Dokumentenverwaltung plus

Aufbauend auf die RZL Dokumenten-Verwaltung und zum RZL Modul FIBU/EA Belegverarbeitung ist optional das RZL Modul Dokumentenverwaltung plus / Belegverwaltung plus verfügbar. Bei Verwendung dieser Zusatzmodule werden sämtliche Dokumente/Belege eines Klienten nicht mehr im Dateisystem abgelegt, sondern durch eine spezielle RZL Komponente verwaltet und dadurch direkt in der RZL Datenbank des Anwenders abgelegt und sicher verwahrt.

Unberechtigte Zugriffe und Änderungen über das Dateisystem sind damit nicht möglich. Der Initialstand des verwalteten Dokuments bzw. Belegs bleibt dauerhaft erhalten.

Die RZL Dokumentenverwaltung plus / Belegverwaltung plus ist zertifiziert und ermöglicht ein revisionssicheres Management digitaler Dokumente und Belege. Bei Verwendung einer sicheren Systemumgebung und Umsetzung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens können bspw. Papierbelege oder Dokumente vernichtet werden.

• Sichere Systemumgebung: Zum Beispiel eine funktionierende Datensicherung, ein proaktives Patch-Management (Software, Firewall, Virenscanne sind up-to-date),… Details bitte mit Ihrem Systembetreuer besprechen.

• Innerbetriebliches Steuerungsverfahren: Die für ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren notwendigen Maßnahmen sind unter anderem von der Unternehmensgröße abhängig. Infos dazu finden Sie unter wko.at/steuern/rechnung-richtig-ausstellen im Dokument Erfordernisse einer Rechnung und dort in den Punkten Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sowie innerbetriebliches Steuerungsverfahren.

• Bitte beachten Sie, dass die in der Umsatzsteuerrichtlinie enthaltenen Bestimmungen für die digitale Aufbewahrung von Papierbelegen insbe-sondere den Fall regelt, dass Unternehmen eigene Belege digital aufbewahren. Ob bei der digitalen Aufbewahrung von Fremdbelegen (von Klienten) durch Dritte abweichende Anforderungen bestehen, kann der Richtlinie nicht entnommen werden.

Zur Einrichtung der Dokumentenverwaltung plus / Belegverwaltung plus verwenden Sie bitte das Setup Handbuch, welches Sie hier aufrufen können: Setup Handbuch

Zur Kurzanleitung für die Belegverwaltung plus gelangen Sie über diesen Link: Belegverwaltung plus

Die Dokumentenverwaltung plus bietet Ihnen zusätzlich praktische Funktionen wie das Öffnen von verschiedenen Versionen eines Dokuments, das Wiederherstellen von Dokumenten, das Ein- und Auschecken und Versiegeln von Dokumenten und das Aufrufen eines Änderungsprotokolls je Dokument. Außerdem können Sie zusätzlich das RZL Modul digitaler Personalakt nutzen.

Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung im RZL Kanzlei-Informationssystem bietet Ihnen die Möglichkeit die Versionen von Dokumenten zu öffnen, löschen und wiederherzustellen, Dokumente ein- und auszuchecken, Dokumente zu versiegeln und ein Änderungsprotokoll auszugeben.

Voraussetzung für eine funktionierende Versionsverwaltung ist die Dokumentenverwaltung Plus.

Die Versionsverwaltung befindet sich im Klienten- und Kanzleibereich bei den Dokumenten. Mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag können Sie über das Kontextmenü die Funktionen der Versionsverwaltung nutzen.

Oder Sie verwenden die Funktion in der Menüleiste, um die Versionsverwaltung nutzen zu können.

Versionen anzeigen

Unter Versionen anzeigen finden Sie die gespeicherten Versionen sowie die aktuelle Version des Dokuments. Die in der Liste befindlichen gespeicherten Versionen können Sie öffnen, löschen und wiederherstellen.

