E Mail
Wenn Sie an einen Klienten eine E-Mail schreiben wollen, klicken Sie einfach auf das Brief-Symbol neben der E-Mail-Adresse Ihres Klienten.
Nach Anwahl dieses Brief-Symbols 
öffnet sich automatisch eine
E-Mail und die Empfänger-E-Mail-Adresse wird eingetragen.
Auch an die Kontaktpersonen kann direkt aus dem Kanzlei-Informations-System eine E-Mail versendet werden.
Sie öffnen über das Dropdown-Feld einfach die Kontaktdaten der Kontaktperson und klicken auf die E-Mail-Adresse.
Wenn Sie die E-Mail fertig geschrieben und abgesendet haben, wird automatisch der nachfolgende Eingabebildschirm geöffnet.
Wenn Sie die notwendigen Daten (Kategorie, Thema, usw.) eingetragen haben, wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen an und die E-Mail wird als Postausgang gespeichert und in die Dokumentenverwaltung übernommen.
Wenn ein E-Mail noch im Postausgang von Outlook „hängt“, wird es noch nicht innerhalb des Postausgangs des Kanzlei-Informations-Systems als Anhang gespeichert. Erst wenn das E-Mail tatsächlich gesendet wurde, erfolgt die Zuordnung zum Postausgang im KIS. Damit wird sichergestellt, dass das E-Mail nicht noch verändert werden kann.
Speichern von Anhängen
Wenn Sie E-Mails in das Kanzlei-Informations-System übernehmen, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, die Dokumente, die im E-Mail mitgeführt werden, abzuspeichern
Für das Abspeichern der Dokumente, die in einem E-Mail enthalten sind, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung.
E-Mail nicht speichern
Wenn Sie die E-Mail als Ereignis im Kanzlei-Informations-System erfassen wollen, die E-Mail selbst aber nicht speichern wollen, wählen Sie bitte diese Option. Die E-Mail inklusive Dokumente wird nicht gespeichert.
E-Mail als ein Dokument speichern
Wenn Sie diese Option auswählen, wird die E-Mail im Originalzustand abgespeichert. D.h. Sie können, wenn Sie das Ereignis aufrufen, die E-Mail mit einem Doppelklick öffnen,
Sie sehen oberhalb den Eintrag beim Ereignis. Das E-Mail wird inklusive des Dokuments nur einmal angezeigt.
E-Mail und Anhänge separat speichern
Wenn Sie diese Option anwählen, werden die E-Mail und die darin enthaltenen Anhänge beim Ereignis und in der Dokumentenverwaltung getrennt gespeichert.
Verknüpfung zur Aufgabenverwaltung
Im rechten unteren Bereich des Detaildialogs finden Sie die Verknüpfung zur Aufgabenverwaltung.
Sie können bestehende Aufgaben zuordnen, die Zuordnung von Aufgaben wieder löschen und neue Aufgaben anlegen.
Übernahme eines gesendeten E-Mails im Nachhinein
Wenn Sie eine E-Mail außerhalb des Kanzlei-Informations-Systems erstellt und gesendet haben, können Sie im Microsoft Outlook den Eintrag gesendete Objekte anwählen und die E-Mail mit einem Doppelklick öffnen.
Im oberen Bereich der E-Mail klicken Sie auf das Register RZL.
Sie müssen jetzt nur mehr den Eintrag Postausgang hinzufügen anwählen und können das E-Mail ebenfalls als Postausgang erfassen.
E-Mail aus Posteingang speichern
Wenn Sie einen Posteingang im Outlook durch einen Doppelklick mit der Maus öffnen, können Sie über das Register RZL das E-Mail als Posteingang zur RZL Korrespondenzverwaltung hinzufügen.
Wenn Sie den Eintrag Posteingang hinzufügen anwählen, können Sie weitere Details für die Korrespondenzverwaltung festlegen.
Wenn Sie das E-Mail nicht öffnen, können Sie – für die Übernahme ins KIS – nach Anwahl der rechten Maustaste im Kontextmenü den Eintrag RZL – als Posteingang zu KIS hinzufügen anwählen.
Tipp
Wenn Sie ein erhaltenes E-Mail als Posteingang ins Kanzlei-Informations-Systems übernommen haben, wird beim Senden der Antworten auf das E-Mail automatisch der Eingabedialog für die Übernahme dieser E-Mail ins KIS geöffnet.
Übernommene E-Mails nachtragen und markieren
Wurden E-Mails mit oder ohne Anhängen nicht vollständig in das Kanzleiinformationssystem hinzugefügt (E-Mail befindet sich noch im Postausgang, Programmabsturz beim Hinzufügen des Ereignisses), ist zwar ein ausgegrauter Eintrag im KIS für dieses E-Mail bzw. die Anhänge verfügbar, jedoch erscheint beim Öffnen folgende Meldung.
Klicken Sie im Microsoft Outlook unter den gesendeten Mails mit der rechten Maustaste auf die Funktion RZL – Übernommene E-Mails nachtragen und markieren können Sie das Hinzufügen des E-Mails mit oder ohne Anhängen abschließen.