Datenübernahme¶
Die Honorarverrechnung ermöglicht durch Anwahl des Programmteils Datenübernahme / Datenimport den Import von Tätigkeiten aus einer CSV Datei. Um den erfolgreichen Import zu gewährleisten, muss die Import-Datei genau dem Format laut Schnittstellenbeschreibung entsprechen.
Datenimport Tätigkeiten¶
Im Feld Dateiname können Sie mit den drei Punkten (1) die zu importierende Datei auswählen. Mit der Lupe (2) können Sie sich die Datei vor dem Import nochmals ansehen.
Vorab wird empfohlen eine Vorprüfung (3) durchzuführen, somit werden Sie gleich auf etwaige Probleme hingewiesen. Nach der erfolgreichen Vorprüfung können Sie mit der Schaltfläche Prüfen und Importieren (4) die Tätigkeiten in die Honorarverrechnung holen.
Folgende Ergebnisse kann die Prüfung liefern:
Info – Dies erhalten Sie,
wenn Bsp. es die hinterlegte Verrechnungsgruppe noch nicht gibt und
diese angelegt wird. Der Import kann dennoch durchgeführt werden.
Fehler – Der Import kann
nicht durchgeführt werden. Die Importdatei muss dementsprechend
angepasst werden. Das Programm zeigt eine genaue Fehlerbeschreibung.
Hinweis
Im Zuge des Imports von Tätigkeiten werden sämtliche Tätigkeiten neu angelegt. Bestehende Tätigkeiten können mit dem Import nicht überschrieben werden.
Schnittstellenbeschreibung Import Tätigkeiten¶
Es werden nur Dateien im Format „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ unterstützt. Jede einzelne Zeile wird von der nächsten durch die Zeichen CR\LF getrennt.
Die Importdatei der Tätigkeiten muss wie folgt aufgebaut sein:
Für sämtliche in der folgenden Tabelle angeführten Felder muss eine Spalte in der Importdatei reserviert werden. Die Spalte „Pflichtfeld“ in der folgenden Tabelle gibt lediglich Auskunft, ob die jeweilige Spalte verpflichtend mit Werten befüllt werden muss.
| Nr | Datenfeld | Pflichtfeld | Feldinhalt |
|---|---|---|---|
| 1 | Nummer | Ja | Die Nummer der Tätigkeit im Bereich: 1-999999999; muss eindeutig sein |
| 2 | Bezeichnung | Ja | Die interne Bezeichnung der Tätigkeit, welche im Programm verwendet wird, ist auf maximal 40 Zeichen beschränkt und muss eindeutig sein |
| 3 | Bezeichnung In Note | Ja | Die Bezeichnung der Tätigkeit, welche auf der Note gedruckt wird, kann mehr als 40 Zeichen enthalten |
| 4 | Verrechnungsgruppe | Ja | Die Verrechnungsgruppe zur der die Tätigkeit zugeordnet werden soll, ist auf maximal 40 Zeichen beschränkt |
| 5 | Verrechnungsart | Ja | Dieses Feld definiert die Verrechnungsart der Tätigkeit. Es stehen folgende Verrechnungsarten zur Verfügung: Stunden, Einheiten, StundenUndEinheiten, StundenOderEinheiten, Betrag |
| 6 | Verrechenbar | Nein | J, wenn die Tätigkeit verrechenbar sein soll. Ansonsten N oder leer lassen |
| 7 | USt-Pflichtig | Nein | J, wenn die Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig sein soll. Ansonsten N oder leer lassen |
| 8 | Außerhalb der Arbeitszeit | Nein | J, wenn Leistungen der Tätigkeit außerhalb der Arbeitszeit sind. Ansonsten N oder leer lassen |
| 9 | Nicht in Pauschale | Nein | J, wenn Leistungen der Tätigkeit nicht durch Pauschalen gedeckt sein sollen. Ansonsten N oder leer lassen |
| 10 | Betrag in Note | Nein | J, wenn in den Honorarnoten Beträge dieser Tätigkeit gedruckt werden sollen. Ansonsten N oder leer lassen |
| 11 | Urlaub | Nein | J, wenn es sich um eine Urlaubstätigkeit handelt. Ansonsten N oder leer lassen |
| 12 | Krankenstand | Nein | J, wenn es sich um eine Krankenstandstätigkeit handelt. Ansonsten N oder leer lassen |
| 13 | Feiertag | Nein | J, wenn es sich um eine Feiertagstätigkeit handelt. Ansonsten N oder leer lassen |