Beim Öffnen gespeicherter Versionen ist keine Bearbeitung möglich bzw. können Sie die Änderungen nicht speichern. Möchten Sie eine Version bearbeiten, müssen Sie diese zuerst wiederherstellen. Durch die Wiederherstellung wird die ursprünglich aktuelle Version durch die ausgewählte Version ersetzt. Somit ist die Version, die Sie wiederhergestellt haben nun die aktuelle Version.

Hinweis

Die als Initialstand gekennzeichnete Version ist die Ursprungs-Datei. Diese Version müssen Sie nicht speichern, denn das geschieht mit dem Hinzufügen der Datei automatisch.

Als Version speichern

Soll die aktuelle Version als Version gespeichert werden, können Sie dies mit der Funktion Als Version speichern durchführen. Sie können hierzu auch einen Kommentar erfassen.

Die aktuelle Version ist nicht zwingend zu speichern. Sie wird unter Versionen anzeigen als (Aktueller Stand) gekennzeichnet.

Hinweis

Wenn die durch eine gespeicherte Version ersetzte aktuelle Version ebenso als Version gespeichert wurde, kann auch diese Version wiederhergestellt werden.

Beim standardmäßigen Öffnen eines Dokuments wird selbstverständlich immer die aktuelle Version geöffnet.

Änderungsprotokoll

Im Änderungsprotokoll wird aufgezeichnet wann ein Mitarbeiter welche Aktion für dieses Dokument durchgeführt hat. Für die Aktion Dokumentversion wiederhergestellt wird zusätzlich als Info angezeigt, welche Version hergestellt wurde.

Es stehen Ihnen auch im Änderungsprotokoll die RZL typischen Listenfunktionen zur Verfügung.

Automatische Sicherungen

Die Funktion Automatische Sicherungen steht Ihnen bereits seit der Programmversion 2.22.9 zu Verfügung.

Automatische Sicherungen stehen für eine gewisse Zeitspanne zur Verfügung, um Dokumentenversionen, die überschrieben wurden wiederherzustellen.

Von RZL voreingestellt ist ein Zeitraum von 1 Tag, dieser kann jedoch individuell abgeändert werden. Nach dieser Zeit werden die Sicherungen automatisch gelöscht.

Hinweis

Ein nicht als Version abgespeichertes Dokument wird bearbeitet und gespeichert – ob es als Version gespeichert wird ist nicht wesentlich. Die vorige Version scheint somit nicht unter Versionen anzeigen auf, da das Dokument nicht als Version gespeichert wurde. Das Dokument ist jedoch in den automatischen Sicherungen wiederherstellbar.

Dokumente ein- und auschecken

Um sicherzustellen, dass ein Dokument von keinem anderen Benutzer bearbeitet oder gelöscht wird, kann dieses über die Funktion Auschecken für die Bearbeitung gesperrt werden.

Soll ein Dokument wieder zur Bearbeitung für andere Benutzer freigeschalten werden, ist dies mit der Funktion Einchecken möglich.

Dokumente einchecken kann nur der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat und Mitarbeiter mit dem Recht von anderen Benutzern ausgecheckte Dokumente wieder einzuchecken.

Dokumente versiegeln

Sollen Dokumente dauerhaft für weitere Bearbeitungen gesperrt werden, dann können diese versiegelt werden. Das Versiegeln betrifft nur das Dokument selbst. Die KIS Metadaten wie z.B. Titel, Thema, Kategorie, Dokumentbereich,… sind davon nicht betroffen.

Nachdem Sie ein Dokument versiegelt haben ist das Wiederherstellen von Versionen bzw. automatischen Sicherungen, das Bearbeiten des Dateiinhaltes und das Umwandeln in Belege nicht mehr möglich.

Ein Dokument kann nicht versiegelt werden, wenn das Dokument ausgecheckt ist. Dieses muss zuerst eingecheckt werden, damit es versiegelt werden kann.

Berechtigungen

Auch für die Dokumentenverwaltung plus können separate Berechtigungen vergeben werden: