Notenerstellung

Diese Vorgehensweise, die hier beschrieben wird, können Sie durchführen, wenn Sie die Möglichkeit Note erstellen ohne automatische Erstellung ausgewählt haben. Siehe Möglichkeiten zur Notenerstellung

Sie gelangen in die Notenansicht:

Einstellungen

Das Notendatum wird aufgrund der vorher getroffenen Einstellungen festgelegt, kann aber jederzeit geändert werden. Der Leistungszeitraum ist der Zeitraum in welchem die Leistungen erbracht wurden. Sie können durch Setzen des Hakens bei Abweichende Eingabe, den Leistungszeitraum verändern.

Als Notenvorlage wird standardmäßig die beim Unternehmensbereich hinterlegt Notenvorlage zugeordnet. Sie können jedoch auch eine abweichende Notenvorlage für eine bestimmte Note oder für einen bestimmten Klienten hinterlegen. Diese wird dann nur im Zuge der Notenerstellung verwendet.

Als Art der Zustellung wird die beim Klienten in den Stammdaten hinterlegte Zustellart angezeigt. Möglich sind E-Mail-Zustellung, Druckausgabe, oder Ausgabe ins Klientenportal. Auch die Zustellart kann während der Notenerstellung geändert werden.

Als Zahlungsart wird die beim Klienten in den Stammdaten hinterlegte Zahlungsart angezeigt. Möglich sind Überweisung, SEPA-Lastschrift und keine Zahlung. Die Zahlungsart kann ebenfalls während der Notenerstellung geändert werden.

Hinweis

Über das Pfeilsymbol (1) in den Noteneinstellungen, können die Einstellungen ein-/ ausgeklappt werden.

Hinweis zur Notenerstellung

Der Punkt Hinweis zur Notenerstellung dient dazu, Ihnen Hinweise wie zum Beispiel für Pauschalverrechnungen während der Notenerstellung anzuzeigen. Sie können jederzeit aus der Note heraus einen Hinweis in den Stammdaten des Klienten eintragen. Dazu klicken Sie Ändern in Stammdaten und Sie gelangen automatisch in den Stammdatenbereich der Honorarverrechnung des Klienten. Hier können Sie den Hinweis der künftig bei Notenerstellungen angezeigt werden soll, hinterlegen. Der Hinweis zur Notenerstellung ist generationsverwaltet. D.h. das Notendatum bestimmt, welche HON-Klientengeneration verwendet wird, falls mehrere Generationen existieren.

Anmerkungen

Im Reiter Anmerkungen können Sie pro Note Anmerkungen hinterlegen. Die Anmerkungen werden pro Note gespeichert. Dieser Text wird nicht auf der Note angedruckt.

Die Anmerkungen je Note können Sie sich in der Notenübersicht über das Einblenden der Spalte Anmerkung anzeigen lassen.

Zusatztext für Note

Im Reiter Zusatztext für Note, wird jener Text angedruckt, der in den Stammdaten des Klienten hinterlegt wurde. Während der Notenerstellung kann dieser Text ergänzt bzw. editiert werden. Dieser Text wird auf der Note angedruckt.

Hinweis

Der bei der Note eingegebene Zusatztext kann in der Notenübersicht eingeblendet werden.

Notenstruktur

Im Reiter Notenstruktur können Sie die Einstellung bzgl. dem Ausweis der Verrechnungsgruppen für diese Note ändern. Die Einstellung wird aus den Grundeinstellungen genommen.

Wird die Notenstruktur verändert, werden bereits durchgeführte Gruppierungen und Sortierungen verworfen. Durchgeführte Änderungen an der Bezeichnung oder am Betrag bleiben erhalten.

Hinweis

Wurde die Notenstruktur geändert, muss die Note gespeichert werden, bevor diese erneut geändert werden kann.

Darstellung der Leistungen

Verrechnungsgruppen werden bei der Notenerstellung in fetter Schrift dargestellt. Tätigkeiten werden eine ebene darunter in schwarzer Schriftfarbe dargestellt. Einzelne Leistungszeilen sind in kursiver Schrift in grauer Schriftfarbe dargestellt.

Hinweis

Mittels Drag & Drop mit diesem Symbol können Sie ganz einfach die Reihenfolge der Verrechnungsgruppen und der Tätigkeiten in der Note ändern. Damit das Symbol angezeigt wird müssen Sie den Mauscursor vor die Verrechnungsgruppe oder vor die Tätigkeit positionieren. Dies ist auch mit dem Shortcut Strg+Pfeil rauf/runter möglich.

Infozeile

Im unteren Bereich wird Ihnen eine Infozeile angezeigt. Diese beinhaltet die Stunden, Einheiten, Zu-/Abschläge, den Betrag und den Deckungsbeitrag.

In der Zeile Ausgewählt werden die markierten Zeilen dargestellt. Die Zeile Gesamt zeigt die gesamte Note auf.

Erfassungszeilen anzeigen/verbergen

Mittels Pfeilsymbol (2) können Sie die erfassten Tätigkeiten aufklappen/zuklappen. Ebenso können die einzelnen Leistungen die auf die jeweilige Tätigkeit erfasst wurden aufgeklappt/zugeklappt werden. Im Ribbon stehen Ihnen die Schaltflächen „Alle Erfassungszeilen anzeigen“ und „Alle Erfassungszeilen verbergen“ zur Verfügung.

Über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste können Sie über Weitere Funktionen ebenfalls einzelne markierte Erfassungszeilen anzeigen/verbergen.

Ändern der Erfassungszeilen während der Notenerstellung

In manchen Fällen kann es nötig sein, die Erfassungszeile aus der Leistungserfassung der Mitarbeiter noch abändern zu müssen, weil z.B. auf die falsche Tätigkeit erfasst wurde. Diese Änderung kann gleich im Zuge der Notenerstellung durchgeführt werden.

Hinweis

Eine Änderung der Dauer der Erfassungszeile hat Auswirkungen auf die Leistungserfassung des Mitarbeiters. Sollte daher Wertmäßig mehr oder weniger verrechnet werden, ändern Sie den Betrag in der Note und nicht die Dauer der Erfassungszeile.

Um Erfassungszeilen ändern zu können, müssen Sie sich vorab die Erfassungszeilen einblenden. Dies können Sie über alle Zeilen anzeigen (1) im Ribbon oder mit dem kleinen Pfeil (2) vor der Tätigkeit.

Nun können Sie die Erfassungszeile, welche Sie ändern möchten auswählen und mit der rechten Maustaste (3) oder mit Leistung bearbeiten (4) im Ribbon die Erfassungszeile bearbeiten.

Es öffnet sich ein zusätzlicher Dialog, wo die Änderungen vorgenommen werden können.

Werden alle Leistungen umgebucht, sodass eine Leere Note entsteht, kann diese nicht gespeichert werden. Beim Abbrechen der Notenerstellung erhalten Sie die Abfrage, ob die getätigten Änderungen an den Erfassungszeilen dennoch gespeichert werden sollen.

Weiters besteht auch die Möglichkeit zusätzliche Leistungen während der Notenerstellung zu erfassen. Dies machen Sie, indem Sie die Erfassungszeile markieren und mit der Rechten Maustaste oder mit der Funktion Leistung bearbeiten / Leistung einfügen im Ribbon wählen.

Hier ist wieder zu beachten, dass eine neue Erfassungszeile auch Auswirkungen auf die Leistungserfassung des Mitarbeiters hat.

Hinweis

Wurden bereits Zu-/Abschläge bei dieser Tätigkeit vorgenommen und wird eine dahinterliegende Erfassungszeile verändert oder eine neue Erfassungszeile für diese Tätigkeit erfasst, werden die Zu-/Abschläge verworfen.

Tipps zum Ändern der Erfassungszeile:

• Wird bei diesem Klienten eine Pauschale abgerechnet, kann auf eine Tätigkeit, die durch eine Pauschale gedeckt ist, nicht umgebucht werden.

• Ändern Sie die Tätigkeit der Erfassungszeile, wird die neue Tätigkeit automatisch auf der Note angezeigt.

• Bei einer neuen Erfassungszeile können nur Erfassungs-/Verrechnungsklienten der aktuellen Noten angesprochen werden.

• Wird der Klient umgebucht, ist diese Erfassungszeile nicht mehr in der Note ersichtlich.

• Wird auf eine nicht verrechenbare Tätigkeit umgebucht, ist diese Erfassungszeile nicht mehr in der Note ersichtlich.

Verrechnung nach Stunden oder Einheiten

In den Stammdaten der Tätigkeiten steht Ihnen die Verrechnungsart Stunden oder Einheiten zur Verfügung. Bei dieser Art müssen die Stunden in der Leistungserfassung der Mitarbeiter erfasst werden und zusätzlich können optional auch die Einheiten eingetragen werden. Ist diese Tätigkeit einem Stunden- und Einheitentarif zugeordnet, kann während der Notenerstellung die Verrechnung definiert werden. Initial werden immer die Stunden zur Verrechnung vorgeschlagen.

Tipp

Bei Tätigkeiten mit der Verrechnungsart Einheiten kann während der Notenerstellung ebenso auf Verrechnung nach Stunden gewechselt werden, sofern in den Stammdaten der Tarifschemata ein Einheiten- und Stundensatz hinterlegt ist.

Mit der Linken Maus auf den Betrag erhalten Sie einen Tooltipp, was der Betrag bei Verrechnung in Stunden und was der Betrag bei Verrechnung in Einheiten ausmachen würden.

Durch Rechtsklick auf den Betrag können Sie mit dem Kontextmenü oder der F7-Taste die Verrechnung wechseln.

Wurden bei der Leistungserfassung keine Einheiten eingetragen, erhalten Sie folgenden Hinweis vom Programm. Solange keine Einheiten erfasst sind, kann die Verrechnung nicht gewechselt werden.

Hinweis

Damit die Verrechnung gewechselt werden kann, müssen bei allen Erfassungszeilen die Stunden und die Einheiten eingetragen sein.

Hinweis

Der Wechsel der Verrechnung ist ausschließlich bei Tätigkeiten mit der Verrechnungsart Stunden oder Einheiten oder Einheiten möglich. Bei Tätigkeiten mit der Verrechnungsart Stunden ist die Option im Kontextmenü ausgegraut.

Tipp

Auf dem Tätigkeitsnachweis wird nur die in der Notenerstellung gewählte Verrechnungsart ausgewiesen.

Zeilen nicht verrechnen

Erfassungszeilen die nicht verrechnet werden sollen, können durch Entfernen des Hakens der Erfassungszeile von der Verrechnung ausgeschlossen werden. Diese Zeilen werden bei der nächsten Notenerstellung wieder vorgeschlagen.

Eine weitere Möglichkeit Zeilen von der Verrechnung auszuschließen ist über das Kontextmenü über den Punkt Weitere Funktionen / Zeilen nicht verrechnen (1).

Werden ganze Tätigkeiten von der Verrechnung ausgeschlossen, so werden diese Tätigkeiten und der zugehörige Betrag durchgestrichen dargestellt.

Nicht verrechnete Zeilen anzeigen

Von der Verrechnung ausgeschlossene Zeilen können über die Schaltfläche Nicht verrechnete Zeilen anzeigen eingeblendet werden. Wenn im Ribbon die Schaltfläche grau markiert ist, so ist diese Funktion eingeschaltet. Sollen die nicht verrechneten Zeilen nicht angezeigt werden, so klicken Sie noch einmal auf diese Schaltfläche, sodass diese weiß markiert ist.

Tipp

Sollten Ihnen Leistungszeilen bei der Notenerstellung fehlen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich diese Leistungen von der Verrechnung ausgeschlossen haben, indem Sie sich die nicht verrechneten Zeilen einblenden.

Notenzeilen gruppieren

Sollen mehrere Notenzeilen zu einer gemeinsamen Zeile gruppiert werden, so ist dies entweder über die Schaltfläche Gruppierung von Notenzeilen im Ribbon oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste möglich. Dazu müssen Sie die Leistungen die Gruppiert werden sollen markieren und die entsprechende Schaltfläche auswählen.

Der Gesamtbetrag der Gruppierung wird immer in der letzten Zeile angezeigt. In unserem Beispiel wurde die Tätigkeit Lohnverrechnung mit der Tätigkeit Kommunalsteuerprüfung gruppiert. Der Gesamtbetrag wird nun unter der Tätigkeit Kommunalsteuerprüfung angeführt.

Tipp

Soll nun der Gesamtbetrag in unserem Beispiel unter der Tätigkeit Lohnverrechnung aufscheinen, können Sie die Reihenfolge der Tätigkeiten ganz einfach mit Drag & Drop mit diesem Symbol verändern.

Die Gruppierung der Notenzeilen kann über den Punkt Gruppierung der Notenzeilen aufheben, welcher über das Kontextmenü oder über dem Ribbon aufgerufen werden kann, aufgehoben werden.

Tipp

Um heraus zu finden, welche Zeilen Sie miteinander gruppiert haben können Sie die Funktion Alle Notenzeilen der Gruppierung selektieren benutzen. Diese können Sie über dem Ribbon oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste starten.

Zusätzlich werden gruppierte Zeilen durch die Klammern am Beginn der Zeile visualisiert.

Soll bei einer Gruppierung eine bestimmte Tätigkeit bzw. Zeile nicht angezeigt werden, so können Sie mit der Schaltfläche Notenzeilen auf Note drucken und Notenzeile auf der Note nicht drucken, die nicht gewünschten Zeilen ausblenden.

Beispiel:

Es wurde eine Gruppierung auf die Tätigkeiten Finanzbuchhaltung, zusätzliche Arbeiten zur laufenden Buchhaltung und Durchsicht der Unterlagen, Kontoabstimmung gesetzt.

Die Tätigkeiten zusätzliche Arbeiten zur laufenden Buchhaltung und Durchsicht der Unterlagen, Kontoabstimmung sollen nicht auf der Honorarnote aufscheinen. Alles soll unter der Tätigkeit Finanzbuchhaltung aufscheinen. Die Finanzbuchhaltung wurde mittels Drag & Drop an die letzte Stelle gesetzt, da der Gesamtbetrag der Gruppierung immer bei der letzten Tätigkeit hinzugefügt wird. Die Tätigkeiten mit der Nummer 2 und 10 wurden über den Button Notenzeilen auf Note drucken – Notenzeile nicht auf der Note drucken deaktiviert. Somit wird der Gesamtbetrag nur mit der Tätigkeit Finanzbuchhaltung angedruckt.

In grauer Schriftfarbe werden die Notenzeilen dargestellt, die auf der Note nicht gedruckt werden.

Text ändern

Der Text der Verrechnungsgruppe und der Tätigkeit kann ganz einfach mittels Doppelklicks auf den Text der geändert werden soll, angepasst werden.

Zusätzlich besteht die Option den Text einer/mehrerer Erfassungszeile zu kopieren und einzufügen. Wählen Sie hierfür eine/mehrere Erfassungszeilen aus und mit der Tastenkombination Strg+E oder mittels Kontextmenü können Sie den Text kopieren. Mit der Tastenkombination Strg+V oder auch über das Kontextmenü können Sie dann den Text einfügen.

Exkurs Leistungserfassung:

Innerhalb der Leistungserfassung der Mitarbeiter besteht die Möglichkeit, einen Text für die Honorarnote zu erfassen. Hierfür wird im Textfeld der zu übernehmende Text markiert.

Beispiel für die Leistungserfassung:

Erfassung:

Ansicht in der Note:

Weitere Beispiele hierzu finden Sie im Handbuch Leistungserfassung.

Notenzeile einfügen

Sollte eine zusätzliche Notenzeile eingefügt werden, so ist dies entweder über die Schaltfläche Notenzeile einfügen im Ribbon oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste möglich. Dazu müssen Sie eine Leistungszeile markieren und die entsprechende Schaltfläche auswählen.

Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, öffnet sich ein eignes Fenster, wo Sie die Tätigkeit auswählen müssen, welche zusätzlich eingefügt werden soll.

Es wir Ihnen nun eine neue Zeile mit dem Betrag Null in die Note eingefügt. Durch einen Doppelklick in das Feld Betrag in Note, kann der noch abzurechnende Betrag eingegeben werden.

Nachdem der Betrag eingegeben wurde, muss der Zuschlag verteilt werden. Es öffnet sich hierfür ein eigenes Fenster. Der Zuschlag kenn entweder einem Mitarbeiter direkt zugewiesen werden oder, wenn man das Feld Mitarbeiter leer lässt, erhält der Klient den Zuschlag (siehe hierzu Zu-/Abschläge).

Tipp

Fügen Sie eine neue Zeile in die Note ein und schließen die neu eingefügte Zeile anschließend aus der Verrechnung aus, muss diese Notenzeile nachdem Speichern der Note und beim neuerlichen Bearbeiten erneut eingefügt werden.

Zu-/Abschläge

Zu- und Abschläge werden automatisch, je nachdem welche Einstellungen Sie bei den Grundeinstellungen getroffen haben, verteilt. Es besteht die Möglichkeit die Zu- und Abschläge automatisch auf die Mitarbeiter, automatisch ohne Mitarbeiterbezug und manuell zu verteilen.

Zu-/Abschlagszeilen haben die Eigenschaft, dass keine Stunden, keine Einheiten, keine Uhrzeit und kein berechneter Wert angezeigt wird.

Die unterschiedlichen Zu-/Abschlagsvarianten werden anhand von eindeutigen Symbolen während der Notenerstellung dargestellt:

automatischer Abschlag auf den Mitarbeiter

automatischer Zuschlag auf den Mitarbeiter

automatischer Zuschlag ohne Mitarbeiterbezug, der Zuschlag erfolgt auf den Klienten

automatischer Abschlag ohne Mitarbeiterbezug, der Abschlag erfolgt auf den Klienten

manueller Zuschlag

manueller Abschlag

Grundsätzlich wird während der Notenerstellung jene Verteilung verwendet, die Sie in den Grundeinstellungen definiert haben. Sie können jedoch den jeweiligen Zu-/Abschlag jederzeit anders verteilen. Dazu gibt es während der Notenerstellung mehrere Möglichkeiten. Sie können entweder über den Button Zu-/Abschläge im Ribbon oder über das Kontextmenü, mit der rechten Maustaste, die Variante ändern.

Es ist dabei zu beachten, dass die Funktionen der Zu-/Abschläge im Ribbon oder über das Kontextmenü nur aktiv sind, wenn Sie die Tätigkeitenzeile auswählen von welcher ein Zu-/Abschlag erfolgt. D.h. wenn Sie beispielsweise die Leistungszeile oder die Zu-/Abschlagszeile auswählen, ist der Punkt Zu-/Abschläge im Ribbon bzw. im Kontextmenü deaktiviert.

Beispiel automatischer Abschlag auf Mitarbeiter:

Wenn Sie zum Beispiel bei den Grundeinstellungen automatische Verteilung auf Mitarbeiter eingestellt haben und Sie in der Note einen Abschlag machen, wird dieser Abschlag automatisch auf den Mitarbeiter verteilt.

Der Abschlag wird in einer extra Zeile vor der Erfassungszeile dargestellt und mit einem extra Symbol (siehe oben beschrieben) dargestellt. Bei der Nettosumme wird dann noch einmal der Abschlag mit dem Symbol dargestellt.

Beispiel automatischer Zuschlag ohne Mitarbeiterbezug:

Wenn Sie beispielsweise in den Grundeinstellungen automatische Verteilung ohne Mitarbeiterbezug eingestellt haben und Sie in der Note einen Zuschlag machen, wird dieser Zuschlag auf den Klienten verteilt.

Der Zuschlag wird in einer extra Zeile vor der Erfassungszeile dargestellt und ist mit einem eigenen Symbol gekennzeichnet (siehe Symbolbeschreibung). Bei der Nettosumme wird dieser Zuschlag noch einmal mit dem Symbol gekennzeichnet.

Beispiel manueller Zuschlag

Beim manuellen Zuschlag/Abschlag können Sie selbst entscheiden wie der Betrag verteilt wird. Es öffnet sich ein Eingabefenster in welchem Sie die Beträge entweder auf Mitarbeiter, oder auf Klienten oder beides, wie in der nachfolgenden Abbildung, verteilen können.

