ein häufiger Problemfall ist das Fehlen der entsprechenden Dokument-Datei. Da die Dokument-Dateien vor der Dokumentenverwaltung Plus direkt im Dateisystem zugreifbar waren, konnten sie möglicherweise versehentlich verschoben, gelöscht oder umbenannt werden. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Dateien wieder an ihren ursprünglichen Speicherort gelangen (der entsprechende Dateipfad wird in der Fehlermeldung angegeben). Eventuell ist es notwendig, die entsprechenden Dateien von einem Sicherungsmedium wiederherzustellen.

Danach können Sie die Migration erneut starten, und die Dokumente werden in die Dokumentenverwaltung Plus übernommen.

Bereinigung nicht migrierter Dokumente

Es kommt hierbei darauf an, ob es sich um ein KIS-Dokument,
einen gebuchten/ungebuchten Beleg oder ein nicht versendetes Dokument handelt.

• KIS-Dokument: KIS starten, das entsprechende Dokument suchen (Klientnummer und Dateiname werden beim Migrationsfehler ausgegeben), löschen und anschließend auch aus dem KIS-Papierkorb entfernen.

• Ungebuchte Belege: Board starten, den entsprechenden Beleg suchen, löschen und anschließend auch aus dem Beleg-Papierkorb entfernen.

• Gebuchter Beleg: Board starten, den entsprechenden Beleg suchen und feststellen, wie dieser gebucht wurde. Anschließend den entsprechenden FIBU-Klienten öffnen und den Beleg beim zugehörigen Buchungssatz entfernen. Danach sollte der Beleg ungebucht sein, und man kann wie bei einem ungebuchten Beleg vorgehen.

• Nicht versendetes Dokument: Wenn im Outlook ein Postausgang im KIS angelegt wird, werden beim Erstellen der E-Mail die Metadaten des Dokuments im KIS gespeichert. Erst beim Versenden wird die entsprechende MSG-Datei hinzugefügt.

  Falls diese E-Mail nicht verschickt wurde (oder KIS aufgrund technischer Probleme nicht registriert hat, dass sie versendet wurde), entsteht das Problem, dass zwar ein Dokument vorhanden ist, jedoch keine zugehörige Dokument-Datei existiert.

  In diesem Fall kann es helfen, die Datei über Outlook nachtragen zu lassen. Dafür gibt es eine spezielle Funktion in den RZL Outlook-Add-ins. Diese muss von dem Benutzer ausgeführt werden, der das Dokument ursprünglich verschickt hat. Wer dies war, lässt sich in den Dokument-Infos im KIS im Feld Importiert von einsehen.

  Dieser Vorgang ist im KIS-Handbuch beschrieben.

• Man kann es unverändert belassen.

Geöffnete Dokumente

In dieser Ansicht werden alle aktuell geöffneten und für die Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrten Dokumente angezeigt. RZL-Administratoren können hier ermitteln, welche Benutzer den Zugriff auf bestimmte Dokumente sperren, und diese Sperren notfalls manuell durch Klick auf aufheben.

Dies ist erforderlich, wenn dringend Zugriff auf ein Dokument benötigt wird, der aktuelle Bearbeiter des Dokuments aber nicht erreichbar ist (z. B. wegen Urlaub). Weiters kann es vorkommen, dass durch einen Fehler oder einen Absturz der Anwendung, mit der das Dokument bearbeitet wurde, die Sperre nicht mehr korrekt freigegeben wird. Auch in dieser Situation ist es notwendig, die Sperre explizit durch einen RZL-Administrator aufzuheben.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die explizite Aufhebung einer Sperre dazu führen kann, dass der betroffene Benutzer das aktuell bearbeitete Dokument nicht mehr speichern kann und somit seine Änderungen an diesem Dokument verloren gehen.