| 14 | Spesen | Nein | J, wenn Leistungen der Tätigkeiten Spesen sind. Ansonsten N oder leer lassen |
| 15 | Projektzeitraum in Note | Nein | J, wenn in den Honorarnoten Projektzeiträume dieser Tätigkeit gedruckt werden sollen. Ansonsten N oder leer lassen |
| 16 | Projektzeitraumeingabe verpflichtend | Nein | J, enn bei der Erfassung von Leistungen auf diese Tätigkeit die Eingabe des Projektzeitraumes verpflichtend sein soll. Ansonsten N oder leer lassen |
| 17 | Uhrzeiteingabe verpflichtend | Nein | J, wenn bei der Erfassung von Leistungen auf diese Tätigkeit die Eingabe des Beginns und des Endes verpflichtend sind. Ansonsten N oder leer lassen |
| 18 | Texteingabe verpflichtend | Nein | J, wenn bei der Erfassung von Leistungen auf diese Tätigkeit die Eingabe eines Textes verpflichtend ist. Ansonsten N oder leer lassen |
| 19 | Erlöskonto | Nein | Bereich: 1-999999999; Das Erlöskonto wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet |
| 20 | Erlöskonto IG-Leistungen | Nein | Bereich: 1-999999999; Das Erlöskonto wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet |
| 21 | Erlöskonto für Drittländer (Reverse Charge) | Nein | Bereich: 1-999999999; Das Erlöskonto wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet |
| 22 | Kostenstelle | Nein | Bereich: 1-999999999; Die Kostenstelle wird beim Erstellen der Buchungssätze im Zuge des Finalisierens einer Note verwendet |
Datenimport Leistungen und Arbeitszeiten¶
Im HON Next können über den Menüpunkt Datenübernahme / Datenimport zentral die Leistungen und Arbeitszeiten aller Mitarbeiter gesammelt importiert werden.
Hinweis
Auch über Leistungserfassung / Mitarbeiterübersicht / Datenimport ist ein Import der Arbeitszeiten und Leistungen möglich – hier muss jedoch der Import pro Mitarbeiter einzeln erfolgen.
Wählen Sie Leistungen oder Arbeitszeiten aus.
Im Feld Dateiname können Sie mit den drei Punkten (1) die zu importierende Datei auswählen. Mit der Lupe (2) können Sie sich die Datei vor dem Import nochmals ansehen.
Vorab wird empfohlen eine Vorprüfung (3) durchzuführen, somit werden Sie gleich auf etwaige Probleme hingewiesen. Nach der erfolgreichen Vorprüfung können Sie mit der Schaltfläche Prüfen und Importieren (4) die Leistungen und Arbeitszeiten in die Leistungserfassung der Mitarbeiter bzw. ins HON Next holen.
Folgende Ergebnisse kann die Prüfung liefern:
Info – Dies erhalten Sie,
wenn Bsp. der Projektzeitraum im falschen Format ist und daher nicht
übernommen wird. Der Import kann dennoch durchgeführt werden.
Fehler – Der Import kann
nicht durchgeführt werden. Die Importdatei muss dementsprechend
angepasst werden. Das Programm zeigt eine genaue Fehlerbeschreibung.
Hinweis
Mit der Option Importdatei nach Übernahme löschen, wird die Importdatei nach erfolgreichem Import im hinterlegten Ordner gelöscht.
Schnittstellenbeschreibung Datenimport Leistungen¶
Die importierten Leistungen werden als „freigegeben“ importiert. Es können nur vollständige Leistungen importiert werden, das heißt alle Pflichtfelder müssen befüllt und in Ordnung sein. Bei unvollständigen und/oder fehlerhaften Leistungen wird der Import abgebrochen und alle fehlerhaften Zeilen werden im Protokoll angezeigt.
Die Importdatei der Leistungen muss wie folgt aufgebaut sein:
Das Datum und die Mitarbeiternummer sind Pflichtfelder. Die restlichen Felder sind wie in der Leistungserfassung einzugeben. Nicht benötigte Felder werden leer gelassen.
Es werden nur Dateien im Format „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ unterstützt. Jede einzelne Zeile wird von der nächsten durch die Zeichen CR\LF getrennt.