Mit der F2-Taste im Feld Mitarbeiter-Nr. können Sie sich alle Mitarbeiter vorschlagen lassen. Die Klienten-Nummer und die Tätigkeitsnummer können nicht verändert werden. Im Feld Betrag können Sie den zu verteilenden Betrag eintragen. Es besteht noch die Möglichkeit einen Text einzutragen. Mit dem Papierkorbsymbol können Sie Zeilen wieder löschen. Das Löschen von manuell verteilten Zeilen ist auch über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste möglich.

Wenn Sie mehrere Zeilen eintragen, wird automatisch für den noch nicht verteilten Betrag eine Zeile generiert. Somit wird gewährleistet, dass der gesamte Betrag verteilt wird.

Beispiel Zu-/Abschlag bei Gruppen

Nachdem Sie eine Gruppe gebildet haben (siehe Notenzeilen gruppieren), können Sie die Gruppensumme ändern. Nach dem Ändern der Gruppensumme, wird der Zu-/Abschlag je nach Grundeinstellungen dem Mitarbeiter zugeordnet. Sie haben nun die Möglichkeit die einzelnen Zu-/Abschläge je Tätigkeit oder den Zu-/Abschlag der Gruppensumme abzuändern.

Die Verteilung der Gruppensumme können Sie ändern, indem Sie sich in die Gruppensumme stellen und z. B. mit dem Kontextmenü die Summe auf manuelle Verteilung ändern:

Bei der manuellen Verteilung der Gruppensumme stehen nur jene Tätigkeiten, welche in der Gruppe vorhanden sind zur Verfügung.

Soll nur der Zu-/Abschlag einer einzelnen Tätigkeit der Gruppe geändert werden, dann stellen Sie sich in die Zeile der jeweiligen Tätigkeit und wählen die Verteilung der Zu‑/Abschläge.

Zu- und Abschläge können wieder verworfen werden. Dazu müssen Sie die Tätigkeit auswählen und können per Kontextmenü oder über den Ribbon Zu-/Abschläge verwerfen auswählen. Es wird dann die Zuordnung gelöscht.

Rabatt/Aufschlag

Sollte im Zuge der Notenerstellung auf die gesamte Note ein Rabatt gewährt oder ein Aufschlag verrechnet werden, können Sie dies über die Schaltflächen Rabatt/Aufschlag einfügen bzw. prozentuellen Rabatt/Aufschlag einfügen lösen.

Nach Auswahl der betreffenden Funktion wird unterhalb der letzten Tätigkeit nun eine Zwischensumme gebildet und eine neue Zeile eingefügt. Der Text der Zeile ist Rabatt/Aufschlag. Je nachdem, ob mit einem Minus ein Rabatt oder ohne Vorzeichen ein Aufschlag eingegeben wird, passt sich dieser Text an.

Wert- und prozentuelle Rabatte sind mit einem negativen Vorzeichen einzutragen. Als Basis für den prozentuellen Rabatt/Aufschlag dient die Zeile Zwischensumme (1).

Rabatte werden mit einem Minus und Aufschläge mit einem Plus symbolisiert (2).

Rabatte/Aufschläge werden, je nach den getroffenen Grundeinstellungen, mit oder ohne Mitarbeiterbezug verteilt. Sollte diese Einstellung innerhalb der Notenerstellung abgeändert werden, kann dies über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Rabatt-/Aufschlagszeile) erfolgen.

Über die Option Rabatt verwerfen wird der Rabatt aus der Note gelöscht.

Hinweis

Eine manuelle Verteilung des Rabatts/Aufschlags ist bei prozentuellen Rabatten/Aufschlägen nicht möglich.

Hinweis

Werden im Zuge der Notenerstellung Pauschalen und Leistungen verrechnet, wird der Rabatt der Pauschale auf die Verrechnungsgruppe verteilt und der der Leistung auf die jeweiligen Tätigkeiten.

Soll der Rabatt/Aufschlag nur für eine bestimmte Tätigkeit, eine Gruppe von Tätigkeiten oder eine bestimmte Verrechnungsgruppe gewährt werden, ist dies über die folgenden Optionen möglich:

• (Prozent-) Positionsrabatt/Aufschlag einfügen

• (Prozent-) Positionsrabatt auf Verrechnungsgruppe einfügen

Wählen Sie die betroffene Tätigkeit/Verrechnungsgruppe an, sodass sie blau hinterlegt (1) ist und wählen die jeweilige Option (2) aus.

