WiEReG Anbindung

Mit dem Modul WiEReG Anbindung kann eine Verlinkung zum Einmeldeformular auf der USP-Website hergestellt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit WiEReG-Auszüge in einem gewissen Intervall bzw. bei erfolgter Änderung automatisiert abzurufen.

Damit im Zusammenhang stehend können Sie Mithilfe einer Aufgabenvorlage definieren ob und welche Aufgabe für den jeweilig zuständigen Mitarbeiter generiert werden soll.

Voraussetzung für das automatisierte Auslesen der WiEReG-Meldungen bzw. das Abrufen von WiEReG-Auszügen ist, dass innerhalb von USP ein Benutzer für WebService angelegt ist.

Nach Anwahl des Eintrags Neuer Zugang sind die Zugangskennungen für den im USP angelegten WebService-Benutzer (Benutzer ID und Passwort) einzugeben.

Im Bereich Zuordnung müssen Sie den Eintrag Web-Service USP anwählen. Der Benutzer kann durch Anwahl des Felds aktiv deaktiviert werden.

Exkurs: Anlage eines WebService-Benutzers

In der Administratorverwaltung des USP ist der Menüpunkt zu finden mit dem WebServicekontos angelegt werden können. Das Anlegen funktioniert ähnlich wie die Anlage von Benutzern mit dem Unterschied, dass keine Personifizierung erforderlich ist.

Nachdem ein WebService-Konto angelegt wurde, kann man über den Menüpunkt „WebService-Rechte verwalten“ die entsprechende Berechtigung vergeben. Der WebService-Benutzer für das RZL KIS/Board benötigt folgende Berechtigungen:

• WiEReG - WebService Datenabgleich: Zum Abruf von Auszügen und XML-Dateien

• WiEReG - Änderungsdienst: Zur Information über Änderungen bei den gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümern ihrer Kunden

Eine ausführliche Dokumentation zur Anlage eines Webservicebenutzers finden Sie in der Anwendungshilfe des BMF oder Sie klicken hier.

USP-Zuweisungen

Die Zuweisungen zu den Unternehmensserviceportal Eingängen können im KIS-Navigator unter Verwaltung / USP – Zuweisungen vorgenommen werden.

Ablage der Auszüge

Innerhalb der USP-Zuweisungen können Sie festlegen mit welcher Kategorie und welchem Thema die jeweiligen Auszüge strukturiert im KIS abgelegt werden sollen. Über die Schaltflächen Thema bzw. Kategorie übernehmen können diese Einstellungen von den Zuweisungen für den einfachen Auszug auf alle anderen Auszüge übernommen werden.

Aufgabenvorlage

Unter den USP-Zuweisungen / Aufgabenvorlagen können Sie definieren welche Aufgabe bei Eintritt der Meldepflicht, bei einer durchgeführten Meldung sowie bei einem automatischen Abruf des Auszuges erstellt werden soll. Ebenso wird bei Signal des Änderungsdienstes eine Aufgabe für die Prüfung des Rechtsträgers erstellt (betrifft RT Beendet, RT Insolvent, RT Scheinunternehmen, RT Sanktioniert) Voraussetzung hierfür ist die Anlage und Hinterlegung einer entsprechenden Aufgabenvorlage.

Überprüfung durchführen

In den Klientenstammdaten der Stammdatenverwaltung am RZL Board im Register WiEReG / Überprüfung haben Sie die Möglichkeit zu hinterlegen, ob eine Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlich ist und von wem diese Meldung durchgeführt wurde. Diese Felder werden Ihnen in den Klientenstammdaten angezeigt, sofern beim Klienten eine juristische Person hinterlegt ist. Über die Schaltfläche Neue Überprüfung (1) können Sie für ein bestimmtes Datum eine neue Meldung anlegen. Da die Meldung auch vom Rechtsträger selbst erfolgen kann, kann auch der Klient als Überprüfer vermerkt werden.

Meldung durchführen

In den Klientenstammdaten des RZL Boards unter dem Register Meldung haben Sie die Möglichkeit WiEReG-Meldungen durchzuführen sowie die Dokumentation zu einer Meldung hinzuzufügen.

Bei Mitarbeitern mit dem Recht zur Durchführung von WiEReG-Meldungen ist die entsprechende Berechtigung seitens USP/FinanzOnline für die Mitarbeiter notwendig.

Neue Meldung über USP

In den Klientenstammdaten der Stammdatenverwaltung am RZL Board im Register WiEReG / Meldung haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Button Neue Meldung / Neue Meldung über USP (1) eine neue WiEReG-Meldung durchzuführen.

Dabei werden Sie automatisch mit Ihrem KIS-Mitarbeiterzugang zum Anmeldeformular auf der USP-Website verlinkt und können anschließend die Meldung durchführen. Für die Anmeldung auf der USP-Website wird der im KIS unter Verwaltung / FinanzOnline/USP-Zugänge hinterlegte Mitarbeiterbenutzer verwendet. Dieser benötigt die entsprechende Berechtigung seitens USP/FinanzOnline um WiEReG-Meldungen durchführen zu können.

Haben Sie die Meldung auf dem USP-Portal durchgeführt und wechseln zurück in das RZL Board können Sie mit einem Klick auf den Button Durchgeführt die Durchführung der WiEReG-Meldung bestätigen. Weiters erhalten Sie die Information, dass ein manueller Abruf des Auszuges mit 5 Minuten Verzögerung erfolgen kann sowie, dass bei einer automatischen Abfrage diese am Folgetag durchgeführt wird.

