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E Mail

Wenn Sie an einen Klienten eine E-Mail schreiben wollen, klicken Sie einfach auf das Brief-Symbol neben der E-Mail-Adresse Ihres Klienten.

Aktivierung E-Mail

Nach Anwahl dieses Brief-Symbols Brief Symbol öffnet sich automatisch eine E-Mail und die Empfänger-E-Mail-Adresse wird eingetragen.

Auch an die Kontaktpersonen kann direkt aus dem Kanzlei-Informations-System eine E-Mail versendet werden.

Kontaktpersonen

Sie öffnen über das Dropdown-Feld einfach die Kontaktdaten der Kontaktperson und klicken auf die E-Mail-Adresse.

Wenn Sie die E-Mail fertig geschrieben und abgesendet haben, wird automatisch der nach­folgende Eingabebildschirm geöffnet.

E-Mail aus Postausgang

Wenn Sie die notwendigen Daten (Kategorie, Thema, usw.) eingetragen haben, wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen an und die E-Mail wird als Postausgang gespeichert und in die Dokumentenverwaltung übernommen.

Wenn ein E-Mail noch im Postausgang von Outlook „hängt“, wird es noch nicht innerhalb des Postausgangs des Kanzlei-Informations-Systems als Anhang gespeichert. Erst wenn das E-Mail tatsächlich gesendet wurde, erfolgt die Zuordnung zum Postausgang im KIS. Damit wird sichergestellt, dass das E-Mail nicht noch verändert werden kann.

Speichern von Anhängen

Wenn Sie E-Mails in das Kanzlei-Informations-System übernehmen, haben Sie unter­schiedliche Möglichkeiten, die Dokumente, die im E-Mail mitgeführt werden, abzuspeichern

Speichern von E-Mails

Für das Abspeichern der Dokumente, die in einem E-Mail enthalten sind, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung.

E-Mail nicht speichern

Wenn Sie die E-Mail als Ereignis im Kanzlei-Informations-System erfassen wollen, die E-Mail selbst aber nicht speichern wollen, wählen Sie bitte diese Option. Die E-Mail inklusive Dokumente wird nicht gespeichert.

E-Mail als ein Dokument speichern

Wenn Sie diese Option auswählen, wird die E-Mail im Originalzustand abgespeichert. D.h. Sie können, wenn Sie das Ereignis aufrufen, die E-Mail mit einem Doppelklick öffnen,

E-Mail als Dokument speichern

Sie sehen oberhalb den Eintrag beim Ereignis. Das E-Mail wird inklusive des Dokuments nur einmal angezeigt.

E-Mail und Anhänge separat speichern

Wenn Sie diese Option anwählen, werden die E-Mail und die darin enthaltenen Anhänge beim Ereignis und in der Dokumentenverwaltung getrennt gespeichert.

Verknüpfung zur Aufgabenverwaltung

Im rechten unteren Bereich des Detaildialogs finden Sie die Verknüpfung zur Aufgabenverwaltung.

Aufgaben zuordnen/entfernen/anlegen

Sie können bestehende Aufgaben zuordnen, die Zuordnung von Aufgaben wieder löschen und neue Aufgaben anlegen.

Übernahme eines gesendeten E-Mails im Nachhinein

Wenn Sie eine E-Mail außerhalb des Kanzlei-Informations-Systems erstellt und gesendet haben, können Sie im Microsoft Outlook den Eintrag gesendete Objekte anwählen und die E-Mail mit einem Doppelklick öffnen.

Aufruf gesendete E-Mails

Im oberen Bereich der E-Mail klicken Sie auf das Register RZL.

E-Mail als Postausgang erfassen

Sie müssen jetzt nur mehr den Eintrag Postausgang hinzufügen anwählen und können das E-Mail ebenfalls als Postausgang erfassen.

E-Mail aus Posteingang speichern

Wenn Sie einen Posteingang im Outlook durch einen Doppelklick mit der Maus öffnen, können Sie über das Register RZL das E-Mail als Posteingang zur RZL Korrespondenzverwaltung hinzufügen.

E-Mail als Postausgang speichern

Wenn Sie den Eintrag Posteingang hinzufügen anwählen, können Sie weitere Details für die Korrespondenzverwaltung festlegen.

Wenn Sie das E-Mail nicht öffnen, können Sie – für die Übernahme ins KIS – nach Anwahl der rechten Maustaste im Kontextmenü den Eintrag RZL – als Posteingang zu KIS hinzufügen anwählen.

Posteingang hinzufügen

Tipp

Wenn Sie ein erhaltenes E-Mail als Posteingang ins Kanzlei-Informations-Systems übernommen haben, wird beim Senden der Antworten auf das E-Mail automatisch der Eingabedialog für die Übernahme dieser E-Mail ins KIS geöffnet.

Übernommene E-Mails nachtragen und markieren

Wurden E-Mails mit oder ohne Anhängen nicht vollständig in das Kanzleiinformationssystem hinzugefügt (E-Mail befindet sich noch im Postausgang, Programmabsturz beim Hinzufügen des Ereignisses), ist zwar ein ausgegrauter Eintrag im KIS für dieses E-Mail bzw. die Anhänge verfügbar, jedoch erscheint beim Öffnen folgende Meldung.

Meldung bei Mails nachtragen

Klicken Sie im Microsoft Outlook unter den gesendeten Mails mit der rechten Maustaste auf die Funktion RZL – Übernommene E-Mails nachtragen und markieren können Sie das Hinzufügen des E-Mails mit oder ohne Anhängen abschließen.