Der Rabatt/Aufschlag wird dann unterhalb der Tätigkeit/Verrechnungsgruppe (3) eingefügt.

Hinweis

Die Verteilung erfolgt dann wieder mit oder ohne Mitarbeiterbezug, je nach getroffenen Grundeinstellungen sowie auf die angesprochenen Tätigkeiten (4). Basis für die Verteilung bilden alle Werte (inkl. Zu-/Abschläge) der Tätigkeiten/Verrechnungsgruppe.

Note drucken

Falls Sie die Note ausdrucken oder am PDF-Manager ausdrucken möchten, so klicken Sie auf das Symbol Note drucken im Ribbon.

Wenn Sie auf das Symbol geklickt haben, öffnet sich das Drucken Fenster:

Sie können entweder auf Drucken klicken, dann können Sie einen entsprechenden Drucker für den Ausdruck auswählen, auf Sofort Drucken klicken, dann wird auf Ihrem Standarddrucker gleich ein Ausdruck generiert oder die Note in den PDF-Manager drucken.

Druckvorschau anzeigen

Eine Vorschau Ihrer Honorarnote erhalten Sie, wenn Sie auf den Button Druckvorschau anzeigen klicken. Es öffnet sich ein separater Tab für die Notendruckvorschau.

Liste kopieren

Der Button Liste kopieren bewirkt, dass die gewählte Honorarnote in der Sie sich gerade befinden in die Zwischenablage kopiert wird. Sie können diese dann mittels Tastenkombination Strg+V beispielsweise ins Excel einfügen.

Note beim Speichern & schließen finalisieren

Sie können die Note sofort beim Speichern & schließen endgültig finalisieren, wenn Sie dies nicht schon bereits in den Grundeinstellungen eingestellt haben. Dazu gibt es während der Notenerstellung das Optionsfeld „Note beim ‚Speichern & schließen‘ finalisieren“ welches Sie aktivieren können.

Tätigkeitsrückblick

Im Zuge der Notenerstellung haben Sie die Möglichkeit sich die letzten drei abgerechneten Beträge einer bestimmten Tätigkeit anzeigen zu lassen und in die Note zu übernehmen. Vom Rückblick ausgenommen sind Notenzeilen von internen und gutgeschriebenen Noten sowie Gutschriften.

Stellen Sie sich in das Betragsfeld der Tätigkeit, mit dem Pfeilsymbol können Sie sich den Tätigkeitsrückblick einblenden lassen.

Die Zeilen des Rückblicks enthalten Notennummer, Notendatum, Projektzeitraum und Betrag.

Indem Sie durch Linksklick eine Zeile auswählen, wird der Betrag in die aktuelle Note übernommen.

Notenrückblick

Ein Notenrückblick soll Ihnen die bereits verrechneten Noten beim Klienten zum Nachsehen aufzeigen. Sie erhalten einen Überblick über alle bereits verrechneten Noten und sehen im unteren Bereich die Notendetails zu den bereits verrechneten Noten.

Den Notenrückblick können Sie über die Schaltfläche Notenrückblick, die sich im Ribbon befindet, zusätzlich öffnen.

Beleg anzeigen

Der Button Beleg anzeigen ist nur aktiv, wenn Sie eine vorläufige Note erneut bearbeiten. Bei Erstellung einer neuen Note ist der Button immer inaktiv. Beim Bearbeiten einer vorläufigen Note können Sie sich neben der Notenerstellung auch den zugehörigen Ausgangsbeleg anzeigen lassen.

Note speichern

Wenn Sie mit der Notenbearbeitung/Notenerstellung fertig sind, muss die Note noch gespeichert werden. Im rechten unteren Bereich bestehen die Möglichkeiten, die Note entweder mit Speichern & schließen zu beenden oder nur zu Speichern. Wenn Sie nur Speichern auswählen, bleiben Sie in der Notenbearbeitungsansicht bei der gewählten Note. Sollten Sie Speichern & schließen auswählen, so wird die Note gespeichert und die Notenbearbeitungsansicht geschlossen.