Dokumentation zur Meldung

Führen Sie die WiEReG Meldung nicht über das Board durch oder wollen Sie vergangene Meldungen eintragen, haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Button Neue Meldung / Dokumentation zur Meldung über USP (1) eine ausführliche Dokumentation zur erfolgten Meldung hinzuzufügen

Mit einem Klick auf das können Sie noch etwaige Dokumente (z.B. Auszüge) zu dieser Meldung hinterlegen.

Auszüge anfordern

Auszüge aus dem Melderegister können entweder manuell oder automatisch (in einem vordefinierten Zeitintervall oder bei Signal des Änderungsdienstes) über das RZL Board angefordert werden. Dabei ist es wie bei der Durchführung einer Meldung erforderlich, dass der Mitarbeiter, der den Auszug anfordert die entsprechende Berechtigung von USP/FinanzOnline hat.

Die Anforderung von WiEReG-Auszügen können Sie über den Menüpunkt PORTALE im RZL Board vornehmen.

Auszüge manuell anfordern

Mit einem Klick auf den Button Auszug anfordern haben Sie die Möglichkeit manuell vier verschiedene Arten von Auszügen anzufordern.

Einfacher Auszug

Bietet eine solide Übersicht über die wirtschaftlichen Eigentümer einer juristischen Person. Beinhaltet allgemeine Informationen wie Name und Rechtsform sowie Adressen und Stammregisternummern (z.B. Firmenbuchnummer) und ermöglichen die Feststellung der wirtschaftlichen Aktivität anhand der ÖNACE Branchenkennzahl. Darüber hinaus sind alle Daten über direkte und indirekte Eigentümer inklusive der Art und dem Umfang des wirtschaftlichen Interesses enthalten.

Erweiterter Auszug

Enthalten über die in den einfachen Auszügen enthaltenen Daten hinaus noch die folgenden Informationen:

• Die Angabe, ob es sich um einen vollständigen erweiterten Auszug handelt.

• Darstellung der relevanten Beteiligungsstruktur, die auf Basis der Daten des Firmenbuchs errechnet wird.

• Den errechneten wirtschaftlichen Eigentümer und oberste Rechtsträger, die auf Basis der Daten des Firmenbuchs, des Vereinsregisters und des Ergänzungsregisters errechnet werden.

Nach Auswahl des gewünschten Auszuges müssen Sie die Stammzahl (Firmenbuchnummer, ZVR-Zahl oder Ordnungsnummer des Ergänzungsregisters) des jeweiligen Klienten eintragen und können den Auszug mit einem Klick auf den Button Auszug abrufen abrufen.

In den Klientenstammdaten unter dem Register WiEReG haben Sie über die Schaltfläche Auszug anfordern ebenso die Möglichkeit einen Auszug für den ausgewählten Klienten anzufordern. Hier ist keine Eingabe der Stammzahl erforderlich.

Die angeforderten Auszüge sind anschließend im Board unter den Klientenstammdaten im Register WiEReG mit einem Klick auf den Button WiEReG Dokumente verfügbar.

Ebenso können Sie angeforderte WiEReG-Dokumente in den Dokumentenlisten auf den Ebenen Mein Arbeitsplatz, Klient oder Kanzlei des Kanzleiinformationssystems aufrufen.

Auszüge automatisch anfordern

Mithilfe der Schaltfläche Klienten erhalten Sie eine Liste aller Ihrer Klienten wo bereits eine Zuordnung zur automatischen Abfrage vorgenommen wurde.

In dieser Liste können Sie erkennen, welche Art von Auszügen entweder bei Signal des Änderungsdienstes, jährlich zu einem bestimmten Datum oder stets bei Signal des Änderungsdienstes und jährlich zu einem bestimmten Datum abgefragt wird. Weiters enthält diese Übersicht die von Ihnen vorgenommene Risikoeinstufung, die Information ob eine Meldung erforderlich ist und den Zeitpunkt der letztmalig durchgeführten Meldung.

Über den Button kommen Sie in die Zuordnung der Klienten für den automatischen Abruf des Auszuges.

Wählen Sie einen Klienten in der Liste aus können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Auszugsart wählen festlegen welche Art von Auszug bei diesem Klienten abgerufen werden soll bzw. die bereits ausgewählte Art wieder entfernen.

Über den Button Bei Signal des Änderungsdienstes können Sie bei dem jeweilig ausgewählten Klienten definieren, ob ein Auszug bei einer Änderung im WiEReG-Meldeportal automatisiert abgerufen bzw. ein gesetzter Abruf aufgehoben werden soll.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Jährlich zu einem bestimmten Datum / Datum setzen kann unabhängig von der Einstellung beim Abruf bei Signal des Änderungsdienstes ein Tag definiert werden an dem jährlich automatisch ein Auszug abgerufen wird. Somit haben Sie die Möglichkeit jährlich einen Auszug abzurufen, auch ohne, dass eine Änderung erfolgt. Über den Punkt Datum löschen kann der eingetragene Tag wieder entfernt werden.

Im folgenden Dialog kann der jeweilige Tag definiert werden.

Die oben beschriebenen Einstellungen zur Festlegung der Art des Auszuges und der Aktivierung der Abfrage des Auszuges bei Signal des Änderungsdienstes bzw. der Abfrage zu einem bestimmten Datum können im RZL Board unter Stamm / Klienten nach Auswahl eines Klienten im Register WiEReG / Einstellungen ebenso individuell pro Klient vorgenommen werden.

Über im Bereich Portale im RZL Board öffnet sich das Abrufprotokoll zu allen bisher durchgeführten Abrufen von Auszügen aus dem RZL Board. Hier wird aufgelistet welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Art von Auszug abgefragt hat. Weiters werden die Kosten pro Auszug mitprotokolliert und für welchen Klienten inkl. Stammzahl die Abfrage erfolgt ist.