| Nr. | Datenfeld | Pflichtfeld | Feldinhalt |
|---|---|---|---|
| 1 | Erfassungsdatum | Ja | In der Form TT.MM.JJJJ (z.B.: 01.01.2022) |
| 2 | Mitarbeiternummer | Ja | Nummer des Mitarbeiters |
| 3 | Tätigkeitsnummer | Ja | Nummer der Tätigkeit |
| 4 | Klientennummer | Abhängig | Nummer des Klienten |
| 5 | Projektzeitraum | Abhängig | Angabe des Projektzeitraumes in der Form JJ (Jahr), JJJJ (Jahr), JJJJJJJJ (Jahr von-bis), MMJJ (Monat, Jahr), MMMMJJ (Monat von-bis, Jahr), MMJJMMJJ oder MMJJJJJMMJJJJJ (Monat von, Jahr von, Monat bis, Jahr bis). |
| 6 | Beginn | Abhängig | In der Form SS:MM (07:30) |
| 7 | Ende | Abhängig | In der Form SS:MM (16:00) |
| 8 | Dauer | Abhängig | Anzahl der Stunden zur Verrichtung der Leistung. Die Dauer darf maximal 23:59 betragen. Form ist abhängig vom eingestellten Zeitformat. Bei “Normalstunden”: In der Form SS:MM (02:30) Bei „Industriestunden“: Maximal 2 Vorkommastellen, Beistrich oder Punkt, 2 Nach-kommastellen (2,50). Bei negativen Beträgen wird das Minus unmittelbar vor den Stunden gestellt. |
| 9 | Einheiten | Abhängig | Das Feld muss abhängig von der Verrechnungsart der Tätigkeit
beschrieben werden. Bei Verrechnung nach Einheiten muss dieses Feld
ausgefüllt sein. Ansonsten das Feld „Einheiten“ leer lassen. (keine
0) Erlaubt sind nur Ganzzahlen. |
| 10 | Betrag | Abhängig | Das Feld muss abhängig von der Verrechnungsart der Tätigkeit
beschrieben werden. Bei Verrechnung nach Betrag muss dieses Feld
ausgefüllt sein. Ansonsten das Feld „Betrag“ leer lassen. (keine
0) Eingabe als Dezimalzahl mit 2 Nach-kommastellen. |
| 11 | Text | Abhängig | Erläuternder Text; bei der Verwendung von Sonderzeichen wie Semikolon, Anführungszeichen oder Zeilenumbrüchen müssen diese laut CSV-Standard „RFC 4180“ behandelt werden. |
Hinweis
Abhängig bedeutet, dass die Befüllung dieses Feldes abhängig von den Einstellungen im HON Next sind. Ist beispielsweise bei einer Tätigkeit die Option Projektzeitraum Eingabe verpflichtend gesetzt, muss auch in der Importdatei der Projektzeitraum eingegeben werde, da die Leistung sonst ungültig ist.
Schnittstellenbeschreibung Datenimport Arbeitszeiten¶
Ein Datenimport von Arbeitszeiten ist nur bei der Art der Arbeitszeitaufzeichnung Beginn, Ende und Pausen pro Tag erfassen (Einstellungen / Mitarbeiter Leistungserfassung) möglich.
Es können nur vollständige Arbeitszeiten importiert werden, das heißt alle Pflichtfelder müssen befüllt und in Ordnung sein. Bei unvollständigen und/oder fehlerhaften Arbeitszeiten wird der Import abgebrochen und alle fehlerhaften Zeilen werden im Protokoll angezeigt.
Die Importdatei der Arbeitszeiten muss wie folgt aufgebaut sein:
Das Datum und die Mitarbeiternummer sind Pflichtfelder. Die restlichen Felder sind wie in der Leistungserfassung einzugeben. Nicht benötigte Felder werden leer gelassen. Wenn es sich um einen ganztätigen Zeitausgleich handelt, darf keine Arbeitszeit eingetragen werden, sondern nur ein J (=Ja) in der Spalte ganztätiger Zeitausgleich. Befindet sich der Mitarbeiter im Homeoffice, muss in der Spalte Homeoffice ein J (=Ja) eingetragen werden.
Es werden nur Dateien im Format „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ unterstützt. Jede einzelne Zeile wird von der nächsten durch die Zeichen CR\LF getrennt.
| Nr. | Datenfeld | Pflichtfeld | Feldinhalt |
|---|---|---|---|
| 1 | Mitarbeiternummer | Ja | Nummer des Mitarbeiters |
| 2 | Erfassungsdatum | Ja | In der Form TT.MM.JJJJ (z.B.: 01.01.2022) |
| 3 | Arbeitszeit - Beginn | Nein | In der Form SS:MM (Stunden:Minuten) |
| 4 | Arbeitszeit - Ende | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 5 | Pause 1 - Beginn | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 6 | Pause 1 - Ende | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 7 | Pause 2 - Beginn | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 8 | Pause 2 – Ende | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 9 | Pause 3 - Beginn | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 10 | Pause 3 - Ende | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 11 | Pause 4 - Beginn | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 12 | Pause 4 - Ende | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 13 | Pause 5 - Beginn | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 14 | Pause 5 - Ende | Nein | Siehe Arbeitszeit – Beginn |
| 15 | Ganztägiger Zeitausgleich | Nein | J, wenn es sich um einen ganztägigen Zeitausgleich handelt. |
| 16 | Homeoffice | Nein | J, wenn es sich um einen Homeoffice-Tag handelt. |
Protokolle Datenübernahme¶
Über den Menüpunkt Datenübernahme / Protokolle können Sie sich die Importprotokolle aller durchgeführten Importe von Leistungen und Arbeitszeiten aufrufen.