Funktionen der Dokumentenverwaltung

Verknüpfung von Dokumenten mit Ereignissen

Die vorhandenen Dokumente können Sie sehr einfach mit Ereignissen verknüpfen. Bitte beachten Sie dass sich die Verknüpfungen in der Regel durch die Arbeitsabläufe selbst ergeben.

Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung der Verknüpfung eines Dokuments mit einem Memo.

Innerhalb eines Ereignisses haben Sie die Möglichkeit Dokumente zuzuordnen. Zunächst wählen Sie bitte die Schaltfläche:

an.

Anschließend klicken Sie für die Zuordnung auf . Sie erhalten die Dokumentenliste mit einem automatischen Filter auf den Klienten der im Ereignis zugeordnet ist.

Sie markieren bitte das oder die gewünschten Dokumente. Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen, durch Anwahl der UMSCHALT-Taste (Bereichsauswahl) oder STRG-Taste (Einzelauswahl) und der Maustaste.

Nach dem Setzen der Markierung klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Im Ereignis werden der Name des Dokuments und das Dokumentensymbol eingefügt. Durch einen Klick mit der Maus können Sie das Dokument in der Liste aufrufen.

Wenn Sie die Zuordnung des Dokuments zum Ereignis wieder löschen wollen, markieren Sie einfach das bzw. die Dokumente (Mehrfachauswahl ebenfalls möglich) und wählen das Symbol zum Löschen der Zuordnung des Dokuments zum Ereignis aus.

Versenden von Dokumenten

Dokumente, die Sie im Kanzlei-Informations-System hinzugefügt haben, können Sie sehr einfach per E-Mail versenden.

Sie markieren das Dokument (Mehrfachauswahl ist möglich – siehe oben), dass Sie per E-Mail senden wollen, wählen die rechte Maustaste an und klicken auf den Eintrag Versenden.

Nachfolgend können Sie aus den innerhalb der Stammdaten der Klienten gespeicherten E-Mail-Adressen auswählen oder das E-Mail ohne Eintragung einer Empfänger E-Mail-Adresse öffnen.

Wenn Sie die E-Mail versendet haben, können Sie dieses sehr einfach als Postausgang erfassen.

Die nachfolgend beschriebenen Funktionen der Dokumentenliste stehen Ihnen sowohl per Rechtsklick sowie auch im Header unter dem Reiter Dokumente zur Verfügung.

Dokument-Kopien speichern oder verschieben

Mittels Drag & Drop können ab Windows Vista einzelne oder mehrere Dokumente kopiert werden (z.B.: in eine bereits geöffnete E-Mail Nachricht).

Sie können einzelne oder mehrere Dokumente aber auch durch Drücken der rechten Maustaste und Anwahl des Eintrags Exportieren im Explorer abspeichern.

In Beleg umwandeln

Möchten Sie ein im KIS abgespeichertes Dokument in die RZL Belegverarbeitung importieren, können Sie dies mithilfe des Eintrags In Beleg umwandeln erreichen.

Temporären Dateipfad kopieren

Der (interne und temporäre) Ablageort eines Dokuments kann im Kontextmenü der Dokumentenliste in die Zwischenablage kopiert und somit weiteren Kanzleimitarbeitern zum Weiterbearbeiten eines Dokuments mitgeteilt werden.

Zum RZL Klientenportal (mit Nachricht) hochladen

Um Dokumente an Ihre Klienten über das RZL Klientenportal zur Verfügung zu stellen, können ein oder mehrere Dokumente ausgewählt werden und über den Eintrag auf das RZL Klientenportal hochgeladen der Upload gestartet werden. Dabei kann mithilfe der Option Zum Klientenportal mit Nachricht hochladen auch eine Nachricht über die erfolgte Bereitstellung des Dokumentes an den Klienten übermittelt werden.